Uitgangspunten van de digitaliseringsstrategie (25179) RAADSVOORSTEL

Voorstel aan de raad Voorstel aan de raad Datum PM [In te vullen door de raadsgriffie] Raadsnummer 25179

Onderwerp

Uitgangspunten van de digitaliseringsstrategie Beleidsveld

Digitalisering Portefeuillehouder

C. Ahles Steller

M. Smit-Bakker Fatale termijn

Niet van toepassing Voorgesteld raadsbesluit De visie en uitgangspunten zoals vastgelegd in de digitaliseringsstrategie vast te stellen: 1. De visie dat digitalisering geen doel op zich is, maar een middel dat bijdraagt om brede maatschappelijke en wettelijke opgaven van onze stad te realiseren. 2. De maatschappelijke uitgangspunten voor de digitaliseringstrategie: a. Digitalisering draagt bij aan een persoonsgerichte, proactieve en toegankelijke dienstverlening, die altijd en overal beschikbaar is. Daardoor bereiken we meer inwoners en ondernemers. b. Onze diensten afnemen is gemakkelijk en persoonlijk. Daarbij maken we maximaal gebruik van persoonlijke gegevens die we hebben zodat een aanvraag juist en actueel is, maar altijd binnen geldende wet- en regelgeving voor privacy. c. Inwoners en ondernemers voeren zelf regie over gegevens zoals die bij ons bekend zijn, in een persoonlijke omgeving. d. De dienstverlenging is 'digital first', maar alternatieve kanalen (zoals menselijk contact) blijven beschikbaar en sluiten naadloos op elkaar aan. e. Wij bieden diensten aan passend bij de digitale mogelijkheden en vaardigheden van de afnemer. f. We faciliteren dat inwoners en ondernemers kunnen beschikken over voldoende digitale weerbaarheid, zelfredzaamheid en vaardigheden, zodat zij optimaal en veilig gebruik kunnen (blijven) maken van digitale diensten.

Samen met partners zoals de bibliotheek. g. Digitalisering draagt bij aan participatie van inwoners en ondernemers. Dit zorgt voor draagvlak en (innovatie)initiatieven uit de samenleving. h. De digitale voorzieningen van de gemeente maken samenwerking en co-creatie van oplossingen met (maatschappelijke, publieke en private) partners mogelijk. Dit optimaliseert en vernieuwt onze dienstverlening aan de stad. 3. De uitgangspunten voor de uitvoering en interne organisatie: a. Wij standaardiseren en digitaliseren processen zoveel mogelijk om efficiënter te werken of de dienstverlening te uniformeren of verbeteren. b. Data wordt integraal onderdeel van strategie en beleid. Wij werken data-gedreven en onze data is open en deelbaar, bijvoorbeeld voor innovatie met partners. Daarbij staan wet -en regelgeving over veiligheid van het gebruik van gegevens en (data)privacy voorop. c. Wij werken aan toekomstbestendige IT-omgeving waarin continuïteit, flexibiliteit en schaalbaarheid van de werkplek, applicaties en infrastructuur is gegarandeerd. Wet -en regelgeving rondom veiligheid en privacy zijn leidend voor de keuzes van inrichting. d. Wij bieden een passend opleidingspakket aan voor onze werknemers, om hun digitale vaardigheden te ontwikkelen en leiderschap te ontwikkelen dat digitalisering omarmt.

1

Voorstel aan de raad e. We maken zo veel mogelijk gebruik van standaarden in de markt en bestaande oplossingen. We kunnen en zullen experimenteren met nieuwe technologie, maar alleen als we het nut vooropstellen. Geen ‘technology push’, maar zinvolle waardegedreven toepassingen. Inleiding en bestuurlijke context In het eerste kwartaal van 2024 heeft de raad de motie Digitalisering met de Raad (24017.003) aangenomen, waarin het college opgeroepen is de digitaliseringsstrategie met een bijbehorend raadsvoorstel aan de raad te verzenden. Deze motie was het gevolg van het agendavoorstel van het college om de extra benodigde middelen voor de uitvoering van de digitaliseringstrategie toe te lichten. De digitaliseringsstrategie is van origine een ambtelijk vastgesteld visiedocument om richting te geven aan de uitvoering. De motie vanuit de raad heeft geleid tot dit voorstel waarbij de inhoudelijke richtingen toegelicht worden aan de hand van de voorgestelde besluiten. Digitalisering is noodzakelijk om te zorgen dat we onze opgaven en dienstverlening de komende jaren beter kunnen invullen, door slim gebruik te maken van de mogelijkheden die ICT biedt. We moeten onze taken uitvoeren met minder geld, minder mensen en tegelijkertijd zijn er steeds meer uitdagingen.

De digitaliseringsstrategie wordt gebruikt voor het bepalen van de gerichte inzet en structuur voor de verdere (digitale) ontwikkeling van de gemeente. We digitaliseren vanuit de visie dat digitalisering geen doel op zich is, maar een middel dat bijdraagt om brede maatschappelijke en wettelijke opgaven van onze stad te realiseren. Dit wordt uitgevoerd aan de hand van de in de strategie beschreven drie strategische ambities met focusgebieden. De focusgebieden en doelen van de digitaliseringsstrategie zijn gebaseerd op de uitdagingen en opgaven in de stad en zijn dus ‘van buiten naar binnen’ doorvertaald. Dit betekent in de praktijk dat de strategie de inhoudelijke kaders vormen voor uitvoeringsplannen in de informatievoorziening en digitalisering van de gemeente Almere. In dit voorstel ziet u de overkoepelende ambities en kaders voor de digitaliseringsstrategie. De visie vormt de uitgangspunten voor de strategie en de ambities zijn vertaald in focusgebieden, met bijpassende doelstellingen en prioritering. In de strategie vindt u dan ook een geoperationaliseerde vertaling van de voorgestelde beslispunten. U kunt dit herkennen aan de overgang in structuur vanuit dit raadsvoorstel naar de strategie zelf. In dit voorstel worden daarom de uitgangspunten voor deze ambities en focusgebieden aan uw raad voorgelegd, met de daarbij behorende doelstellingen.

Voorafgaand aan bespreking, komen er een tweetal werksessies die moeten bijdragen aan de kennis en bewustzijn van de raad omtrent digitalisering. Tijdens deze sessies zal dit raadsvoorstel de referentie zijn. Beoogd effect De raad heeft gesproken over de uitgangspunten en kaders voor het digitaliseringsbeleid van de gemeente. Met de vaststelling van de uitgangspunten is vastgelegd aan welke criteria de ontwikkeling van de digitale voorzieningen van de gemeente moet voldoen. De twee werksessies die worden georganiseerd zullen bijdragen aan de kennis en bewustzijn van de raad omtrent digitalisering. Toelichting en argumenten Het belang van de digitaliseringsstrategie is groter dan informatievoorziening. Het is voldoen aan wet- en regelgeving (zoals bijv. privacy en toegankelijkheid), het is randvoorwaardelijk voor de producten en diensten die we leveren als gemeente, en randvoorwaardelijk voor het doorontwikkelen van de werkzaamheden van de gemeente zoals bijvoorbeeld de dienstverleningsvisie. De maatschappelijke uitgangspunten voor de digitaliseringsstrategie zijn opgesteld met als doel een inzichtelijke vertaling te geven van de effecten van digitalisering op dienstverlening, communicatie en processen en wat onze inwoners en partners hiervan merken. Voor alle uitgangspunten geldt dat deze conform wet- en regelgeving moeten zijn.

We hebben daarbij speciaal aandacht voor het gebruik van algoritmes en de privacy en gegevensbescherming van onze inwoners en klanten.

2

Voorstel aan de raad Wij kiezen er voor ons beleid te toetsen aan uitgangspunten waarbij zowel de maatschappelijke effecten en doelstellingen centraal staan, als de effecten op onze interne organisatie. Doordat de digitale infrastructuur randvoorwaardelijk is bij het leveren van onze producten en diensten, is de continuïteit van de systemen bepalend. Bij de realisatie van de strategie beperken we verstoringen zoveel mogelijk en zetten we in op een verbetering van de efficiency van de processen. De stad ervaart hierdoor geen hinder. Bovendien ervaren inwoners een vereenvoudiging van hun handelingen voor gemeentelijke producten. Processen worden eenduidiger en efficiënter en de uiteindelijk doelstelling is om het aantal dubbele handelingen omlaag te brengen. De digitaliseringsvisie en -strategie zijn geoperationaliseerd in drie ‘ambitiestromen’: 1. Partner in vernieuwen: draagt bij aan maatschappelijke opgaven door samen met inwoners, ondernemers en andere partners innovatieve oplossingen te vinden voor stedelijke ontwikkeling en voor een betere dienstverlening aan de stad. 2. Persoonlijk en gepersonaliseerd: biedt een inlevende dienstverlening van en voor iedereen. We bieden persoonlijke, toegankelijke en proactieve dienstverlening. Dit doen we door standaardisering en digitalisering van de dienstverlening waar het kan, zodat er ruimte is voor maatwerk waar dat nodig is. 3.

Slim in de basis: we zijn flexibel, wendbaar en betrouwbaar doordat we werken met ketenbrede en digitale processen en een slimme toepassing van technologie en data. We bieden medewerkers de tools en trainingen om over de juiste (digitale) vaardigheden en mind-set beschikken. Iedere ambitie uit de digitaliseringsstrategie is uitgewerkt in focusgebieden en doelstellingen, waarvan een aantal een bestuurlijk uitgangspunt hebben. Conform de motie, willen we deze voorleggen aan de raad en hierover het gesprek voeren. Vooruitlopend daarop zal in samenwerking met de griffie een tweetal werksessies worden georganiseerd die bijdragen aan de kennis en bewustzijn van de raad omtrent digitalisering. Kanttekeningen en alternatieven Wij zijn van mening dat het een waardevol gesprek kan zijn met de raad om te bespreken óf, en op welke grond, alternatieven voor de visie en uitgangspunten van de digitaliseringsstrategie wenselijk zijn. We doen dit door alternatieven voor de beslispunten uit het gevraagde raadsbesluit voor te stellen en de consequenties en afweegbare factoren daarvan kort toe te lichten. Alternatieven als afwijking van het voorgesteld raadsbesluit zijn: 1. Voorgesteld raadsbesluit met betrekking tot de visie dat digitalisering geen doel op zich is, maar een middel dat bijdraagt om brede maatschappelijke en wettelijke opgaven van onze stad te realiseren. a.

Alternatieve visie: we digitaliseren met als doel om innovatief te zijn en (als eerste) kennis en ervaring met nieuwe technologieën op te doen. b. Consequenties en afwegingen: door focus op technologie en niet de behoefte, is het onduidelijk of er zinvolle toepassingen ontstaan (‘technologie zoekt oplossing’). Hierdoor gaan we inefficiënt met middelen om. Daarbij moet de gemeente een betrouwbare partner en dienstverlener zijn en is het geen onderzoeksinstituut. 2. Voorgestelde maatschappelijke uitgangspunten voor de digitaliseringstrategie: a. Digitalisering draagt bij aan een persoonsgerichte, proactieve en toegankelijke dienstverlening, die altijd en overal beschikbaar is. Daardoor bereiken we meer inwoners en ondernemers. i. Alternatief uitgangspunt: efficiëntie van onze processen en dienstverlening staat voorop, dat is het primaire doel van digitalisering. ii. Consequenties en afwegingen: dienstverlening kan voor inwoners en ondernemers omslachtiger of minder toegankelijk zijn. Dit sluit groepen in de samenleving uit. b. Onze diensten afnemen is gemakkelijk en persoonlijk. Daarbij maken we maximaal gebruik van persoonlijke gegevens die we hebben, zodat een aanvraag juist en actueel is. i. Alternatief uitgangspunt: de afnemer van diensten moet zelf juiste en volledige gegevens aanleveren, en de consequenties accepteren als dit niet gebeurt. ii.

Consequenties en afwegingen: de dienstverlening zal minder toegankelijk en inclusief zijn, en mensen uitsluiten. Het vertrouwen in de (lokale) overheid kan afnemen als men een bureaucratisch proces ervaart en de consequenties daarvan. 3

Voorstel aan de raad c. Inwoners en ondernemers voeren zelf regie over gegevens zoals die bij ons bekend zijn, in een persoonlijke omgeving. i. Alternatief uitgangspunt: regie over gegevens is de verantwoordelijkheid van de eigenaar van die gegevens, de gemeente hoeft dat niet te faciliteren. ii. Consequenties en afwegingen: gebruikers zullen potentieel meer foute of incomplete gegevens gebruiken, wat ook inefficiënt voor de gemeente is. Ook kunnen ze uitgesloten worden van dienstverlening waar recht op is. d. De dienstverlenging is 'digital first', maar alternatieve kanalen (zoals menselijk contact) blijven beschikbaar en sluiten naadloos op elkaar aan. i. Alternatief uitgangspunt: de gemeente is ‘digital only’, omdat dit aansluit op de moderne digitale maatschappij en het meest kostenefficiënt is voor de gemeente. ii. Consequenties en afwegingen: ‘digital only’ sluit ruim 17% van de Nederlanders uit die onvoldoende digitale vaardigheden hebben om mee te kunnen doen. e. Wij bieden diensten aan passend bij de digitale mogelijkheden en vaardigheden van de afnemer. i. Alternatief uitgangspunt: de gemeente is niet verantwoordelijk voor digitale vaardigheden of middelen van afnemers en differentieert niet in hoe ze digitaal kunnen werken en interacteren met de gemeente. ii.

Consequenties en afwegingen: de gemeente draagt niet bij aan digitale inclusie en sluit mogelijk een significante groep mensen uit, inwoners en ondernemers. f. We faciliteren dat inwoners en ondernemers kunnen beschikken over voldoende digitale weerbaarheid, zelfredzaamheid en vaardigheden, zodat zij optimaal en veilig gebruik kunnen (blijven) maken van digitale diensten. Samen met partners zoals de bibliotheek. i. Alternatief uitgangspunt: de gemeente is niet verantwoordelijk voor digitale weerbaarheid, zelfredzaamheid, vaardigheden en veiligheid. ii. Consequenties en afwegingen: partners worden niet ondersteund door de gemeente. Inwoners en ondernemers zullen blootstaan aan de gevaren van onze digitale samenleving (fraude, oplichting, hacking, ransomware, enzovoorts). Ook zal een groeiende groep uitgesloten worden van deelname aan de digitale maatschappij. g. Digitalisering draagt bij aan participatie van inwoners en ondernemers. Dit zorgt voor draagvlak en (innovatie)initiatieven uit de samenleving. i. Alternatief uitgangspunt: participatie is niet afhankelijk van digitalisering en kan ook via alternatieve fysieke kanalen en contactmomenten gefaciliteerd worden. ii. Consequenties en afwegingen: fysieke interactie kan goed zijn voor betrokkenheid, maar is minder efficiënt en geeft ook veel minder bereik omdat het letterlijk drempels opwerpt. h.

De digitale voorzieningen van de gemeente maken samenwerking en co-creatie van oplossingen met (maatschappelijke, publieke en private) partners mogelijk. Dit optimaliseert en vernieuwt onze dienstverlening aan de stad. i. Alternatief uitgangspunt: we digitaliseren omdat het bijdraagt aan onze opgaven en dienstverlening verbetert, niet om partnerships en co-creatie te faciliteren. ii. Consequenties en afwegingen: er is veel minder betrokkenheid van lokale of landelijke partijen die hadden kunnen bijdragen aan de opgaven in de stad. 3. Voorgestelde uitgangspunten voor de uitvoering en interne organisatie: a. Wij standaardiseren en digitaliseren processen zoveel mogelijk om efficiënter te werken of de dienstverlening te uniformeren of verbeteren. i. Alternatief uitgangspunt: (zie alternatief bij visie) we digitaliseren om te innoveren, we willen zelf de potentie van nieuwe technologie onderzoeken. ii. Consequenties en afwegingen: (zie alternatief bij visie) focus op de technologie op zich, en niet de behoefte die het invult, is minder effectief en efficiënt. b. Data wordt integraal onderdeel van strategie en beleid. Wij werken data-gedreven en onze data is open en deelbaar, bijvoorbeeld voor innovatie met partners. Daarbij staan wet -en regelgeving over veiligheid van het gebruik van gegevens en (data)privacy voorop. i.

Alternatief uitgangspunt: we gebruiken data alleen binnen de directe context waarbinnen data gegeneerd wordt of noodzakelijk is. Combineren van data introduceert onnodige complexiteit en risico’s.

4

Voorstel aan de raad ii. Consequenties en afwegingen: we opereren in silo’s en ontnemen onszelf de kans bredere verbanden te zien en efficiënter (samen) te werken. Dit verkleint de kans op veiligheids- of privacy risico’s, maar is veel inefficiënter. c. Wij werken aan toekomstbestendige IT-omgeving waarin continuïteit, flexibiliteit en schaalbaarheid van de werkplek, applicaties en infrastructuur is gegarandeerd. Wet -en regelgeving rondom veiligheid en privacy zijn leidend voor de keuzes van inrichting. i. Alternatief uitgangspunt: niet van toepassing. Dit zijn fundamentele of wettelijke uitgangspunten waar geen alternatief voor geformuleerd wordt. ii. Consequenties en afwegingen: niet van toepassing d. Wij bieden een passend opleidingspakket aan voor onze werknemers, om hun digitale vaardigheden te ontwikkelen en leiderschap te ontwikkelen dat digitalisering omarmt. i. Alternatief uitgangspunt: als gemeente gaan we er van uit dat onze medewerkers zelf op de hoogte zijn en blijven van digitale ontwikkelingen en vaardigheden. ii. Consequenties en afwegingen: risico dat niet alle medewerkers mee kunnen in een gedigitaliseerde overheid en maatschappij. e. We maken zo veel mogelijk gebruik van standaarden in de markt en bestaande oplossingen. We kunnen en zullen experimenteren met nieuwe technologie, maar alleen als we het nut vooropstellen.

Geen ‘technology push’, maar zinvolle waardegedreven toepassingen. i. Alternatief uitgangspunt: we digitaliseren om te innoveren en te leren. Standaardisatie beperkt ons om de potentie van nieuwe technologie te ervaren. ii. Consequenties en afwegingen: als we industrie standaarden niet volgen, leidt dit in de toekomst tot onnodig maatwerk, het risico van ‘vendor lock-in', hoge vervangingskosten en continuïteitsrisico’s. Financiële middelen en effecten Op 14 maart 2024 is de vierde financiële kwartaalrapportage 2023 vastgesteld, inclusief vaststelling van een aanvullend budget voor digitalisering in 2024-2026. Dit voorstel heeft geen financieel effect, de uitvoering van deze digitaliseringsstrategie past binnen de bestaande begroting. Jaarlijks, bij de Programmabegroting, kijken we drie jaar vooruit of de bestaande middelen voldoende zijn. Dan actualiseren we de begroting en nemen we indien nodig een voorstel op voor uw raad ter integrale afweging. Uitvoering / Vervolgproces In het coalitieakkoord 2022-2026 is afgesproken dat de gemeente jaarlijks rapporteert over digitale verwerking en beveiliging van gegevens van burgers, en daarbij transparant is over de gebruikte oplossingen, toeleveranciers en het gebruik van algoritmen. Daartoe wordt nu jaarlijks het Jaarverslag Digitalisering opgesteld en vastgesteld door het college.

De raad wordt hierover geïnformeerd met een raadsbrief. Met het jaarverslag leggen we jaarlijks verantwoording af of over voortgang van de IV-projecten en middelen. In het Raadsvoorstel Vernieuwing digitalisering en informatievoorziening uit februari 2024, hebben we aangegeven: “We zullen meer planmatig en structureel (elk jaar) vooruitkijken en de begroting jaarlijks actualiseren en steeds drie jaar vooruitkijken.” Dit kunt u bij de begroting 2026 van ons verwachten. Communicatie en participatie Door middel van het jaarverslag digitalisering wordt de raad jaarlijks op de hoogte gehouden over voortgang van de digitaliseringsstrategie. Zowel de digitaliseringsstrategie als het jaarverslag digitalisering zijn tot nu toe alleen intern gepubliceerd op het intranet. Bij behandeling van de digitaliseringsstrategie in de raad, zullen we deze stukken ook publiceren op almere.nl. Bijlagen Digitaliseringsstrategie

5

Voorstel aan de raad Achterliggende stukken • • • •

Collegevoorstel Vaststellen Digitaliseringsstrategie en besluit d.d. 1 juli 2025 Jaarverslag Digitalisering 2023 en 2024. Agendavoorstel college Vernieuwing digitalisering en informatievoorziening (24017). Raadsvoorstel Vierde financiële rapportage 2023 (geamendeerd).

6

Raadsbesluit Raadsbesluit Datum PM [In te vullen door de raadsgriffie] Raadsnummer [In te vullen door de raadsgriffie]

Onderwerp

Uitgangspunten van de digitaliseringstrategie De raad van de Gemeente Almere Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders, Besluit: De visie en uitgangspunten zoals vastgelegd in de digitaliseringsstrategie vast te stellen: 1. De visie dat digitalisering geen doel op zich is, maar een middel dat bijdraagt om brede maatschappelijke en wettelijke opgaven van onze stad te realiseren. 2. De maatschappelijke uitgangspunten voor de digitaliseringstrategie: a. Digitalisering draagt bij aan een persoonsgerichte, proactieve en toegankelijke dienstverlening, die altijd en overal beschikbaar is. Daardoor bereiken we meer inwoners en ondernemers. b. Onze diensten afnemen is gemakkelijk en persoonlijk. Daarbij maken we maximaal gebruik van persoonlijke gegevens die we hebben zodat een aanvraag juist en actueel is, maar altijd binnen geldende wet- en regelgeving voor privacy. c. Inwoners en ondernemers voeren zelf regie over gegevens zoals die bij ons bekend zijn, in een persoonlijke omgeving. d. De dienstverlenging is 'digital first', maar alternatieve kanalen (zoals menselijk contact) blijven beschikbaar en sluiten naadloos op elkaar aan. e. Wij bieden diensten aan passend bij de digitale mogelijkheden en vaardigheden van de afnemer. f.

We faciliteren dat inwoners en ondernemers kunnen beschikken over voldoende digitale weerbaarheid, zelfredzaamheid en vaardigheden, zodat zij optimaal en veilig gebruik kunnen (blijven) maken van digitale diensten. Samen met partners zoals de bibliotheek. g. Digitalisering draagt bij aan participatie van inwoners en ondernemers. Dit zorgt voor draagvlak en (innovatie)initiatieven uit de samenleving. h. De digitale voorzieningen van de gemeente maken samenwerking en co-creatie van oplossingen met (maatschappelijke, publieke en private) partners mogelijk. Dit optimaliseert en vernieuwt onze dienstverlening aan de stad. 3. De uitgangspunten voor de uitvoering en interne organisatie: a. Wij standaardiseren en digitaliseren processen zoveel mogelijk om efficiënter te werken of de dienstverlening te uniformeren of verbeteren. b. Data wordt integraal onderdeel van strategie en beleid. Wij werken data-gedreven en onze data is open en deelbaar, bijvoorbeeld voor innovatie met partners. Daarbij staan wet -en regelgeving over veiligheid van het gebruik van gegevens en (data)privacy voorop. c. Wij werken aan toekomstbestendige IT-omgeving waarin continuïteit, flexibiliteit en schaalbaarheid van de werkplek, applicaties en infrastructuur is gegarandeerd. Wet -en regelgeving rondom veiligheid en privacy zijn leidend voor de keuzes van inrichting. d.

Wij bieden een passend opleidingspakket aan voor onze werknemers, om hun digitale vaardigheden te ontwikkelen en leiderschap te ontwikkelen dat digitalisering omarmt. e. We maken zo veel mogelijk gebruik van standaarden in de markt en bestaande oplossingen. We kunnen en zullen experimenteren met nieuwe technologie, maar alleen als we het nut vooropstellen. Geen ‘technology push’, maar zinvolle waardegedreven toepassingen. Almere, De raad voornoemd,

7

Raadsbesluit De griffier,

De voorzitter,

G.J. Broer

W.H.J.M. van der Loo

8