Bijlage Concept Controleprotocol bij RV Controleprotocol 2023-2024 en normenkader 2023

Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 en 2024 gemeente Altena Inleiding In 2023 heeft de gemeenteraad aan Deloitte Accountants de opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor de gemeente Altena uit te voeren voor de boekjaren 2023 en 2024 met een optie tot verlening tot en met boekjaar 2026. In het controleprotocol wordt door de raad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van de gemeente Altena. Met de invoering van de Wet versterking decentrale rekenkamers, vastgesteld door de eerste kamer op 27 september 2022, neemt vanaf het boekjaar 2023 elke gemeente zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat de rechtmatigheidsverantwoording in overeenstemming is met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving.

De accountant controleert de jaarrekening en geeft door middel van de controleverklaring een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief rechtmatigheidsverantwoording. De controleverklaring omvat vanaf het boekjaar 2023 slechts een oordeel over de getrouwe verantwoording van baten, lasten en balansmutaties. Er is geen sprake meer van een expliciet oordeel van de accountant over rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording van het college is overigens wel onderdeel van de controle op getrouwheid door de accountant. De accountant moet dus nog wel controleren of de rechtmatigheidsverantwoording “juist en volledig” is. Het controleprotocol heeft een geldigheidsduur van het verslagjaar 2023 tot en met het verslagjaar 2024. Landelijke wetswijzigingen, een verzoek van de gemeenteraad of wijziging van accountant kan aanleiding geven tot tussentijdse aanpassing van het protocol en kunnen tevens aanleiding vormen om de controleverordening te actualiseren. Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Altena. Het controleprotocol wordt vastgesteld door de gemeenteraad en aangeboden aan de accountant.

Wettelijk kader In artikel 213 lid 1 van de Gemeentewet wordt voorgeschreven dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

1

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid) Zoals in artikel 213 van de gemeentewet is omschreven zal de controle van de jaarrekening gericht zijn op het geven van een oordeel over: • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; • de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; • de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in artikel 58a van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties Goedkeuringstoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in.

De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De gemeenteraad mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. De gemeente Altena maakt geen gebruik van deze mogelijk en hanteert de minimumeisen uit het Bado. Deze minimumeisen (in percentages van de lasten inclusief stortingen in de reserves) zijn: Soort verklaring: Fouten in de jaarrekening (% van de totale gemeentelijke lasten) Onzekerheden in de controle (% van de totale gemeentelijke lasten)

Goedkeurend  1%  3%

Met beperking > 1% < 3% > 3% < 10%

Oordeelonthouding -

Afkeurend 3%

 10%

-

Ter illustratie: Op basis van de begroting 2023 (ongeveer € 156 mln.) van de gemeente Altena zouden bovengenoemde percentages betekenen dat een totaalbedrag aan fouten van circa € 1,56 mln. en een totaal van onzekerheden van circa € 4,68 mln. de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten.

Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement.

2

Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstoleranties is ook de rapporteringstolerantie van belang. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: Een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant in zijn rapport van bevindingen geconstateerde fouten en onzekerheden groter dan of gelijk aan € 100.000 vermeldt De rapporteringstolerantie voor de Sisa-bijlage is conform de jaarlijkse nota verwachtingen accountantscontrole (ministerie BZK) als volgt: Rapporteringstolerantie specifieke uitkeringen (SiSa) Omvang specifieke uitkering Rapporteringstolerantie ≤ € 125.000 € 12.500 > € 125.000 en ≤ € 1 miljoen 10% van de specifieke uitkering > € 1 miljoen € 125.000 Rechtmatigheidscriteria De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad.

De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst zal door gemeente opgenomen worden in de jaarrekening. In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend: Criterium Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Afgedekt door

Accountantsverklaring over het getrouw beeld van de jaarrekening

Rechtmatigheidsverantwoording college van B&W

Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: • Begrotingscriterium; • Voorwaardencriterium; • Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O).

3

De bovenstaande drie criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Bijvoorbeeld: constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. 1. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de ‘Kadernota rechtmatigheid’ van de commissie BBV. Begrotingswijzigingen moeten volgens de gemeentewet tijdens het jaar zelf nog aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is voorgelegd zijn bestedingen boven het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig.

Begrotingsoverschrijdingen die binnen de beleidskaders van de gemeenteraad vallen of waar compensatie mogelijk is door met de hogere lasten rechtstreeks samenhangende inkomsten kunnen als rechtmatig worden benoemd. 2. Voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door het college moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op: • De omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; • De heffing- en/of declaratiegrondslag; • Normbedragen; • De bevoegdheden; • Het voeren van een administratie; • Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; • Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d.; De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen vaak volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving. Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen.

Bepalingen met termijnen, waarin een relatie met derden wordt gelegd, worden in de praktijk niet als ‘fatale termijnen’ gezien, omdat getracht wordt de maatschappelijke effecten, zoals bedoeld in de programmabegroting, te bereiken. Dit houdt in dat er ook geen financiële consequenties aan worden verbonden. Om deze reden wordt alleen getoetst op recht, hoogte en duur.

4

3. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig. In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten gaat het bij het M&O criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruikte voorkomen, dan wel op te sporen, en dat de wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. Normenkader Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole betreft een overzicht van wet- en regelgeving die voor het college van belang is. Dat betreft zowel externe wetgeving van hogere overheden als regelgeving van de gemeente zelf. Als algemeen uitgangspunt geldt dat de volgende wet- en regelgeving tot het rechtmatigheidskader behoort: • Wet- en regelgeving die van hogerhand is opgelegd (Europa, ministeries, en provincie); • Verordeningen en andere kaderstellende raadsbesluiten (daar behoren ook de begroting en de verordeningen artikel 212 en 213 onder); • De wettelijk verplichte kaderstellende collegebesluiten; • Door de gemeenteraad opgedragen kaderstellende collegebesluiten.

Vanaf verslagjaar 2023 wordt het normenkader jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de raad. Bij het vaststellen van de jaarrekening heeft de raad de mogelijkheid om met betrekking tot bepaalde onrechtmatigheden een indemniteitsprocedure te starten. Indien onrechtmatigheden voortkomen uit eigen regelgeving heeft de raad de bevoegdheid om bij voldoende uitleg omtrent deze onrechtmatige handelingen achteraf decharge te verlenen aan het college. Indien de regel goed is, maar de naleving onvoldoende, dan is de raad verantwoordelijk om het college op te dragen maatregelen te nemen die een adequate naleving verzekeren.

5