2024-10-11 Raadsinformatiebrief Uitbreiding Managementteam

Raadsinformatiebrief Brief van het college aan de raad onderwerp Uitbreiding MT Toelichting op organisatieontwikkeling nav motie Publiekstoelichting De gemeenteraad heeft gevraagd om een nadere uitleg over de organisatieontwikkeling. De raad wordt hierover geïnformeerd. Portefeuillehouder Shah Sheikkariem Geachte leden van de raad,

Datum verzonden 11-10-24 Ons kenmerk D2024-10-001663 2024-036800 Behandeld door Nieltje van Silfhout Team Team P&O Telefoonnummer 0183-516260 E-mail n.vansilfhout@gemeentealten a.nl

Bijlage(n) Aanleiding a. Rapport Teunisse Bij de behandeling van de Kadernota op 2 juli van dit jaar nam uw raad een b. Motie d.d. 2 juli 2024 motie aan (bijgevoegd) waarin u ons college onder andere vroeg om een nadere onderbouwing van de uitbreiding van de formatie voor het management en voor de juridische functie. De toelichting op die laatste uitbreiding hebben we eerder gedeeld met de Auditcommissie. In deze RIB beargumenteren we de uitbreiding van het management naar aanleiding van een extern advies (bijgevoegd).

In 2017 is een organisatiefilosofie met bijbehorende organisatiestructuur vastgesteld voor de gemeente Altena. In die filosofie is een aantal uitgangspunten en inrichtingsprincipes uitgewerkt, evenals de kernwaarden en gewenste managementstijl voor de organisatie. De toen gemaakte keuzes staan nog steeds overeind, zij het dat de wereld inmiddels is veranderd, evenals het aantal taken dat gemeenten uitvoeren. Daartoe heeft onze organisatie zich te verhouden. De organisatiefilosofie bepaalt dat teams uit maximaal 10 tot 20 medewerkers bestaan. Inmiddels hebben we 13 teams met (veel) meer dan 20 medewerkers. Het gemiddeld aantal medewerkers ligt op 29. Er is sprake van een spreiding van 12 tot 60. In enkele teams is het aantal medewerkers (de span of attention) zo groot dat het onmogelijk is voor de betreffende teammanagers om hun rol op het gewenste niveau uit te voeren. Eén of enkele taken van de teammanagers komen daardoor in de knel. Veelal leidt dat ertoe dat er te weinig ruimte is voor begeleiding en professionele ontwikkeling van de medewerkers. De inhoud, het politiek-bestuurlijk proces of de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld de P&C-cyclus) eisen voorrang op. Op de korte termijn is dat begrijpelijk, maar op de lange termijn schaadt dat de professionele ontwikkeling van onze organisatie. 1/4

www.gemeenteAltena.nl

Bovenstaande was aanleiding een evaluatieonderzoek te laten uitvoeren. Dit onderzoek is uitgevoerd door Teunisse Advies in samenwerking met Berenschot. De onderzoeksvraag was: wat is de werking van het organisatiemodel en de organisatiefilosofie in het heden en welke interventies zijn nodig om het organisatiemodel verder door te ontwikkelen en de organisatiefilosofie te versterken? Kennisnemen van De aanleiding en de onderbouwing van de uitbreiding van het management naar aanleiding van het adviesrapport naar de werking van het organisatiemodel en de organisatiefilosofie in het heden en de interventies die nodig zijn om het organisatiemodel verder door te ontwikkelen. Uitkomsten onderzoek Het genoemde onderzoek bevestigt hetgeen wij hierboven schreven, meer specifiek is geconcludeerd dat de span of attention op onderdelen uit balans is. Teams zijn in aantallen medewerkers gegroeid of hebben inmiddels nieuwe complexe opgaven gekregen. Andere teams hebben een langere tijd weinig sturing gehad of geworsteld om achterstanden weg te werken. Er is dus een interventie nodig, maar wat de passende interventie is, zal niet voor alle teams hetzelfde zijn. Interveniëren Het staat buiten kijf dat de organisatie moet blijven investeren in medewerkers. De organisatie is kwalitatief en kwantitatief gegroeid en versterkt, met meer strategisch vermogen.

Er zijn nieuwe medewerkers aangenomen, wat als positief wordt ervaren. Tegelijkertijd leidt de waan van de dag, achterstanden of ontwikkelfase van een team af van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers. Ook is meer aandacht nodig voor het stimuleren van eigenaarschap bij medewerkers. Uitvoering voorgestelde adviezen Deze conclusies zijn aanleiding geweest voor overleg tussen MT en DT om, met de huidige ontwikkelingen en de financiële positie vanaf 2026 in ogenschouw, een juiste keuze te maken in het al dan niet doorvoeren van de adviezen uit het rapport Teunisse. Binnen de mogelijkheden is een verantwoorde afweging gemaakt in wat noodzakelijk is en hoe we vraagstukken op een andere manier kunnen oplossen dan in het rapport staan. In de gemaakte afwegingen zijn de huidige en toekomstige ontwikkelingen per team en de inhoudelijke taken meegenomen. Wij zien een noodzakelijkheid om 2 teams in hun geheel te splitsen. Dit is conform het rapport van P. Teunisse. In een ander team is het noodzakelijk om de administratieve taken en de taken op het gebied van personeel onder verantwoordelijkheid van een teammanager te laten uitvoeren door een operationeel leidinggevende. Wij zijn voornemens twee teams te splitsen:

2/4

www.gemeenteAltena.nl

Team Omgeving en Vastgoed Team Omgeving en Vastgoed is een team dat bestaat uit 38 medewerkers. Het Team is in 2019 gestart met 21 medewerkers. De sterke groei vindt zijn grond in maatschappelijke en politieke ontwikkelingen zoals de invoering van de omgevingswet, de ambities op het gebied van duurzaamheid en de ruimtelijke vraagstukken. Het team richt zich op thema’s die politiek-bestuurlijk veel aandacht krijgen, wat sturing vraagt op de kwaliteit van adviesstukken richting het bestuur. Daarnaast is de verwachting dat het team nog verder groeit de komende jaren. Naar de toekomst is de huidige span of attention niet houdbaar. Team Bestuursondersteuning Team Bestuursondersteuning is een team dat bestaat uit 41 medewerkers. Het team is in 2019 gestart met 20 medewerkers. De groei komt met name voort uit de noodzaak het bestuurlijk besluitvormingsproces beter te organiseren en te verankeren, de communicatie van de gemeente te verbeteren, de juridische functie te versterken en de dienstverlening te verbeteren (bijvoorbeeld via een betere en sensitievere afhandeling van bezwaarschriften). Naar de toekomst is het van belang dat de begeleiding van elk cluster in dit team optimaal is om de gewenste doorontwikkelingen te maken en stabiliteit in de clusters te borgen. Met de huidige span of attention kan deze begeleiding niet geborgd worden.

Dat leidt tot politiek-bestuurlijke risico's en kwalitatief mindere dienstverlening. We zijn voornemens in één team de administratieve en personele taken te laten uitvoeren onder verantwoordelijkheid van een operationeel manager: Team Informatie Het team Informatie bestaat op dit moment uit 35 medewerkers. Dit is een groei van 70% ten opzichte van de start in 2019. De groei is met name opgetreden vanwege de toenemende digitalisering, de noodgedwongen aandacht voor informatiebeveiliging en datagedreven werken. Voor team Informatie is gekozen voor een oplossing in de vorm van een operationeel leidinggevende. Deze operationeel leidinggevende zal vallen onder leiding en toezicht van de huidige teammanager en zal voor een deel van het team de administratieve en personeel taken van de betreffende teammanager overnemen. De ambities op het vlak van digitalisering en de verwachting dat thema’s meer bestuurlijke betrokkenheid krijgen, maken dat de huidige span of attention niet houdbaar is. De ondersteuning van een operationeel leidinggevende geeft ruimte om de ontwikkeling op digitaal vlak de voldoende aandacht te geven zonder daarbij de medewerkers uit het oog te verliezen. Om nu en in de toekomst medewerkers de juiste en volledige begeleiding te kunnen bieden is er een urgentie om de aansturing op dit moment voor de genoemde drie teams aan te pakken.

Dit draagt naast de eerdergenoemde argumenten bij aan het borgen van de kwaliteit die de teams leveren, als ook het ambtelijk en bestuurlijk samenspel. Het opsplitsen van de twee bovengenoemde teams heeft inmiddels al invulling op tijdelijk aard. Voor het einde van het jaar zal een sollicitatietraject doorlopen worden om deze twee managementposities structureel in te vullen. 3/4

www.gemeenteAltena.nl

Communicatie De komende maanden zullen we besteden aan het uitrollen van de voorgenomen uitbreiding en structurele wijzigingen. Hierin worden de medewerkers van de gemeente Altena tijdig geinformeerd. Vanzelfsprekend is ook de Ondernemingsraad formeel betrokken. Financieel De 2 extra teammanagerfuncties die ontstaan door het splitsen van de teams omgeving & vastgoed en bestuursondersteuning zullen ingeschaald worden in schaal 12. Dit komt neer op twee keer € 122.000,- per jaar. De operationeel manager in het team informatie zal ingeschaald worden in schaal 10. Dit komt neer op €100.000 per jaar. Deze bedragen zijn opgenomen in de Kadernota en verwerkt in de begroting 2025 en latere jaren. Vervolg De organisatie zal de wijzigingen in bovengenoemde teams vorm gaan geven. Vanzelfsprekend voert ons college ook het tweede beslispunt van de motie uit en zullen we voor 2026 de organisatiekosten weer terugbrengen. Hierin gaan wij ervan uit dat uw raad niet zo zeer wil sturen op het aantal fte’s, maar op de kosten van de ambtelijke organisatie. Dat laatste is immers een indicator die daadwerkelijk inzicht geeft. Wij zullen daarom in de ombuigingsoperatie voorstellen doen hoe we de ontwikkeling van de organisatiekosten inzichtelijk kunnen maken en houden, met inachtneming van onbeïnvloedbare ontwikkelingen als bijvoorbeeld CAO-rondes of pensioenpremiestijgingen.

Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders, De secretaris, De burgemeester,

P.J.E. Breukers

4/4

drs. E.B.A. Lichtenberg MCM

www.gemeenteAltena.nl