Rechtmatigheidsverantwoording 2025 - Raadsvoorstel

Raadsvergadering: 18 november 2025 Registratienummer: D/25/786382

De Raad van de Gemeente Almelo: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders;

Besluit: 1.

2.

Het Controleprotocol (D/25/786539) voor de accountantscontrole 2025 vast te stellen, met daarin; a. Een verantwoordinggrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves; b. Een rapportagegrens van 150.000 euro. Het Normenkader 2025 (D/25/786548) voor de rechtmatigheidscontrole vast te stellen.

Gedaan in de openbare vergadering van 18 november 2025, de griffier,

de burgemeester,

drs. J.W. Scherpenzeel

R.T.A. Korteland

Pagina 1 van 4

Raadsvergadering: 18 november 2025 Registratienummer: D/25/786382

Datum: 30 september 2025 Team/teamonderdeel:

Voorstel aan de raad Onderwerp: Portefeuillehouder:

Rechtmatigheidsverantwoording 2025 J. Hinnen

Samenvatting raadsvoorstel Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording door het college dient het normenkader, in plaats van ter kennisname, vastgesteld te worden door de raad. Verder dient de verantwoordingsgrens conform Besluit Accountantscontrole Provincie en gemeenten te worden vastgesteld op een percentage tussen de 0 en 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. De verantwoordingsgrens is opgenomen in het controleprotocol voor de accountantscontrole 2025. Om de verantwoordingsgrens te bepalen is een aantal overwegingen van belang zoals de informatiepositie van de raad, de kosten van de verantwoording en de eenduidigheid van normen en communicatie. Door een verantwoordingsgrens vast te stellen van 2%, sluiten we ook aan op het advies van de accountant en zorgen we voor eenduidigheid in de normering. Voorgesteld wordt de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2025 vast te stellen op 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. De rapporteringstolerantie blijft in overeenstemming met eerdere jaren ongewijzigd op 150.000 euro. Voorgesteld raadsbesluit 1. Het Controleprotocol (D/25/786539) voor de accountantscontrole 2025 vastte stellen, met daarin; a. Een verantwoordinggrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves; b.

Een rapportagegrens van 150.000 euro. 2. Het Normenkader 2025 (D/25/786548) voor de rechtmatigheidscontrole vast te stellen.

Inleiding Het normenkader, het intern controleplan en het controleprotocol vormen de basis voor de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle. Het college draagt conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Het college legt verantwoording af over deze financiële rechtmatigheid door middel van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het controleprotocol, het normenkader en het controleplan bijgesteld en vastgesteld. Het intern controleplan over boekjaar 2025 is de basis voor de uitvoering van de verbijzonderde interne controle rechtmatigheid van (financiële) beheershandelingen in het aanwezige stelsel van interne beheersing van geselecteerde significante processen. Op basis van de in het plan opgenomen en uitgevoerde werkzaamheden wordt een conclusie gegeven over het financieel rechtmatig handelen in het boekjaar. Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen.

Bij de interne controle wordt zichtbaar vastgesteld dat processen adequaat beheerst worden, zoals dat met de inrichting van de administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle getoetst of aan de eisen van rechtmatigheid (en getrouwheid), verantwoording en controle wordt voldaan.

Pagina 2 van 4

Controleprotocol Met het controleprotocol stelt de raad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar. Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het controleprotocol ook als doel de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de rapporteringsgrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de paragraaf bedrijfsvoering vast te leggen. Om tegemoet te komen aan de behoefte om inzicht vanuit de raad, rapporteert het college daarom alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapporteringstolerantie in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting richting de raad. Hiermee volgen we de ingezette lijn, zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen. Het college dient met ingang van boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording te verstrekken die toeziet op een drietal criteria (begrotingscriterium, misbruik & oneigenlijk criterium en voorwaardencriterium). Op deze wijze legt het college verantwoording af over het naleven van weten regelgeving binnen de gemeente Almelo. Het vaststellen van het getrouwe beeld blijft onderdeel van de jaarrekeningcontrole door de accountant.

Getrouw wil zeggen of de informatie juist, toereikend en volledig is alsmede geschikt is voor het doel waarvoor het wordt gebruikt. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel wordt van de jaarstukken, controleert de accountant straks ook of deze verantwoording getrouw is. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden is opgenomen dat de verantwoordings-grens moet worden vastgesteld op een percentage tussen de 0 en 2%, exclusief de dotaties aan de reserves. Om de verantwoordingsgrens te bepalen zijn een aantal overwegingen van belang zoals de informatiepositie van de raad, de kosten van de verantwoording en de eenduidigheid van de normen en communicatie. Voor nadere informatie hierover verwijzen we naar het controleprotocol 2025. Naast de rechtmatigheidsverantwoording is het mogelijk om als college in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting te geven op de kwaliteit van de interne beheersing, de uitkomsten van de (verbijzonderde) interne controle en de leer- en verbeterpunten. In tegenstelling tot de rechtmatigheidsverantwoording stelt de accountant voor deze paragraaf alleen vast of deze geen materiële onjuistheden bevat c.q. verenigbaar is met de jaarrekening.

Het is mogelijk om fouten en onzekerheden die door het college zijn geconstateerd in het kader van de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden, maar niet opgenomen hoeven te worden in de rechtmatigheidsverantwoording hier alsnog toe te lichten. Hierdoor neemt de informatiepositie van de raad toe. Normenkader Bij wijzigingen in wet- en regelgeving dient het normenkader te worden geactualiseerd en door de raad te worden vastgesteld zodat we intern en de accountant (extern) dit normenkader als leidraad kunnen gebruiken voor de controlewerkzaamheden. Het normenkader, zoals nu opgenomen in de bijlage betreft het normenkader van augustus 2025. Beoogd effect - Het vaststellen van het controleprotocol (inclusief de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid) zodat invulling wordt gegeven aan ex artikel 213 Gemeentewet - Het vaststellen van het normenkader teneinde kaders te definiëren om de interne controlewerkzaamheden over 2025 uit te voeren Argumenten voor 1.1 De verantwoordingsgrens is gelijk aan de goedkeuringstolerantie De accountant richt de controle zo in dat hij belangrijke fouten in de jaarrekening kan ontdekken. Daarbij kijkt hij vooral naar risico’s en gebruikt hij vaste grenzen (toleranties). Ook controleert hij een deel van de gegevens en gebruikt hij berekeningen om in te schatten of er mogelijk meer fouten zijn.

Een belangrijke grens is de goedkeuringstolerantie. Deze is, in overeenstemming met het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden artikel 2 lid 1, gelijk aan 2% van de omvangsbasis. De omvangsbasis is het totaal Pagina 3 van 4

van alle uitgaven van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. De goedkeuringstolerantie geeft aan hoeveel fouten of onzekerheden maximaal in de jaarrekening mogen staan. Zolang deze grens niet wordt overschreden, kan de jaarrekening nog steeds als betrouwbaar worden beoordeeld. In dat geval geeft de accountant een goedkeurende controleverklaring. Wordt de grens wel overschreden, dan geeft de accountant een andere soort verklaring en dus geen goedkeuring. Door een verantwoordingsgrens vast te stellen van 2%, sluiten we ook aan op het advies van de accountant en zorgen we voor eenduidigheid in de normering. Voorgesteld wordt de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2025 vast te stellen op 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves.

2.1 Een goed opgezette interne controle is belangrijk in het kader van planning en control Het college draagt conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het normenkader bijgesteld en vastgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler voor de gemeente in het kader van planning en control. Enerzijds voor het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de taken, anderzijds voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde taken. Met een toereikend normenkader kan de uitvoering van taken met structuur en efficiency worden gedaan. Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt zichtbaar vastgesteld dat processen beheerst worden, zoals dat met de inrichting van de administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle getoetst of aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

2.2 Het normenkader is, intern voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording en extern voor de accountant voor het controleren van de jaarrekening, de leidraad voor de controlewerkzaamheden Het normenkader betreft de inventarisatie van relevante, interne en externe wet- en regelgeving en dient als basis voor de interne controlewerkzaamheden op rechtmatigheid. Het normenkader moet actueel worden gehouden en worden aangepast op veranderende wet- en regelgeving. Het betreft hierbij overigens alleen de regelgeving waaraan financiële beheershandelingen ten grondslag liggen. Het normenkader is geen uitputtende lijst van regelingen, maar beperkt zich tot die regelingen die relevant zijn, of worden geacht, voor de uitvoering van een goede controle.

2.3 De raad moet het normenkader vaststellen De raad geeft de accountant de opdracht voor de accountantscontrole. Voor de controle maakt de accountant gebruik van het door de raad vastgestelde normenkader. Kanttekeningen Niet van toepassing Kosten, opbrengsten en dekking Niet van toepassing Vervolg Na besluitvorming wordt het controleprotocol gepubliceerd. Bijlagen Controleprotocol 2025 Almelo (D/25/786539) Normenkader 2025 (D/25/786548) Burgemeester en Wethouders van Almelo, _______________ de secretaris, J.H. Dijkstra

Pagina 4 van 4

de burgemeester, R.T.A. Korteland