Voorstel 9-01-24 Beschikbaar stellen krediet voor verduurzamen gemeentekantoor

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering: Cluster: Afdeling: Zaaknummer:

1 februari 2023 Projecten Ruimtelijke ontwikkeling 1050877

Agendapunt: Portefeuillehouder:

9-01-23 Wethouder Wilmsen

Programma:

Voorstel tot het beschikbaar stellen van een investeringskrediet van € 166.000,- voor de bekostiging van de verduurzaming van het gemeentekantoor Willibrordplein 1 te Alphen.

1. Voorgesteld besluit 1. Een investeringskrediet van € 166.000,- beschikbaar te stellen voor de bekostiging van noodzakelijke aanpassingen en € 76.000,- uit de beschikbare bestemmingsreserve “onderhoud gebouwen” aan het gemeentekantoor Willibrordplein 1 te Alphen voor de voortzetting van de huisvesting van de huidige bestuurszetel en baliefunctie. 2. Eerdere besluitvorming • Op 2 maart 2022 heeft u het afwegingskader bestuurszetel Alphen-Chaam vastgesteld; • Op 15 december 2022 heeft de raad een motie ingediend over de tijdelijke huisvesting van de bestuurszetel Alphen-Chaam en gevraagd om nader onderzoek naar andere mogelijkheden voor tijdelijke huisvesting van de bestuurszetel Alphen-Chaam. De raad heeft in februari 2023 de gevraagde informatie ontvangen via een raadsinformatiebrief; • Op 13 april 2023 heeft de raad ingestemd met het amendement om de bestuurszetel te gaan huisvesten op een locatie aan de Gilzeweg te Chaam, waar ook het kindcentrum gerealiseerd gaat worden. 3. Samenvatting De gemeenteraad heeft op 13 april 2023 de locatie aan de Gilzeweg 45 te Chaam aangewezen als locatie voor de huisvesting van de bestuurszetel voor Alpen-Chaam. Op deze locatie wordt momenteel gewerkt aan de realisering van een nieuw kindcentrum.

Vanwege de financiële situatie is door de coalitie besloten het huidige gemeentekantoor op de locatie aan het Willibrordplein 1 te Alphen langer te gebruiken. Het effect van dit voorstel is dat met de noodzakelijke aanpassingen van het huidige gemeentekantoor, het pand langer te gebruiken is voor de gemeente Alphen-Chaam.

Voorstel 4. Inleiding De verplaatsing van de bestuurszetel naar Chaam kan uitgesteld worden door de huidige locatie aan het Willibrordplein 1 te Alphen aan te passen, zodat het voor langere tijd inzetbaar is voor huisvesting van de bestuurszetel en baliefunctie. Om de functies van bestuurszetel en baliefunctie op de huidige locatie te kunnen blijven uitoefenen zijn naast reguliere onderhoudswerkzaamheden die in het onderhoudsplan zitten een aantal noodzakelijke (deels wettelijk verplichte) investeringen nodig. Zaaknummer: 1050877

De investeringen betreffen de volgende onderdelen: • Warmtepompen; • PV panelen; • Aanpassing technische installaties politiepost i.v.m. verplaatsing van de politiepost De bestaande gasgestookte verwarmingsketels voldoen niet meer en moeten in het kader van duurzaamheid noodzakelijkerwijs vervangen worden door warmtepompen. Voor deze installaties is extra elektracapaciteit (duurzame energie) nodig. Deze zal zoveel mogelijk via de te plaatsen PV panelen worden verkregen. Met deze duurzaamheidsmaatregelen kan voor een deel van het pand wat nog gebruikt wordt een extra en noodzakelijke stap gehaald worden in de energielabels. Als Alphen-Chaam vinden we de zichtbaarheid van de politie een belangrijk aspect. We willen de politiepost in het gemeentekantoor dan ook behouden. Voor de energielabelverplichting is het noodzakelijk dat de gehele westvleugel buiten gebruik gesteld gaat worden. Deze vierkante meters tellen dan niet meer mee bij de bepaling van het energielabel. Door het buitengebruik stellen van een deel van het gebouw zal de politiepost verplaatst moeten worden. Hiervoor moeten ook noodzakelijke aanpassingen gedaan worden aan de technische installaties. Ook is reeds al LED verlichting aangebracht. Dit is -ook voor overheidsgebouwen- op grond van de Wet Milieubeheer wettelijk verplicht.

Bedrijven en instellingen die meer dan 50 duizend kWh op jaarbasis verbruiken moeten onderdelen, die een terugverdientijd hebben van minder dan 5 jaar, toepassen (zgn. Wet milieubeheerinrichtingen). Deze energiebesparingsplicht is vastgelegd in het Activiteitenbesluit milieubeheer. Met reguliere onderhoudswerkzaamheden zoals bijvoorbeeld het binnen- en buitenschilderwerk en de ledverlichting is al rekening gehouden in het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP). Deze kosten zijn dan ook al gedekt. Voor de andere onderdelen moet een krediet bij de raad aangevraagd worden. In totaal worden deze kosten geraamd op een bedrag van € 166.000 incl. BTW, bestaande uit: Warmtepompen PV panelen Aanpassing ramen op begane grond. Techn. instal. politiepost Totaal

€ 64.000 € 81.000 € 11.000 € 10.000 (stelpost) € 166.000

De totale kredietaanvraag komt hiermee op een bedrag van € 166.000,Een afschrijving van de voornoemde aanpassingen duurt normaliter (voor de installatiecomponenten) 15 jaar. Wanneer eerder de bestuurszetel verplaatst gaat worden zal de investering nog niet geheel afgelost zijn. De PV panelen en warmtepompen kunnen wel herplaatst en hergebruikt worden in het overige vastgoed van de gemeente, zodat de investering bij voorbaat niet verloren hoeft te gaan.

Zaaknummer: 1050877

5. Argumenten 1.1 De aanpassingen zijn een vervolg op de gemaakte afspraak binnen de nieuwe coalitie omtrent de huisvesting van de bestuurszetel. In het nieuwe coalitieakkoord voor Alphen-Chaam is opgenomen dat uw college achter de eerder gemaakte locatiekeuze voor de huisvesting van de bestuurszetel staat, maar dat het huidige financiële perspectief u dwingt om een stap terug te doen en de realisatie van de huisvesting voor de bestuurszetel in Chaam uit te stellen. De verplaatsing van de bestuurszetel naar Chaam wilt u uitstellen mede door de huidige locatie van het gemeentekantoor aan het Willibrordplein in Alphen aan te passen aan de diverse (deels) wettelijke vereisten. 6. Risico’s en kanttekeningen 1.1 De investeringen voor de aanpassingen in het huidige pand in Alphen zijn nog niet afgeschreven op het moment dat de permanente huisvesting in Chaam wordt gerealiseerd. Een afschrijving van de voornoemde aanpassingen duurt normaliter (voor de installatiecomponenten) 15 jaar. Tegen de tijd dat de bestuurszetel naar (bijvoorbeeld) de definitief te realiseren huisvesting in Chaam wordt verplaatst, zal de investering zoals hier wordt voorgesteld nog niet geheel afgeschreven zijn. De producten zoals de PV panelen en warmtepompen kunnen wel herplaatst en hergebruikt worden in het overige vastgoed van de gemeente, zodat de investering bij voorbaat niet verloren hoeft te gaan.

1.2 De huisvesting van de bestuurszetel en baliefunctie in Alpen-Chaam is onlosmakelijk verbonden met de planningen van de nieuwe huisvesting van de ABG-organisatie en de (her)huisvesting van de andere bestuurszetels en baliefuncties. Dit vraagt van de politiek om tot een vlotte consensus te komen in de besluitvorming omtrent de nieuwe huisvesting van de ABG-organisatie. 7. Alternatieven De voornoemde noodzakelijke aanpassingen komen voor een deel voort uit wettelijke verplichtingen. Wanneer geen krediet voor deze aanpassingen beschikbaar gesteld wordt, zal uitgekeken moeten worden naar een andere alternatieve huisvesting, waarvoor op dit moment niet in beeld is welke kosten daarmee gemoeid gaan zijn. 8. Lasten, baten en dekking Investering: De investering in het huidige gebouw bedraagt € 166.000 en wordt ingezet voor de kosten die gepaard gaan met het aanbrengen van het installeren van PV panelen en warmtepompen, het plaatsen van te openen ramen en de technische installatie van de politiepost. Eenmalige kosten: De eenmalige kosten bedragen € 76.000 en hebben betrekking op het groot onderhoud van het pand. Deze onderhoudskosten kunnen worden opgevangen binnen de beschikbare bestemmingsreserve ‘Onderhoud gebouwen’.

Structurele kosten: De structurele kosten bestaan uit de afschrijvings- en rentelasten die gepaard gaan met de investering van € 166.000 in het gebouw en de installaties. De investeringen zullen worden afgeschreven in 15 jaar. Dit leidt tot een kapitaallast van € 16.877 in 2025. (Afschrijving € 11.067 + Rente € 5.810). De kapitaallasten lopen jaarlijks af met € 387 tot € 11.454 in 2039. De gestegen kapitaallasten worden -in de periode dat er nog geen gezamenlijke ABG huisvesting isdoorbelast aan de ABG-organisatie. Dit leidt tot een hogere bijdrage van Alphen-Chaam aan de ABGZaaknummer: 1050877

organisatie van 24,6% van de kostenstijging. Van de totale kapitaallasten van € 16.877 komt uiteindelijk € 4.152 voor rekening van Alphen-Chaam. Het restant (€ 16.877 - € 4.152 = € 12.725) komt via de ABG bijdrage voor rekening van de gemeenten Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. Zodra de gezamenlijke ABG-huisvesting gerealiseerd is komen de kapitaallasten weer volledig voor rekening van Alphen-Chaam. Dekking: In de programmabegroting 2024 zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 9 november 2023 zijn de kapitaallasten als gevolg van deze investering vanaf boekjaar 2027 opgenomen voor jaarlijks € 16.000. Dit is hoger en later dan de werkelijke kapitaallasten zich nu gaan voordoen. Omdat op het moment van het opstellen van het coalitieakkoord nog niet precies duidelijk was waarin geïnvesteerd zou gaan worden is op dat moment gekozen voor een afschrijvingstermijn van 5 jaar. Bij toekenning van het krediet zal de begroting 2024 conform aangepast worden. 9. Relatie tot Cittaslow Door de voorgestelde maatregelen wordt het huidige gemeentekantoor duurzamer. 10. Relatie tot ABG-Organisatie Er ligt een relatie met de ABG-organisatie in het kader van de structurele kosten , waarbij wij verwijzen naar bovenstaande tekst. 11. Communicatie en vorm van participatie Niet van toepassing. 12.

Vervolg Planning: Na beschikbaarstelling, zullen inkoopopdrachten worden verstrekt voor de in dit voorstel genoemde aanpassingen, waarna de uitvoering ervan zo spoedig mogelijk daarna volgt. BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN ALPHEN-CHAAM G.W.T. van Weel secretaris

L. Schuitmaker burgemeester

Zaaknummer: 1050877

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ALPHEN-CHAAM; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders nr. 9-01-24;

besluit: 1. een investeringskrediet van € 166.000,- beschikbaar te stellen voor de bekostiging van noodzakelijke aanpassingen en € 76.000,- uit de beschikbare bestemmingsreserve “onderhoud gebouwen” aan het gemeentekantoor Willibrordplein 1 te Alphen voor de voortzetting van de huisvesting van de huidige bestuurszetel en baliefunctie.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Alphen-Chaam op 1 februari 2023

, voorzitter

, griffier

Zaaknummer: 1050877