Bijlage advies auditcommissie bij RV Ontwikkeling instrumentarium monitoring

Raadsopdracht ontwikkelen instrumenten monitoring beleid Advies KSG Monitoring, vanuit de Auditcommissie versie d.d. 23 november 2023 Op 23 mei 2023 heeft het presidium de raadsopdracht vastgesteld om te komen tot een samenhangend instrumentarium voor de monitoring van door de raad vastgesteld beleid. Wat zijn de resultaten en (maatschappelijke) effecten en levert het op wat bij de vaststelling beoogd was? Doel van monitoring is om een kwantitatief, maar daarnaast ook kwalitatief beeld te hebben van het beleid. Dit ontstaat met een goede monitor, die de basis kan vormen voor het goede gesprek op basis van feitelijke en objectieve informatie. De gemeenteraad heeft behoefte om het instrumentarium verder te ontwikkelen en gedoseerd uit te breiden. Deze raadsopdracht beoogt daar een bijdrage aan te leveren. Inventarisatie In de raadsopdracht is als eerste processtap het volgende aangegeven: Processtap Toelichting 1. Inventariseren Ontwikkelen stappenplan voor de inventarisatie, met daarin aandacht voor volgende punten: • Welke ‘monitors’ of periodieke rapportages zijn er al? • In hoeverre voldoen deze aan de behoefte bij de raad (woordvoerders)? • Balans tussen kwantitatieve informatie en kwalitatief beeld • Op welke onderwerpen wordt een inhoudelijke monitoring gemist? • In hoeverre voorziet de Bestuursrapportage in de inhoudelijke rapportage over de effecten van beleid?

Wie AC inventariseert en haalt info op bij woordvoerders / raadsleden

In deze notitie wordt invulling gegeven aan deze eerste processtap, maar ook de tweede stap van de opdracht is deels uitgewerkt. In de raadsopdracht is als tweede processtap opgenomen: Processtap 2. Ontwikkelen

Toelichting Voorstel voor: • samenhang in het instrumentarium • een haalbaar plan voor ontwikkeling • prioriteiten in ontwikkelen (welk beleidsveld eerst etc.) • beeld van wat per beleidsveld nodig en mogelijk is

Wie voorstel AC aan presidium college geeft reactie op concept plan

In deze notitie is een beeld geschetst van het gewenste instrumentarium om de uitvoering van door de raad vastgesteld beleid te monitoren. Dit voorstel is uitgewerkt naar beleidsvelden, mede op aangeven van woordvoerders binnen het betreffende domein. Daarnaast is gewerkt vanuit door de raad genomen besluiten rond monitoring in de periode tussen 2021 en 2023. Het voorstel is om het uitwerken van dit advies naar een plan voor de ontwikkeling neer te leggen bij het college en de ambtelijke organisatie. Deze notitie beoogt een kader daarvoor mee te geven.

1

Organisatie De uitvoering van dit proces is begeleid door een KSG’tje vanuit de Auditcommissie bestaande uit Robert van Dijk, René Roovers en Wijnand van der Hoeven. Het groepje wordt ondersteund door de griffie met inzet van de kennis van het cluster Business Intelligence en Team Financiën. Inventarisatie: wat is er al? Het college biedt op dit moment periodiek de volgende rapportages en monitors aan de raad aan: Beleidsveld

Instrument

Vorm

Frequentie

Raadsbehandeling

Integraal

Bestuursrapportage Jaarstukken

raadsvoorstel

1 juni 1 oktober

reguliere agendering

1. Dienstverlening

Monitor

RIB

2x / jaar

Altenaronde

2. Organisatieontwikkeling 3. Archiefbeheer

Monitor

RIB

2x / jaar

Altenaronde

Verslag

RIB

jaarlijks

-

4. Veiligheid

Evaluatie jaarwisseling

RIB

januari

5. Veiligheid

Veiligheidsanalyse

bijlage bij RV

incidenteel

bespreken met fractievoorzitters veiligheidsavond (jaarlijks)

Monitor sociaal domein

RIB

2x / jaar

Cliëntervaringsonderzoek

RIB

jaarlijks

Presentatie

mondeling

oktober

Altenaronde met presentatie

Voortgangsrapportage

RIB

incidenteel

-

Presentatie

mondeling

Altenaronde

MPG bij Kadernota en bij Begroting

bijlage / mondeling

mei oktober mei oktober

Beleidsveld

Instrument

Vorm

Frequentie

Raadsbehandeling

Integraal

waarstaatjegemeente.nl allecijfers.nl Raadsinformatiesysteem Raadsinformatiesysteem Raadsinformatiesysteem

websites

nvt

-

online

nvt

-

online

nvt

-

online

nvt

-

Programma 1

Programma 2 6. WMO, Jeugd, Participatie 7. WMO

Altenaronde incl gesprek met veld -

Programma 3 8. Onderwijshuisvesting (IHP)

Programma 4 9. Regionale energie strategie

Programma 5 Programma 6 10. Financieel perspectief 11. Grondexploitaties

Altenaronde / Auditcommissie

Online beschikbaar zijn:

Uitvoering moties Afhandeling toezeggingen Beantwoording schriftelijke vragen

2

Inventarisatie: wat is toegezegd of aangekondigd? Daarnaast heeft het college op onderstaande beleidsvelden monitors of voortgangsrapportages aangeboden. Een enkele is één keer aangeboden, maar zijn nog niet structureel ingebed: Beleidsveld

Instrument

Vorm

Frequentie

Raadsbehandeling

Bestuursrapportage of Jaarstukken Bestuursrapportage of Jaarstukken

raadsvoorstel

juni oktober juni oktober

-

RIB

2x / jaar

-

RIB

niet bekend

-

5. Jeugdhulp

Monitor actieprogramma alcohol en drugs Monitor aansluiting onderwijs-jeugdhulp Voortgangsrapportage

RIB

2x / jaar

6. Discriminatie

Monitor politie

RIB

jaarlijks

-

Stand van zaken

RIB

1 à 2x / jaar

-

Monitor aanvragen en consequenties

RIB

2x / jaar

-

Bestuursrapportage of Jaarstukken

raadsvoorstel

juni oktober

-

Programma 1 1. Aanbevelingen Rekenkamer 2. Aanbevelingen 213a onderzoeken

raadsvoorstel

-

Programma 2 3. Alcohol en drugs 4. Onderwijs-jeugdhulp

-

Programma 4 7. Versnelling woningbouw 8. Omgevingswet

Programma 6 9. Effecten beleid werven subsidies

Samenhangend monitoringinstrumentarium gemeenteraad De basisinformatie over de uitvoering van gemeentelijk beleid moet geborgd zijn in de reguliere P&C-documenten: financiën, beheersmatige zaken en nog enkele andere zaken. Denk daarbij ook aan de informatie waar de provincie vanuit zijn toezichthoudende rol naar kijkt in het kader van Interbestuurlijk Toezicht. Hiernaast worden op termijn drie beleidsmonitors ontwikkeld die de raad beleidsinhoudelijk informeren over de effecten en resultaten van het vastgestelde beleid: een monitor sociaal domein, een monitor ruimtelijk domein en een monitor bestuurlijk domein. Daarbij dient per monitor de focus te liggen op in beginsel drie of maximaal vier beleidsvelden. Door de tijd kan die focus verschuiven (keuze voor andere beleidsvelden), verbreed of versmald worden, afhankelijk van de behoefte van de raad. Onderdeel van het samenhangend instrumentarium is dat bij het vaststellen van beleid beter omlijnd wordt welke maatschappelijke effecten beoogd worden, dat er een 0-meting is opgenomen bij beleidsvoorstellen en dat daarbij behorende indicatoren worden benoemd. Daarmee wordt telkens bij de vaststelling van nieuw beleid de basis gelegd voor potentiële opname van het onderwerp in een beleidsmonitor.

En zo ontstaat er een volledige beleidscyclus, waarbij duidelijk is wanneer, hoe en op basis waarvan de uitwerking van beleid kan worden beoordeeld en er zo nodig kan worden bijgestuurd.

3

Stand van zaken en behoefte binnen de gemeenteraad Op basis van de inventarisatie van alle aanwezige of aangekondigde monitors, is nagegaan wat de actuele stand van zaken is, vanuit de invalshoek van drie monitors met binnen elke monitor in beginsel drie beleidsonderwerpen. A. Sociaal domein In 2020 is gestart met de ontwikkeling van een monitor voor het sociaal domein. In deze monitor wordt de raad gerapporteerd over (1) Wmo, (2) Jeugdhulp en (3) Werk en inkomen. Na de bezuinigingen waartoe de raad op basis van het rapport Berenschot had besloten, heeft de raad bij motie het college opdracht gegeven om de gemeenteraad periodiek te informeren over de effecten van het beleid in de uitvoering van het sociaal domein met de monitor sociaal domein en deze monitor de komende jaren verder te ontwikkelen (21 december 2021). Het college heeft de nieuwe monitor daarop in voorbereiding genomen, maar tevens besloten om in 2022 en 2023 nog een monitor volgens de ‘oude’ opbouw (kwantitatief) aan te bieden. In 2022 heeft het presidium een ontmoeting met netwerkpartners georganiseerd om naast de kwantitatieve informatie uit de monitor ook een kwalitatief beeld te krijgen van een deel van de monitor. Om de doorontwikkeling te bespoedigen heeft de gemeenteraad juli 2023 bij amendement een extra bedrag van € 50.000 vrij gemaakt.

Vanuit de gemeenteraad is er evident behoefte aan een monitor die aansluit op de informatiebehoefte van de raad. Het college wordt gevraagd om in samenspraak met de woordvoerders de nieuwe monitor met voortvarendheid te ontwikkelen. Deze monitor bevat kwantitatieve én kwalitatieve informatie en geeft een (bestuurlijke) duiding van de beleidseffecten van het (gewijzigde) beleid. Vooralsnog wordt uitgegaan van de drie hierboven genoemde beleidsvelden. Hiernaast is er behoefte aan inzicht in de effecten van een vierde beleidsveld: (4) alcohol en drugs. Het verdient daarom aanbeveling dit beleidsveld toe te voegen aan de monitor sociaal domein. B. Ruimtelijk domein Op dit moment is er geen monitor ruimtelijk domein. Op een enkel (deel-)beleidsveld wordt de raad incidenteel geïnformeerd over de voortgang van de beleidsuitvoering. In de regel gebeurt dit met een raadsinformatiebrief. Voor het ruimtelijke domein is bij de woordvoerders binnen de gemeenteraad nagegaan welke wensen en behoeften er zijn. Daar komt uit naar voren dat er behoefte is om gestructureerd en structureel inzicht te hebben in de effecten in de volgende beleidsvelden: (1) ruimtelijk beheer en (2) mobiliteit worden het meest genoemd. Daarna is, ook in de toelichtingen, behoefte aan actief kunnen monitoren van de gevolgen van de invoering van de (3) Omgevingswet en de vast te stellen Omgevingsvisie.

Zie verder de bijlage bij deze notitie. Het college wordt gevraagd om in 2024 een oriëntatie te doen op genoemde beleidsvelden en uiterlijk op 1 juni 2024 een plan aan de raad aan te bieden hoe en in welk tempo de monitor ruimtelijk domein ontwikkeld zal worden.

4

C. Bestuurlijk domein In het bestuurlijk domein is de gemeenteraad met raadsinformatiebrieven periodiek geïnformeerd over de organisatieontwikkeling en de stand van de dienstverlening. Over deelaspecten van het veiligheidsbeleid wordt de raad geïnformeerd tijdens de jaarlijkse veiligheidsavond. Daarnaast zijn kwantitatieve gegevens beschikbaar van de hulpverlenende diensten. Geadviseerd wordt om vooralsnog geen integrale monitor bestuurlijk domein te ontwikkelen. Vervolgproces De Auditcommissie zal namens de gemeenteraad de (door-)ontwikkeling van een samenhangend instrumentarium volgen en stimuleren. Waar nodig zal de commissie een faciliterende rol spelen bij het organiseren van klankbordbijeenkomsten met woordvoerders om te komen tot beleidsmonitors die aansluiten bij de behoeften van de raad. Met tussenkomst van de Auditcommissie adviseren wij de gemeenteraad: 1. Kennis te nemen van de inventarisatie van aanwezige en aangekondigde monitors/rapportages. 2. In te stemmen met het geschetste “Samenhangend monitoringinstrumentarium gemeenteraad”. 3. Het college op te dragen met voortvarendheid de ontwikkeling van de monitor sociaal domein, met vier beleidsvelden, te ontwikkelen en uiterlijk 1 maart 2024 een concreet stappenplan daarvoor aan de Auditcommissie aan te bieden. 4.

Het college op te dragen uiterlijk 1 juni 2024 een plan aan de Auditcommissie aan te bieden voor de ontwikkeling van de monitor ruimtelijk domein. 5. Bij de ontwikkeling van de monitors klankbordbijeenkomsten met woordvoerders te organiseren met als doel de monitor zo veel mogelijk aan te sluiten op behoeften bij de raad. 6. Het college op te dragen om in beleidsdocumenten parameters te benoemen om de effecten van het in te zetten beleid te monitoren en een 0-meting toe te voegen.

5

BIJLAGE Enquête ontwikkeling monitor Ruimtelijk Domein 20-11-23

2. Welke concrete punten/indicatoren/kennis/uitingen helpen jou bij deze twee beleidsvelden om de maatschappelijke effecten van het beleid te kunnen monitoren?

-

De projecten die in uitvoering / voorbereiding gaan.

-

Duurzaamheid: aantal (en mate waarin) huishoudens/bedrijven die geïnvesteerd hebben. Mobiliteit: aantal en samenhang genomen maatregelen (en het beoogde effect ervan).

-

Duurzaamheid: in hoeverre mag verwacht worden dat met de huidige negatieve houding tov zon en wind energie de gestelde doelen in de energiestrategie gehaald gaan worden. Wonen: hoeveel nieuwbouw woningen worden daadwerkelijk verkocht/verhuurd aan inwoners van Altena.

-

Omgevingsvisie nog nieuw en er zijn veel vraagtekens Beheer als volksvertegenwoordiger is het van belang om op de hoogte te blijven.

-

Omgevingsbeleid; knelpunten die in de praktijk tegen komen en hoe daar mee om te gaan en op te lossen. Wonen; stand van zaken en waar en hoe kunnen we versnelling aan brengen.

-

Bij omgevingsvisie de werkbaarheid voor aanvragers (professionals en burgers), de ruimte die er is voor nieuwe initiatieven en ook welk soort initiatieven komen er wel door en welke niet, de wijze waarop de samenwerking met de gemeente wordt ervaren en de wijze waarop de participatie verloopt. Verder ben ik erg benieuwd hoe de verschillende beleidsterreinen (zorg, duurzaamheid, erfgoed etc.) tot hun recht komen in het omgevingsbeleid. Bij het grondbeleid een monitor in hoeverre het grondbeleid de woonvisie versterkt of juist niet, in hoeverre gelijke projecten gelijke kansen hebben (didam-proof) en of particulieren en bijzondere initiatieven kansen krijgen binnen het grondbeleid. 6

-

Bouwen beleid visie en plan: participatie en effecten daarvan gemeten en ervaren; Toepassing van wet: participatie, hoe en met welk resultaat? Dienstverlening: eigen visie hierop en klanttevredenheid (gemeten). Beheer: Meldingen inwoners en afhandeling daarvan; geleverde en ervaren kwaliteit door inwoners; effecten onderhoud/beheer op verbetering functioneren buitenruimte (geheel) en ervaring hiervan Voor beide: Sturingselementen om op basis van output input te kunnen leveren ter verbetering.

-

Wonen. Doorlooptijd vergunningsaanvragen, doorlooptijd bestemmingsplannen. #aantal bestemmingsplannen nog om te zetten naar omgevingsplan , aantal gebouwde woningen opgesplitst per categorie ( denk aan starterswoningen, sociale woningbouw, appartement, huur, koop ), aantal aangevraagde versus verleende vergunningen t.b.v. innovatieve woningen zoals woningsplitsing, tiny houses, mantelwoningen Aantal aangevraagde vergunningen / verleende vergunning per dorp. Beheer wegen etc. # binnengekomen meldingen / versus opgeloste meldingen per type per gebied # doorlooptijd meldingen per type / gebied # welke wegen / werken staan er op de planning om aangepakt te worden. # ongelukken per gebied # voldoet de storting voor de onderhoudsvoorziening Kennis: wat is de regelgeving rondom de verschillende type wegen zoals bijv. een gebiedsontsluitingsweg.

-

Voor beiden geldt dat ik dat niet zou weten, als het maar korte en bondige samenvattingen zijn en ik niet 300 pagina’s moet doornemen om tot een conclusie te komen.

7