Uitgangspunten van de digitaliseringsstrategie (25179) COLLEGEVOORSTEL

Voorstel aan Burgemeester en Wethouders Voorstel aan Burgemeester en Wethouders Datum BenW 1 juli 2025

Onderwerp

Vaststellen uitgangspunten Digitaliseringsstrategie door de raad Naam steller en afdeling M. Smit-Bakker / ICTAR Portefeuillehouder(s) C. Ahles Publiekssamenvatting Digitalisering draagt bij aan de maatschappelijke opgaven waar we voor staan, zoals stedelijke ontwikkeling, de sociale staat van de stad en duurzaamheid. Digitalisering is noodzakelijk om te zorgen dat we onze opgaven en dienstverlening (met minder geld en minder mensen en steeds meer uitdagingen) de komende jaren beter kunnen invullen door slim gebruik te maken van de mogelijkheden die informatievoorziening (IV) biedt. Om al deze uitdagingen te kunnen adresseren is in 2022 een digitaliseringsstrategie opgesteld en in oktober van dat jaar ambtelijk vastgesteld, waarna het college en de raad hierover zijn geïnformeerd. Het college stelt de raad nu in de gelegenheid om de visie en uitgangspunten van de digitaliseringsstrategie vast te stellen, naar aanleiding van de motie ‘Digitalisering met de Raad’ (24017.003) die op 15 februari 2024 is aangenomen. Daarin wordt het college opgedragen: • De digitaliseringsstrategie als raadsvoorstel aan de raad aan te bieden. • Met een bestuurlijke en geactualiseerde digitaliseringsstrategie naar de raad te komen. • Vooruitlopend daarop in samenwerking met de griffie een tweetal werksessies op te zetten die bijdragen aan de kennis en bewustzijn van de raad omtrent digitalisering.

Soort stuk Bespreekstuk (Tijdelijke) Geheimhouding / Embargo tot Niet van toepassing Bestuurlijk voortraject Maandelijkse wethoudersoverleggen in 2025. Schriftelijke afhandeling in de week van 16 juni 2025 Bestuurlijk vervolg Verzending aan de raad: Ja. Bijlagen • •

Raadsvoorstel Digitaliseringsstrategie

1

Voorstel aan Burgemeester en Wethouders Voorgesteld besluit 1. De raad voor te stellen: De visie en uitgangspunten zoals vastgelegd in de digitaliseringsstrategie vast te stellen: A. De visie dat digitalisering geen doel op zich is, maar een middel dat bijdraagt om brede maatschappelijke en wettelijke opgaven van onze stad te realiseren. B. De maatschappelijke uitgangspunten voor de digitaliseringstrategie: i. Digitalisering draagt bij aan een persoonsgerichte, proactieve en toegankelijke dienstverlening, die altijd en overal beschikbaar is. Daardoor bereiken we meer inwoners en ondernemers. ii. Onze diensten afnemen is gemakkelijk en persoonlijk. Daarbij maken we maximaal gebruik van persoonlijke gegevens die we hebben zodat een aanvraag juist en actueel is, maar altijd binnen geldende wet- en regelgeving voor privacy. iii. Inwoners en ondernemers voeren zelf regie over gegevens zoals die bij ons bekend zijn, in een persoonlijke omgeving. iv. De dienstverlenging is 'digital first', maar alternatieve kanalen (zoals menselijk contact) blijven beschikbaar en sluiten naadloos op elkaar aan. v. Wij bieden diensten aan passend bij de digitale mogelijkheden en vaardigheden van de afnemer. vi.

We faciliteren dat inwoners en ondernemers kunnen beschikken over voldoende digitale weerbaarheid, zelfredzaamheid en vaardigheden, zodat zij optimaal en veilig gebruik kunnen (blijven) maken van digitale diensten. Samen met partners zoals de bibliotheek. vii. Digitalisering draagt bij aan participatie van inwoners en ondernemers. Dit zorgt voor draagvlak en (innovatie)initiatieven uit de samenleving. viii. De digitale voorzieningen van de gemeente maken samenwerking en co-creatie van oplossingen met (maatschappelijke, publieke en private) partners mogelijk. Dit optimaliseert en vernieuwt onze dienstverlening aan de stad. C. De uitgangspunten voor de uitvoering en interne organisatie: i. Wij standaardiseren en digitaliseren processen zoveel mogelijk om efficiënter te werken of de dienstverlening te uniformeren of verbeteren. ii. Data wordt integraal onderdeel van strategie en beleid. Wij werken data-gedreven en onze data is open en deelbaar, bijvoorbeeld voor innovatie met partners. Daarbij staan wet -en regelgeving over veiligheid van het gebruik van gegevens en (data)privacy voorop. iii. Wij werken aan toekomstbestendige IT-omgeving waarin continuïteit, flexibiliteit en schaalbaarheid van de werkplek, applicaties en infrastructuur is gegarandeerd. Wet -en regelgeving rondom veiligheid en privacy zijn leidend voor de keuzes van inrichting. iv.

Wij bieden een passend opleidingspakket aan voor onze werknemers, om hun digitale vaardigheden te ontwikkelen en leiderschap te ontwikkelen dat digitalisering omarmt. v. We maken zo veel mogelijk gebruik van standaarden in de markt en bestaande oplossingen. We kunnen en zullen experimenteren met nieuwe technologie, maar alleen als we het nut vooropstellen. Geen ‘technology push’, maar zinvolle waardegedreven toepassingen. 2. Hiermee de motie ‘Digitalisering met de Raad’ (24017.003) als afgedaan te beschouwen. Inleiding en bestuurlijke context Het doel van digitalisering is hedendaagse informatietechnologieën inzetten om de gemeentelijke dienstverlening en uitvoering van gemeentelijke taken zo goed mogelijk in te richten. Vernieuwing van de informatievoorziening is nodig om de basisdienstverlening als gemeente aan de inwoners, ondernemers en de stad betrouwbaar en veilig uit te kunnen blijven voeren. Om al deze uitdagingen te kunnen adresseren is in 2022 een digitaliseringsstrategie opgesteld en in oktober van dat jaar ambtelijk vastgesteld, waarna het college en de raad hierover zijn geïnformeerd. We digitaliseren vanuit de visie dat digitalisering geen doel op zich is, maar een middel dat bijdraagt om brede maatschappelijke en wettelijke opgaven van onze stad te realiseren.

Dit wordt uitgevoerd aan de hand van de in de strategie beschreven drie strategische ambities met focusgebieden. De focusgebieden en doelen van de

2

Voorstel aan Burgemeester en Wethouders digitaliseringsstrategie zijn gebaseerd op de uitdagingen en opgaven in de stad en zijn dus ‘van buiten naar binnen’ doorvertaald. Dit betekent in de praktijk dat de strategie de inhoudelijke kaders vormen voor uitvoeringsplannen in de informatievoorziening en digitalisering van de gemeente Almere. Daarmee worden continue de IV-behoeften van alle afdelingen in kaart gebracht, geprioriteerd en alle projecten en benodigde middelen in samenhang aangestuurd. Voor inhoudelijke toelichting op de digitaliseringsstrategie, zie het raadsvoorstel. Op 14 maart 2024 is de vierde financiële kwartaalrapportage 2023 vastgesteld. Als onderdeel daarvan is aanvullend budget voor digitalisering in 2024-2026 toegekend voor “vernieuwing van digitalisering en informatievoorziening binnen de gemeentelijke organisatie”. Bij die aanvraag is ook de IV focus voor de jaren 2024-2026 uitgewerkt in een projectenlijst en mede vastgesteld. Bij het bespreken van die kwartaalrapportage, is de motie ‘Digitalisering met de Raad’ (24017.003) aangenomen. Daarin wordt o.a. gevraagd om ook de digitaliseringstrategie als raadsvoorstel aan de raad aan te bieden. In de motie wordt gesteld dat: “Digitalisering een essentieel onderdeel is van de wijze waarop de gemeente dienstverlening biedt voor de inwoner.

Om die reden verdient de digitaliseringsstrategie het besproken te worden met de raad omdat daar strategische en functionele keuzen zijn te maken, ook zijn er politieke keuzes te maken in de wijze waarop de gemeente als overheid digitalisering benadert.” Door de visie en uitgangspunten zoals vastgelegd in de digitaliseringsstrategie ter vaststelling aan te bieden aan de raad, geven we invulling aan die motie. Omdat de strategie in 2023 is geïmplementeerd en de bijbehorende besturing goed functioneert, zien we nu geen aanleiding de digitaliseringsstrategie te actualiseren. De geformuleerde visie en uitgangspunten zijn de speerpunten van onze digitaliseringsstrategie. Beoogd effect De aangenomen motie ‘Digitalisering met de Raad’ (24017.003) constateerde dat de digitaliseringsstrategie uit 2022 nooit met de raad is besproken: • Door eerst twee technische sessies met de raad te organiseren dragen we bij aan de algemene kennis en bewustzijn van de raad omtrent ICT en digitalisering in gemeenten. • Door de digitaliseringsstrategie als raadsvoorstel aan te bieden, kunnen we het gesprek voeren met de raad over de strategische en functionele keuzes die gemaakt zijn en hoe digitalisering bijdraagt aan onze opgaven in de stad en onze bedrijfsvoering. Met vaststellen van de visie en uitgangspunten van de digitaliseringsstrategie door de raad geven we invulling aan die motie.

Argumenten Door de visie en uitgangspunten van de digitaliseringsstrategie door de raad te laten vaststellen, kunnen we breder draagvlak creëren voor de keuzes die gemaakt zijn voor digitalisering in de gemeente Almere. Dit betreft de leidende onderdelen en uitgangspunten die aan de strategie ten grondslag liggen: de visie, het doel, de structuur in ambities met bijbehorende besturing. Met de twee technische sessies die daaraan voorafgaan, dragen we bij aan bredere algemene kennis met betrekking tot ICT en digitalisering in de raad en de functie van de digitaliseringsstrategie en hoe deze bijdraagt aan de opgaven in de stad en onze dienstverlening. Tegenargumenten en kanttekeningen Eerder was het college van mening dat het een ambtelijk vastgesteld stuk is en geen verdere besluitvorming nodig was. Op verzoek van de raad worden de kaders van de digitaliseringsstrategie ter vaststelling voorgelegd.

3

Voorstel aan Burgemeester en Wethouders Financiële middelen en effecten Op 14 maart 2024 is de vierde financiële kwartaalrapportage 2023 vastgesteld, inclusief vaststelling van een aanvullend budget voor digitalisering in 2024-2026. Dit voorstel heeft geen financieel effect, de uitvoering van deze digitaliseringsstrategie past binnen de bestaande begroting. Jaarlijks, bij de Programmabegroting, kijken we drie jaar vooruit of de bestaande middelen voldoende zijn. Dan actualiseren we de begroting, en indien nodig nemen we een voorstel op voor de raad ter integrale afweging. Duurzaamheidsparagraaf Digitalisering is geen doel op zich, maar een middel dat bij moet dragen aan de opgaven in de stad. Omdat duurzaamheid een belangrijk thema is, komen de afdelingen zelf met projecten die invulling geven aan ‘de Groene en Gezonde stad’ (zes duurzaamheidsthema’s en drie -transities). De digitaliseringsstrategie geeft richting aan de IV-/digitaliseringsprojecten die we met de afdelingen hebben geprioriteerd en uitvoeren, en daarmee ook bijdragen aan de duurzaamheidsagenda van Almere. Afstemming De digitaliseringsstrategie is in 2022 opgesteld door ICTAR, in samenwerking met concerndirectie en de portefeuillehouder. Aanpak / Uitvoering De voorgestelde aanpak is: 1. Het college stuurt het raadsvoorstel met de digitaliseringsstrategie naar de raad. 2.

Er worden twee technische sessies georganiseerd voor de raad, om algemene kennis van digitalisering/ICT in gemeenten te vergroten. 3. Na de technische sessies worden de visie en uitgangspunten van de digitaliseringsstrategie door de raad behandeld ter vaststelling. Communicatie Intern & Communicatie en Participatie omgeving Door middel van publiekssamenvatting. Met het jaarverslag digitalisering wordt de raad jaarlijks op de hoogte gehouden over voortgang van de digitaliseringsstrategie. Zowel de digitaliseringsstrategie als het jaarverslag zijn alleen intern gepubliceerd op het intranet, maar zijn ook extern te gebruiken als dat wenselijk is. Na vaststelling van de digitaliseringsstrategie door de raad, willen we deze ook extern gaan publiceren op almere.nl. De digitaliseringsstrategie heeft een eigen sectie genaamd ‘Digitaal Almere’ op het gemeentelijke intranet ‘Alfie’. Hier wordt over de voortgang van IV projecten gecommuniceerd, successen gedeeld en ook inhoudelijke informatie over de strategie en besturing is daar te vinden.

4

Besluit Burgemeester en Wethouders Besluit Burgemeester en Wethouders Vergaderdatum 1 juli 2025 Besluit conform 1 juli 2025

Onderwerp

Vaststellen uitgangspunten Digitaliseringsstrategie door de raad Het college besluit 1. De raad voor te stellen: De visie en uitgangspunten zoals vastgelegd in de digitaliseringsstrategie vast te stellen: A. De visie dat digitalisering geen doel op zich is, maar een middel dat bijdraagt om brede maatschappelijke en wettelijke opgaven van onze stad te realiseren. B. De maatschappelijke uitgangspunten voor de digitaliseringstrategie: i. Digitalisering draagt bij aan een persoonsgerichte, proactieve en toegankelijke dienstverlening, die altijd en overal beschikbaar is. Daardoor bereiken we meer inwoners en ondernemers. ii. Onze diensten afnemen is gemakkelijk en persoonlijk. Daarbij maken we maximaal gebruik van persoonlijke gegevens die we hebben zodat een aanvraag juist en actueel is, maar altijd binnen geldende wet- en regelgeving voor privacy. iii. Inwoners en ondernemers voeren zelf regie over gegevens zoals die bij ons bekend zijn, in een persoonlijke omgeving. iv. De dienstverlenging is 'digital first', maar alternatieve kanalen (zoals menselijk contact) blijven beschikbaar en sluiten naadloos op elkaar aan. v. Wij bieden diensten aan passend bij de digitale mogelijkheden en vaardigheden van de afnemer. vi.

We faciliteren dat inwoners en ondernemers kunnen beschikken over voldoende digitale weerbaarheid, zelfredzaamheid en vaardigheden, zodat zij optimaal en veilig gebruik kunnen (blijven) maken van digitale diensten. Samen met partners zoals de bibliotheek. vii. Digitalisering draagt bij aan participatie van inwoners en ondernemers. Dit zorgt voor draagvlak en (innovatie)initiatieven uit de samenleving. viii. De digitale voorzieningen van de gemeente maken samenwerking en co-creatie van oplossingen met (maatschappelijke, publieke en private) partners mogelijk. Dit optimaliseert en vernieuwt onze dienstverlening aan de stad. C. De uitgangspunten voor de uitvoering en interne organisatie: i. Wij standaardiseren en digitaliseren processen zoveel mogelijk om efficiënter te werken of de dienstverlening te uniformeren of verbeteren. ii. Data wordt integraal onderdeel van strategie en beleid. Wij werken data-gedreven en onze data is open en deelbaar, bijvoorbeeld voor innovatie met partners. Daarbij staan wet -en regelgeving over veiligheid van het gebruik van gegevens en (data)privacy voorop. iii. Wij werken aan toekomstbestendige IT-omgeving waarin continuïteit, flexibiliteit en schaalbaarheid van de werkplek, applicaties en infrastructuur is gegarandeerd. Wet -en regelgeving rondom veiligheid en privacy zijn leidend voor de keuzes van inrichting. iv.

Wij bieden een passend opleidingspakket aan voor onze werknemers, om hun digitale vaardigheden te ontwikkelen en leiderschap te ontwikkelen dat digitalisering omarmt. v. We maken zo veel mogelijk gebruik van standaarden in de markt en bestaande oplossingen. We kunnen en zullen experimenteren met nieuwe technologie, maar alleen als we het nut vooropstellen. Geen ‘technology push’, maar zinvolle waardegedreven toepassingen. 2. Hiermee de motie ‘Digitalisering met de Raad’ (24017.003) als afgedaan te beschouwen. Aldus vastgesteld in het college van BenW d.d. 1 juli 2025

5