2021-10-19 Verslag Auditcommissie

Verslag Auditcommissie Datum Aanwezig

19 oktober 2021 John Bakker, voorzitter (AL), Arjan Versluis (SGP), René Roovers (CDA), Kees de Waal (PA), Pim Bouman (VVD), Wijnand van der Hoeven (CU), Hans Peet (griffier) Hans Tanis (wethouder), Erik-Jan van Genderen (teammanager) Hennie de Winter en Edwin Jong (Deloitte.)

Afwezig

Ada de Graaf (PvdT)

1. Welkom en vaststellen agenda De voorzitter heet de aanwezigen welkom. Aan de agenda wordt als agendapunt 1a toegevoegd de ingekomen brief van Ada de Graaf over de beslotenheid van de commissievergaderingen.

1a. Brief Ada de Graaf aan de gemeenteraad over de Auditcommissie De leden van de Auditcommissie nemen kennis van de brief van Ada de Graaf. Het wordt betreurd dat in de brief veronderstellingen staan die feitelijk onjuist zijn. Dat geldt bijvoorbeeld voor het beeld dat wordt neergezet dat de Auditcommissie besluiten neemt. De rol van de commissie is door de raad vastgelegd in de Regeling op het raadswerk. De commissie werkt binnen dat kader en heeft een adviesrol richting de raad. Ook geheimhouding is niet aan de orde. Afgesproken wordt om deze regeling als uitgangspunt te blijven hanteren totdat de raad anders besluit. De fractie PvdT kan de raad een voorstel doen de regeling aan te passen. Overigens is de wisseling naar de volgende raadsperiode een natuurlijk moment om de regeling te heroverwegen. Verder wordt afgesproken dat de voorzitter en griffier op korte termijn een afspraak maken met mevrouw De Graaf en mevrouw Van den Tol om de brief te bespreken.

2. Verslag 22 juni 2021 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld met de kanttekening van de heer Versluis dat hij zich niet geheel herkent in de formulering dat de commissie positief is over de Jaarstukken. Nadrukkelijk werd wel de kanttekening gemaakt dat de stukken aan de late kant waren. De heer Roovers vraagt wanneer de commissie en de raad een voorstel tegemoet kunnen zien over de uitwerking van de financiële hoofdlijnen incl een nieuwe verordening. De wethouder zegt toe dat dit in januari aan de commissie kan worden aangeboden, zodat de raad er nog voor de raadswisseling over kan spreken en besluiten.

3. Controleprotocol en normenkader / Auditplan Deloitte. De heer De Winter geeft een toelichting op het Auditplan. De start van de controlewerkzaamheden is gepland op 1 mei 2022. Hij merkt op dat de rechtmatigheidsverantwoording een jaar is uitgesteld naar verslagjaar 2022. Vooruitlopend daarop zal wel proefgedraaid worden. Vanuit de Auditcommissie wordt gevraagd bij de controle specifieke aandacht te besteden aan de rechtmatigheid van het proces rond het faillissement van Juszt. Andere aandachtpunten kunnen nog tot 1 december 2021 via de griffier worden doorgegeven. De heer De Winter zal nog kijken naar de formulering op pag 6 over het normenkader (is al vastgesteld door het college) en op pag 11 over de communicatie en rapportage. Met het begrip “tone at the top” wordt gedoeld op het algemene beeld van het functioneren van de gemeente en de interne verhoudingen (politiek en bestuurlijk).

1

De heer De Winter geeft aan dat het Rijk het aantal SiSa-bijlagen steeds verder laat toenemen. Dat leidt mogelijk tot extra werkzaamheden voor de accountant. Zodra hierover meer duidelijk is komt Deloitte hier op terug. De heer De Winter geeft aan dat er behoefte is om eens per jaar met de commissie een gesprek te hebben over frauderisico en maatregelen. De heer Van Genderen vult aan met de opmerking dat de organisatie aan de slag gaat met frauderisico-checklists. Desgevraagd geeft de heer Van Genderen aan dat voor de jaarcontrole 2019 sprake was van meerwerkkosten voor de accountant van 30.000. Dat was met name in de vorm van extra administratieve ondersteuning. Voor 2020 was er geen sprake van meerwerk. De commissie heeft verder geen opmerkingen bij het raadsvoorstel over het controleprotocol. Het is geagendeerd als debatstuk voor de raad van 9 november 2021 op verzoek van PvdT.

4. Invulling opgave SROI De heer Jong geeft een korte toelichting op het voorstel dat is neergelegd. Hij had begrepen dat 50% van het in te zetten bedrag lokaal en 50% boven-lokaal wordt besteed. De voorzitter geeft aan dat het vertrekpunt van Altena steeds is geweest zoveel mogelijk lokaal. Hoe dan ook is nu de intentie dit al veel te lang lopende initiatief vanavond af te ronden. De Auditcommissie kiest voor de inzet voor de basisscholen, waarbij het verzoek is alle basisscholen van Altena in de gelegenheid te stellen gebruik te maken van het aanbod. Het college wordt gevraagd dit in overleg met Deloitte op te pakken. De heer Jong doet het aanbod te ondersteunen bij de ontwikkeling van gemeentelijk beleid voor social return. Het is aan het college hier op in te gaan. De commissie concludeert afrondend dat bij een volgende aanbesteding SROI beter geborgd moet worden, zodat dit sneller en doelgerichter invulling kan krijgen. De heer Jong verlaat de vergadering.

5. Stuurruimte gemeenteraad in de investeringsagenda De heer Van Genderen introduceert het gespreksmemo. Het gaat om alle investeringen: projecten, IHP, GRP, MPG. Sturing vereist inzicht in parameters van de investeringsagenda. Het gaat dan met name om het investeringsvolume (gepland en uitvoerbaar door de organisatie), prijsstijgingen etc. Er is behoefte dit raadsbreed in beeld te hebben en daar eventueel richting in te kunnen geven. Besloten wordt het college te vragen verder uit te werken voor de volgende raadsperiode en dan jaarlijks een bijeenkomst voor te bereiden in aanloop naar de Kadernota. Dat zou prima in combinatie kunnen met de toelichting op het financieel perspectief en de belangrijkste grondexploitaties.

6. Weergave financiële gevolgen in raadsvoorstel De commissie verzoekt het college om in de financiële onderbouwing van raadsvoorstellen zowel het investeringsbedrag als de kapitaallasten weer te geven in het raadsvoorstel.

2

7. Terugkoppeling gesprek met Deloitte. De heren Peet en Tanis geven een toelichting op het gesprek dat door de heer Verweij en henzelf gevoerd is met de heren Van Vugt en Van Koert. In het gesprek is aandacht gevraagd voor: - pro-actieve en open communicatie - strategische adviesfunctie Deloitte en de bestuurlijke verbinding - rol en zichtbaarheid van de heer Van Vugt - elkaar weten te vinden op momenten dat het nodig is, maar ook ihkv relatieonderhoud Vanuit Deloitte werden de zaken herkend en erkend. De heer Van Vugt heeft toegelicht wat de oorzaken hiervoor zijn geweest (situatie van crisismanagement bij Deloitte) en heeft aangegeven dat verbetering ook wat hen betreft gewenst is. Er is afgesproken sneller elkaar op te zoeken (eerder escaleren) en structureel contactmomenten in te plannen. Ook is aangeboden de gemeenteraad inhoudelijk te ondersteunen in bijvoorbeeld het inwerkprogramma. Verder is aangeboden de gemeenteraad de gemeenteraad te spiegelen op de stand van zaken sinds de herindeling gezien de ervaringen bij andere herindelingsgemeenten.

8. Rondvraag en sluiting De heer Versluis merkt op dat er een forse verbeterslag in het MPG zichtbaar is. Hij hoopt op verdere doorontwikkeling. De volgende vergadering is op 7 december.

De voorzitter sluit de vergadering.

Actiepunten: op korte termijn een afspraak met mevrouw De Graaf en mevrouw Van den Tol nav brief voorstel over de uitwerking van de financiële hoofdlijnen incl een nieuwe verordening, in januari beschikbaar aandachtpunten voor Deloitte tbv controle jaarstukken 2021, tot 1 december 2021 via de griffier in de financiële onderbouwing zowel het investeringsbedrag als de kapitaallasten weergeven in het raadsvoorstel alle basisscholen van Altena in de gelegenheid stellen gebruik te maken van het aanbod van Deloitte (SROI) bespreken aanbod Deloitte in presidium: - bijdrage inwerkprogramma - bijpraten ontwikkeling Altena als herindelingsgemeente plannen vergadering AC eind januari

John, Hans P. Erik-Jan, Hans T. allen Erik-Jan, Hans T. Erik-Jan, Hans T. Hans P.

Hans P.

3