2024-11-15 Bijlage 1 RV Bezuinigingen uitbreiding gemeentehuis bij RIB uitbreiding gemeentehuis

Raadsvoorstel Onderwerp Aanvullend krediet uitbreiding gemeentehuis Samenvatting Het gemeentehuis in Almkerk biedt vanaf de start van Altena onvoldoende capaciteit voor het kantoorpersoneel. Met de huur van het kantoor in Wijk en Aalburg is dit tijdelijk opgelost. Per september 2027 loopt die huurovereenkomst af. Nu investeren in de uitbreiding van het gemeentehuis, levert op de langere termijn financieel voordeel op omdat hoge kosten voor de huur van een ander pand worden bespaard. Bovendien leidt deze uitbreiding tot meer integrale samenwerking en daarmee betere dienstverlening voor onze inwoners. Met deze verbouwing realiseren we een toekomstbestendig en duurzaam gemeentehuis.

Datum voorstel 4 november 2024 Kenmerk D2024-11-000903 2023-026610 Opgesteld door Dion de Been Telefoonnummer +31183516245 Team Team Projectbureau Portefeuillehouder S.R. Sheikkariem

Met dit voorstel leggen we de raad besparingsmogelijkheden voor aan de hand waarvan een weloverwogen besluit kan worden genomen over het investeringsbudget. Voorstel 1. Het pakket aan besparingsmogelijkheden behorend bij scenario 1 als uitgangspunt te gebruiken voor het bepalen van het totaal benodigde investeringsbudget. 2. Een aanvullend investeringsbudget te voteren ter hoogte van € 2.969.000 en de hieruit volgende kapitaallasten samen met de structurele verhoging van de exploitatiebegroting op te nemen in de eerste bestuursrapportage 2025. Inleiding Het gemeentehuis in Almkerk biedt vanaf het begin van Altena onvoldoende capaciteit. Daarom is tijdelijk het oude gemeentehuis van Aalburg aangehouden om een deel van de medewerkers in te huisvesten. In 2027 loopt de huur van dat pand definitief af.

Gemeentehuis Altena Sportlaan 170 4286 ET Almkerk Postbus 5 4286 ZG Almkerk

In 2023 zijn meerdere scenario's onderzocht voor de toekomstige huisvesting van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. De meest voor de hand liggende en op termijn goedkoopste oplossing is uitbreiding van het huidige

T (0183) 516100 E info@gemeenteAltena.

1/9

www.gemeenteAltena.nl www.gemeenteAltena.nl

gemeentehuis. Behalve kostenbesparend op termijn is het ook efficiënter als al het kantoorpersoneel in 1 gebouw kan werken. Direct contact van medewerkers van verschillende afdelingen draagt bovendien bij aan integrale samenwerking en dus aan meer integrale ambtelijke advisering over plannen en besluiten. Dit komt onze dienstverlening ten goede. Het huidige gemeentehuis in Almkerk wordt zodanig verbouwd dat het aan de hedendaagse en toekomstige eisen voldoet. Niet alleen op het vlak van duurzaamheid, maar ook als het gaat om de voorwaarden die worden gesteld aan werkvoorzieningen en de veiligheid van bezoekers en personeel van het gemeentehuis. Ook dit draagt bij aan onze dienstverlening. In de raadscyclus van afgelopen september is uitgebreid gesproken over het Voorlopig Ontwerp en de bijbehorende kostenraming voor de uitbreiding van het gemeentehuis in Almkerk. Dit heeft geresulteerd in een geamendeerd besluit van de gemeenteraad op 24 september 2024. Er is onder meer besloten: 1. Een investeringsbudget te voteren ter hoogte van € 9.000.000 exclusief BTW en de hieruit volgende kapitaallasten vanaf 2028 te betrekken bij de opstelling van de meerjarenraming in de begroting 2025. 2. Een bedrag voor uit te voeren onderhoud ter hoogte van € 790.000 te dekken door een onttrekking uit de bestemmingsreserve onderhoud gebouwen. 3. Het college op te dragen: a.

een nader voorstel voor de inrichting van het gemeentehuis inclusief bijbehorend budget, op basis van dit bouwkundig ontwerp ('casco') aan de gemeenteraad aan te bieden in expliciete relatie tot eerder genoemde uitgangspunten; b. daarbij inzichtelijk te maken met welke scenario's een verdere bezuiniging van minimaal 10% op de bouw- en inrichtingskosten te realiseren is; c. dit voorstel uiterlijk eind 2024 aan de gemeenteraad aan te bieden. In lijn met het laatste beslispunt is de afgelopen periode onderzocht welke bezuinigingsmogelijkheden voorstelbaar zijn. De bijlage bij dit raadsvoorstel geeft inzicht hierin.

2/9

www.gemeenteAltena.nl

Met het oog op de totale projectplanning (zie verderop) is het wenselijk dat er op korte termijn duidelijkheid komt over het totale beschikbare investeringskrediet voor de uitbreiding van het gemeentehuis. Beleidskader Het kader voor voorliggende besluitvorming wordt gevormd door eigen gemeentelijke uitgangspunten (bijvoorbeeld onze visie op dienstverlening) en wettelijke kaders met betrekking tot ARBO en privacy. Alle relevante aspecten staan verwoord in het programma van eisen dat ten grondslag ligt aan het Voorlopig Ontwerp dat op 24 september in de raad is behandeld. Beoogd resultaat Duidelijkheid verkrijgen over het totaal beschikbare investeringskrediet voor het realiseren van een toekomstbestendig gemeentehuis voor de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. Argumenten 1.1. Met de uitgewerkte besparingsmogelijkheden geven we invulling aan het amendement. De in de bijlage uitgewerkte besparingsmogelijkheden laten zien dat het mogelijk is (scenario 1) om binnen het vastgestelde programma van eisen een besparing van minimaal 10% te realiseren. Extra besparingen zijn mogelijk (scenario 2 en 3) als delen van het programma van eisen anders of niet worden ingevuld. 1.2. Scenario 1 sluit het best aan bij eerdere besluitvorming.

De besparing die op basis van scenario 1 mogelijk is, geeft invulling aan het amendement en doet geen afbreuk aan het programma van eisen dat door de gemeenteraad is vastgesteld voor de raadszaal. Ook passen de aanpassingen binnen het vastgestelde programma van eisen voor de uitbreiding van het gemeentehuis, waarop door de ondernemingsraad een positief advies is gegeven. 1.3. Een aantal bezuinigingsmaatregelen kan op een later moment heroverwogen worden. Dit betreft onder anderen het aanbrengen van sfeerverlichting, beplanting en losse inrichting. Deze zijn desgewenst ook op een later moment nog aan te brengen . 1.4. Duidelijkheid bieden over het totaal beschikbare 3/9

www.gemeenteAltena.nl

investeringsbudget is nodig om de vervolgstappen in het project te zetten. De totale projectplanning is gebaseerd op de volgende mijlpalen: Besluitvorming investeringskrediet : december 2024 Definitief Ontwerp gereed : juni 2025 Technisch ontwerp gereed : november 2025 Aanbestedingsprocedure : december '25 tot februari ‘26 Gunning aannemer : maart 2026 Voorbereiding aannemer : april – juni 2026 Start bouw : juli 2026 Bouwtijd 12 maanden + bouwvak : september 2027

1.5.

4/9

Voor het opstellen van het definitief ontwerp is ca 6 maanden nodig. In deze fase moeten veel werkzaamheden worden verricht, onder andere het in detail uitwerken van het ontwerp, uitvoeren van onderzoeken, het maken van berekeningen en het aanvragen van de benodigde vergunningen. Het opstellen van het DO en TO gebeurt in samenspraak met de beoogde aannemer in een zogenaamd bouwteam. Na deze fase wordt duidelijk of de aannemer daadwerkelijk binnen de financiële kaders het project kan realiseren. Dit is niet op voorhand zeker. Daarom is in de planning rekening gehouden met een aanbestedingsprocedure. De planning bestaat uit opeenvolgende stappen. Vertraging in de besluitvorming over het investeringsbudget werkt dus direct door in de totale planning en beïnvloedt daarmee het oplevermoment. Een langere looptijd werkt daarmee ook door in de projectraming omdat daarin rekening is gehouden met de bouwkostenstijging gedurende de plan- en bouwfase. Zonder tijdig besluit over het investeringsbudget komt de oplevering van de bouw voordat het huurcontracht in Wijk en Aalburg afloopt onder druk te staan. Op 1 september 2027 eindigt het huurcontract van de locatie Wijk en Aalburg. Gegeven bovenstaande planning is een tijdig besluit over het investeringsbudget www.gemeenteAltena.nl

van groot belang. Uitgestelde besluitvorming leidt tot vertraging in de vervolgstappen waardoor het niet langer zeker is dat de uitbreiding van het gemeentehuis tijdig gebruiksklaar is. In dat geval is een tijdelijke oplossing nodig om de medewerkers te huisvesten en faciliteren die niet in Almkerk of elders kunnen werken. Dit brengt met zekerheid aanzienlijke extra kosten met zich mee. Kanttekeningen 1.1. Een aantal besparingsmogelijkheden staat op gespannen voet met de duurzaamheidsambities van gemeente Altena. 1.2. Er zijn verdergaande bezuinigingsmogelijkheden maar die doen afbreuk aan het programma van eisen. In de bijlage staat toegelicht dat met scenario 2 en 3 verdergaande besparingsmogelijkheden denkbaar zijn. Daarmee wordt echter niet langer aangesloten bij het programma van eisen. Het schrappen van de commissiezaal levert in de ogen van het college een dusdanig relatief beperkte besparing op, dat dit niet opweegt tegen het verlies aan gebruikswaarde van het nieuwe vergadercentrum. Een vergelijkbare afweging geldt voor de besparingsmogelijkheden in scenario 3. 1.3. De besparingsbedragen zijn gebaseerd op de raming van het voorlopig ontwerp. De kostenraming van het voorlopig ontwerp is op basis van de gangbare (reken)methodieken bepaald. Daarmee zijn alle genoemde bedragen nog steeds een inschatting.

De werkelijke uitvoeringskosten zullen pas na aanbesteding bekend zijn. Deze onzekerheid is, eveneens op de gangbare wijze, verwerkt in de kostenraming door uit te gaan van een post van 15% onvoorzien en nader te detaileren. Het college kiest ervoor om deze post niet te verlagen omdat daarmee een grotere zekerheid wordt verondersteld dan dat nu beargumenteerd kan worden. Het schrappen of verlagen van deze post vergroot de kans aanzienlijk dat bij de uitwerking blijkt dat alsnog aanvullend krediet nodig is. Het college acht dit niet wenselijk. Vanzelfsprekend zal het college zeer kostenbewust omgaan met de eventuele inzet van deze begrotingspost. 1.4. Een deel van de verlaging van het investeringsbedrag 5/9

www.gemeenteAltena.nl

wordt gerealiseerd door kosten in de exploitatie op te nemen. Op dit moment is onvoldoende dekking in de begroting voor deze uitgaven. Het betreft twee onderdelen waarvoor op dit moment onvoldoende dekking is. Het betreft de structurele kosten voortvloeiend uit het aangaan van een service contract voor de Audio Visuele-middelen. Als besparingsoptie is ook de aanschaf van een accupakket geschrapt. Als een dergelijke voorziening nodig blijkt kan deze ook (tijdelijk) gehuurd worden. Dit brengt wel kosten met zich mee die terzijnertijd moeten landen in de begroting. Daar is nu nog geen rekening mee gehouden. Het financiële effect van deze twee verschuivingen is globaal geraamd op € 110.000 per jaar, gebaseerd op basis van indicatieve prijsopgaven. Financiën Onderstaande tabel geeft een samenvatting van de oorspronkelijke kostenraming van het voorlopig ontwerp en de besparingsmogelijkheden die in de verschillende scenario's zijn onderzocht. Daarbij onderscheid makend tussen de kosten voor de bouw, de inrichting en bijkomende kosten. (bedragen x € 1.000) Besparingsmogelijkheden aspect Raming Scenario Scenario Scenario voorlopig 1 2 3 ontwerp Bouwkosten1 € 11.680 -€ 558 -€ 1.379 -€ 884 Inrichtingskost € 1.213 -€ 473 -€ 473 -€ 473 en2 Bijkomende € 1.832 -€ 785 -€ 785 -€ 785 kosten totaal € 14.725 -€ 1.816 -€ 2.637 -€ 2.142 1

Bouwkosten zijn opgebouwd uit directe kosten, staartkosten, prijsstijgingen en onvoorzien/nader te detailleren. 2 Inrichtingskosten zijn opgebouwd uit directe kosten en 0nvoorzien/nader te detailleren.

De raad heeft bij besluit van 24 september 2024 het Voorlopig Ontwerp vastgesteld, inclusief de raming van het cascogedeelte van de uitbreiding van het gemeentehuis. Daarbij is een investeringsbudget gevoteerd ter hoogte van € 6/9

www.gemeenteAltena.nl

9.000.000. Ook is door de raad besloten het bedrag voor uit te voeren onderhoud ter hoogte van € 790.000 te dekken door een onttrekking uit de bestemmingsreserve onderhoud gemeentelijke gebouwen. Bij de keuze voor bezuinigingsscenario 1 komt het aanvullend te investeren bedrag op € 2.969.000 en komt de totaal investering voor de uitbreiding van het gemeentehuis op € 12.909.000. Hierin is rekening gehouden met reeds gevoteerde kredieten en onttrekking uit bestemmingsreserve onderhoud gemeentelijke gebouwen. Onderwerp (bedragen x € 1.000) Totale raming voorlopig ontwerp op basis van bezuinigingsscenario 1 Reeds verstrekt investeringskrediet tbv casco Onttrekking bestemmingsreserve onderhoud gemeentelijke gebouw + restant voorbereidingskrediet Nog te voteren investeringsbudget (beslispunt 3)

Bedrag € 12.909 € - 9.000 €-

940

€

2.969

Effect meerjarenbegrotingssaldo: In het memo met beantwoording van technische vragen dd 19 september 2024, behorend bij de vergaderstukken van de raadsvergadering van 28 september, heeft het college uiteen gezet wat het financiele meerjarenperspectief is van de beoogde investering in de uitbreiding van het gemeentehuis. Dit afgezet tegen het scenario waarbij, na afloop van het huidige huurcontract in Wijk en Aalburg, alternatieve kantoorruimte gehuurd moet worden. Het memo licht toe dat de voorgestelde investering, meerjarig voordeliger is, dan het huren van aanvullende kantoorruimte. Zonder uitbreiding van het gemeentehuis in Almkerk stijgen vanaf 2028 de huisvestigingskosten tot € 1.205.000 per jaar. Ook is in het memo aangegeven dat de stijging beperkt blijft tot € 1.117.000 als het gemeentehuis wordt uitgebreid conform het toen voorliggende voorstel.

7/9

www.gemeenteAltena.nl

De conclusie in het memo, dat uitbreiding van het gemeentehuis voordeliger is, geldt ook voor dit raadsvoorstel. De besparingsmogelijkheden van scenario 1 waarop dit raadsvoorstel is gebaseerd,leiden tot een lager benodigd investeringsbedrag en dus lagere kapitaallasten waar in het memo vanuit is gegaan. De kapitaallasten dalen van circa €340.000 naar €225.000. Daar staat tegenover dat een aantal besparingsmogelijkheden (zie argument 2.2) in de toekomst mogelijk leiden tot hogere exploitaitelasten. Deze zijn geraamd op €110.000. Zelfs als hier sprake van is, leidt het voorliggende voorstel dus nog steeds meerjarig tot lagere lasten dan de situatie waarin er alternatieve kantoorruimte gehuurd moet worden. Het netto effect van het raadsvoorstel op de meerjarenbegroting bedraagt vanaf 2028 €335.000. Participatieproces Samen met het ontwerpteam zijn de bezuinigingsmogelijkheden in kaart gebracht. Deze zijn doorgerekend door een bouwkundige en installatietechnische kostendeskundige. Aanpak Na besluitvorming wordt de gekozen gefaseerde projectaanpak voortgezet. Na vaststelling van het voorlopig ontwerp met raming zal het plan door het ontwerpteam uitgewerkt worden naar een definitief ontwerp (DO) en een technisch ontwerp (TO). Bij de uitwerking van het TO zal het ontwerpteam omgevormd worden tot een bouwteam.

Bij deze aanbestedingsvorm participeert de aannemer in de ontwerpfase om zo optimaal gebruik te maken van specifieke uitvoeringskennis en –ervaring. Voor de uitwerking van het DO is ca. 6 maanden gepland en voor de uitwerking van het TO ca. 3 maanden. Voor de selectie van een uitvoerende bouwteampartner (bouwkundig aannemer en installateur) is reeds een selectieprocedure doorlopen. Na besluitvorming van de gemeenteraad wordt de gunningsfase opgestart. Communicatie De gemeenteraad zal periodiek geinformeerd worden over de 8/9

www.gemeenteAltena.nl

voortgang doormiddel van een raadsinformatiebrief.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena, de secretaris,

de burgemeester,

P.J.E. Breukers

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

Bijlagen bijlage 1 - toelichting bezuinigingsvoorstel uitbreiding gemeentehuis

9/9

www.gemeenteAltena.nl

Raadsbesluit De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, gelet op besluit: 1. Kennis te nemen van de besparingsmogelijkheden in het ontwerp en inrichtng van de uitbreiding van het gemeentehuis. 2. Het pakket aan besparingsmogelijkheden behorend bij scenario 1 als uitgangspunt te gebruiken voor het bepalen van het totaal benodigde investeringskrediet. 3. Een aanvullend investeringsbudget te voteren ter hoogte van € 2.969.000 en de hieruit volgende kapitaallasten samen met de structurele verhoging van de exploitatiebegroting op te nemen in de eerste bestuursrapportage 2025. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van

de voorzitter,

de raadsgriffier,

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

drs. S.J. Peet

10/9

www.gemeenteAltena.nl