Advies Auditcommissie bij Jaarrekening 2020 d.d. 30 juni 2021

Advies aan de gemeenteraad aan de gemeenteraad, i.a.a. het college van burgemeester en wethouders van de Auditcommissie datum 30 juni 2021 betreft Beoordeling Jaarrekening 2020

Inleiding Het college van burgemeester en wethouders heeft geheel volgens planning op 101 juni 2021 de Jaarstukken 2020 aan de gemeenteraad aangeboden. Op dinsdag 22 juni 2021 heeft de Auditcommissie in aanwezigheid van de accountant gesproken over de Jaarrekening 2020. Bij het overleg waren aanwezig de leden van de Auditcommissie, de portefeuillehouder financiën, namens de accountant de heren Van Koert en De Winter en enkele ambtelijke adviseurs. De controle van de jaarrekening is uitgevoerd door Deloitte. accountants die door uw raad is aangewezen als gemeenteaccountant. In deze vergadering is middels een (korte) presentatie een toelichting gegeven op de voorlopige bevindingen van de accountant bij de Jaarrekening 2020, aangezien het rapport van bevindingen van de accountant op dat moment nog niet beschikbaar was. Het definitieve rapport van de accountant is op 25 juni 2021 aan de raad aangeboden.

Verklaring getrouwheid en rechtmatigheid Het verheugt de Auditcommissie te kunnen constateren dat de Jaarrekening van de gemeente Altena tijdig is opgeleverd en dat de accountant een goedkeurende verklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid heeft afgegeven. Het positief resultaat is vastgesteld op € 6.207.000,--.

Observaties van de commissie 1. De Jaarrekening 2020 is tijdig gereed gekomen. Het zogenaamde ‘opsteldossier’, de concept versie waarmee de accountant zijn werkzaamheden kan aanvangen, was al op 30 april gereed en van goede kwaliteit. Daarmee stelt de Auditcommissie vast dat de organisatie een enorme stap heeft gezet naar verbetering van proces en kwaliteit. De Auditcommissie stelt vast dat de accountant helaas pas op 17 mei zijn werkzaamheden kon aanvangen, waardoor de planning uiteindelijk toch onder druk leek te komen. De commissie spreekt zijn waardering uit voor de voortvarendheid van de werkzaamheden en de samenwerking tussen organisatie en accountant. Dat laat onverlet dat de commissie van oordeel is dat de Jaarstukken inclusief de bevindingen van de accountant en de controleverklaring eerder beschikbaar moet zijn, zodat de gemeenteraad op 1 juni een afgeronde set document kan ontvangen ter behandeling. 2. Opnieuw presenteert het college een relatief groot positieve eindresultaat. De marges in de begroting lijken nog onvoldoende aan te sluiten op de realiteit. Voor de fase waarin Altena als herindelingsgemeente verkeerd, vindt de commissie dit aanvaardbaar. De commissie spreekt de verwachting uit dat begroting en rekening in dit opzicht het komend jaar verder naar elkaar toegroeien.

Dat vraagt onder meer dat de planningen beter aangesloten worden op de uitvoeringscapaciteit. De begroting 2022 zou daarin een zichtbare verbetering moeten laten zien. In de Kadernota 2022 laat het college op dit punt inmiddels stappen naar verdere verbetering zien.

1

3. De ontwikkeling van de financiële ratio’s laten een gunstig beeld zien. De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen is ruim 60% en de solvabiliteitsratio is met ruim 30% hoog. De commissie stelt vast dat Altena een goede financiële uitgangspositie heeft. 4. De financiële beheersing van het sociaal domein is blijvend punt van aandacht. Dat geldt voor vrijwel alle deelgebieden daarin, maar met name het jeugdbeleid verdient aandacht. 5. Vanaf het boekjaar 2022 moet elke gemeente zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee legt de gemeente verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Bijvoorbeeld over naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen of van regels met betrekking tot lasten waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. De commissie adviseert tijdig de voorbereidingen te starten om dit proces van verantwoording soepel te laten verlopen.

Samenwerking met Deloitte. In 2019 zijn de gemeentelijke accountantsdiensten openbaar aanbesteed. Het resultaat van deze aanbesteding was dat de raad besloten heeft voor een periode van 2 jaar, dat wil zeggen de controlewerkzaamheden van de begrotingen 2019 en 2020 te gunnen aan Deloitte. Daarbij is tevens besloten tot een optie op een verlenging van de overeenkomst met ten hoogste twee maal een jaar. De commissie heeft de samenwerking met Deloitte samen met de portefeuillehouder en ambtelijk adviseurs geëvalueerd en adviseert uw raad om de overeenkomst met Deloitte nu met een jaar te verlengen. Daarbij is afgesproken dat de komende maanden met de vertegenwoordigers van Deloitte nadere gesprekken worden gevoerd om de samenwerking verder te optimaliseren.

Advies aan de gemeenteraad 1. De commissie adviseert uw raad de Jaarrekening 2020 van de gemeente Altena vast te stellen conform het voorstel van het college. 2. De commissie adviseert kennis te nemen van het Rapport van bevindingen van de accountant en de daarin opgenomen aanbevelingen. 3. De commissie adviseert uw raad het college op te dragen de komende periode specifieke aandacht te besteden aan: - Het doorontwikkelen van de betrouwbaarheid van de beleids- en financiële planning in de begroting en daarmee de lucht zoveel mogelijk uit de begroting te halen. - De voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording voortvarend ter hand te nemen. - Te blijven inzetten op een tijdige beschikbaarheid van de Jaarrekening. 4. De commissie verzoekt de accountant in 2022 zijn werkzaamheden reeds op 1 mei 2022 aan te vangen zodat de complete Jaarstukken, incl rapport en accountantsverklaring op een eerder tijdstip aan de raad beschikbaar kunnen worden gesteld.

De Auditcommissie, namens deze, de voorzitter,

de griffier,

J.J. Bakker

S.J. Peet

2

Raadsbesluit De raad van de gemeente Altena,

gelezen het advies van de Auditcommissie d.d. 30 juni 2021, gelet op het bepaalde in de Controleverordening gemeente Altena 2019 en het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Altena 2019, gelet op het gunningsbesluit van de gemeenteraad op 25 juni 2019,

besluit:

De opdracht tot de uitvoering van de Accountantsdiensten voor de gemeente Altena aan Deloitte Accountants B.V. d.d. 25 juni 2019 te verlengen met een jaar tot en met boekjaar 2021.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van 13 juli 2021.

de voorzitter,

de raadsgriffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

3