Optimalisatie P&C cyclus - Raadsvoorstel - getekend

¢

Gemeente

aK, Almelo Raadsvergadering: 19 november 2024 Registratienummer: 2408411

De Raad van de Gemeente Almelo: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders;

Besluit:

1.

Vanaf rapportagejaar 2025 de P&C-cyclus aan te passen door de Voorjaarsrapportage en Najaarsrapportage samen te voegen tot één Zomerrapportage

Gedaan in de openbare vergadering van 19 november2024,

de burgemeester,

de griffier, A (

YO

F

JLF" J

I

drs. J

| Scherpenzecl

Pagina 1 van 3 Raad - 2408411

Raadsvergadering: 19 november 2024 Registratienummer: 2408411

Naam: A van Schilt Datum: 08 oktober 2024

Team/teamonderdeel: CZ Control en Audit

Voorstel aan de raad Onderwerp Portefeuillehouder

Optimalisatie P&C cyclus A. Maathuis

Samenvatting raadsvoorstel

Het college informeert de raad door middel van een of meerdere tussentijdse rapportages over de realisatie van de programmabegroting. In het kader van continue doorontwikkeling wordt dit proces verder geoptimaliseerd en wordt voorgesteld het aantal tussentijdse rapportages met ingang van 2025 aan te passen. Het college heeft besloten de raad voor te stellen om de raad te informeren aan de hand van een Zomerrapportage en een Slotrapportage. Door deze aanpassing wordt beoogd de informatiewaarde en de betrouwbaarheid van de (financiéle)prognoses te vergroten.

Voorgesteld raadsbesluit

De raad besluit: 1. Vanaf rapportagejaar 2025 de P&C-cyclus aan te passen door de Voorjaarsrapportage en Najaarsrapportage samen te voegen tot één Zomerrapportage

Inleiding Het college informeert de raad door middel van een of meerdere tussentijdse rapportages over de realisatie van de programmabegroting. De huidige P&C-cyclus kent naast de perspectiefnota, de begroting en de jaarrekening drie tussenrapportages. Geconstateerd wordtdat er veel focus ligt op het rapporteren en bestuurlijke verantwoording in plaats van op interne sturing, advisering en beheersing van processen. Daarom wordt voorgesteld om de Voorjaarsrapportage en Najaarsrapportage samen te voegen tot één Zomerrapportage. Door deze aanpassing neemt de informatiewaarde en betrouwbaarheid van de (financiéle) prognosestoe. De raad ontvangt de Zomerrapportage in juli, waarna de behandeling in de eerste bijeenkomst van de raad in september plaatsvindt. Gemeenten zoals Enschede en Hengelo informeren de raad ook met twee tussenrapportages.

Beoogd effect

Metdit voorstel willen we een aantal knelpunten wegnemen en invulling geven aan de volgende uitgangspunten: - vergroten van de kwaliteit van prognoses en daarmee informatiewaarde van de P&C-producten; - meer aandacht voor interne beheersing, advisering en sturing, minder nadruk op rapporteren.

Argumenten voor

1.1 Vergroten van betrouwbaarheid prognoses en informatiewaarde door Zomerrapportage De informatiewaarde van de eerste tussenrapportage neemt door dit voorstel toe. Door te werken met een Zomerrapportage wordt gerapporteerd over een langere periode dan tot op heden gebruikelijk was in de Voorjaarsrapportage. Belangrijke publicaties vanuit het Rijk met aanzienlijke financiéle effecten zullen in de Zomerrapportage verwerkt worden (denk hierbij aan de meicirculaire, actualisatie van de bijstandsbudgetten en belastingprognoses. De voorspellende waarde en de

betrouwbaarheid (stabiliteit) van de (financiéle) prognoses worden hierdoor vergroot.

Pagina 2 van 3

Raad - 2408411

1.2 Behoud van bijsturingsmogelijkheden en begrotingsrechtmatigheid Alle tussenrapportages worden opgesteld om de raad te informeren en op basis van de financiéle stand de gelegenheid te geven hierop bij te sturen. Door de rapportageperiode te verlengen blijven zowel de signaleringsfunctie als bijsturingsmogelijkheden behouden. Het vaststellen van de Slotrapportage is het laatste reguliere moment voor de raad om de begroting bij te stellen in verband

met de begrotingsrechtmatigheid. Met dit voorstel blijft dit behouden.

7.3 Meer analyseren en adviseren, maar minder rapporteren Door het aantal tussenrapportages aan te passen, kan de aandacht van de organisatie verschuiven van rapporteren naar analyseren en adviseren. Dit draagt bij aan de financiéle beheersing van de organisatie. 1.4 Raadblijft actiefgeinformeerd bij significante afwijkingen

Conform artikel 6 lid 5 van de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2023 wordt de raad buiten de reguliere rapportagemomenten om, actief geinformeerd indien zich gedurende de begrotingsuitvoering significante afwijkingen voordoen. 7.5 Positieve bes/uitvorming auditcommissie Op 10 september 2024is dit voorstel gedeeld met de auditcommissie. Geconcludeerd werd dat de auditcommissie zich kon vinden in dit voorstel. Het advies van de commissie is om dit in de vorm van

een raadsvoorstel naar de Hamerraad te brengen als hamerstuk.

1.6 Vergaderschemaraad is vastgesteld door presidium Het presidium heeft het nieuwe vergaderschema 2025 voor de raad onlangs vastgesteld, waarin de Zomerrapportage is opgenomen. De formele afhechting wordt metdit voorstel gedaan.

Kanttekeningen

1.1 De frequentie van het tussentijds rapporteren aan de raad neemt af Het is van belang voor de raad om een overzicht te hebben van de realisatie van de begroting, de actuele ombuigingen en taakstellingen, om weloverwogen besluiten te kunnen nemen. Hoewel dit voorstel leidt tot een vermindering van rapportages, is juist de bedoeling om de kwaliteit van rapportages te verhogen. Onder meer door de geconstateerde schommelingen van de gerapporteerde prognose te beperken en de informatiewaarde te verhogen. Daarnaastblijft de actieve informatieplicht bestaan.

Kosten, opbrengsten en dekking Niet van toepassing.

Vervolg

Op advies van de auditcommissie zal het raadsvoorstel als hamerstuk ingebracht worden in de

Hamerraad van 19 november 2024. In het vergaderschema 2025 van de raad is vooruitlopend hierop rekening gehouden metde aanpassing van de P&C cyclus.

Bijlagen

Burgemeester en Wethouders van Almelo,

de secretaris,

J.H. Dijkstra

Pagina 3 van 3

Raad - 2408411

de burgemeester, R.T.A. Korteland