Omgangsvormen en onderlinge samenewerking in de gemeenteraad - bijlage 1 - verslag1e fase

Voortgangsverslag gespreksessies met gemeenteraad en college Almelo, inclusief aanbevelingen/actiepunten In de afgelopen tijd zijn er door ons een aantal gesprekssessies georganiseerd met zo goed als alle raadsleden en ook met het college van B&W (één wethouder ontbrak vanwege persoonlijke omstandigheden). Er was openheid om met elkaar te spreken, naar elkaar te luisteren en te inventariseren wat er nodig is om de gewenste onderlinge samenwerking te bevorderen. Hoewel over nut en noodzaak niet altijd gelijk gedacht wordt, is er op een aantal punten wel een zekere mate van consensus over de richting die daarvoor moet worden ingeslagen, zowel voor de korte als de lange termijn. Korte termijn, vanwege de fase van de raadsperiode waarin we nu zitten. Lange termijn, omdat er volgend jaar raadsverkiezingen zijn en er door het stadsbestuur een nieuwe start gemaakt zal worden. Omdat er nog gesprekken gaan volgen is dit een tussenstand, die uiteindelijk gaat leiden tot een document voor de nieuwe gemeenteraad.

In de afgelopen maanden hebben wij ook raadsdebatten gevolg. Onze observaties daarvan zijn deels ook ingebracht in de gesprekken met zowel raads- als collegeleden. Als externe begeleiders van het proces komen wij tot de volgende aanbevelingen voor de korte termijn: 1. Het creëren van contactmomenten tussen collegeleden en raadsleden (in het bijzonder voorafgaand aan debatten) is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Een eerder door ons geadviseerd vast inloopmoment voor raadsvergaderingen is dan niet altijd geschikt. Ons is opgevallen dat een aantal raadsleden (meestal oppositie) niet goed weet hoe hiermee om te gaan en dat sommige collegeleden ‘ze hebben ons 06 en de deur staat altijd open’ voldoende vinden. Van collegeleden mag een actievere houding gevraagd worden richting raadsfracties. Maar ook van raadsleden mag gevraagd worden meer en tijdig contact op te nemen met collegeleden als dat nodig is. Met respect voor elkaars onderscheiden posities en verantwoordelijkheden, zal dit de onderlinge omgang maar ook de kwaliteit van inbrengen in het debat ten goede komen. Actie 1: griffie vragen op korte termijn met een aantal concrete suggesties te komen om (laagdrempelige) informele contacten tussen college- en raadsleden te bevorderen. Uiteindelijk staat en valt het met het individueel oppakken van geboden mogelijkheden. Daar kan niet van bovenaf op gestuurd worden.

Daarom blijven informele contactmomenten buiten de vergadercyclus ook van belang. Bijvoorbeeld excursies door de raad en college. Actie 2: de burgemeester als voorzitter en lid van het college en als voorzitter van de gemeenteraad vragen dit proces te volgen en waar nodig te bevorderen dat individuele collegeleden en/of raadsleden hun verantwoordelijkheid hierin oppakken. 2. In de gesprekken viel het ons op dat de contacten tussen raadsleden onderling buiten vergaderingen om heel verschillend waren. Van geen/nauwelijks contact tot veel/intensief

contact. Wij zien hierin niet direct een kloof tussen coalitie – en oppositiepartijen. In principe is het ook een eigen keuze van raadsleden hoe hiermee om te gaan. Meer onderling contact kan wel zorgen voor meer begrip voor elkaar en bevordert ook de inhoudelijke politieke samenwerking in de vergaderingen. Actie 3: het spreekt voor zich dat primair raadsleden zelf hier een verantwoordelijkheid voor dragen. Van de griffie mag gevraagd worden alert te zijn op het creëren van mogelijkheden om de onderlinge informele contacten tussen raadsleden te bevorderen. Dat kan nog in het laatste jaar van deze raadsperiode, maar is met name voor de nieuwe raadsperiode een belangrijk aandachtspunt. Hiervoor moeten tijdig voorbereidingen worden getroffen, zoals voor de raadsexcursie 2026. Actie 4: Van fractievoorzitters mag verwacht worden dat ze goede omgangsvormen/contacten van hun fractieleden met andere fracties waar mogelijk bevorderen, hierover in hun eigen fractie spreken en zelf een voorbeeldfunctie hierin hebben.

3. Het verloop van raadsdebatten wordt verschillend ervaren. Overwegend is men wel van mening dat hier nog veel winst te behalen valt. Zowel in de voorbereidingen van de vergaderingen, het voorzitten van de vergaderingen én de (omgangs-) cultuur tijdens de vergaderingen. Dat is niet alleen belangrijk voor de deelnemers aan het debat, maar ook voor de inwoners/belangstellenden die op de tribune of digitaal de debatten volgen. Het is ook onze observatie dat hier werk te doen is. Dat kan zonder dat dit het mandaat van raadsleden aantast om te kunnen inbrengen wat men vanuit de eigen politieke visie wil inbrengen. Actie 5: debatten over raadsonderwerpen verlopen soms wat rommelig omdat onvoldoende scherp is wat de scope van het raadsvoorstel is of omdat deelnemers aan het debat zich daar niet aan houden. Als dat onvoldoende scherp is of er wordt al dan niet bewust van afgeweken, is het risico van alle kanten op zwalken van het debat erg groot. Niet alleen lastig en soms storend voor veel deelnemers aan het debat, maar ook voor de volgers van het debat. Aangezien gekozen is voor een BOB vergadermodel, is het van groot belang de verschillende fasen hiervan goed te scheiden.

Ons advies is om in de voorbereidingen alert te zijn op duidelijke formulering(en) van de beslispunten van het raadsvoorstel, indien mogelijk bij de start van het debat dit door de voorzitter nog een keer helder te laten verwoorden en bij het debat de voorzitter onvoorwaardelijk te steunen in zijn/haar taak te bewaken dat deelnemers aan het debat zich aan het dan geagendeerde onderwerp houden. Actie 6: Er wordt van voorzitters verwacht dat ze zonder aanzien des persoons de vergaderingen voorzitten. Van deelnemers aan de vergaderingen mag verwacht worden dat ze zich ‘onderwerpen’ aan de leiding van de vergadering. En ook dat met respect voor elkaar het debat onderling en met het college gevoerd wordt.

Mocht dit over en weer tot fricties in de vergadering leiden (tussen voorzitter en raadslid/raadsleden en/of raadsleden onderling), dan is het goed om dit op de juiste plek en moment te bespreken. In het presidium wordt elke vergadering teruggekeken naar de voorgaande vergaderingen. Dat kan ook tussen betrokkenen onderling. Onze indruk is dat deze aanspreekcultuur in Almelo niet vanzelfsprekend aanwezig is. Het risico daarvan is dat zaken niet uitgesproken worden en op die manier onderhuids spanningen aanwezig kunnen blijven en de onderlinge sfeer jarenlang kan bepalen. Ons advies is om vergaderingen regelmatig hierop te evalueren (o.a. in college, presidium, overleggen van fractievoorzitters) en waar nodig actie te ondernemen. Actie 7: ons is opgevallen dat er tijdens vergaderingen veel buiten de microfoon en de voorzitter om wordt gepraat. De eerlijkheid gebied ons te zeggen dat dit geen fraai plaatje is. Een raadsdebat mag bruisen en vol passie op het scherps van de snede gevoerd worden, maar het moet wel te volgen zijn en vraagt om die reden om een ordentelijk verloop. Opvallend vinden wij ook dat uit de gesprekken bleek dat niet iedereen zich veilig voelt in vergaderingen en soms gebrek aan respect ervaart. Daar valt mogelijk wat op af te dingen, maar feit is dat er breed ongemak aanwezig is hoe vergaderingen soms verlopen.

Ons advies is om voor het vervolg van de raadsperiode een aantal duidelijke spelregels af te spreken voor de vergaderingen en die ook consequent te laten handhaven door de voorzitter. Het gaat in principe om hele basale omgangsvormen: • • •

•

•

De voorzitters zijn door de raad aangesteld en krijgen steun in het uitoefenen van zijn/haar taak; Spreken altijd via de voorzitter. Deze universele regel bestaat om het debat niet te persoonlijk te maken. Je spreekt elkaar niet direct persoonlijk aan, maar via de voorzitter; Respect voor de deelnemers aan het debat en onze democratie als politieke opvattingen worden verwoord. Dus luisteren naar alle sprekers en opvattingen die naar voren worden gebracht. Als jij het anders ziet, dan gebruik je inhoudelijke argumenten; Raadsleden en collegeleden spreken alleen via de microfoon en nadat ze daarvoor van de voorzitter het woord hebben gekregen. Hiervan afwijkend gedrag wordt niet geaccepteerd en de voorzitter krijgt steun bij handhaving daarvan; Indien fracties tijdens de vergadering overleg willen hebben, vragen ze daarvoor een schorsing aan of verlaat men de raadszaal zodat het debat ongestoord kan plaatsvinden.

Zwolle/Den Haag, juni 2025 Arie Slob en Jonathan van der Geer