Protocol geheimhouding gemeente Almelo 2025 - raadsvoorstel - getekend

nme nn $ é

Gemeente

AN Almelo Raadsvergadering: 15 april 2025 Registratienummer: R 2508503

De Raad van de Gemeente Almelo: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders; Besluit: 1. Het Protocol geheimhouding gemeente Almelo 2025 vast te stellen.

Gedaan in de openbare vergadering van 15 april 2025, de griffier,

Pagina 1 van 4

Raad - 2408503

e burgemeester,

Raadsvergadering: 15 april 2025 Registratienummer: R 2508503

Naam: E.J. Diepenmaat — van den Hoff/ E. Alp Datum: 11 maart 2025 Team/teamonderdeel: Concernzaken/ Raadsgriffie

Voorstel aan de raad Onderwerp Portefeuillehouder

Protocol geheimhouding gemeente Almelo 2025 R.T.A. Korteland

Samenvatting raadsvoorstel

Een transparant democratisch besluitvormingsproces is belangrijk. Daarom is er wetgeving die geheimhouding van schriftelijke en besproken informatie regelt. Om de afspraken tussen de gemeenteraad, het college en de burgemeester duidelijk vast te leggen en ter nadere invulling van de wetgeving is het Protocol geheimhouding gemeente Almelo 2025 opgesteld. Ten behoeve van de praktische toepassing van deze regels zal een handreiking ten behoeve van de ambtelijke organisatie

worden opgesteld.

Het college en de burgemeester hebben het Protocol vastgesteld. De gemeenteraad wordt eveneens voorgesteld het Protocol geheimhouding gemeente Almelo 2025 vast te stellen.

Voorgesteld raadsbesluit 1. Het Protocol geheimhouding gemeente Almelo 2025 vast te stellen.

Inleiding

Besluiten van het gemeentebestuur zijn in beginsel openbaar. Openbaarheid en transparantie zijn zwaarwegende uitgangspunten die zorgen voor controleerbaarheid van het bestuurlijk handelen. Soms kunnen zwaarwegende belangen als genoemd in de Wet open overheid het noodzakelijk maken toch af te wijken van de basisregel van openbaarheid.

In de Gemeentewetzijn bepalingen opgenomen over het opleggen van geheimhouding op informatie. De geheimhoudingsbepalingen in de Gemeentewetzijn vanaf 1 april 2023 op een aantal punten veranderd. Deze wijzigingen zijn verwerkt in dit protocol.

Het college en de burgemeester hebben het Protocol geheimhouding gemeente Almelo 2025 vastgesteld. Nu wordt de gemeenteraad voorgesteld dit Protocol ook vast te stellen.

Beoogd effect

Duidelijk vastleggen op welke wijze de gemeenteraad, het college en de burgemeester omgaan met het opleggen van geheimhouding op informatie. Ook is met het vaststellen van het Protocol voor

eenieder duidelijk op welke wijze met geheimhouding wordt omgaan.

Argumenten voor

1.1. Het opnemen van regels in een protocol over het opleggen van geheimhouding bevordert een

heldere en zorgvuldige besluitvorming.

De regels over het opleggen van geheimhouding op schriftelijke en mondelinge informatie vanuit de Gemeentewet en de Wet open overheid zijn ten behoeve van de toepasbaarheid door de Pagina 2 van 4

Raad - 2408503

EEE

bestuursorganen en het ambtelijk apparaat opgenomen in een Protocol. Ook is op deze wijze voor eenieder inzichtelijk op welke wijze de gemeente omgaat met het opleggen van geheimhouding. -Het betreft grotendeels vastlegging van een bestaande werkwijze. Er zijn een aantal nieuwe zaken: -De griffie en collegewerk zullen een lijst bij gaan houden van stukken waarop geheimhouding is gelegd en hoe lang de geheimhouding nog voortduurt.

-De gemeentesecretaris zal jaarlijks in maart de horizonbepaling (conditie of termijn m.b.t. de

geheimhouding) controleren en ervoor zorgen dat er een voorstel wordt voorgelegd aan de gemeenteraad, over het al dan niet handhaven van de geheimhouding. -Er is een artikel in het Protocol opgenomen, Artikel 2.5 Verstrekken geheime schriftelijke informatie, die aan de raad is verstrekt, aan derden (delegatiebepaling), waarin is geregeld dat het college en de

burgemeester bevoegd zijn om geheime informatie met derden te delen indien de informatie aan de raad verstrekt is.

1.2. De geheimhoudingsbepalingen in de Gemeentewetzijn sinds 1 april 2023 gewijzigd. Het Protocol is hierop aangepast. Het Protocol geheimhouding gemeente Almelo 2025 is gebaseerd op en is een praktische uitwerking van de Wet open overheid en het nieuw geïntroduceerde geheimhoudingshoofdstuk in de Gemeentewet. Een aantal belangrijke wijzigingen inzake het opleggen van geheimhouding zijn de volgende:

-

Het vereiste van bekrachtiging is komen te vervallen

Voorheen moest de gemeenteraad de door het college opgelegde geheimhouding bekrachtigen indien de informatie waarop geheimhouding van informatie aan de raad werd overgelegd. Deze eis van bekrachtiging door de raad is komen te vervallen. Vanaf het moment dat informatie onder geheimhouding gedeeld is met de raad, is de raad wel het beslissingsbevoegde orgaan om de geheimhouding op te heffen.

-

Geheime informatie dient met de gehele raad gedeeld te worden

Voorheen was het mogelijk om geheime informatie met één of meerdere raadsleden te delen. Deze

mogelijkheid is komen te vervallen. Geheime informatie kan alleen met de raad als geheel worden

gedeeld. Sanctie bij schending van de geheimhouding Deze sanctie is opgenomen in artikel 89, lid 5, van de Gemeentewet. De raad kan in geval van

schending van de geheimhoudingsplicht door een lid van dit orgaan of van een door dit orgaan ingestelde commissie, besluiten om het betreffende lid voor maximaal drie maanden uit te sluiten van toegang tot stukken waarop geheimhouding rust. Dit besluit staat volledig los van eventuele strafbaarheid op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.

Kanttekeningen n.v.t.

Kosten, opbrengsten en dekking

Er zijn geen kosten verbonden aan dit voorstel.

Vervolg Implementatie van dit geheimhoudingsprotocol. Dit zal plaatsvinden vanuit Concernzaken in

samenwerking met de griffie. Ten behoeve hiervan wordt een handreiking met een interne werkwijze opgesteld.

Bijlage Protocol geheimhouding gemeente Almelo (INT 2493467)

Burgemeester en Wethouders van Almelo, de secretaris,

de burgemeester,

Pagina 3 van 4

Raad - 2408503

———

J.H. Dijkstra

Pagina 4 van 4 Raad - 2408503

R.T.A. Korteland