Bundel

Het startmoment van deze inventarisatie is het (concept)ontwikkelingsplan. Hieronder worden de gemaakte afspraken waarlangs de gemeente en de Floriade BV werken om te komen tot een terreininrichting samengevat weergegeven. In hoofdstuk 3 van de samenwerkingsovereenkomst I1 die met de Floriade BV is afgesloten staan afspraken over de terreininrichting. Dit beslaat zowel de planvorming als de daadwerkelijke aanleg. In deze fase stelt de gemeente een (ontwerp-) verkavelingsplan, inrichtingsplan en groenplan voor het Arboretum op. Uitgangspunt hierbij is het vastgestelde masterplan Floriade.2 Het budgettaire kader voor de terreininrichting inclusief de kosten voor Voorbereiding, Toezicht op de uitvoering en plantontwikkeling is conform de bijbehorende business case. De gemeente is conform de overeenkomst verplicht om periodiek overleg te voeren met de Floriade BV over het ontwerp verkavelingsplan, het ontwerp inrichtingsplan en het ontwerp groenplan, het kwaliteitsniveau van de terreininrichting en de voortgang. Bij de opstelling van het (ontwerp) verkavelingsplan zijn de eisen van de Nederlandse Tuinbouwraad met betrekking tot tijdelijk evenementgerelateerd vastgoed leidend. Bij de keuze van straatmeubilair, materiaalgebruik en dergelijke zijn de principes van duurzaamheid en circulaire economie leidend binnen de vastgestelde financiële kaders en randvoorwaarden.

In deze fase moeten deze plannen door de gemeente worden voorzien van een gedetailleerde kostenraming. Voordat de plannen door de gemeente kunnen worden vastgesteld worden zij ter goedkeuring aan de directie van de Floriade BV ter goedkeuring voorgelegd. De goedkeuring van de Floriade BV kan alleen worden onthouden als beargumenteert kan worden in hoeverre de plannen van negatieve invloed zijn op de exploitatie-mogelijkheden van het terrein i.c. het evenement. Ook is de gemeente verantwoordelijk voor de inspraak/participatie over de inrichting van het terrein voor zover dat noodzakelijk is en de gemeente stemt dit af met de directie van de Floriade BV. Om te komen tot een (ontwerp-) verkavelingsplan, inrichtingsplan, groenplan stelt de gemeente een concept faseplan op voor de realisering van de terreininrichting en de oplevering van het terrein. Voordat de gemeente dit plan vastlegt is zij verplicht om deze plannen ter goedkeuren voor te leggen aan de directie van de Floriade BV. De Floriade BV formuleert de aanvullende eisen/wensen in de gebiedsontwikkeling die noodzakelijk zijn in relatie tot het evenement. Het faseplan wordt periodiek geactualiseerd en met de Floriade BV besproken. Op verzoek van één van beide partijen kan op onderdelen worden afgeweken van het faseringsplan.

Eventuele meerkosten als gevolg van die afwijking komen voor rekening van de veroorzaker van de afwijking, tenzij partijen anders overeenkomen. Voor de feitelijke oplevering/overdracht van de uitgeefbare kavels wordt door de gemeente een procesverbaal opgesteld. De Floriade BV toetst het procesverbaal aan de hand van het vastgestelde verkavelingsplan, inrichtingsplan en het groenplan door middel van een inspectie/schouw. De partijen voeren overleg over de benodigde ondergrondse infrastructuur ten behoeve van het evenement. De gemeenste stelt op basis hiervan een kabels- en leidingenplan op. Voordat de gemeente dit plan vaststelt, legt zij deze plannen ter goedkeuring voor aan de directie van de Floriade BV. De gemeente is verantwoordelijk voor het maken van afspraken over de nuts- en netwerkbedrijven over de aanleg van de ondergrondse infrastructuur (plannen, kosten) conform het masterplan. Eventuele meerkosten als gevolg van een afwijking komen voor rekening van de veroorzaker van de afwijking tenzij partijen anders overeenkomen. De verschillende taken en activiteiten van de totale samenwerkingsovereenkomst worden verdeeld in twee separate delen, die gezamenlijk een herijking van de vastgestelde businesscase 2015 vormen.

Op verzoek van de Floriade BV wordt afgesproken dat de midterm review ook een herijking van de business case zal plaatsvinden.3 Bij eventuele herijkingen of aanpassingen streven partijen naar afspraken met zo min mogelijk kostprijsverhogende belasting.

2. Hoe gaat de gemeente haar verplichting ten aanzien van de terreininrichting realiseren? Vanaf begin 2017 wordt gewerkt aan een gebiedsvisie4 om een beeld te schetsen bij de mogelijke invulling van het bestemmingsplan5 en de raad een gevoel te geven bij hoogte, dichtheden, landschap en verkeersstructuur; vooruitlopend op de vaststelling van het chw bestemmingsplan Almere Centrum Weerwater - Floriade. Na vaststelling van de gebiedsvisie en het bestemmingsplan wordt een aanbestedingsstrategie uitgewerkt. In het najaar van 2017 wordt besloten om voor de ontwikkeling, financiering, coördinatie, realisatie van de inrichting van het Floriade terrein toe te werken naar een Europese aanbesteding waarin één of meerdere marktpartijen worden geselecteerd.6 Hiervoor wordt in 2017 zijn documenten opgesteld die relevant zijn voor deze aanbesteding. Het gaat dan om documenten zoals: ontwerp Verkavelingsplan, Concept Ontwikkelingsplan, Concept inrichtingsplan, Groenplan, ConceptOntwikkelingsovereenkomst, Selectieleidraad en Gunningsleidraad.

2-21

Om invulling te geven aan de gemaakte afspraken in de samenwerkingsovereenkomst I worden door de toenmalige Zelfstandige programmaorganisatie Floriade zogenoemde ateliersessies georganiseerd. In deze ateliersessies wordt nadrukkelijk stilgestaan bij de inrichting van het Floriade terrein. De sessies hebben altijd met (afvaardigingen namens) de directie van de Floriade BV plaatsgevonden. Op deze manier wordt de samenhang tussen het op te stellen Expoplan en de plannen van de gemeente t.b.v. de inrichting nauw op elkaar afgestemd. De documenten, zoals het concept verkavelingsplan waarvoor de directie van de Floriade BV conform de samenwerkingsovereenkomst I haar goedkeuring moet geven zijn schriftelijk ter goedkeuring en bevestiging voorgelegd.

Welke overleggen hebben er plaatsgevonden?

1 juni 2017 - Atelier sessie Floriade Onderwerp van gesprek zijn: • Groenplan • Beplanting Weerwatereiland en Utopia • Ontwerp voedselbos • Verantwoordelijkheden voor beplanting/beheer in relatie tot de kwekers • Expo • Stand van zaken bodemonderzoek • Geluidsberekeningen a.d.h.v. modelering • Uitgangspunten parkeren in milieueffectrapportage

12 juni 2017 - Atelier sessie Floriade Onderwerp van gesprek zijn: • Groenplan • Beplantingsplan • Concept autoluw en mobiliteit

6 juli 2017 - Atelier sessie Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Te hanteren principes dwarsprofielen en verhardingen • Stand van zaken Expoplan (o.a. Horeca) • Oplossingsrichtingen geluidsproblematiek A6 • Visiedocument verduurzaming en inpassing jachthaven

17 juli 2017 - Atelier sessie Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Bomenlijst (algemeen en specifiek locatie camping Waterhout) • Documenten t.b.v. Kavelpitch • Verkavelingsplan

31 augustus 2017 - Atelier sessie Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken Expoplan • Plan van aanpak en concept ontwikkeling Campus • Plan van aanpak en concept ontwikkeling Boulevard • Nutsinfrastructuur op de kavels • Kavelpaspoort Floriade wijk • Duurzaamheidsbeleid • Mogelijke inpassing jachthaven • Regels voor het samenvoegen en opdelen van kavels

27 september 2017 - Atelier sessie Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken Expoplan en bomenplan Weerwatereiland • Plan van aanpak 1e fase Groenplan • Visieontwikkeling Utopia (vanuit directie Floriade BV) • Deeluitwerking Expoplan entreelocatie Groene Campus • Inpassing van jachthaven • Stand van zaken kabels- en leidingenplan

3-21

1 november 2017 - Atelier sessie Floriade

Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken Expoplan • Uitwerking Groene campus • Advies MVRDV concept ontwikkelingsplan

7 december 2017 - Atelier sessie Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken Expoplan • Uitwerking campus • Stand van zaken kavelpaspoorten

18 december 2017 - Atelier sessie Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken Groenplan /Arboretum

2018 11 januari 2018 - Atelier sessie Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Ramingen AIB en Sweco • Overbrugging hoogteverschil Alleezone en bestaand maaiveld • Stand van zaken handboek Groene stad en kabelpaspoorten • Uitwerking kavelpaspoorten campus en kavels Aeres groep • Stand van zaken opgetild maaiveld en metrage gebouwde voorzieningen

15 februari 2018 - Atelier sessie Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken handboek Groene Stad en kavelpaspoorten • Inrichtingsprincipes

8 maart 2018 - Atelier sessie Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Handboek kavelpaspoorten

22 maart 2018 - Atelier sessie Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Kavelpaspoorten Innovatiepaviljoen en Flevocampus • Handboek Groene stad • Studie capaciteit en mogelijke verdichting

3 April 2018 - Atelier sessie Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Campus als hoofdentree • Groenplan en opgetild maaiveld Waterhout • Profielen van de gridstraten • Resultaten van studie capaciteit en mogelijke verdichting

31 mei 2018 - Atelier sessie Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken expokaart • Plannen bebouwing centrale plein

3. Hoe werken de gemeente, de Floriade BV en de marktpartij samen aan de terreininrichting? Op 1 december 2017 is gestart met de selectiefase van de aanbesteding om te komen tot een samenwerkingspartner voor de ontwikkeling en realisatie van het Floriade terrein. De selectiefase liep tot februari 2018.7 In maart 2018 hebben de drie geïnteresseerde partijen een plan van aanpak opgesteld op basis van het concept ontwikkelingsplan.8 In mei 2018 heeft de beoordeling en gunning plaatsgevonden door het college van burgemeester en wethouders9 op basis van een beoordelingscommissie waar ook een 4-21

afvaardiging namens de Floriade BV deel van uit maakt. Nu Amvest Vastgoed BV geselecteerd is als samenwerkingspartner moet het concept ontwikkelingsplan samen met de inschrijving (die beschouwd moet worden als een visie) leiden tot een definitief ontwikkelingsplan en ontwikkelingsovereenkomst zodat er een definitieve gunning kan plaatsvinden. Om dit mogelijk te maken neemt op 19 juli 2018 de gemeenteraad het zogenoemde scope-besluit10. Met dit besluit wordt de gebiedsontwikkeling toegevoegd aan de scope van het evenement. De gesprekken met Amvest Vastgoed BV om te komen tot een definitief ontwikkelingsplan en ontwikkelingsovereenkomst (definitieve gunning) voert de toenmalige zelfstandige projectorganisatie Floriade in nauw overleg met de Floriade BV. Echter, de voorlopige gunning en het daarmee samenhangende scope-besluit wordt door de toenmalige Raad van Commissarissen als een zodanige wijziging van hun toezichthoudende functie ervaren dat zij hun functie per 1 augustus 2018 hebben neergelegd11.

Het college van burgemeester en wethouders neemt op 18 september 2018 het besluit om de concerndirectie te vragen (in samenhang met de nog te nemen besluiten over het definitief ontwikkelingsplan en de ontwikkelingsovereenkomst )op korte termijn met voorstellen te komen voor een aanpassing voor; de governancestructuur van de Floriade Bv, de zelfstandige programmaorganisatie Floriade en Amvest Vastgoed BV als contractpartij voor de gebiedsontwikkeling inclusief financiële consequenties12. Op 2 oktober 2018 biedt het college van burgemeester en wethouders het definitieve ontwikkelingsplan en de ontwikkelingsovereenkomst ter besluitvorming aan de gemeenteraad aan. Conform de gemaakte samenwerkingsovereenkomst betekent dit een aanpassing van het financieel kader en daarmee vindt er een herijking van de business case plaats. Op 19 december 2018 vindt de ondertekening van de definitieve ontwikkelingsovereenkomst plaats. Op 18 juni 2019 stemt het college van burgemeester en wethouders in met de contractsoverneming door de combinatie Weerwater CV13. Met de inwerkingtreding van de ontwikkelingsovereenkomst vindt er ook een wijziging plaats in de overlegstructuur waarin over de inrichting van het Floriade terrein/stadswijk wordt gesproken. Vanaf dat moment vindt er wekelijks een zogenoemd directie overleg Floriade plaats tussen de gemeente, Weerwater CV en Floriade BV.

Hieronder hangen werkteams die producten uitwerken en bij knelpunten opschalen naar het directie overleg Floriade. Het directie overleg Floriade schaalt indien noodzakelijk op naar de bestuurlijke regiegroep.

Welke overleggen hebben er plaatsgevonden?

2019

31 januari 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Proces (integrale planning) om te komen tot stedenbouwkundig plan/inrichtingsplan

7 februari 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stedenbouwkundig plan en Expo plan

11 februari 2019 - Bestuurlijke Regiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken vastgoed

21 februari 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stedenbouwkundig plan • Green Embassies en iStreets • Beheer en onderhoud + Parkmanagement • Buitentheater

14 maart 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stedenbouwkundig plan • Smart thermal grid • Beheer en onderhoud + Parkmanagement • Buitentheater

5-21

21 maart 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stedenbouwkundig plan (Parkeren)

28 maart 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stedenbouwkundigplan en Expo plan • autoluw, • looproutes expo versus inrichtingsplan • Buitentheater • Kas • Stand van zaken innovatie dossier • Stand van zaken uitvoering groenplan

4 april 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stedenbouwkundig plan, Expo plan • Stand van zaken geluidsmaatregelen A6 • Stand van zaken uitvoering beheer onkruid

11 april 2019 - Bestuurlijke Regiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Energievoorziening • Circulair ontwerp openbare ruimte en vastgoed

25 april 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Wijze van advies (aan gemeente) over de beoordeling van expowaardigheid door de Floriade BV • Stand van zaken vastgoedprogramma Zuidelijke Alleezone • Mobiliteit en logistiek binnen het carrée • Governance Groenaanpak • Green Embassies

1 mei 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Groenaanpak • Organisatie • Expo-kwaliteit • Beheer en stand van zaken beplanting • Stand van zaken Hotel i.r.t. smart themal grid • Expo waardig ontwerp en circulair materiaalgebruik vastgoed

8 mei 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stedenbouwkundig plan • Stand van zaken groen • stand van zaken mobiliteit • Stand van zaken geluidsmaatregelen

16 mei 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stedenbouwkundig plan (welk ambitieniveau?) • Stand van zaken groen • stand van zaken mobiliteit • Stand van zaken geluidsmaatregelen • Stand van zaken smart thermal grid • Stand van zaken inzendingen/deelnemers Floriade Expo 2022

23 mei 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn:

6-21

• Stedenbouwkundig plan • Stand van zaken groen • stand van zaken mobiliteit • Stand van zaken geluidsmaatregelen • Stand van zaken smart thermal grid • Stand van zaken gelijkstroom • Stand van zaken (internationale) deelnemers

29 mei 2019 - Bestuurlijke Regiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Integrale planning

27 juni 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Green Embassies • Alleezone • Kavelpaspoorten • Inrichtingsplan

4 juli 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Planning Kavelpaspoorten en inrichtingsplan conform het proces stedenbouwkundig plan • Green Embassies, iStreet en showcasewoningen

8 juli 2019 - Bestuurlijke Regiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Voortgang vastgoedontwikkeling evenement • Kavelpaspoorten • Parkmanagement (governance, beheer, instandhouding kwaliteit openbare ruimte/arboretum) • Vastgoedprogramma Alleezone

18 juli 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Samenvoegen kavels 80 en 97 i.r.t.t gridstraten en arboretum • Stand van zaken smart thermal grid • Stand van zaken gelijkspanning • Stand van zaken kabels- en leidingenducts • Stand van zaken nieuwe sanitatie • Integrale planning, Groenplan en Zuidkant A6 • Programma voorzieningen versus bestemmingsplan

29 augustus 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken uitvoering Groenplan • Stand van zaken Green Embassies en iStreets • Stand van zaken Alleezone, busbanen, geluid en groen

19 september 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken inzendingen Expo • Proces pressure cookers t.b.v. Stedenbouwkundig plan/Inrichtingsplan • Stand van zaken Stedenbouwkundig plan/inrichtingsplan • Stand van zaken smart thermal grid

2 oktober 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Eisen Floriade BV t.a.v. inrichting plein, evenementen (incl. bestrating)

17 oktober 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn:

7-21

• Green Embassies en showcase woningen

18 oktober 2019 - Bestuurlijke Regiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Green Embassies en showcase woningen

24 oktober 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Ontwikkelingen Stikstofverbindingen • Gelijkspanning • Stand van zaken Inrichtingsplan • straatmeubilair • speelplekken • Inpassing van de Kabelbaan • Stand van zaken vastgoedprogramma t.b.v. expo • Toren 2 • Toren 1 • Green embassies en showcase woningen • Commercieel vastgoed

30 oktober 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Ingangen en voorterreinen

7 november 2019 - Bestuurlijke Regiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Green Embassies en showcase woningen

14 november 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Green embassies en showcase woningen (incl. overige vastgoed)

21 november 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Green embassies en showcase woningen (incl. overige vastgoed) • Nationale inzendingen Expo • Dix • Toren 2 • Stand van zaken • waterfabriek • gelijkspanning • smart thermal grid • Stand van zaken stedenbouwkundig plan/inrichtingsplan • Stand van zaken groenplan • Initiatieven inschrijving Amvest / Expo

28 november 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken vastgoedprogramma t.b.v expo • Green embassies en showcase woningen • sociale woningbouw • Toren 2 • Stand van zaken problematiek stikstofverbindingen

4 december 2019 - werkgroep inrichtingplan Onderwerpen van gesprek zijn: • Akkoord Floriade BV Gebruik grastegels en herstellen gras n.a.v. eventuele schade expo

5 december 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn:

8-21

• Toren 2 • Sociale huur

11 december 2019 - werkgroep inrichtingplan Onderwerpen van gesprek zijn: • speelplekken t.b.v. expo niet langer onderdeel van inrichtingsplan. Floriade BV zal aparte opdracht verstrekken • Akkoord Floriade BV inpassing Tribune op kavel 109 en 110 indien kavel 110 niet lukt

19 december 2019 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Arboretum • Oplevering en grondhoeveelheden Alleezone • Stand van zaken vastgoed t.b.v. Expo

9 januari 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Toren 2 • Integrale planning • Smart thermal grid • Kwaliteit vastgoed

15 januari 2020 Afzonderlijk overleg tussen gemeente, Floriade BV en Weerwater CV over (te realiseren) vastgoed t.b.v. de Floriade Expo

23 januari 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Vastgoed • Stand van zaken groen • Stand van zaken problematiek stikstofverbindingen

29 januari 2020- directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken vastgoedprogramma t.b.v. Expo

6 februari 2020 - bestuurlijk overleg Toren 2 Bestuurlijk overleg tussen gemeente, Floriade BV en Weerwater CV over toren 2

26 februari 2020 - werkgroep inrichtingsplan Onderwerpen van gesprek zijn: • Floriade BV gaat n.a.v. verhardingsplan kijken hoe om te gaan met het herstel van het groen in de verdampte tegels

27 februari 2020 - gemeente en Floriade BV Onderwerpen van gesprek zijn: • Vastgoed

5 maart 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Huurovereenkomst Toren 2 Floriade BV en Weerwater CV • Stand van zaken smart thermal grid • stand van zaken parkeerwal en Dome convention center • Aanpassing gridstructuur door inpassing woonprogramma locatie Dix • Stand van zaken Dix, Green Embassies, Buitentheater

9 maart 2020 - bestuurlijk overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken vastgoed

9-21

12 maart 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken parkeerwal

19 maart 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken Green Embassies en showcase woningen • Stand van zaken Buitentheater • Stand van zaken Toren 2 • Stand van zaken Dix • Mogelijke gevolgen Covid19 voor integrale planning • Stand van zaken Parkeren

26 maart 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken Covid19 - integrale planning • Stand van zaken Groen • Stand van zaken Inrichtingsplan • Stand van zaken Vastgoed • Stand van zaken Parkeerwal

27 maart 2020 - werkgroep inrichtingsplan Onderwerpen van gesprek zijn: • Stratenplan

2 april 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken Covid19 - integrale planning • Stand van zaken Vastgoed • Stand van zaken Parkmanagement

9 april 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Smart thermal grid • Oplevering terrein 1 juli 2021 (onderdelen niet mogelijk) • Stand van zaken Covid19 - integrale planning • Stand van zaken groen • Bouwlogistiek • Stand van zaken vastgoed

15 april 2020 - werkgroep inrichtingsplan Onderwerpen van gesprek zijn: • Procedure nutsaansluitingen kavels t.b.v. Floriade

16 april 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Buitentheater • Bouwlogistiek • Parkweerwal

22 april 2020 - werkgroep inrichtingsplan Onderwerpen van gesprek zijn: • Inpassing waterspeelplek

23 april 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Verdichting en parkeerwal • Bouwlogistiek • Stand van zaken vastgoed

10-21

30 april 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Bouwlogistiek • Toren 2 • Parkeergebouw

7 mei 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Afspraken vastgoed • Stand van zaken Groen • Waterwoningen • Planning inrichtingsplan

14 mei 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Integrale planning i.r.t. bouwlogistiek • Inrittten kavels • Stedenbouwkundig Matenplan

28 mei 2020 - werkgroep inrichtingsplan Onderwerpen van gesprek zijn: • Inpassing waterspeelplek

28 mei 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Inrichting gridstraten • Nutsaansluitingen

4 juni 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Bouwlogistiek • Nutsaansluitingen • Inrichtingsplan i.r.t. bruggen • Dix • Integrale planning

17 juni 2020 - werkgroep inrichtingsplan Onderwerpen van gesprek zijn: • Aanpassing verharding hoofdroutes t.b.v Expo

18 juni 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Parkmanagement • Inritten en verhardingen • Bouwlogistiek • Nutsaansluitingen • Geluidscherm • Buitentheater • DIX

25 juni 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Bouwlogistiek • Nutsaansluitingen • Toren 2

1 juli 2020 - werkgroep inrichtingsplan Onderwerpen van gesprek zijn: • Ingangen Expo en wijziging profiel 6-meter straten

11-21

9 juli 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Nutsaansluitingen • Heipalen paviljoens expo • Dix • Toren 2 • Stand van zaken groen/ kabels en leidingen

16 juli 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken groen • Inritten en profiel bestrating • Dix • Bereikbaarheid Preview Center

20 augustus 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Nutsvoorzieningen • Heipalen paviljoens • Ontmanteling Expo (weghalen kabelbaan) • Stand van zaken groen • Entrees wijziging breedte straatprofiel • Stand van zaken parkmanagement

27 augustus 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Geluidsscherm • Stand van zaken groen • Stand van zaken parkmanagement

3 september 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Inritten Expo / inritten heistellingen na expo • Stand van zaken parkmanagement • Nutsvoorzieningen • Geluidsscherm • Buitentheater • Toren 2 • Dix • Heipalen paviljoens • Bouwlogistiek

11 september 2020- Bestuurlijke Regiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • issuelijst - benoeming bindend adviseur

17 september 2020 - directie overleg Floriade Onderwerpen van gesprek zijn: • Issuelijst • Stand van zaken groen

Vanaf dit moment gaat het overleg hoofdzakelijk over de issuelijst Weerwater CV.

4. Hoe werken de gemeente en de Floriade BV samen aan de terreininrichting n.a.v. de nieuwe governance? Op 13 december 2018 consulteert het college van burgemeester en wethouders de gemeenteraad over de voorgestelde wijzigingen ter versterking van de governance van de Floriade BV.14 Op 22 januari 2019 informeert het college van burgemeester en wethouders de gemeenteraad over hun definitieve besluit.15 Vanaf dit moment is de concerndirecteur aantrekkelijke stad en mobiliteit aangewezen als procesregisseur Floriade. De procesregisseur heeft als taak om regie te voeren op de integrale afstemming tussen het

12-21

evenement en de gebiedsontwikkeling en het stakeholdermanagement. Ook wordt de rol van de Interne Coördinatiegroep versterkt en de samenstelling wordt gewijzigd door de procesregisseur Floriade en de statutair directeur van de Floriade BV als adviseur aan het overleg te voegen. Om invulling te geven aan zijn functie wordt de procesregisseur Floriade voorzitter van het wekelijkse afstemmingsmoment tussen de gemeentelijke organisatie en de directie van de Floriade BV. In deze overleggen wordt onder andere gesproken over het Expoplan16 van de Floriade BV in relatie tot de beschikbare financiën en het terrein dat de expo organisatie per 1 juli 2021 krijgt overgedragen van Weerwater CV.

Welke overleggen hebben er plaatsgevonden? Weergegeven zijn die overleggen waarover de (tijdelijke) inrichting en daarmee verband houden de overleggen aan bod zijn gekomen.

2019 2 februari 2019 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Proeftuin in relatie tot innovatiedossier

4 maart 2019 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Proeftuin in relatie tot innovatiedossier • stand van zaken samenwerking Amvest

3 april 2019 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken samenwerking Amvest

17 april 2019 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Concept Expoplan • Concept doorontwikkling governace Floriade

21 mei 2019 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken Expoplan • Concept Voortgangsrapportage 2019-1

29 mei 2019 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • concept voortgangsrapportage 2019-1

4 september 2019 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken groen • Geactualiseerde risico-analyse • Stand van zaken problematiek stikstofverbindingen

17 september 2019 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken groen

2 oktober 2019 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken problematiek stikstofverbindingen

16 oktober 2019 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken problematiek stikstofverbindingen

5 november 2019 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: 13-21

• Herijking business case • Stand van zaken problematiek stikstofverbindingen • Stand van zaken groen • Integrale planning

12 november 2019 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken vastgoed • Gebruik secundaire grondstoffen in de openbare ruimte • Planning herrijking business case • Integrale planning

19 november 2019 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken vastgoed

27 november 2019 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Samenwerking met Weerwater CV

3 december 2019 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken vastgoed • Concept voortgangsrapportage 2019-2 • Stand van zaken voortgang Floriade Expo

10 december 2019 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Concept voortgangsrapportage 2019-2 • stand van zaken vastgoed • Stand van zaken groen • Stand van zaken problematiek stikstofverbindingen

11 december 2019 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Concept voortgangsrapportage 2019-2 • Stand van zaken vastgoed

17 december 2019 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken vastgoed • toren 2 • Parkeerbak • Green embassies • Dix • Concept Voortgangsrapportage 2019-2

2020

8 januari 2020 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • concept voortgangsrapportage 2019-2

14 januari 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken vastgoed • Stand van zaken mobiliteit

21 januari 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn:

14-21

• Stand van zaken vastgoed • Herijking business case • huur terrein • financiering vastgoed • kosten kas glastuinbouw • buitentheater

22 januari 2020 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Eerste resultaten herijkte business case • Voortgangsrapportage 2019-2

28 januari 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Integrale productsplanning • Herijking van de business case • Stand van zaken groen

4 februari 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken vastgoed • Herijking business case

5 februari 2020 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken herijking business case

25 februari 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken groen • Herijking business case

3 maart 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Integrale productplanning vastgoed

5 maart 2020 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Notitie herijking business case

10 maart 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken vastgoed

11 maart 2020 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken herijking business case • Stand van zaken vastgoed

13 maart 2020 - bestuurlijk overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken vastgoed

22 januari 2020 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken herijking business case

24 maart 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken groen

15-21

• Mogelijke gevolgen Covid19 voor planning

1 april 2020 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • concept raadsvoorstel permanent vastgoed

21 april 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Expoplankaart • Mobiliteit • Plan van aanpak slimme lichtmasten • Masterplan Groen

12 mei 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Dix • plan van aanpak tijdelijke inrichting

2 juni 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken groen

23 juni 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Dix • Concept Voortgangsrapportage 2020-1 • Doorontwikkeling organisatie en programma management

30 juni 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • integrale productplanning

7 juli 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • integrale productplanning • nutsaansluitingen

28 augustus 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • issuelijst weerwater CV • stand van zaken groen

2 september 2020 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Mogelijke effecten Covid19 Floriade Expo

8 september 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • issuelijst weerwater CV • stand van zaken groen boulevard • bouwlogistiek

15 september 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • stand van zaken groen • curator

22 september 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • issuelijst weerwater CV

16-21

• Stand van zaken mogelijke gevolgen Covid19

29 september 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Issuelijst weerwater CV • Stand van zaken Dix • Mobiliteit en parkeren • Doorontwikkeling Expo organisatie

1 oktober 2020 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken mobiliteit

6 oktober 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • issuelijst weerwater CV • Stand van zaken Dix

13 oktober 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • issuelijst weerwater CV • Stand van zaken Dix

20 oktober 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • issuelijst weerwater CV • tereinoverdacht • integrale planning • mobiliteit en parkeren

3 november 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken Horeca • Stand van zaken Dix

10 november 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • issuelijst weerwater CV • Mobiliteit en parkeren

1 december 2020 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken parkeren en vervoer

8 december 2020- directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Terreinontwikkeling Arcadis • paden en wegenstructuur • parkmanagement • kascomplex • dix • Concept Voortgangsrapportage 2020-2

15 december 2020 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Inkoopverantwoording Arcadis • Stand van zaken customer journey • Concept voortgangsrapportage 2020-2

22 december 2020 - directie overleg

17-21

Onderwerpen van gesprek zijn: • Inkoopverantwoording Arcadis • Stand van zaken mogelijke gevolgen Covid19

2021 5 januari 2021 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Concept voortgangsrapportage 2020-2

12 januari 2021 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Inkoopverantwoording Arcadis

26 januari 2021 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Inkoopverantwoording Arcadis • Stand van zaken mogelijke gevolgen Covid19 • Mogelijkheden programmering rondje weerwater / binnenstad

2 februari 2021 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Prioriteiten Expo organisatie (governance) • Planning tijdelijke terrein inrichting

2 februari 2021 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken mogelijke gevolgen Covid19 foor Expo • Stand van zaken issuelijst Weerwater CV

9 februari 2021 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • buitentheater • Mobiliteit en parkeren • Parkmanagement

16 februari 2021 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • buitentheater

9 maart 2021 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Ontwikkeling buitentheater, speelelement, voormalige jachthaven • Prijsstrategie mobiliteit en parkeren

16 maart 2021 - directie overleg Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken bijzondere attracties • stand van zaken mobiliteit en parkeren • Stand van zaken Parkmanagement

30 maart 2021 - interne coördinatiegroep Onderwerpen van gesprek zijn: • Stand van zaken parkeren en vervoer • Cultuurprogramma Expo, avondprogrammering en raakvlakken met de stad

18-21

5. Overzicht besluitvorming over business case en second opinions I. Business case ten tijde van het bidboek - 2012 II. Actualisatie business case masterplan - 2015 (inclusief second opinion PricewaterhouseCoopers17) III. Afsplitsing deel Floriade BV in eigenstandige business case - 201618 (inclusief marktuitvraag offerte Ten Boer Tenten) IV. Actualisatie business case AVA d.d. 4 december 201719 V. Herijking business case d.d. 12 december 2018 - Midterm/Definitief ontwikkelingsplan (inclusief second opinion Andersson Elffers Felix20, en second opinion Akro consult op verzoek van de Volggroep Floriade21) VI. Raadsvoorstel bestuurlijke verkenning d.d. 6 juni 2020 Van Dorenmalen/Andersson Elffers Felix22

6. Hoe is is er in de bestuurlijke verkenning gesproken over de terreininrichting? In de bestuurlijke verkenning hebben de projectcontroller Floriade en de concerncontroller van de gemeente Almere samen met adviseurs van Andersson Elffers Felix gesproken met de Floriade BV over de gevolgen van de Covid19 pandemie voor de werkzaamheden van de Floriade BV en de doorvertaling daarvan naar de business case van de Floriade BV. In deze gesprekken zijn alle (begrotings-)posten expliciet doorgenomen en geanalyseerd en geactualiseerd. De projectcontroller Floriade en de concerncontroller hebben in dit traject van de directeur van de Floriade BV de mondelinge bevestiging gekregen dat alle benodigde aanpassingen c.q. ontwikkelingen met gevolgen voor de business case in dit traject besproken zijn/aanbod zijn gekomen/aangeleverd zijn.

7. Hoe wordt de voortgang bewaakt?

Voorbereiding Algemene vergadering van Aandeelhouders Op 13 september 2016 vindt de formele oprichtingsvergadering van de Floriade BV plaats23. De gemeente is aandeelhouder van deze vennootschap. In deze vergaderingen worden jaarplannen, jaarbegrotingen, jaarrekeningen, kwartaalrapportages besproken24. Het overlegt wordt voorafgegaan door een bestuurlijk overleg waarin meer ruimte is om (individuele) onderwerpen te bespreken. De overleggen van de vertegenwoordiger namens de aandeelhouder worden voorbereidt in de interne coördinatiegroep en/of portefeuillehoudersoverleg Financiën. In de week van 28 december tot 31 december 2020 neemt de woordvoerder van wethouder Lindenbergh in een informeel telefonisch overleg met de projectmanager facilitair management van de Floriade BV kennis van het feit dat Arcadis op verzoek van de Floriade BV bezig is met een herijking van het benodigde budget voor de (tijdelijke) inrichting en dat er mogelijk extra budget noodzakelijk zou zijn. Orde van grote van het benodigde budget is niet gemeld. In het zogenoemde werkoverleg aandeelhouders vergadering van 8 januari 2021 is dit signaal besproken en geconcludeerd dat de Floriade BV eerst inzichtelijk moet maken waarover het gaat en deze analyse af te wachten. Op 14 maart 2021 ontvangt de gemeente een concept jaarrekening 2020 van de Floriade BV (versie d.d. 11 maart 2021).

In deze concept jaarrekening maakt de Floriade BV melding van het feit dat “Na balansdatum hebben zich geen gebeurtenissen voorgedaan die geen effect hebben op de jaarrekening”.

Voortgangsrapportages / risicomanagement De voortgangsrapportages25 komen tot stand op basis van input van de Floriade BV (jaarplannen, kwartaalrapportages en jaarrekeningen) en specifieke overleggen over onderdelen van de Expo. De (tijdelijke) inrichting van het Floriade terrein is als belangrijke mijlpaal opgenomen in het overzicht van de kritieke paden. Dit betekent dat er bij elke voortgangsrapportage expliciet over wordt gesproken in de afstemmingsmomenten tussen gemeente en Floriade BV. Ook de getroffen risicovoorzieningen worden jaarlijks opnieuw geïnventariseerd en opgebouwd. Hierover wordt vanuit de projectcontroller Floriade overleg gevoerd met de Floriade BV. Dit proces is in december 2020/januari 2021 gestart. Afgelopen jaren werd dit deze analyse uitgevoerd door de financieel manager van de Floriade BV. Dit jaar heeft de Floriade BV Arcadis de opdracht gegeven om de analyse uit te voeren. Hiertoe heeft Arcadis diverse gesprekken gevoerd met de verschillende managers binnen de Floriade BV. De projectcontroller Floriade hield hierover contact met de financieel manager van de Floriade BV. Op enig moment werd in deze gesprekken gemeld dat er binnen de tijdelijke inrichting van het Floriade terrein veel kosten naar voren kwamen (vanuit de kostenraming en de risico-inschattingen)d ie niet geheel binnen de begroting zouden kunnen worden opgevangen.

De orde van grote van het benodigde extra budget werd daarbij niet nader gespecificeerd.

19-21

Vergadering IC Groep Zie hoofdstuk 4

8. Overige De Floriade BV maakt voor de aanvraag van (omgevings-)vergunningen voor de Expo gebruik van Arcadis. Bijvoorbeeld in het traject van de kabelbaan. Vanaf de tweede helft van 2020 maakt de Floriade BV in de afstemmingsoverleggen met gemeente en Weerwater CV over de (tijdelijke) inrichting van het Floriade terrein ook gebruik van de (advies)diensten van Arcadis.

20-21

Bijlage Overzicht Noten

1 Samenwerkingsovereenkomst I d.d. 6 juni 2016 https://almere.notubiz.nl/document/3627107/3

2 Floriade 2022: uitvoeringsbesluit d.d. 20 augustus 2015 https://almere.notubiz.nl/document/2402258/3

3 Midterm review https://almere.notubiz.nl/document/7145455/1 4 Gebiedsvisie d.d. 22 juni 2017 https://almere.notubiz.nl/document/5485710/1

5 Chw Bestemmingsplan Almere Centrum Weerwater - Floriade d.d. 20 juli 2017 https://almere.notubiz.nl/document/ 5562393/1

6 Informeren uitkomst marktconsultatie en selectieprocedure marktprijs Floriade https://almere.notubiz.nl/document/

5917059/1/225%20Informeren%20uitkomst%20marktconsultatie%20en%20selectieprocedure%20marktpartij%20Floriade 7 Stand van zaken selectieprocedure d.d. 6 februari 2018 https://almere.notubiz.nl/document/

6186623/1/16%20Stand%20van%20zaken%20sSelectieprocedure%20%27Samenwerkingspartner%20Floriade%27 8 Concept ontwikkelingsplan Floriade d.d. 15 februari 2018 https://almere.notubiz.nl/document/6211460/1

9 Voorgenomen gunningsbesluit d.d. 17 mei 2018 https://almere.notubiz.nl/document/

6495566/1/89 %20Voorgenomen%20gunningsbesluit%20samenwerkingspartner%20Floriade 10 Scope Floriade d.d. 19 juli 2018 https://almere.notubiz.nl/document/6698444/1

11 diverse raadsbrieven

https://almere.notubiz.nl/document/6659620/1/117%20Raad%20van%20Commissarissen%20Floriade%20Almere%202022%20BV https://almere.notubiz.nl/document/6681578/1/121%20Raad%20van%20Commissarissen%20Floriade%20Almere%202022%20BV https://almere.notubiz.nl/document/ 6693308/1/124%20Transitieperiode%20Raad%20van%20commissarissen%20Floriade%20Almere%202022%20BV https://almere.notubiz.nl/document/6700831/1/141%20Benoeming%20interim- Raad%20van%20Commissarissen%20Floriade%20Almere%202022%20BV https://almere.notubiz.nl/document/ 6906879/1/167%20Toezegging%20in%20raadsdebat%20d d %2019%20juli%202018%20notulen%20RvC%20Floriade https://almere.notubiz.nl/document/ 6930191/1/175%20Reactie%20RvC%20Floriade%20Almere%202022%20BV%20inzake%20openbaarmaking%20notulen 12 Stand van zaken governance Floriade d.d. 18 september 2018 https://almere.notubiz.nl/document/

6875356/2/11a CV governance floriade 13 Contractsoverneming ontwikkelingsovereenkomst Floriade d.d. 18 juni 2019 https://almere.notubiz.nl/document/

7733967/1/118%20Contractsoverneming%20ontwikkelingsovereenkomst%20Floriade%20door%20Amvest- Dura%20Vermeer%20groep 14 Consultatie m.b.t. governance Floriade d.d. 13 december 2018 https://almere.notubiz.nl/document/7117596/1

15 Besluit versterking governance Floriade Almere 2022 BV d.d. 22 januari 2019 https://almere.notubiz.nl/document/7117596/1

16 Expo plan Floriade BV d.d. 18 juni 2019 https://almere.notubiz.nl/document/

7734004/1/120%20Aanbieding%20Expo%20plan%20Floriade%20Almere%202022 17 Second opinion PWC https://almere.notubiz.nl/document/2218161/3

18 https://almere.notubiz/document/3627106/3

19 https://almere.notubiz/document/6236057/1/11j BL AVA Floriade actualisatie businesscase 20 https://almere.notubiz.nl/document/6934625/1/176%20%20Second%20opinion%20businesscase%20Floriade%202022

21 https://almere.notubiz.nl/document/

7028020/1/194%20Toezeggingen%20Definitief%20Ontwikkelingsplan%20en%20Ontwikkelingsovereenkomst%20Floriade%208%20 november%202018 22 Resultaat bestuurl jke verkenning d.d. 6 juni 2018 https://almere.notubiz.nl/document/8912194/2

23 AVA d.d. 13 september 2019 https://almere.notubiz.nl/document/4023376/2/16a CV Ava Floriade Almere 2022 BV 24 https://almere.notubiz.nl/document/4023376/2/16a CV Ava Floriade Almere 2022 BV

25 https://almere.notubiz.nl/document/5734636/1/2 Voortgangsrapportage Floriade 2017 - 1 VOORTGANGSRAPPORTAGE https://almere.notubiz.nl/document/6182695/1 https://almere.notubiz.nl/document/8206024/1 https://almere.notubiz.nl/document/7259206/1 https://almere2019.bestuursrapportage.nl/ https://almere201902.bestuursrapportage.nl/ https://almere202002.2ebestuursrapportage.nl/

21-21

Memo

Voor: Van: Directie Floriade Almere 2022 B.V. Datum: 31-5-2021 Onderwerp: Memo analyse businesscase FBV Bijlagen: 1. Uitkomsten analyse budgetoverschrijding buca 2. Nadere toelichting mutaties buca 3. Aanvraag Floriade BV in scenario’s

Toelichting Als onderdeel van de taskforce budget overschrijding aanpak is de business case (BC) van Floriade BV opnieuw gevalideerd en daar komen, zoals ook op 5 april 2021 gecommuniceerd, enkele te verwachten overschrijdingen uit v.w.b. de exploitatie en voorbereidingskosten (€ 5,1 mln.). Voor een nadere toelichting op de uitkomsten van de analyse van de budgetoverschrijding businesscase, zie bijlage 1. Voorlopig levert de validatie van de BC per 30 mei 2021 grofweg de volgende bedragen op.

Mutaties Totaal van kostenmutaties bedraagt € 20,5 mln. (exclusief kosten ad. € 3,5 mln. die naar de mening van FBV des Gemeente zijn). Deze € 20,5 mln. zijn als volgt opgebouwd:

Totalen per onderwerp Mutatie in € Aanvraag extra financiering 20.04 € 6,7 mln. + Voorziening Arcadis in risico reservering € 1,1 mln. + Totaal Gecorrigeerde aanvraag € 7,8 mln. =

Extra kosten na 20.04 (tijdelijke voorzieningen) € 0,9 mln. + Meerkosten tijdelijke voorzieningen dd. 31.05 € 8,7 mln. =

Budgetoverschrijding exploitatie € 3,6 mln. +

Totaal aanvraag extra financiering 31.05 € 12,3 mln. = naar risico reservering € 7,8 mln. +

Totaal € 20, 1 mln. =

Kunst en cultuur bijdrage gemeente Almere € 0,4 mln. + Totaal te verwachten overschrijding € 20,5 mln. =

Voor een andere toelichting op de mutaties in de businesscase, zie bijlage 2.

Hiervan bedraagt naar de laatste inzichten de meerkosten voor tijdelijke voorzieningen € 8,7 mln. (inclusief besparingen ad € 4,5 mln.). De andere kosten die boven het BC-budget komen, bedragen bij deze herwaardering van de BC € 11,8 mln, namelijk € 8,7 mln. + € 11,8 mln. is € 20,5 mln. Van de € 20,5 mln. betreft € 12,3 mln. een te verwachten budgetoverschrijding op het totale BC-budget, € 7,8 mln. als bedrag dat ten laste gebracht zou kunnen worden van de risicoreserve en nog een post van € 0,4 mln. onvoorzien/ten laste van derden.

Floriade Expo 2022 Bezoekadres: Archerpad 8, 1324 ZZ Almere | Postadres: Postbus 98, 1300 AB Almere KvK 66491215 | contact@floriade.com | floriade.com | T: +31(0)36 82 00 303

Hoewel het bedrag dat gevraagd wordt als extra financiering ad € 12,3 mln. hoger is dan het bedrag van € 6,7 mln. dat op 20 april werd aangegeven, is in dit bedrag nu inbegrepen de financiering van een aantal kostenposten in de tijdelijke voorzieningen, de voorbereiding en de exploitatie, die al eerder ter sprake zijn gekomen, maar niet opgenomen waren.

Uitkomsten analyse budgetoverschrijdingen Afgelopen periode is een analyse uitgevoerd door de Taskforce ‘kostenoverschrijding tijdelijke voorzieningen’ waarbij in eerste instantie de nadruk lag op het nader onderbouwen van de raming van de tijdelijke voorziening en het initiëren van besparingsmogelijkheden. Daarnaast zijn de andere posten uit de business case geanalyseerd.

In dit document zijn de resultaten van deze analyse opgenomen.

Tijdelijke inrichting

1. In de business case was voor de Tijdelijke inrichting €7,2 mln opgenomen als onderdeel van Park Ontwikkeling (totaal budget €12,8 mln). 2. De kostenraming van Arcadis was eind maart €21,9 mln, zo’n €14,6 mln hoger dan begroot. 3. Obv de door Arcadis uitgevoerde SSK-raming, een aantal nagekomen posten en een aantal posten die onderdeel zijn van de begroting van de Tijdelijke inrichting van de Floriade Expo organisatie, maar geen onderdeel van de Arcadis-raming bedraagt de geschatte kosten voor de Tijdelijke inrichting €23,4 mln. 4. Hiervan is €3,5 mln. heeft betrekking op de Gemeente waarvan €3,1 mln. aan posten die niet in de herijking 2020 waren opgenomen en waarover we met de Gemeente Almere of met Weerwater CV/OCAD een vorm van discussie hebben. Deze discussie moet in het kader van de keuzes die gemaakt worden inzake de ‘budgetoverschrijding tijdelijke voorzieningen’ opgelost worden door de partijen. 5. Vervolgens zijn besparingen geformuleerd, in eerste instantie op basis van een ‘zero-based’ variant waarna zaken zijn toegevoegd, waardoor er niet of nauwelijks sprake is van een afname van het bezoekersaantal, geen andere kosten in de exploitatie ontstaan die de besparingen teniet zouden doen, dan wel die het imago van Floriade Expo 2022 op een te ernstige manier zouden schaden. Dit heeft geresulteerd in een ’gewenste’ variant waarbij €4,0 mln bespaard kan worden. 6.

Per saldo bedragen de kosten van de tijdelijke inrichting hiermee €15,9 mln, €8,7 mln hoger dan het initiële budget. 7. De tijdelijke inrichting is onderdeel van Park Ontwikkeling:

Budget Park Ontwikkeling (in mln) Buca Mutatie Buca oud Zomer 21 Tijdelijke Inrichting 7,2 8,7 15,9 Overige vastgoed (Toren2, Themapaviljoens ed) 2,2 0,5 2,7 DiX 3,0 - 3,0 Totaal budget Park Ontwikkeling 12,4 9,2 21,6

Totale business case

1. Naast de Tijdelijke inrichting is een analyse uitgevoerd op de andere onderdelen van een business case. Voor een aantal onderdelen is deze analyse nog niet afgerond. 2. De in januari vastgestelde business case is hierbij als uitgangspunt genomen. In de onderstaande tabel aangegeven als totaal kader Jan-21. 3. Een aantal posten zijn in huidige business case anders gerubriceerd, dan wel onder een ander project danwel andere opbrengstenpost. Uiteraard heeft dit geen resultaat-effect (zie kolom ‘Totaal Herrubric.’ en heeft dit geleid tot een nieuw kader (kolom ‘Totaal aangepast Kader’).

4. Budgetwijzigingen voortgekomen uit de analyse zijn opgenomen in de kolom ‘mutaties’. Deze worden later nader toegelicht. 5. Vanuit de Gemeente is aangegeven dat een deel van het aanvullende, benodigde middelen voor het kunst & cultuur programma gefinancierd kan worden vanuit ‘het Rondje Weerwater’ en ‘180 dagen bruisende binnenstad’, dit is opgenomen onder de kolom ‘Bijdrage Gemeente’ 6. In de kolom ‘Risico reserve’ zijn de posten opgenomen die mogelijk via de risicoreserve van de Gemeente kunnen lopen. Nadere afstemming met de controllers van de Gemeente moet nog plaatsvinden. 7. De totale impact van de voorgestelde wijzigingen bedraagt hiermee €12,3 mln (kolom ‘Totaal mutaties’, waarmee het resultaat binnen de Floriade Expo organisatie uitkomt op €20,7 mln negatief. Floria de Expo 2022 - BuCa 2016-2023 Tot aal Tot aal Tot aal Mut at ies Bijdrage Risico Tot aal Herijking Kader Her- aangepast Gemeent e reserve mut at ies Buca x €1.000,= Project (jan-21) rubric.

Kader Zomer21 Kost en Floriade project organisat ie 25.375 55 25.430 1.737 500- 1.237 26.668 Deelnemers 12.365 15 12.380 181 100- 81 12.461 Kunst , Cult uur & Evenement en 2.057 15- 2.042 3.708 300- 2.000- 1.408 3.450 Park ont w ikkeling 12.692 242- 12.449 9.199 9.199 21.648 Commercie 567 - 567 0- 0- 567 Commerciele Zaken 10.493 5- 10.487 475 475- 0- 10.487 Exploit at ie 10.585 243 10.828 4.422 4.432- 9- 10.818 Financieringslast en 1.559 - 1.559 715 715 2.274 Onvoorzien 3.373 - 3.373 383- 383- 2.990 Tot aal kost en 79.065 50 79.115 20.054 300- 7.507- 12.247 91.362 Opbrengst en Kaart verkoop 41.937 160- 41.777 330- 330 0 41.777 Exploit at ie derden 4.155 - 4.155 - - 4.155 Sponsoring 10.561 119 10.680 - - 10.680 Bijdrage Provincie 3.450 - 3.450 - - 3.450 Bijdrage Rijk 10.000 - 10.000 0 0 10.000 Overige opbrengst en 157 91 248 8- 8- 241 Tot aal Opbrengst en 70.260 50 70.310 337- - 330 7- 70.303 Indexering 405 - 405 68- 68- 337 Result aat 8.400- 0- 8.400- 20.460- 300 7.837 12.323- 20.723-

Nadere toelichting mutaties

1. Floriade Projectorganisatie + €1,7 mln. a. De ‘kantoorkosten’ nemen met + €0,2 mln toe. Dit betreft oa hogere accountants-, verzekerings- en automatiseringskosten. Op de laatste post vindt nog nader onderzoek plaats (landschap, cyber, infra park) b. In de initiële business case (SOK) is een efficiency taakstelling opgenomen van + €1,0 mln., het wordt niet realistisch geacht dat deze taakstelling ingevuld kan worden. c. Ten slotte is een €0,5 mln (2,5% van de personeelskosten) opgenomen voor menskracht om de Floriade in april 2022 te openen. Deze is te relateren aan de risicoreserve. 2. Deelnemers + €0,2 mln; a. De hogere kosten hebben betrekking op het ‘attractiebudget’ en ‘SDG-programma’. De laatste betreft een Provincie-project, is een on-top project, en wordt gedekt vanuit de risicoreservering.

b. Met name bij de deelprojecten van Deelnemerservices is er nog onzekerheid. Voor een aantal projecten moeten nog PvA’s opgesteld worden of is de financiële impact nog lastig in te schatten. 3. Kunst, Cultuur & Programmering + €3,7 mln a. Hiervan heeft €0,5 mln betrekking op het realiseren van het basisprogramma waarvan €0,2 mln uit de post ‘Onvoorzien’ gefinancierd wordt. b. Het restant heeft betrekking op het aanvullende cultuurprogramma zoals reeds met de Gemeente besproken is. Het voorstel is om dit deels via de risicoreservering te laten lopen. 4. Park Ontwikkeling + €9,2 mln a. De extra middelen voor de Tijdelijke Inrichting bedragen €8,7 mln b. De inrichtingskosten van Toren 2 zijn ca €0,3 mln hoger dan begroot, het betreft voornamelijk de Bovenste verdieping en de begane grond welke casco worden opgeleverd. c. Het Circulair Paviljoen is een ‘Provinvie’-project en wordt gedekt vanuit de ‘Bijdrage Derden’ (onvoorzien). 5. Commerciële zaken + €0,5 mln a. Dit betreft het BtB programma, de business case is begin dit jaar opgesteld. Een deel van de kosten, voornamelijk personeel, was nog onvoldoende meegenomen in de integrale business case. Voorstel is om deze via risicoreservering (tegenvallende bezoekers) te laten lopen. 6. Exploitatie + €4,4 mln a.

Groenonderhoud + €1,2 mln, waarvan €1,1 mln betrekking heeft op de beregeningsinstallatie welke nog niet was opgenomen in de budgetten van de Floriade Expo organisatie en de Gemeente. Voorstel om deze via de risicoreservering te laten lopen. b. Veiligheid +€0.7 mln; betreft het hekwerk welke nog niet in de begroting van de Floriade Expo Organisatie en Gemeente was opgenomen. Verder zijn de kosten van het projectmanagement hoger oa omdat in tegenstelling tot de initiële plannen de Floriade Expo Organisatie het veiligheidsplan heeft opgesteld ipv de Gemeente. Voorstel om deze via de risicoreservering te laten lopen. c. Vervoer +€2,5 mln; dit betreft het bus- en bootvervoer zoals opgenomen in het mobiliteitsplan. Voorstel om deze via de risicoreservering te laten lopen. d. Voor de onderwerpen ticketing en hospitality-bezetting vindt nader onderzoek plaats. Met name over de invulling van de hospitality-bezetting is nog veel onduidelijk. 7. Kaartverkoop – €0,3 mln; Als gevolg van COVID is het Preview Centre zowel in 2020 en 2021 later open gegaan dan gepland en is de capaciteit beperkt. Voorstel is om deze via risicoreservering (tegenvallende bezoekers) te laten lopen. 8. Financieringslasten +€ 0,7 mln; obv bovenstaande mutatie is de financieringsbehoefte groter waarmee ook de lasten hiervan stijgen.

Floriade 2022 - Budgetvarianten Tijdelijke Inrichting A B Z A-B-Z Z-C C A-B-C Onderdeel/NTRS eis Herijking 2020 Arcadis SSK Samenst.- * Zero-base Zero-base 0-Base vs Besparing Gewenst Aanpass. Gewenst budget kostenraming verschil Gemeente besparing budget gewenst gewenst budget (nw) 1. Public Design € 250.000 € 746.476 € 281.406 € 215.070 € 323.356 € 208.051 € 123.356 € 200.000 € 331.406 € 98.481 € 429.887

2. Straatmeubilair / Spelen € 270.000 € 98.878 € - € - € 32.212 € 66.666 € - € 32.212 € 66.666 € 213.790 € 280.456

3. Hekwerken, vlaggen etc € 750.000 € 411.774 € - € - € 205.887 € 205.887 € 205.887 € - € 411.774 € -319.132 € 92.642

4. Tentoonstellingsruimte € 700.000 € 1.273.628 € 573.628 € - € 1.052.807 € 220.821 € 200.000 € 852.807 € 420.821 € -200.000 € 220.821

5. Theater € 100.000 € 55.784 € - € - € - € 55.784 € - € - € 55.784 € - € 55.784

6. Congressen en vergaderingen € 600.000 € 647.472 € - € - € - € 647.472 € - € - € 647.472 € - € 647.472

7. Entreegebouwen, Toiletten, Kiosken € 1.750.000 € 1.705.783 € - € - € 250.098 € 1.455.685 € 88.364 € 161.734 € 1.544.049 € - € 1.544.049

8. Horeca-Gebouwen, Tuincentrum € 225.000 € 1.883.447 € 1.583.590 € - € 395.898 € 1.487.550 € 211.898 € 184.000 € 1.699.447 € 389.932 € 2.089.379

9. Nutsvoorzieningen € - € 481.733 € - € 481.733 € - € - € - € - € - € - € -

10. Terreininrichting € - € 4.030.878 € 3.941.809 € 89.069 € 1.340.159 € 2.601.650 € 247.620 € 1.092.539 € 2.849.270 € 507.522 € 3.356.792

11. Bouwplaatsmanagement/ Bouwlogistiek € 200.000 € 4.140.098 € 2.819.649 € 1.077.922 € 671.845 € 2.390.331 € 279.193 € 392.652 € 2.669.524 € - € 2.669.524

12. Technisch beheer & onderhoud € 500.000 € 1.660.025 € 642.612 € - € 274.550 € 1.385.475 € 96.392 € 178.158 € 1.481.867 € - € 1.481.867

13. Ontmanteling € 1.050.000 € 2.307.677 € - € 1.257.677 € - € 1.050.000 € - € - € 1.050.000 € - € 1.050.000

Taakstelling m.b.t. kwaliteit, urendiscipline, tarieven€en/of benutten - derde € partijen (nader - te € checken)- € - € 1.000.000 € -1.000.000 € - € 1.000.000 € -1.000.000 € - € -1.000.000

15. Diverse Begeleiding € 412.500 € 2.523.881 € 2.111.381 € - € 989.722 € 1.534.159 € 611.386 € 378.335 € 2.145.546 € 170.500 € 2.316.046

16. Overig € 417.506 € 783.897 € 356.317 € 427.580 € - € 356.317 € - € - € 356.317 € -356.317 € - Realiseren infiltratievoorzieningen tijdelijke huisvesting € - € 356.317 € 356.317 € - € - € 356.317 € - € - € 356.317 € -356.317 € - Beregenings en bevloeiingssysteem Groenbudget € 427.580 € - € 427.580 € - € - € - € - € - Totaal € 7.225.006 € 22.751.432 € 12.310.392 € 3.549.051 € 6.536.534 € 12.665.847 € 2.064.096 € 4.472.438 € 14.729.942 € 504.776 € 15.234.718 Aanvullend: uren Arcadis Deelnemers € 58.532 Aanpassing Arcadis 30/3 naar Arcadis 21/4 € 892.107 Gerapporteerd d.d. 30 maart aan Gemeente € 21.800.792 Nutsvoorzieningen OCAD € 900.000

Kosten Tijdelijke Inrichting, niet in SSK (deels in Herijking) € 700.000 € -307.000 € 393.000 Huur Aeres & Woody's, niet in SSK maar wel in Herijking € 360.000 Buitenparkeerterrein (onder 11.) tbv medewerkers FBV en bouw € 751.290 zie 1) in Toelichting

1/1 28-5-2021

Notitie aanvraag extra middelen tijdelijke inrichting Floriade Almere 2022 BV

Versie 8 juni 2021

Inhoudsopgave

LEESWIJZER ................................................................................................................................................. 4 SAMENVATTING ........................................................................................................................................... 5 INLEIDING .....................................................................................................................................................5 FINANCIËLE CONSEQUENTIES ..........................................................................................................................5 VERSOBERING ...............................................................................................................................................6 € 0-VARIANT EN GECONTROLEERDE AFBOUW ..................................................................................................6 1 FLORIADE PARK .................................................................................................................................

8 1.1 ALGEMEEN............................................................................................................................................8 1.2 TIJDELIJKE INRICHTING.............................................................................................................................8 1.3 INRICHTINGSKOSTEN FLORES ..................................................................................................................13 2 OVERIGE BUDGETTEN ..................................................................................................................... 14 2.1 PROJECTORGANISATIE ...........................................................................................................................14 2.2 DEELNEMERS .......................................................................................................................................14 2.3 EVENEMENTEN ....................................................................................................................................14 2.4 EXPLOITATIE ........................................................................................................................................16 2.4.1 BUSVERVOER.......................................................................................................................................16 2.4.2