Rekenkameronderzoek Beleid in uitvoering - raadsvoorstel - getekend

m. vif 7a mm i & 4 Gemeente 4) Almelo

Raadsvergadering: 23 september 2025 Registratienummer: D/25/764931

De Raad van de Gemeente Almelo: Gezien het voorstel van de rekenkamer Almelo;

Besluit: 1. De conclusies van de rekenkamer over het onderzoeksrapport ‘Beleid in uitvoering in Almelo; De beleidscyclus en aangrijpingspunten voor controle en verandering in kaart gebracht’ over te nemen. 2. De aanbevelingen van de Rekenkamer Almelo aan het college, zoals opgenomen en uitgewerkt in het onderzoeksrapport ‘Beleid in uitvoering’, vast te stellen en het college op te dragen deze ten uitvoer te brengen, zijnde: a. implementeer een gestandaardiseerd beleidsproces (aanbeveling 1) en overweeg daarbij om vaker en meer gebruik te maken van ondersteunende methoden en modellen (aanbeveling

2);

3.

4.

b. draag zorg voor het inbouwen van systematische monitoring en evaluatie (aanbeveling 3); c. stimuleer domeinoverstijgende intervisie en samenwerking (aanbeveling 4); De aanbevelingen van de Rekenkamer Almelo aan de raad, zoals opgenomen en uitgewerkt in het onderzoeksrapport ‘Beleid in uitvoering’, vast te stellen en als raad de uitvoering daarvan ter hand te nemen, door het college op te dragen met een voorstel aan de raad te komen waarmee de gemeenteraad: a. zijn rol kan bepalen in het beleidsproces (aanbeveling 5); b. duidelijk zijn eigen informatiebehoefte binnen het beleidsproces vast kan stellen (aanbeveling 6). c. in staat wordt gesteld om de evaluaties van beleid systematisch te volgen (aanbeveling 7). Het college op te dragen jaarlijks te rapporteren over de opvolging van de aanbevelingen, conform de invoering van de Wet versterking decentrale rekenkamers.

Gedaan in de openbare vergadering van 23 september 2025, de griffier,

de burgemeester,

Korteland

Pagina 1 van 5

Raadsvergadering: 23 september 2025 Registratienummer: D/25/764931

Datum: 23 september 2025 Team/teamonderdeel:

Voorstel aan de raad Onderwerp Portefeuillehouder

Rekenkameronderzoek Beleid in uitvoering Rekenkamer Almelo

Samenvatting raadsvoorstel

De gemeenteraad van Almelo wil weten hoe de gemeente haar beleidsplannen maakt, uitvoert en controleert. Daarom heeft de Rekenkamer Almelo dit laten onderzoeken. Het onderzoek keek naar de volledige beleidscyclus. De gemeente is goed in het maken van plannen, maar de uitvoering en controle schieten tekort. Eenheden hanteren hun eigen werkwijze, wat leidt tot onduidelijkheid en inefficiëntie. De raad ontvangt vaak te veel of onduidelijke informatie. Evaluaties worden zelden structureel uitgevoerd. Er is behoefte aan een vaste, gezamenlijke werkwijze voor de hele beleidscyclus. Dit helpt ambtenaren, het college en de gemeenteraad om beter te sturen, te controleren en te leren van resultaten.

Voorgesteld raadsbesluit 1.

2.

De conclusies van de rekenkamer over het onderzoeksrapport ‘Beleid in uitvoering in Almelo; De beleidscyclus en aangrijpingspunten voor controle en verandering in kaart gebracht’ over te nemen. De aanbevelingen van de Rekenkamer Almelo aan het college, zoals opgenomen en uitgewerkt in het onderzoeksrapport ‘Beleid in uitvoering’, vast te stellen en het college op te dragen deze ten uitvoer te brengen, zijnde: a. implementeer een gestandaardiseerd beleidsproces (aanbeveling 1) en overweeg daarbij om vaker en meer gebruik te maken van ondersteunende methoden en modellen (aanbeveling

2);

3.

4.

b. draag zorg voor het inbouwen van systematische monitoring en evaluatie (aanbeveling 3); c. stimuleer domeinoverstijgende intervisie en samenwerking (aanbeveling 4); De aanbevelingen van de Rekenkamer Almelo aan de raad, zoals opgenomen en uitgewerkt in het onderzoeksrapport ‘Beleid in uitvoering’, vast te stellen en als raad de uitvoering daarvan ter hand te nemen, door het college op te dragen met een voorstel aan de raad te komen waarmee de gemeenteraad: a. zijn rol kan bepalen in het beleidsproces (aanbeveling 5); b. duidelijk zijn eigen informatiebehoefte binnen het beleidsproces vast kan stellen (aanbeveling 6). c. instaat wordt gesteld om de evaluaties van beleid systematisch te volgen (aanbeveling 7). Het college op te dragen jaarlijks te rapporteren over de opvolging van de aanbevelingen, conform de invoering van de Wet versterking decentrale rekenkamers.

Inleiding

De gemeenteraad van Almelo heeft het initiatief genomen om de effectiviteit van de uitvoering van gemeentelijk beleid te laten onderzoeken. Aanleiding hiervoor is de behoefte om beter inzicht te krijgen in de vraag hoe beleid, eenmaal vastgesteld, daadwerkelijk leidt tot de gewenste maatschappelijke effecten. Eerder is hierover met de raad gesproken, waarbij onder meer is gevraagd of en hoe instrumenten, zoals bijvoorbeeld het Beleidskompas worden toegepast, en hoe de raad kan bijsturen als resultaten uitblijven. DCS-2488850 - Pagina 2 van 5

re.

Hoofdvraag van het onderzoek De gemeenteraad van Almelo heeft de Rekenkamer Almelo gevraagd te onderzoeken hoe de gemeente borgt dat vastgesteld beleid daadwerkelijk leidt tot de gewenste maatschappelijke effecten. De centrale onderzoeksvraag luidde: ‘Hoe verloopt in de gemeente Almelo het beleidsproces en welke instrumenten en bijstellingsmogelijkheden worden daarbij ingezet om de beoogde doelen te realiseren?’ Het onderzoek richtte zich op de volledige beleidscyclus: van agendering en voorbereiding tot vaststelling, uitvoering en evaluatie. Daarbij is gekeken naar de rol van de raad, het gebruik van ondersteunende methoden en de wijze van monitoring en bijsturing. Belangrijkste bevindingen Geen gestandaardiseerd beleidsproces Er is geen uniforme werkwijze voor het agenderen, opstellen, uitvoeren en evalueren van beleid. Afdelingen werken verschillend, wat leidt tot versnippering en afhankelijkheid van individuele medewerkers. Dit belemmert samenhang en maakt het lastig voor de raad om grip te houden op het proces. Onduidelijke rol van de gemeenteraad De rol van de raad is niet vastgelegd en verschilt per beleidsveld. De informatievoorziening is niet uniform en de informatiebehoefte binnen de raad is divers. Dit bemoeilijkt het volgen en bijsturen van beleid.

Monitoring en evaluatie onvoldoende ingebed Monitoring en evaluatie zijn geen standaardonderdelen van het beleidsproces. Evaluaties vinden vaak pas plaats bij problemen of op verzoek van de raad. Hierdoor is bijsturing op basis van resultaten beperkt mogelijk. Beperkt gebruik van ondersteunende methoden en modellen Instrumenten, zoals het Beleidskompas, MKBA of Big 8-model worden nauwelijks toegepast. Beleidsmedewerkers staan hier wel voor open, maar missen ondersteuning om deze effectief in te

zetten. Onvoldoende concretisering van beoogde effecten Beleidsdocumenten zijn over het algemeen van goede kwaliteit, maar doelen, tijdspaden en prestatieindicatoren worden vaak onvoldoende concreet geformuleerd. Dit belemmert gerichte uitvoering en evaluatie. Conclusies De Rekenkamer concludeert dat de gemeente Almelo sterk is in het opstellen van plannen, maar dat uitvoering, monitoring en evaluatie structureel tekortschieten. De raad heeft onvoldoende grip op het proces door een gebrek aan uniforme informatievoorziening en een onduidelijke eigen rol. Zonder structurele verbeteringen bestaat het risico dat beleid niet effectief wordt uitgevoerd of bijgestuurd. Aanbevelingen Op basis van het onderzoek doet de Rekenkamer zeven aanbevelingen, waarmee zowel de raad zelf als het college aan de slag zouden moeten, om het beleidsproces te versterken.

DCS-2488850 - Pagina 3 van 5

mE

Implementeer een gestandaardiseerd beleidsproces Ontwikkel een uniforme werkwijze voor alle fasen van de beleidscyclus, met ruimte voor maatwerk per beleidsveld. Vraag het college om meer en vaker gebruik te maken van ondersteunende methoden en modellen Bevorder het gebruik van instrumenten zoals het Beleidskompas, MKBA en Big 8-model, en bied beleidsmedewerkers ondersteuning en training. Draag het college op om zorg te dragen voor het inbouwen van systematische monitoring en evaluatie Maak monitoring en evaluatie vaste onderdelen van het beleidsproces, met duidelijke KPI's, meetmomenten en procedures voor bijsturing. Draag het college op om domeinoverstijgende intervisie en samenwerking te stimuleren Bevorder samenwerking tussen beleidsvelden en kennisdeling tussen beleidsmedewerkers om de kwaliteit en samenhang van beleid te vergroten. Bepaal als gemeenteraad uw rol in het beleidsproces Leg in overleg met college en ambtelijke organisatie vast welke rol de raad speelt in elke fase van het beleidsproces. Stel als gemeenteraad duidelijk de eigen informatiebehoefte binnen het beleidsproces vast Maak expliciet welke informatie de raad nodig heeft, op welk moment en in welke vorm, zodat het college hierop kan inspelen.

Zorg er als gemeenteraad voor dat u ín staat bent om de evaluaties van beleid systematisch te volgen en draag het college op om met een voorstel ter zake te komen (college — raad) Leg vast hoe en wanneer de raad wordt geïnformeerd over uitvoering en evaluatie, afgestemd op de informatiebehoefte van de raad. Tot slot

Het rapport laat zien dat de gemeente Almelo beschikt over betrokken medewerkers en goede intenties, maar dat het ontbreken van structuur en systematiek leidt tot knelpunten in uitvoering, monitoring en evaluatie. Door de aanbevelingen op te volgen, kan de gemeente toewerken naar een effectiever, transparanter en beter bestuurbaar beleidsproces. Dit versterkt niet alleen de democratische controle, maar ook de maatschappelijke impact van het gemeentelijk beleid.

Beoogd effect Het versterken van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleidsproces, en het verbeteren van de positie van de raad in haar controlerende rol.

Argumenten voor 2.1 Het versterken van het beleidsproces met een uniforme werkwijze, betere monitoring en evaluatie, en het gebruik van ondersteunende methoden en samenwerking, vergroot de effectiviteit, transparantie en sturingsmogelijkheden van beleid. Het rapport beschrijft dat het beleidsproces binnen de gemeente Almelo soms versnipperd is, monitoring en evaluatie ad hoc plaatsvinden en ondersteunende instrumenten beperkt worden gebruikt. Door deze onderdelen te versterken, ontstaat meer samenhang, betere bijsturing en een stevigere informatiebasis voor raad en college. 3.1 Het vastleggen van de rol en eigen informatiebehoefte voor de raad versterkt de kaderstellende en controlerende taak en bevordert een effectievere samenwerking met college en organisatie. De Rekenkamer constateert dat de rol van de raad in het beleidsproces niet eenduidig is vastgelegd en dat de informatievoorziening versnipperd is. Door voor de raad na te gaan welke

DCS-2488850 - Pagina 4 van 5

ET

rol zij speelt en welke informatie zij wanneer nodig heeft, ontstaat meer grip op het beleidsproces en wordt gerichte sturing mogelijk. 4.1 Jaarlijkse rapportage over de opvolging van aanbevelingen sluit aan bij de Wet versterking decentrale rekenkamers. Dit is een wettelijke verplichting en borgt structurele aandacht voor opvolging en verbetering.

Kanttekeningen

2.1

Het invoeren van een uniforme werkwijze en het gebruik van beleidsinstrumenten vraagt om maatwerk en voldoende ondersteuning. Een gestandaardiseerd proces kan als te rigide worden ervaren als er geen ruimte is voor beleidsveld-specifieke verschillen. Daarnaast vereist het effectief toepassen van modellen, zoals MKBA of het Beleidskompas voldoende kennis en capaciteit. Zonder passende ondersteuning bestaat het risico op ineffectief gebruik of weerstand binnen de organisatie. 3.1 De diversiteit binnen de raad kan het bepalen van een uniforme informatiebehoefte complex maken (b). Dit vraagt om zorgvuldige afstemming.

Kosten, opbrengsten en dekking

Het onderzoek is gefinancierd uit het onderzoeksbudget van de rekenkamer Almelo.

Vervolg

Het college dient over de opvolging van de aanbevelingen jaarlijks te rapporteren aan de gemeenteraad.

Bijlagen

-

Rekenkamerrapport ‘Beleid in uitvoering in Almelo; De beleidscyclus en aangrijpingspunten voor controle en verandering in kaart gebracht [D/25/765384)| Bestuurlijke reactie van het college op de conclusies en aanbevelingen (D/25/770613)

Rekenkamer Almelo, de secretaris,

R.J. Schuttevaar

de voorzitter,

J.J. Mastwijk

DCS-2488850 - Pagina 5 van 5

alas