Bundel

5

de ontwikkel strategie zoals geformuleerd in het Bidbook. De nieuwe RvC heeft in die periode ook positief geadviseerd over de ontwikkelingsovereenkomst en de aanpassing van de governance. In december 2018 is de Ontwikkelingsovereenkomst getekend. In 2019 is via het jaarplan 2019 de ontwikkeling van Floriade Park, waaronder de tijdelijke voorzieningen, als project geïntroduceerd bij de RvC en de Aandeelhouder. De post voor tijdelijke voorzieningen bleef gelijk op € 5,4 mln. en als onderdeel van het totaal is het budget van Met opmerkingen [YS|F3]: 1 € 5,4 mln. Post tijdelijke Floriade Park uitgebreid naar € 7,9 mln. Het ging voornamelijk om budgetten om vanuit de Floriade voorzieningen als onderdeel van Floriade Park organisatie het ontwikkelen van permanent vastgoed en de tijdelijke inrichting door Weerwater CV te ontwikkeling, project met begroting € 7,9 mln. begeleiden, te toetsen op expowaardigheid en waar nodig van input te voorzien. Het ging hierbij om o.a. de Green Embassies, D-iX maar ook Toren 1 en 2, het woonzorggebouw en permanent vastgoed in de alleezone, zoals de bioscoop. Daarnaast om de aanleg van het terrein (grid, bruggen en andere kunstwerken). Daarnaast om vanuit het Team zelfstandig met the mapaviljoens invulling te geven aan de Groene Stad van de Toekomst.

In de tweede helft van 2018 heeft een wisseling van de directie van de Floriade Expo organisatie plaats gevonden. In het vierde kwartaal van 2018 is de programma directeur ZPO (4) van gemeente Almere ook als statutair directeur bij de Floriade Expo organisatie actief geweest.

5. Planvorming permanent vastgoed, daarop gebaseerde uitgangspunten en een eerste aanpassing van de uitgangspunten tijdelijke voorzieningen (2019)

Na ondertekening van de ontwikkelingsovereenkomst eind 2018, begint in januari 2019 een nieuwe statutair directeur bij de Floriade Expo organisatie (5). De programma directeur ZPO (4) treedt terug als statutair directeur en laat de statutaire bevoegdheid achter bij de nieuwe directeur. In de governance structuur is de directie van Floriade Almere 2022 B.V. per januari 2019 gewijzigd naar een eenhoofdige directie. Op basis van de Ontwikkelingsovereenkomst heeft de Gemeenteraad op 27 augustus 2019 ingestemd met SOK II, waarin de Ontwikkelingsovereenkomst als integraal onderdeel en kader is opgenomen.

Het jaar 2019 staat in het teken van planvorming voor de ontwikkeling van het Floriade -terrein, de woonwijk Hortus en de ontwikkeling en uitwerking van uitgangspunten van inzet en gebruik van permanent vastgoed met een definitieve functie in woonwijk Hortus ten behoeve van tijdelijke voorzieningen voor Floriade Expo 2022. Het team ‘Floriade Park’ heeft rekening gehouden met huurkosten en kosten voor ontwikkeling en gebruik van elementen (zie (6) voor quote 1 uit herijking business case 2020 - 2023). In december 2019 heeft de Floriade Expo organisatie aangegeven extra capaciteit (+ € 0.7 mln. in projectorganisatie) in te zetten ten behoeve van de ontwikkeling van permanent vastgoed en extra kosten te zullen moeten maken ten behoeve van de tijdelijke inrichting (+ € 0,4 mln.), omdat met de volgende onderdelen geen rekening is gehouden in de initiële begroting (zie (7) voor quote 2 uit herijking business case 2020 – 2023). In deze periode is de eerste aanpassing van de uitgangspunten tijdelijke voorzieningen doorgevoerd in de herijking van de business case 2020 - 2023. De post tijdelijke voorzieningen komt daarmee op € 5,5 mln. als onderdeel van de totale post voor Floriade Park € 7,9 mln. + € 1,1 mln. project organisatie. Met opmerkingen [YS|F4]: 2 € 5,5 mln. post tijdelijke voorzieningen als onderdeel van Floriade Park € 7,9 mln.

+ In het najaar van 2019 geeft de manager deelnemers & exploitatie (2) aan bij statutair directeur (5) dat hij € 1,1 mln. project organisatie van mening is dat niet de juiste prioriteiten worden gesteld ten aanzien van de tijdelijke voorzieningen.

6. COVID-19 pandemie en bestuurlijke verkenning (maart – juni 2020)

In maart 2020 bereikt de COVID-19 pandemie Nederland en medio maart wordt een eerste ‘intelligente’ lockdown afgekondigd. Op het moment van ingang van de lockdown valt ook statutaire directeur (5) uit van maart 2020 – september 2020. Een nieuwe en in eerste instantie waarnemend statutaire directeur (8)

6

wordt vanaf april 2020 benoemd en de statutaire directie wordt naar aanleiding van het advies van een bestuurlijke verkenner weer uitgebreid naar een tweehoofdige directie.

Om de impact van de COVID-19 pandemie op de uitgangspunten van Floriade Expo 2022 te toetsen, worden drie scenario’s ontwikkeld in een bestuurlijke verkenning. In juni 2020 kiest een twee derde meerderheid van de gemeenteraad, 31 van de 45 zetels in de gemeenteraad van Almere, (met het Raadsvoorstel Bestuurlijke verkenning Floriade 2022) voor het scenario “ .. door te gaan met de Floriade en vast te houden aan de startdatum van 14 april 2022”. Bij dit besluit zit een opdracht om “de financiële consequenties van het besluit “doorgaan” mee te nemen in de uitwerking van de Programmabegroting 2021. Het gaat hierbij om: a. De verwerking van een aanvullend budget ad € 2,9 miljoen voor de versterking van de Floriade Almere 2022 BV door de Voorziening Lening Floriade BV te verhogen met dit bedrag. b. De verwerking van de benodigde dotatie ad € 13,4 miljoen in de geactualiseerde risicoreservering.” Met opmerkingen [YS|F5]: Voor specifiek de tijdelijke inrichting is er geen voorziening opgenomen in de Ontwikkeling Floriade Park en post tijdelijke voorzieningen risicoreservering. Aangepaste jaarbegroting 2020 bij besluit bestuurlijke verkenning Wat wel het project Floriade Park raakt, is de reservering - Floriade Park: mede door de realisatie van het Previewcenter is vervroegd geïnvesteerd in voor Toren 2 (0,8mln).

Veder is er vanuit de gemeente voor bouwvergunningen (0,4 mln) en beheerbudget (0,4 mln) een aantal themapaviljoens. Daarnaast worden in 2020 ontwikkelingskosten gemaakt voor opgenomen. Tot slot de post Onvoorzien (1,1 mln). de realisatie van Dutch Innovation Experience. Verder wordt veel expertise ingezet in de afstemming van enerzijds wensen vanuit de gebiedsontwikkeling en anderzijds het borgen van de kwaliteit voor het evenement.

Herijking business case na besluit bestuurlijke verkenning In de herijking van de business case na het resultaat en de besluitvorming van de bestuurlijke verkenning is een tegenvaller verwerkt in de post Floriade Park. - Floriade Park: Exploitatie Toren 2 en niet doorgaan ontwikkeling Green Embassies (+ € 1,250 mln.)

De Manager Floriade Park (3) heeft enkele malen expliciet geadviseerd om te stoppen met de ontwikkeling van toren 2. De statutair directeur (5) van Floriade Almere 2022 B.V. heeft dit advies niet overgenomen.

De post tijdelijke voorzieningen is gelijk gebleven. Met opmerkingen [YS|F6]: 3 € 5,5 mln. Post Tijdelijke voorzieningen als onderdeel van Floriade Park € 9,15 mln. 7. Conclusie permanent vastgoed en uitwerking tijdelijke voorzieningen ( juni – december 2020) + € 1,1 mln. projectorganisatie

In de tweede helft van 2020 bereiken de gesprekken over permanent vastgoed op opeenvolgende momenten conclusies. Uiteindelijk wordt duidelijk dat het permanent vastgoed dat beschikbaar is tijdens Floriade Expo 2022 bestaat uit de AERES Hogeschool, Food Forum, Toren 2 en de begane grond van het woonzorggebouw. Voor deze gebouwen worden in die periode huurcontracten afgesloten door de tweede statutair directeur (8) en de manager Floriade Park (3). De Manager Floriade Park (3) heeft tbv gebruik Aeres Hogeschool het contract ondertekening gereed gemaakt. Dit geldt ook voor Toren 2. Voor het woonzorggebouw zijn schriftelijke afspraken gemaakt voor het gebruik 'om niet'. Inzake Food Forum heeft de Manager Floriade Park (3) geen afspraken gemaakt. De conclusie in het vastgoeddossier (permanent vastgoed dat voor Floriade Expo 2022 wordt gerealiseerd) creëert een duidelijk vertrekpunt voor de uitwerking van de tijdelijke voorzieningen. In de periode juni – juli 2020 wordt door statutair directeur (8) een intensief traject gestart met te am Floriade Park om voor alle projecten inclusief tijdelijke voorzieningen de projectplannen, mijlpalen, planningen, budgetten te actualiseren.

7

In de periode augustus – september 2020 worden voor de tijdelijke voorzieningen 10 werkpakketten opgesteld. Deze werkpakketten vormen de basis voor de start van gesprekken met Arcadis voor het opstellen door Arcadis van een offerte voor hun ureninzet tbv Floriade Expo 2022. In de periode augustus 2020 – december 2020 besluiten de leden van het team Floriade Park gefaseerd de organisatie te verlaten en wordt de portefeuille Floriade Park weer terug overgedragen aan de manager deelnemers & exploitatie (2). In die periode worden enkele dossiers met inzet van Arcadis opgepakt. In september 2020 levert de manager deelnemers & exploitatie (2) de projectstructuur aan Arcadis aan voor Floriade Park. Om vanuit een risico optiek een mitigerende maatregel te nemen, wordt na het vertrek van team Floriade Park in november 2020 door statutair directeur (8) met de manager deelnemers & exploitatie (2) gesproken over de inzet van Arcadis bij de ontwikkeling van Floriade Park, inclusief de tijdelijke voorzieningen. De inzet van Arcadis lijkt logisch vanwege directe inzetbaarheid en kennis van de materie met dezelfde mensen die ook oa bij Floriade Venlo 2012 in deze portefeuille actief betrokken zijn geweest. Voor de opdracht aan Arcadis voor ondersteuning van het Floriade team met betrekking tot nutsaansluitingen, zijn drie mogelijkheden vastgesteld: 1. Swift, 2.

MantelOVK / RaamOVK gemeente Almere, 3. Vrijstelling aanbesteding. De mogelijkheden in de mantelOKV / RaamOVK lijken beperkt en daarom starten de voorbereidingen voor een uitzonderingsaanvraag. In het directie overleg heeft de statutair directeur (8) met procesregisseur en ambtelijk opdrachtgever (15) en projectcontroller Floriade (17) gesproken over de mogelijkheid een beroep te doen op een uitzondering van het aanbestedingsbeleid vanwege de urgentie en de kritische dossiers. De mogelijkheid van afwijken op het aanbestedingsbeleid was er al. Dit kon namelijk al gemotiveerd en met advies van de Controller Floriade (gemeente) worden voorgelegd aan het Directie Overleg Floriade (vastgelegd bij de aanpassing van de SOK – medio 2019). Daarbij zijn twee afspraken gemaakt: 1. De uitzondering op het aanbestedingsbeleid wordt onderzocht. Dit is onderzocht samen met de jurist Floriade en juristen gemeente Almere. Hierbij werd al snel gezamenlijk geconcludeerd dat een algemene afwijking niet mogelijk is.. 2. Vanwege de hoogte van het verwachte bedrag van de offerte van Arcadis is afgesproken dat er een 2nd opinion op de offerte van Arcadis zou komen, uitgevoerd door de directie van Floriade Almere 2022 B.V. (in onderling overleg via Rebel Groep).

De 2nd opinion gaat in op de markt conformiteit van de offerte / aanbieding van Arcadis, zodra deze beschikbaar komt, naar verwachting in januari 2021. In september 2020 is het tweede uitvalmoment van statutair directeur (5) en nu is dit permanent. De statutaire directie is vanaf dat moment teruggegaan naar een eenhoofdige directie (8).

8. Opdrachtverstrekking Arcadis en herijking business case Floriade Expo organisatie (december 2020 – februari 2021)

In de periode tussen september 2020 en november 2020 is volgens project manager Floriade Park (19) van Arcadis duidelijk geworden dat de raming voor de realisatie van wensen en eisen de tijdelijke faciliteiten op het terrein niet binnen budget zouden gaan passen. In dat kader is in overleg met de statutair directeur (8) en manager deelnemers en exploitatie (2) door Arcadis geadviseerd om een risico-inventarisatie op te stellen inclusief beheersmaatregelen voor onder andere het bouw deel, maar ook de andere onderdelen die nodig zijn ten behoeve van de ontwikkeling en realisatie van Floriade Expo 2022. Dit advies is door statutair directeur (8) en manager deelnemers & exploitatie (2) opgevolgd en vervolgens is een risico - inventarisatie is in samenspraak met de Financieel manager (10) en de statutair directeur (8) georganiseerd en in kaart gebracht. Hierbij is onder andere het tekort aan budget voor de tijdelijke onderdelen opgenomen. De input (27-11-2020 bestaande risicodossier en 10-12-2020 aanvulling vanuit Floriade Almere 2022 B.V.) hiervoor is geleverd door de Financieel manager c.q. portefeuillehouder Risicodossier (10). Aansluitend (14-12-2020) is een gezamenlijke sessie met de verantwoordelijke projectleiders onder leiding van de statutair directeur (8) een integrale risico inventarisatie gehouden. De inbreng hiervan is in

8

samenspraak met Arcadis en nader uitgewerkt tot een geactualiseerde risicodossier met daarin de mogelijke risico's die (kunnen) optreden. Deze zijn vervolgens gekwantificeerd waarbij de overschrijding op het budget opgenomen is als gevolg van het ontbreken van permanente gebouwen en bijbehorende terreininrichting. De manager deelnemers & exploitatie (2) heeft vervolgens (22-12-2020) om een 1e inschatting van de kosten gevraagd voor de advieswerkzaamheden op basis van de eerder aangereikte werkpakketten. Deze eerste inschatting is aangevuld met de verwachte kosten voor de tijdelijke inrichting.

De overdracht van de portefeuille Floriade Park aan manager deelnemers & exploitatie (2), inclusief tijdelijke voorzieningen is voltooid in december 2020. De manager deelnemers & exploitatie (2) vraagt Arcadis om voor de 10 werkpakketten tijdelijke voorzieningen een raming op te stellen. Tot nu toe is niet gebleken dat hier naast een mondelinge opdracht sprake is van een schriftelijk vastgelegde opdracht. Arcadis gebruikt wel o.a. een overzicht opgesteld door de projectmanager Horeca (18) van Floriade Almere 2022 B.V., waarin het aantal gewenste zitplaatsen in de horecavoorzieningen zijn aangegeven. Vanaf december 2020 wordt ook een opdrachtverlening aan Arcadis voorbereid om het projectmanagement van de tijdelijke voorzieningen te doen. Deze opdrachtverlening wordt op 22 december in het wekelijkse directie overleg tussen gemeente Almere en de Floriade Expo organisatie goedgekeurd, waarbij nog drie aandachtspunten zijn benoemd (1. inzet Almeerse bedrijven (30%); 2. Bij meerdere offertes minimaal één bedrijf uit Almere; 3. 5% SROI). Dit is in januari nogmaals besproken in het directie overleg en daarmee afgerond. De second opinion op de ureninzet van Arcadis moet dan kennelijk nog plaatsvinden in opdracht van statutair directeur (9).

Vanaf November 2020 heeft een jaarlijkse herijking van de business case Floriade Expo 2022 plaatsgevonden. Daarin is voor Floriade Park het volgende opgenomen : “€ 9,692 mln. Aandachtspunt: een deel van de ontwikkeling van Floriade Park wordt extern belegd, gesprekken met partijen zijn in voorbereiding. Het betreft tijdelijke inrichting, bouwmanagement en ontmanteling voor het beschikbare budget van € 7,0 mln).” Met opmerkingen [YS|F7]: 4 € 7,0 mln. Post Tijdelijke voorzieningen. De post is met € 1,5 mln. opgehoogd als De herijking is geagendeerd voor de AvA van Floriade Almere 2022 B.V. van 18 december 2020 en is onderdeel van Floriade Park € 9,692 mln. uiteindelijk behandeld in de AvA van 11 februari 2021.

9. De raming 1: ontvangst en communicatie (24 december 2020 – 30 maart 2021)

Op 24 december 2020 heeft Arcadis per mail een raming afgegeven van € 29 mln. aan manager deelnemers Met opmerkingen [YS|F8]: 5 € 29 mln. raming voor post & exploitatie (2). De informatie over de uitkomst van deze raming is voor zover bekend niet voorafgegaan tijdelijke voorzieningen. door een mondelinge aankondiging. Hierover was eerder geen gefundeerde informatie beschikbaar binnen Floriade Almere 2022 B.V. Op 9 januari 2021 is de e-mail door statutair directeur (9) geopend en aan de projectmanager faciliteiten (16) gestuurd.

De AvA vergaderingen van 18 december 2020, 15 januari 2021 en 11 februari 2021 hebben in het teken gestaan van het ontslag en de décharge van de eerste statutaire directeur (5), de verlenging van de aanstelling van de toen zittende statutaire directeur (8) tot 2 april 2021 (max. 4-8u per week beschikbaar) en de benoeming van een nieuwe statutaire directeur op 15 januari 2021 (9), voorheen de manager deelnemers & exploitatie (2).

In die periode heeft een interne reflectie op de raming van € 29 mln. plaatsgevonden tussen de statutaire directeur (9) als enige van de 2 statutair directeuren, de financieel manager (10) en de projectmanager Floriade Park van Arcadis (19).

9

Op 26 februari 2021 schetst statutair directeur (9) de communicatieroute aan financieel manager (10): “ 1. RvC ->DO, AvA” en verzoekt om een vergelijking van de raming met de begroting van Park-ontwikkeling en bijbehorende budgetten. Eind februari 2021 verneemt statutair directeur (8) van de financieel manager (10) dat uitdagingen lijken te bestaan zowel ten aanzien van de inzet van Arcadis als ten aanzien van door statutair directeur (9) aan Arcadis gestelde vraag om de tijdelijke inrichting inzichtelijk te maken. De omvang is onduidelijk en de onderbouwing is volgens de financieel manager (10) onvoldoende voor besluitvorming. Op 1 maart 2021 stuurt statutair directeur (9) aan financieel manager (10) een e -mail met een aantal constateringen betreffende de raming en enkele vragen, op basis waarvan een tegenvoorstel gemaakt zou kunnen worden. Financieel manager (10) stuurt statutair directeur (9) op 1 maart 2021 een vergelijking.

Op donderdag 4 maart 2021 heeft een bespreking plaats gevonden tussen beide statutair directeuren (8) (9) en de financieel manager (10) om de naar € 21,9 mln. bijgestelde raming van Arcadis te bespreken. Op 7 Met opmerkingen [YS|F9]: 6 € 21,9 mln. raming voor maart 2021 heeft statutaire directeur (8) een bericht gestuurd aan statutair directeur (9) en financieel post tijdelijke voorzieningen. manager (10), met cc aan manager bestuursadvies en projecten (11) met een voorstel voor plan van aanpak en acties. Op 9 maart heeft een uitgebreid bila tussen statutair directeur (8) en statutair directeur (9) plaatsgevonden waarbij dit onderwerp is besproken en de marsroute herbevestigd. Statutair directeur (9) zou dit verder in acties/besprekingen met betrokkenen omzetten. In de weken daarna is door statutair directeur (9), financieel manager (10) en manager bestuursadvies en projecten (11) (die laatste vanaf 24 maart 2021) uitvoering gegeven aan dit plan van aanpak en dat heeft geleid tot een memo die op en na 30 maart 2021 versneld is opgesteld en gestuurd de RvC en de Aandeelhouder van Floriade Almere 2022 B.V. Statutair directeur (8) heeft een andere tijdslijn voorgesteld met andere stappen in communicatie dan uiteindelijk is gevolgd.

Op 18 maart 2021 heeft statutair directeur (8) in aanwezigheid van twee leden van de RvC (14), beide statutair directeuren (8) (9) en de manager financiën (10) een kwalitatieve mededeling over de raming ‘tijdelijke voorzieningen’ gedaan na een vergadering van de Audit Commissie van de RvC van Floriade Almere 2022 B.V. (13). In deze vergadering zijn afspraken gemaakt om meer inzicht te creëren in de raming en mogelijke budget overschrijding. De RvC (14) wilde binnen twee weken nadere toelichting ontvangen over de raming en mogelijke overschrijding van het budget tijdelijke voorzieningen.

Op 25 maart 2021 is door statutair directeur (9) en financieel manager (10) een aanvullende toelichting op de raming ontvangen.

In de week van 28 maart 2021 draagt statutair directeur (8) zijn taken over en neemt afscheid. In de overdracht worden nog eens de bevindingen ten aanzien van risico’s voor de realisatie van Floriade Park, inclusief de tijdelijke voorzieningen gedeeld.

Op dinsdagmiddag 30 maart 2021 heeft de statutair directeur (9) de hoogte van de raming gemeld aan de Met opmerkingen [YS|F10]: De laatste stand van de post ambtelijk opdrachtgever en tevens procesregisseur namens gemeente Almere (15) . tijdelijke voorzieningen is € 7,0 mln. beschikbaar binnen € 9,692 mln. voor project Floriade Park, bij een raming van € 21,9 mln. 10. De raming 2: hoe is deze behandeld en welke ontwikkeling heeft de raming doorgemaakt in de periode 24 december 2020 tot 30 maart 2021?

In dit tweede deel over de raming volgt een beschrijving van de behandeling en ontwikkeling van de raming in verschillende relevante afdelingen en met verschillende relevante functionarissen.

Operationele Zaken In de periode 24 december 2020 tot 30 maart 2021 heeft tussen 13 januari 2021 en 16 februari 2021 een

10

viertal gesprekken, plaatsgevonden, waarbij buiten manager deelnemers & exploitatie ( 2), statutair directeur (9) en projectmanager faciliteiten (16) ook de Financieel Manager (10) en op 12 februari ook projectmanager Floriade Park (19) van Arcadis aanwezig was. In deze besprekingen is de raming meerdere malen doorgesproken en zijn mogelijke besparingen beoordeeld die in de aangepaste raming van Arcadis op 12 februari 2021 besproken zijn. Dit betreft de besparingen die de oorspronkelijke raming van € 29 mln. hebben terugbracht naar € 21,9 mln. In de (informele) bespreking met dit gezelschap heeft de Financieel Manager (10) er bij de statutair directeur (9) op aangedrongen de statutair directeur (8), de RvC (14) en de Gemeente Almere te informeren. Op 18 februari 2021 heeft een risicosessie plaatsgevonden met statutair directeur (8), statutair directeur (9) en financieel manager (10) en Arcadis. In deze sessie is de route van verschillende kostenoverschrijdingen besproken. Na 19 februari 2021 hebben er nog enkele inhoudelijke gesprekken plaats gevonden in dit verband, die er niet toe geleid hebben dat de laatste raming van € 21,9 mln. d.m.v. aanvullende aanpassingen, omlaag is gebracht. In deze periode heeft nader overleg met Arcadis plaatsgevonden om de kosten nader te onderbouwen op onderdelen.

Management team Floriade Almere 2022 B.V. In het Management team (MT) is 3 maal gesproken over de raming. In de periode tussen 26 januari 2021 en 16 februari 2021 is op drie momenten in het MT een mondelinge terugkoppeling gegeven over de stand van zaken van de kostenraming. Op die momenten is er op kwalitatieve en procesmatige wijze gesproken over de raming, over een second opinion over het projectmanagementdeel van de raming door Rebel Group, over het proces en over de verhouding tussen de ambitie en de kwaliteit. Tot slot is afgesproken om de gemeente Almere langs de ambtelijke lijn (kwalitatief) te informeren. In het MT is niet gesproken over de hoogte van de raming.

Contacten tussen statutaire directeuren (8) en (9) over budgetoverschrijding Op 2 maart 2021 stuurt statutair directeur (8) een e-mail aan statutair directeur (9) en de Financieel manager (10), waarin hij vraagt om een stappenplan om “de wensen tav budget vanuit de afdeling van deelnemers en exploitatie, die wordt aangestuurd door statutair directeur (9), te agenderen bij de Gemeente Almere, met daarbij de opmerking dat hij in een Directie Overleg met de Gemeente in december 2020 / januari 2021 aangegeven heeft, dat een second opinion onderzoek door de Rebel Group v.w.b. het projectmanagementdeel, zou worden uitgevoerd, maar dat er al twee maanden geen gevolg aan gegeven was. Op 4 maart 2021 vindt in het kader van de beperking van risico’s een bespreking plaats met de statutair directeuren (8) en (9) en de financieel manager (10) en wordt de strategie van de communicatie over de budgetoverschrijding besproken met als uitkomst: 2 weken voor nadere uitwerking, ’18 maart 2021 in Auditcommissie’, daarna Gemeente Almere informeren en op 5 maart 2021 al een ‘eerste signaal afgeven’ aan de projectcontroller Floriade (17) van de Gemeente. In een e-mail op 7 maart 2021 geeft de statutair directeur (8) een richting met een plan van aanpak aan de statutair directeur (9) en financieel manager (10) om documentatie en communicatie hierover voor te bereiden.

Hierna heeft op 9 maart 2021 nog een uitgebreid gesprek plaatsgevonden tussen beide statutair directeuren (8) en (9) waarbij statutair directeur (9) aangaf dat schrappen van posten mogelijk zou zijn en ook de indeling in diverse categorieën als afgesproken. Op 11 maart 2021 heeft bevestiging van deze afspraak plaatsgevonden tussen statutair directeur (8), statutair directeur (9) en Financieel manager (10). Hierna is voor statutair directeur (9) hierop geen actie waargenomen.

11

Financiën In de periode tussen 13 januari 2021 en 18 maart 2021 heeft de financieel manager (10) deelgenomen aan besprekingen met operationele zaken en aan bilaterale overleggen (bila’s) met statutair directeur (9). In die bila’s heeft de financieel manager (10) aangegeven aan de statutair directeur (9) dat de overschrijding gemeld zal moeten worden en dat daar een proces voor moet worden afgestemd. Op 5 maart 2021 heeft de financieel manager (10) een kwalitatieve melding gemaakt van de raming en de mogelijk te verwachten overschrijding op de post tijdelijke voorzieningen aan de projectcontroller Floriade (17). In dat gesprek heeft de projectcontroller Floriade (17) geen aanwijzing ervaren van een budgetoverschrijding van deze omvang. Vervolgens is documentatie (memo en cijfermatige onderbouwing) opgesteld aan RvC en gemeente Almere over de budgetoverschrijding.

Raad van Commissarissen en Auditcommissie In de periode van 11 januari 2021 tot en met 30 maart 2021 heeft de RvC (14) een aantal besprekingen gehad met statutair directeur (9). Op 11 januari 2021 is de planning doorgesproken en heeft de RvC (14) gevraagd naar een begroting voor de periode na oplevering van het terrein en van de periode na de opening. De statutair directeur (9) heeft op dat moment geen opmerkingen gemaakt over een voorziene overschrijding, noch heeft hij een verwijzing gemaakt naar de kostenraming van Arcadis. Op 25 januari 2021 heeft een gesprek plaatsgevonden tussen statutair directeur (9) en lid RvC (20) waarvan onduidelijk is of en er over de overschrijding tijdelijke voorziening gesproken is. Op 28 januari 2021 heeft een reguliere RvC vergadering plaatsgevonden en daarin is het onderwerp budget overschrijding tijdelijke voorzieningen of een variant daarop niet ter sprake gekomen. Ook tijdens een gesprek dat een lid van de RvC (20) had met statutair directeur (9) op 22 februari 2021 is met geen woord gerept over de raming of over de tekorten. De zorg van de RvC voor het halen van de budgetten en het voorleggen van een begroting aan de RvC (14) is aangehaald in dit gesprek. Op 18 maart 2021 heeft een auditcommissie (13) vergadering plaatsgevonden.

Daarin heeft de RvC (14) nogmaals om de begrotingen gevraagd van de periode vanaf opleveren van het Floriade -terrein tot aan de opening en de begroting van de periode dat Floriade Expo 2022 open is. In de vergadering heeft statutair directeur (8) een mogelijke overschrijding in kwalitatieve termen genoemd. Op verzoek van de RvC (14) is daarop de toezegging gedaan de mogelijke overschrijding zo spoedig mogelijk kenbaar te maken aan de gehele RvC (14). De RvC (14) heeft na contact met statutair directeur (9) in de ochtend van 30 maart 2021, de raming en begeleidende documentatie in de middag ontvangen.

Strategisch adviseur In de periode tussen 15 maart 2021 en 30 maart 2021 heeft de strategisch adviseur (12) enkele besprekingen gehad over de raming tijdelijke voorzieningen en de mogelijke budget overschrijding. In een 2e kennismakings- en overdrachtsgesprek op 15 maart 2021 stelt statutair directeur (8) de budgetoverschrijding als een belangrijk aandachtspunt aan de orde. Na enkele interne gesprekken met statutair directeur (8) en financieel manager (10) wordt afgesproken om documentatie te delen en op 30 maart 2021 een bespreking te plannen. Tijdens een voortgangsbespreking op 30 maart 2021 met statutair directeur (9) dringt de strategisch adviseur (12) erop aan om melding te maken van de mogelijke budgetoverschrijding en de hoogte van de raming aan de RvC en vervolgens aan de gemeente Almere. Diezelfde middag doet statutair directeur (9) de melding van de budgetoverschrijding aan de Gemeente. De dan al geplande bespreking op 30 maart 2021

12

17:00 uur beperkt zich vervolgens tot het maken van procedurele afspraken met betrekking tot een op zeer korte termijn te produceren documentatie.

Arcadis Op 24 december 2020 levert de projectmanager Floriade Park van Arcadis (19) een eerste budgetraming ad € 29 mln. voor advieswerkzaamheden en realisatie van tijdelijke voorzieningen op basis van de eerder gedefinieerde werkpakketten, nadat daar op 22 december 2021 door manager deelnemers en exploitatie (2) een verzoek toe gedaan is. In de eerste week van februari 2021 ontvangt de projectmanager Floriade Park (19) informatie van projectmanager faciliteiten (16) van de Floriade Almere 2022 B.V. inzake een vergelijking van de kosten en budgetten en bespreekpunten voor overleg op 3 februari 2021. Op 5 februari 2021 en 8 februari 2021 volgen aan de hand van overleg de eerste en tweede update van de raming. Naar aanleiding van deze besprekingen stuurt Arcadis het eerste Excel overzicht van de budgetraming ad € 21,9 mln. op 19 februari 2021 en wordt deze op 22 februari 2021 ontvangen door de statutair directeur (9) en de financieel manager (10). Na overleg op 12 maart 2021 volgt op 17 maart 2021 een nadere detaillering van de budgetraming aan de statutair directeur (9) en de financieel manager (10). Op 25 maart 2021 volgt een nadere onderbouwing van de budgetraming aan de statutair directeur (9) en de financieel manager (10). Deze laatste onderbouwing is de basis geweest voor de besprekingen na 30 maart 2021.

De relatie van Arcadis met Floriade Almere 2022 B.V. kan als volgt worden samengevat. De samenwerking met Arcadis moet in dit kader in drie delen gesplitst worden, te weten enkele urgente dossiers. Ten tweede het projectmanagement op regie basis van Floriade Park, waarvoor een uitzondering op het aanbestedingsbeleid is afgegeven. Ten derde de wijze waarop de inkoop / en realisatie uitgevoerd wordt. Het door statutair directeur (9) met Arcadis besproken raamcontract is tot op heden nog niet getekend ( 7 mei 2021 ). Meer gedetailleerde beschrijving van de drie onderdelen is in de project file opgenomen.

13

Bijlage 1. Ontwikkeling statutaire directie Floriade Almere 2022 B.V.

De nummers verwijzen naar de nummers achter de functionarissen in de rapportage:

1. Vanaf de ontwikkeling van de businesscase en in de oprichting van Floriade Almere 2022 B.V. in juli 2016 waren 2 statutaire directeuren betrokken. De algemeen directeur heeft de Floriade Expo organisatie in septembe r 2018 verlaten. De financieel directeur is vanaf maart 2018 uitgevallen en in 2020 in goed onderling overleg ‘ontslagen’ als statutair directeur. 4. De programma directeur ZPO van gemeente Almere is ook als statutair directeur van Floriade Almere 2022 B.V. actief geweest om de continuïteit te borgen in de periode medio 2018 – januari 2019. 5. In de periode januari 2019 tot en met december 2021 is een nieuwe statutair directeur actief geweest als eenhoofdige directie. Deze directeur is tijdelijk uitgevallen tussen maart 2020 en augustus 2020 en permanent na september 2020. 8. In de periode april 2020 is de statutaire directie aangevuld met een waarnemend statutair directeur, die vanaf 2 april 2020 benoemd is als statutair directeur en tot 2 april 2021 in de statutaire directie actief is geweest. 9. Vanaf 15 januari 2021 heeft Floriade Almere 2022 B.V. een nieuwe statutair directeur.

14

Rapportage

Rapportage kosten overschrijding tijdelijke voorzieningen

Een bedrijfseconomische analyse

Taskforce kosten overschrijding tijdelijke voorzieningen

Hans Bakker ‘strategisch adviseur / algemeen directeur Richard Ammerlaan ‘financieel manager Aldert Zoetelief ‘business controller extern Eddy Gaytant ‘business controller intern

7 mei 2021

1

Rapportage

Inhoudsopgave Inleiding p3

Constateringen en conclusies p4

Overzicht van en toelichting op budget varianten tijdelijke voorzieningen p7

Kunst en cultuurprogramma Floriade Expo 2022 p12

2

Rapportage Inleiding In deze rapportage wordt verslag gedaan van de bedrijfseconomische analyse, die door de Taskforce ‘kostenoverschrijding tijdelijke voorzieningen’ in de afgelopen maand is uitgevoerd. De analyse wordt voorafgegaan door weergave van constateringen en conclusies van de strategisch adviseur/algemeen directeur van Floriade Almere 2022 BV. Vervolgens is een overzicht opgenomen van de kosten voor ‘tijdelijke voorzieningen’, waarin enerzijds (verticaal) de kosten zijn uitgesplist in de relevante kostencategorieën en horizontaal de denkgang vanaf het ‘herijking 2020-budget’ via de ‘Arcadis SSK kostenraming’ via het zgn. ‘zero-base budget’ leídt tot een opstelling van het ‘gewenste budget’. In een toelichting worden de begrippen die gebruikt worden toegelicht en wordt de inhoud van de getallen benoemd, alsmede de aard van de besparingen indicatief toegelicht. Tot slot is toegevoegd een notitie betreffende het Kunst- en Cultuurprogramma, waarin vanuit de actualiteit de operationele haalbaarheid en de stand van zaken betreffende de financiële ‘funding’ hiervan wordt toegelicht. Wat betreft de financiële analyse is er in Excel-vorm uiteraard veel onderliggende informatie beschikbaar, maar er moet zoals gezegd rekening worden gehouden met de beperkingen van de beschikbare financiële onderbouwing.

Belangrijk is op te merken dat voor de analyse de werkpakketten van Arcadis ongewijzigd zijn gehouden. Hierdoor zijn een aantal kosten die tijdens het werk van de Taskforce tevoorschijn kwamen niet meegenomen, maar worden wel in een apart overzicht genoemd. Tot slot een woord van dank aan de controllers van de Gemeente, Ans van Kempen en Tom Ghijsen, die pro actief hebben meegedacht en geholpen hebben kostenposten in hun historisch perspectief te kunnen zien.

Almere, 07 mei 2021 Taskforce ‘budgetoverschrijding tijdelijke voorzieningen

3

Rapportage Constateringen en conclusies o.b.v. analyse budgetverschillen ‘tijdelijke voorzieningen’

Constateringen 1. Het heeft veel tijd en inspanning gekost om tot een enigszins bruikbare onderbouwing van de kostenraming van Arcadis ad € 21,9 mln. te komen, die voor nadere analyses geschikt is en die per heden € 22,8 bedraagt.

2. Kostenposten die niet direct binnen het budget ‘tijdelijke voorzieningen’ thuishoren omdat deze voor rekening van derden behoren te komen, maar in het proces van onderbouwing boven water kwamen, zijn niet in de analyse verder betrokken. Voorlopig betreft dit de kosten Liander en Vitens ad € 900k.

3. De onderbouwing vertoont nog steeds zwakke en blinde vlekken.

4. De kwalitatieve en kwantitatieve uitgangspunten die de basis vormen van de kostenberekening ontbreken voor een belangrijk deel en zijn soms niet eenduidig vastgesteld. (b.v. ‘design day’ aantal bezoekers Almere 24.000 versus 18.000 bezoekers in Venlo).

5. De kostenraming kent verschillende soorten opslagen en reserveposten, waarover geen concrete afstemming heeft plaatsgevonden. Deze ‘Reserve onvoorzien’-posten bedragen in totaal € 1,1 mln. en zouden niet in het kostenbudget ‘tijdelijke voorzieningen’ opgenomen moeten worden, maar zouden onderdeel uit moeten maken van de bestaande risico-reservering.

6. De kostenraming van Arcadis van € 21,9 mln. is sinds eind maart gestegen naar € 22,8 mln. vanwege verschillende nagekomen posten en omissies.

7. Uit de analyse blijkt dat er in deze € 22,8 mln. voor € 12,3 mln. aan belangrijke posten zijn opgenomen die qua inhoud geen onderdeel uitmaakten van de oorspronkelijke € 7,2 mln. in de herijkte business case 2020. Hier is sprake van een zogenaamd ‘samenstellingsverschil’.

8. Dit ‘samenstellingsverschil’ bestaat uit verschillende groepen posten zoals: • Kosten die niet voorzien waren tot december 2020; • Kosten die (impliciet) in andere budgetten binnen de BV zaten ten tijde van de herijking 2020.

9. Verder is er een aparte groep posten gedefinieerd ‘*Gemeente’ die in totaal € 3,5 mln. bedraagt. Hiervan betreft € 3,1 mln. aan posten die niet in de herijking 2020 waren opgenomen en waarover we met de Gemeente Almere of met Weerwater

4

Rapportage CV/OCAD een vorm van discussie hebben. Deze discussie moet in het kader van de keuzes die gemaakt worden inzake de ‘budgetoverschrijding tijdelijke voorzieningen’ opgelost worden door partijen.

10. Grosso modo (kleine afwijkingsverschillen): wanneer het samenstellingsverschil ad € 12,3 mln. en het totaal van ‘*Gemeente’-posten ad € 3,1 mln., afgetrokken wordt van de actuele € 22,8 mln. Arcadis kostenraming, resteert een bedrag aan ‘tijdelijke voorzieningen’ van € 7,4 mln. dat qua inhoud vergelijkbaar is met de inhoud van de herijking 2020, van € 7,2 mln. Meer in detail worden de bedragen verklaard in de nadere toelichting.

11. In de verdere berekening is ervan uitgegaan dat het totaal van zaken die het ‘samenstellingsverschil’ veroorzaken, echter wel aangeschaft zullen moeten worden en daardoor verder onderdeel uitmaken van de vaststelling van ‘zero-base variant’ en daarna ook van de ‘gewenste variant’. De definities van de ‘zero base variant ‘en de ‘gewenste variant’ zijn als volgt: • De zero-base variant wordt gedefinieerd als de variant waarin alle mogelijke gedane suggesties voor besparingen zijn verwerkt, die hoe onaantrekkelijk ook, Floriade Expo 2022 nog net geschikt maken voor bezoek. • De ‘gewenste’ variant is die waarbij t.o.v. de zero-base variant, zaken zijn toegevoegd, waardoor er niet of nauwelijks sprake is van een afname van het bezoekersaantal, geen andere kosten in de exploitatie ontstaan die de besparingen teniet zouden doen, dan wel die het imago van Floriade Expo 2022 op een te ernstige manier zouden schaden.

12. De zero-base variant, waarbij voor de BV de ‘*Gemeente’-posten eveneens zijn bespaard, komt op deze ingrijpende manier met € 6,5 mln. aan besparingen uit op € 12,7 mln, waarbij er vanuit is gegaan dat de ‘*Gemeente’-posten niet voor rekening van de BV komen.

13. De toevoeging van noodzakelijke elementen ad € 2.1 mln. leidt tot een benodigd kostenbudget voor de ‘voorgenomen variant’ van € 14,7 mln., hetgeen een besparing t.o.v. de Arcadis kostenraming ad € 22,8 mln. van € 8,1 mln. betekent. Hierbij is er vanuit gegaan dat de ‘*Gemeente’-posten niet voor rekening van de BV komen.

14. Een besparing op suggestie van de Gemeente m.b.t. terreininrichting ad € 1,3 mln. in de ‘zero-base variant’ en € 1,1 mln. in de ‘gewenste variant’, zal in detail door de verantwoordelijke deskundigen van de Gemeente en Floriade Expo 2022, nog nader moeten worden gevalideerd.

15. Een aantal kostenposten voor Tijdelijke Inrichting ter waarde van € 1,0 mln. is nog onvoldoende gespecificeerd en maakt daardoor nog geen onderdeel uit van de varianten en analyse.

5

Rapportage Conclusies

16. De eerder te verwachten budgetoverschrijding van € 15,6 mln. bestaat voor het grootste deel (€ 12,3 mln.) uit kosten die qua inhoud geen deel uitmaakten van de ‘herijking 2020’.

17. Een aantal kostenposten ter waarde van € 3,1 mln. (€ 3,5 mln. - € 0,4 mln.) betreft kosten, die of vanuit een bestaande begrotingspost van de Gemeente betaald zouden moeten worden, dan wel kosten die het gevolg zijn van het niet voor de Expo geschikt opleveren van het terrein en daardoor in principe niet ten laste van Floriade Expo 2022 zouden moeten komen.

18. Een in de kostenraming opgevoerd budget als ‘Reserve onvoorzien’ kosten e.d. ter waarde van € 1,1 mln. (meegenomen in de SSK Arcadisraming) zou nog additioneel in mindering gebracht kunnen worden van het kostenbudget van de verschillende varianten, omdat o.a. hiervoor een deel van de risicoreserve bestemd is.

19. De gevraagde extra financiering die de realisatie van de ‘gewenste variant’ ad € 14,7 mogelijk moet maken komt op basis van een budgetoverschrijding t.o.v. de oorspronkelijke herijkingbudget van € 7,2 mln. op € 7,5 mln, waarop de totaalpost ‘Reserve onvoorzien’ ad € 1,1 mln. nog niet in mindering is gebracht, terwijl deze post wel door de risicoreserve wordt gedekt. Als deze post verrekend wordt met de € 7,5 mln, bedraagt de extra financieringsbehoefte € 6,7 mln.

Tot slot 20. Vanwege de zwakke en blinde vlekken in de onderbouwing van de Arcadis- kostenraming en het feit dat met enige regelmaat nog steeds onverwacht nieuwe, grote kostenposten tevoorschijn komen, kan niet anders geconcludeerd worden dat een acceptabele fundering voor de kostenraming van de ‘gewenste variant’ ontbreekt. Dat betekent dat de directie van Floriade Expo 2022, het niet verantwoord vindt een vast commitment af te geven v.w.b. het maximale niveau van kosten voor ‘tijdelijke voorzieningen’, maar zich wel verplicht om het uiterste te doen om het kostenniveau van de ‘gewenste variant’ i.c. € 14,7 mln. niet te laten overstijgen.

Hans Bakker Algemeen directeur 7 mei 2021

6

Floriade 2022 - Budgetvarianten Tijdelijke Inrichting A B Z A-B-Z Z-C C A-B-C Onderdeel/NTRS eis Herijking 2020 Arcadis SSK Samenst.- * Zero-base Zero-base 0-Base vs Besparing Gewenst kostenraming verschil Gemeente besparing budget gewenst gewenst budget

1. Public Design € 250.000 € 746.476 € 281.406 € 215.070 € 323.356 € 208.051 € 123.356 € 200.000 € 331.406

2. Straatmeubilair / Spelen € 270.000 € 98.878 € - € - € 32.212 € 66.666 € - € 32.212 € 66.666

3. Hekwerken, vlaggen etc € 750.000 € 411.774 € - € - € 205.887 € 205.887 € 205.887 € - € 411.774

4. Tentoonstellingsruimte € 700.000 € 1.273.628 € 573.628 € - € 1.052.807 € 220.821 € 200.000 € 852.807 € 420.821

5. Theater € 100.000 € 55.784 € - € - € - € 55.784 € - € - € 55.784

6. Congressen en vergaderingen € 600.000 € 647.472 € - € - € - € 647.472 € - € - € 647.472

7. Entreegebouwen, Toiletten, Kiosken € 1.750.000 € 1.705.783 € - € - € 250.098 € 1.455.685 € 88.364 € 161.734 € 1.544.049

8. Horeca-Gebouwen, Tuincentrum € 225.000 € 1.883.447 € 1.583.590 € - € 395.898 € 1.487.550 € 211.898 € 184.000 € 1.699.447

9. Nutsvoorzieningen € - € 481.733 € - € 481.733 € - € - € - € - € -

10. Terreininrichting € - € 4.030.878 € 3.941.809 € 89.069 € 1.340.159 € 2.601.650 € 247.620 € 1.092.539 € 2.849.270

11. Bouwplaatsmanagement/ Bouwlogistiek € 200.000 € 4.140.098 € 2.819.649 € 1.077.922 € 671.845 € 2.390.331 € 279.193 € 392.652 € 2.669.524

12. Technisch beheer & onderhoud € 500.000 € 1.660.025 € 642.612 € - € 274.550 € 1.385.475 € 96.392 € 178.158 € 1.481.867

13. Ontmanteling € 1.050.000 € 2.307.677 € - € 1.257.677 € - € 1.050.000 € - € - € 1.050.000

Taakstelling m.b.t. kwaliteit, urendiscipline, tarieven €en/of benutten - derde € partijen (nader - te € checken) - € - € 1.000.000 € -1.000.000 € - € 1.000.000 € -1.000.000

15. Diverse Begeleiding € 412.500 € 2.523.881 € 2.111.381 € - € 989.722 € 1.534.159 € 611.386 € 378.335 € 2.145.546

16. Overig € 417.506 € 783.897 € 356.317 € 427.580 € - € 356.317 € - € - € 356.317 Realiseren infiltratievoorzieningen tijdelijke huisvesting € - € 356.317 € 356.317 € - € - € 356.317 € - € - € 356.317 Beregenings en bevloeiingssysteem Groenbudget € 427.580 € - € 427.580 € - € - € - € - € - Totaal € 7.225.006 € 22.751.432 € 12.310.392 € 3.549.051 € 6.536.534 € 12.665.847 € 2.064.096 € 4.472.438 € 14.729.942 Aanvullend: uren Arcadis Deelnemers € 58.532 Aanpassing Arcadis 30/3 naar Arcadis 21/4 € 892.107 Gerapporteerd d.d. 30 maart aan Gemeente € 21.800.792 Nutsvoorzieningen OCAD € 900.000 Kosten Tijdelijke Inrichting, niet in SSK (deels in Herijking) € 700.000 Huur Aeres & Woody's, niet in SSK maar wel in Herijking € 360.000 Buitenparkeerterrein (onder 11.) tbv medewerkers FBV en bouw € 751.290 zie 1) in Toelichting

1/1 7-5-2021

Rapportage Toelichting op Floriade Expo 2022 - Budgetvarianten Tijdelijke Inrichting

Verklaring, analyse en besparende maatregelen 1. Van Herijking 2020 (7,2 m), via Arcadis 30 maart (21,9 m) naar Arcadis SSK-kostenraming (22,8 m) 2. Componenten voor rekening van Gemeente Almere (van € 22,8 m naar € 19,2 m) 3. Zero-base budget (van € 19,2 m naar € 12,7 m) en Gewenste budget (van € 12,7 m naar € 14,7 m)

1. Van Herijking 2020 (€ 7,2 m), via Arcadis 30 maart 2021 (€ 21,9 m) naar Arcadis SSK- kostenraming (€ 22,8 m).

In maart 2021 heeft Floriade Expo 2022 (FBV) aangegeven dat er n.a.v. een door Arcadis uitgebrachte raming een toename in de kosten van de Tijdelijke Inrichting was berekend van 14,7 miljoen. In april 2021 heeft Arcadis een SSK-kostenraming opgesteld, waarin de diverse onderdelen in detail zijn uitgewerkt. De uitkomst ervan leidde tot een totale kostenraming van € 22,8 miljoen.

Het verschil van € 15,6 miljoen tussen de SSK-kostenraming en de Herijking 2020 vloeit grotendeels voort uit het feit een aantal elementen m.b.t. het inrichten van het terrein niet zijn meegenomen in de eerder afgegeven 7,2 miljoen. In de Herijking 2020 was slechts rekening gehouden met voorzieningen t.b.v. gebouwen en faciliteiten op het terrein.

De grootste componenten (€ 12,3m), in het overzicht gepresenteerd onder Samenstellings- verschillen, worden hieronder toegelicht.

1. Public Design (+€ 281k) Kosten te laag ingeschat, waaronder de uren ad. € 162k van Arcadis. Een deel van deze kosten betreft de signing buiten het Floriadeterrein, welke in het parkeerbudget van de Gemeente is opgenomen. Na toerekening aan de Gemeente en door te voeren Gewenste besparing zal de overschrijding t.o.v. de Herijking 2020 voor FBV € 81k bedragen.

4. Tentoonstellingsruimte (+€ 573k) De toename komt voort uit hogere kosten voor de Junglekas (tropische kas) en een aantal niet eerder geraamde kleine voorzieningen. In de besparingen wordt de Junglekas geïntegreerd binnen de grote kas gebouwd.

8. Horeca-Gebouwen en Tuincentrum bij kassa (+€ 1,6m) Vanaf de eerste business case is het uitgangspunt gehanteerd dat de huisvestingskosten voor rekening van de Horeca-exploitanten zijn. De Corona-crisis heeft ertoe geleid dat Horeca- ondernemers thans niet of nauwelijks in staat zijn om dergelijke investeringen te kunnen financieren. FBV zal nu zorg dragen voor de accommodaties en proberen deze kosten terug te verdienen door gericht in te kopen en extra inkomsten te generen uit een hogere afdracht van de te

7

Rapportage contracteren horeca-exploitanten.

16. Overig (+€ 356K) Dit betreft het realiseren van de infiltratievoorzieningen tijdelijke huisvesting, wat in de voorgaande ramingen niet was meegenomen.

Terreininrichting en Bouwplaatsmanagement (+€ 9,5m) Het grootste gedeelte van het verschil tussen Herijking 2020 en de SSK-kostenraming komt voor rekening van de onderdelen 10. Terreininrichting (+€ 3,9m), 11. Bouwplaatsmanagement/ Bouwlogistiek (+€ 2,8m), 12. Technisch beheer & onderhoud (+€ 643k) en 15. Diverse Begeleiding (+€ 2,1m).

Dergelijke kosten zijn niet eerder meegenomen en de verklaring hiervan is in grote lijnen het volgende: Na actualisatie van de Business Case in december 2018 is de post Tijdelijke Inrichting in 2019 voor het eerst nader verdeeld o.b.v. inzichten van het Team Floriade Park. De nadruk lag nog op realisatie van permanent vastgoed.

In het najaar van 2019 is gestart met de herijking van de Business Case waarbij de nadruk ligt op de versterking van de projectorganisatie, met name op Marketing en Communicatie, maar ook het Floriade Park. Als onderbouwing gold dat aanvullende expertise nodig was voor de realisatie van het vastgoed, volgend uit de afgesloten Ontwikkelingsovereenkomst met OCAD/Weerwater CV. De nadruk lag volledig op gebouwen en v.w.b. het terrein op faciliteiten (meubilair, verlichting, vlaggenmasten, etc), doch niet op de bouwfase zelf en op hetgeen hiervoor nodig is. Als gevolg van een flinke extra aanvraag van financiële middelen heeft het besluitvormingsproces van deze herijking geduurd tot begin maart 2020.

Toen de aanvraag binnen de Gemeente zover was om deze voor te leggen aan het College en de Gemeenteraad, brak het Corona-virus uit en is vervolgens de bestuurlijke verkenning uitgevoerd. Tijdens deze verkenning lag de nadruk op de impact van COVID-19 op de Business Case, maar zijn de overige uitgangspunten zoals de tijdelijke inrichting niet opnieuw herijkt.

Begin 2020 is gestart met het Inrichtingsplan, waarbij volledig werd gefocust op inrichtingselementen, doch niet op onderliggende en benodigde bouwprocessen.

Pas later in 2020, op het moment dat het nadrukkelijker in beeld is gekomen werd Arcadis ingeschakeld, mede omdat het Team Floriade Park de Floriade-organisatie had verlaten. Gedurende de actualisatie van de begroting in het najaar 2020 werd er nog vanuit uitgegaan dat de beschikbare budgetten voldoende waren voor faciliteiten en werkzaamheden, er daarbij uitgaande dat een deel van de extra kosten voor rekening zouden komen voor de Gemeente.

2. Componenten voor rekening van Gemeente Almere (€3,5 mln hiermee van € 22,8 m naar € 19,2 m) Onderstaande onderdelen refereren aan de kolom * Gemeente in het overzicht.

8

Rapportage Het bedrag onder ‘16. Overig’ betreft een bedrag wat binnen FBV welke ten laste gaan van het budget Groenexploitatie (€ 428k). Voor andere bedragen in de SSK-kostenraming geldt dat naar inschatting van FBV een totaalbedrag van € 3,1 mln voor rekening van de Gemeente komt, c.q. ten laste van de Risico-reserve kan worden gebracht.

Het betreft v.w.b. de Gemeente de volgende kostencomponenten in de kolom * Gemeente: • 1. Public Design € 215k : realisatie bewegwijzering buiten het Expoterrein (incl. uren Arcadis)

• 9. Nutsvoorzieningen € 482k : aansluitmogelijkheden op openbare nutsvoorzieningen (riool, water, gas, elektra en telecom). Dit is een uitbreiding op de te realiseren aansluitingen door OCAD/Weerwater CV. • 10. Terreininrichting € 89k: dit heeft betrekking op de Westingang, de Zuidingang en de Twentse kant, wat ten laste van het parkeerbudget van de Gemeente komt.

• 11. Bouwplaatsmanagement/Bouwlogistiek : € 1.078k om het terrein tijdens de opbouwfase en de ontmanteling te voorzien van rijplaten.

• 13. Ontmanteling € 1.258k : deze raming is gebaseerd o.b.v. de ontmantelingskosten van Venlo plus indexatie. Arcadis heeft hier geen onderbouwing van afgegeven. De grofmazige kosten (inclusief uren Arcadis personeel) bedragen € 2,3 mln. Deze component is niet goed inzichtelijk op korte termijn; hierdoor wordt de initiële inschatting van de kosten van € 1.050k, welke ook gehandhaafd is in de Herijking 2020, niet aangepast en wordt het verschil met de SSK-kostenraming van € 1.258k ten laste van de Risico reserve gebracht.

1): Toelichting op € 751.290 in kolom * Gemeente: Er bestaat nog geen consensus over welke partij (Gemeente Of Floriade BV) het buiten- parkeerterrein voor haar rekening dient te nemen. Vooralsnog zijn deze kosten opgenomen onder Bouwplaatsmanagement in zowel de Zero-base variant, als de Gewenste variant.

3. Zero-base budget (van 19,2 m naar 12,7 m) en Gewenste budget (van 12,7 m naar 14,7 m) FBV heeft een inschatting gemaakt welke besparingen mogelijk zijn op de Tijdelijke Inrichting, waarbij een onderscheid is gemaakt naar Zero Base besparingen en Gewenste besparingen.

Voor het Zero-base budget geldt een aantal afwegingscriteria voor door te voeren besparingen: • Wel, geen of nauwelijks rigoureus negatief effect op het bezoekersaantal 2 mln. • Besparingen zijn haalbaar innen de resterende termijn uitvoerbaar qua inspanning van resources. • Binnen technische- en organisatorische beperkingen en binnen gestelde tijd uitvoerbaar. • Besparingen wegen op tegen alternatieve (exploitatie)kosten en omzetverlies bezoekers. • Wordt het imago van de Floriade binnen de BtoB-doelgroep essentieel aangetast. • Wordt het imago van de Floriade binnen het Growing Green Cities-concept essentieel aangetast.

9

Rapportage Per onderdeel is gekeken naar mogelijke besparingen, zowel op basis van de criteria Zero- base besparingen, als Gewenste besparingen.

1 Public Design: bewegwijzering binnen het Expo terrein Zero-base € 323k: besparing van 75% door uiterst minimale en eenvoudige bewegwijzering Gewenste variant € 200k: de bewegwijzering wordt middels een Knooppunten-systeem i.c.m. een uit te geven low cost plattegrond vorm gegeven. Daarnaast wordt de Aanduiding/bebording van de locaties eenvoudig uitgevoerd.

2 Straatmeubilair: € 32k In beide varianten worden andere banken via de Gemeente goedkoper aangeschaft. Tevens is er een opbrengst geraamd voor verkoop van picknicksets na afloop van de Floriade.

3 Hekwerken Zero-base € 206k: besparing van 50% door gebruik van bouwhekken. Gewenste variant: geen besparing

4 Tentoonstellingsruimte Zero-base € 1.053k: de Jungle-kas laten vervallen. Gewenste variant € 853k: integratie van de Jungle-kas in het grote kascomplex.

7 Toiletvoorzieningen Zero-base € 250k: 25% minder toiletten. Gewenste variant € 162k: Lagere capaciteit en op aantal plekken voorbereidingen treffen voor mobiele toiletten. Toiletten Congres inzetten voor gewone bezoekers.

8 Horeca-gebouwen Zero-base € 396k: 25% minder horeca-faciliteiten. Gewenste variant € 184k: gedeelte van de overdekte horeca terug brengen van 35% naar 25% middels semi-overdekte horeca.

10 Terreininrichting Vanuit de Gemeente is kritisch gekeken naar dit onderdeel, wat heeft geresulteerd in de mogelijkheid op fors te besparen. De effecten ervan betreffen opbrengsten door verkoop van materialen na afloop van de Floriade, versobering, schrappen van onderdelen en een aantal te hoog berekende kosten. Zero-base € 1.340k. Gewenste variant € 1.092k: 80% van de Zero-besparing, aangezien deze besparingen nader onderzoek eisen.

11 Bouwplaatsmanagement / Bouwlogistiek Zero-base € 672k: geen schapenrasters gebruiken rondom de kavels van het Arboretum, besparing op de weegbrug en minder uren-inzet Arcadis op dit onderdeel. Gewenste variant € 393k: geen schapenrasters gebruiken, maar wel 100K ramen voor herstel schade aan kavels en besparing op de weegbrug.

10

Rapportage 12 Technisch beheer & onderhoud Zero-base € 275k: 25% minder kosten van uren Arcadis (aantal uren of uitvoering door derde partij) en daarnaast is de opgenomen eenjarige beplanting meegenomen in het budget van Groen-exploitatie. Gewenste variant € 178k: de opgenomen eenjarige beplanting is meegenomen in het budget van Groen-exploitatie.

14 Nader te definiëren besparingen Zero-base € 1.000k: Taakstelling m.b.t. kwaliteit, urendiscipline, tarieven en/of benutten derde partijen (nader in te vullen) Gewenste variant € 1.000k: Taakstelling m.b.t. kwaliteit, urendiscipline, tarieven en/of benutten derde partijen (nader in te vullen)

15 Diverse Begeleiding Zero-base € 990k: 25% besparing op uren Arcadis door o.m. een deel van begeleiding Deelnemers over te hevelen naar de Floriade BV en het uitgeven van vergunningen onder een ‘Paraplu-vergunning’. Gewenste variant € 378k: besparing op uren Arcadis m.b.t. het uitgeven van vergunningen onder een ‘Paraplu-vergunning’, waarbij desalniettemin een deel van de kosten vereist is. Gewenste variant € 378k: besparing op uren Arcadis m.b.t. het uitgeven van vergunningen onder een ‘Paraplu-vergunning’, waarbij desalniettemin een deel van de kosten vereist is.

11

Rapportage Kunst en Cultuurprogramma Floriade Expo 2022 Het geplande kunst- en cultuurprogramma van de Floriade Expo 2022, kan gekwalificeerd worden als ambitieus. Met vijf verschillende vormen van Kunst en Cultuur in het basisprogramma, dat iedere dag aanwezig is, aangevuld met een spraakmakend specials programma om herhaalbezoek te stimuleren, kan met recht gesproken over een voldragen programma. Het kunst- en cultuurprogramma werkt nauw samen met Gemeente Almere om de Almeerse cultuurpartijen optimaal te betrekken en waar mogelijk synergie te creëren met programmalijnen Zeegroene Loper, Rondje Weerwater en 180 programmering Binnenstad. De vijf onderdelen van het programma tijdens de hele tentoonstellingsperiode waar Floriade Expo 2022 BV de verantwoordelijkheid voor neemt, zijn; 1. Twee tot 3 dagelijkse muziek/dans acts op het expoterrein 2. Kindertheaterprogramma van BonteHond & Speelwildernis 3. Mainshow met daaraan verbonden welkom / goodbye act bij beide entree’s 4. Kunstbos met vijf kunstprojecten 5. Twee iconische kunstprojecten: Commity Art Busbaan en kunstwerk van Florentijn Hofman De onderdelen van het specials programma zijn: 1. Openingsprogramma: Een spectaculaire show van Vis a Vis en een Zeegroene loper lichtkunstwerk brug én pontonbrug over het Weerwater t/m 8 mei 2022 die Floriade, juist in het begin, een publicitaire ‘boost’ geven. 2.

Klassiek op Zondag: 25 professionele concerten 3. Landendagen: met protocollaire vlaggenceremonie door Almeerse Scouting en AJSO 4. Avondprogrammering: Dagelijkse lichtshow *, Lichtkunstfestival laatste 2 weken Floriade, Slowshow, zomertheaterprogramma Suburbia, zomerconcerten. *Onderdeel van het Openingsprogramma is een lichtkunstwerk op het Weerwater, ontworpen door de Mothership. Het lichtkunstwerk zou idealiter tijdens de gehele Floriade periode, iedere avond opnieuw, middels een kleine interactieve lichtshow worden ontstoken en kan ook centraal staan tijdens een slotshow op 9 oktober. Toetsing van de opzet en uitvoering van het gehele kunstprogramma aan vier relevante criteria levert het volgende beeld op. 1. Aantrekkelijkheid programma en balans binnen de(tuinbouw) tentoonstelling Het artistieke gehalte en de aantrekkelijkheid van het kunst- en cultuurprogramma is hoog te noemen. Er is een ruime variatie aan kunst- en cultuuruitingen, waarbij verwacht wordt dat de ‘iconen’ zullen werken als een soort magneten wat betreft de aard en het aantal bezoekers. Zoals gezegd is het programma compleet te noemen, hetgeen de vraag oproept of die nadrukkelijke aanwezigheid van kunst- en cultuur, in balans is binnen het (tuinbouw)concept van de Floriade.

Bij beoordeling van deze balans blijkt dat het programma weliswaar compleet is, maar dat dit zich verspreid afspeelt over de 60ha, zeker impact op de bezoekers zal hebben, maar in relatie tot de ‘natuurlijke’ content van de Floriade, niet een te dominante indruk zal achterlaten.

2. Financiële funding De totale kosten van het Kunst- en cultuurprogramma bedragen € 5.750k, onderverdeeld

12

Rapportage in attracties € 3.200k en € 2.550k voor het Floriadeprogramma. Voor de funding van dit bedrag wordt uitgegaan van € 2.000k vanuit het zgn. ‘Attractiebudget ’ dat binnen de BV beschikbaar is, € 300k uit verschillende bronnen binnen de gemeentebegroting en € 2.200k vanuit het exploitatiebudget Floriade, in totaal 4.500k. Het nog te funden bedrag bedraagt dan € 1.250k.Voor dit tekort wordt gekeken naar additionele opbrengstbronnen, dan wel maximaal haalbare besparingen van € 750k, door het schrappen van bepaalde kunst- en cultuuractiviteiten. De mogelijk te ontvangen subsidies van Cultuurfondsen maken geen onderdeel uit van het budget Kunst- en Cultuur van Floriade, omdat dit aan specifieke activiteiten gekoppelde gelden zijn, die niet in mindering gebracht mogen worden op kosten die de Floriade voor haar rekening neemt. De conclusie m.b.t. de financiële funding van het Kunst- en Cultuurprogramma luidt dat als de gelden vanuit het ‘Attractiebudget’ beschikbaar zouden komen en mogelijk extra opbrengsten gevonden worden, er een dekking van de totale kosten mogelijk is. Alvorens te concluderen dat het in uitvoering nemen van het hele programma, dient er wel eerst minstens zekerheid te zijn over de allocatie (van een belangrijk deel) van het ‘Attractiebudget’, aan het Kunst- en Cultuurprogramma.

Wel moet gezegd worden dat de besluitvorming over het inzetten van het ‘Attractiebudget’ nog afgewogen moet worden tegenover de noodzaak om gelden te gebruiken voor dreigende tekorten binnen het totale Business Case-budget van de Floriade.

3. Operationele uitvoerbaarheid Er zijn vanwege de nog betrekkelijk lange voorbereidingstijd geen redenen om aan te nemen dat de operationele uitvoerbaarheid van het opgestelde Kunst- en Cultuurprogramma, een risico vormt.

4. Inhoudelijk ‘management’ De Projectmanager Kunst en Cultuur heeft nadrukkelijk haar commitment afgegeven om het programma tot het einde van de Floriade te begeleiden en af te maken.

Conclusie De conclusie is dat wat betreft de financiële funding van het programma er heel hard gewerkt moet worden, maar dat het programma beoordeeld op de relevante criteria voor attractiviteit, succes en (budgettaire)beheersbaarheid, als kansrijk beoordeeld kan worden.

13

1. Welke afspraken hebben de gemeente en de Floriade BV gemaakt over de terreininrichting? (2016)