Bijlage 1 bij RB 10 -Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht Almelo 2025

Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht Almelo 2025 Totaalbeeld 2025: Oranje Financiën

Omgevingsrecht VTH (voorheen Wabo)

Omgevingsrecht (voorheen Wro)

Informatie- en archiefbeheer

Huisvesting statushouders

Erfgoed

Oranje

Groen

Groen

Oranje

Oranje

Groen

Motivering totaalbeeld Algemeen Provinciaal toezicht is een wettelijke taak. In aansluiting op de veranderende maatschappij, wil de provincie deze taak samen met gemeenten zoveel mogelijk vanuit partnerschap oppakken. Dit is uitgangspunt van de herziene Overijsselse bestuursovereenkomst IBT (2022). Samen werken provincie en gemeente aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit haar eigen rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Beoordelingskader IBT Basis voor de beoordeling is het geactualiseerde IBT beoordelingskader, dat na afstemming met de gemeenten, in december 2024 door Gedeputeerde Staten is vastgesteld. Aanpassingen waren nodig in verband met de inwerkingtreding van de nieuwe Omgevingswet. Zo wordt nu gesproken over het domein Omgevingsrecht VTH (voorheen Wabo) en het domein Omgevingsrecht (voorheen Wro). Het Overijsselse interbestuurlijk toezicht heeft betrekking op de domeinen Financiën, Omgevingsrecht VTH, Omgevingsrecht, Informatie- & archiefbeheer, Huisvesting statushouders en Erfgoed. Voor Financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting en voor de andere domeinen om provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke medebewindstaken. Totaalbeeld van de gemeente Almelo: oranje De bevindingen op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het voorliggende integrale totaalbeeld.

Dit totaalbeeld is het gewogen gemiddelde van de genoemde zes domeinen. De kleur van het totaalbeeld is dit jaar oranje. In 2023 was het beeld groen en in 2024 was het beeld oranje. De kleuring heeft een signaalfunctie en is niet bedoeld als ‘goed’ of ‘fout’. Wanneer een domein oranje of rood kleurt, dan betekent dat dat de provincie risico’s ziet waarop actie nodig is. Zoals afgesproken in de Bestuursovereenkomst IBT en het bijbehorende IBT-beoordelingskader gaat de provincie daarover in gesprek met de gemeente. Beelden op de afzonderlijke domeinen: De domeinen Omgevingsrecht VTH (voorheen Wabo), Omgevingsrecht (voorheen Wro) en Erfgoed kleuren groen. Voor deze domeinen geldt dat de gemeente voldoet aan de in het kader gestelde criteria. De domeinen Financiën, Informatie- en archiefbeheer en Huisvesting Statushouders kleuren oranje. Op het domein Financiën is de begroting 2025 structureel en reëel sluitend. Dit betekent dat de gemeente onder het reguliere (repressieve) toezicht valt en de begroting 2025 zonder onze goedkeuring kan uitvoeren. De meerjarenraming is echter niet sluitend. Dit is aanleiding voor de oranje kleur op dit domein. Voor het domein Informatie- en archiefbeheer geldt dat een gestructureerde aanpak om de Archiefwet beter na te leven is opgesteld. De eerste zaken zijn opgepakt en in uitvoering.

Het voorgenomen verbeterproces ligt echter nog niet op schema door o.a. capaciteitsgebrek. Hierdoor zijn meerdere aandachtspunten nog aan de orde waardoor het oordeel oranje blijft. Op het domein Huisvesting Statushouders heeft de gemeente niet voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2024. Op 1 oktober was er vanuit het COA een tekort aan koppelingen van 16. Dit tekort heeft er echter niet toe geleid dat de gemeente haar taakstelling niet kon behalen. Er waren namelijk wel statushouders die gekoppeld waren aan de gemeente en gehuisvest hadden kunnen worden. Dit maakt dat het kleurbeeld voor 2024 oranje is. De gemeente zet zich sterk in voor asielopvang en daarvoor heeft provincie Overijssel veel waardeering. Een aandachtspunt is de opgebouwde achterstand (in totaal 117 personen) die de aankomende taakstellingsperiode(n) weggewerkt zal moeten worden.

Voor de oranje domeinen geldt dat de provincie, zoals hiervoor is aangegeven, het inhoudelijke gesprek wil voeren met de gemeente over de gesignaleerde risico’s. Omdat het totaalbeeld oranje is, zal ook een gesprek tussen de Commissaris van de Koning en de burgemeester plaatsvinden.

Totaalbeeld IBT Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Financiën

Beoordeling Uw begroting 2025 is structureel en reëel sluitend. Dit betekent dat de gemeente onder het reguliere (repressieve) toezicht valt en de begroting 2025 zonder onze goedkeuring kan uitvoeren. De meerjarenraming is echter niet sluitend. Daarnaast is er geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Het bovenstaande heeft erin geresulteerd dat de kleuring in het IBT-beeld voor het domein financiën oranje is.

Oranje

1. De geraamde uitgaven en inkomsten zijn structureel en reëel in evenwicht. Uit meerjarenbegroting is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of, 2. de geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of, 3. er is sprake van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.

Context In 2024 was de IBT-kleuring van Almelo voor financiën oranje. Gemeente Almelo constateert dat de toekomstige financiële situatie sneller en meer verslechterd. Dit heeft tot gevolg dat Almelo eerder en meer moet bezuinigen. Voor nieuw beleid is in deze begroting in beginsel geen ruimte, tenzij dit beleid (op termijn) kan bijdragen aan een verbetering van het financieel meerjarenperspectief. Gemeente Almelo kiest ervoor om de al eerder door de raad vastgestelde koers vast te houden door enerzijds te blijven inzetten op investeringen in de stad en anderzijds het uitwerken van besparingsmaatregelen. De financiële situatie is zorgelijk. De besparing opgave is fors, waardoor de mogelijkheid reëel is dat de vastgestelde en nog vast te stellen bezuinigingsmaatregelen niet volledig gerealiseerd kunnen worden. Tijdig bijsturen op basis van adequate sturingsinformatie is daarom essentieel. Gemeente Almelo geeft de komende maanden invulling aan de vastgestelde ombuigingen vanaf 2025. Men gaat hierbij actief aan de slag met o.a. bezuinigingen binnen het sociaal domen, het actualiseren en temporiseren van investeringen en het bijstellen van taak en bijdrage aan gemeenschappelijke regelingen.

Ook neemt de gemeente een trapsgewijze extra verhoging van de OZB en een (geoorloofde) incidentele onttrekking aan de algemene reserve mee als structureel dekkingsmiddel van de tekorten voor de komende jaren. Wij zien een risico in de hoge nadelige saldi in de jaren 2026 t/m 2028, de actuele ambities (stedelijke ontwikkeling, IHP, organisatie en Kapitaalgoederen) en de (voorgestelde) jaarlijkse bezuiniging- staakstellingen. Almelo beschikt voor 2025 over voldoende weerstandsvermogen. Toelichting beoordeling Wij hebben geconstateerd dat: • u een sluitende begroting 2025 heeft vastgesteld. Om dit te bereiken heeft u ombuigingen of bezuinigingen opgenomen in de raming. Wij zien de voortgang van deze ombuigingen graag terug in de volgende P&C documenten zodat u en wij de realisatie goed kunnen volgen; • veel gemeenten zijn geconfronteerd met tekorten in de meerjarenraming door het zogenoemde “ravijnjaar”. Ook de meerjarenraming van uw gemeente laat tekorten zien. Om bij de komende begroting te zorgen voor een sluitende meerjaren raming

Intensiteit toezicht: gemiddeld • Begroting vergt geen goedkeuring. • Verdiepingsvragen rondom meerjarige financiële problematiek. • Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (2-5 x per jaar). • Monitoren van herstelmaatregelen/ begrotingswijzigingen. • Het zijn van sparringpartner. • Themaonderzoeken. • Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. • Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie.

Domein

Omgevingsrecht VTH (voorheen Wabo)

Beoordeling en onderbouwing door GS heeft u al denkrichtingen/ maatregelen opgenomen. Wij vinden het verstandig dat u hier al over heeft nagedacht. Maatregelen hebben vaak tijd nodig om ook daadwerkelijk gerealiseerd te worden. Wij zullen de bij de begroting 2026 uitgewerkte maatregelen beoordelen, daarbij gebruiken we de vastgestelde criteria uit het Gemeenschappelijk toezichtkader; • uw meerjarenraming sluit met forse tekorten. De financiële situatie van uw gemeente vinden wij zorgelijk. Wij volgen de ontwikkelingen van uw financiële positie op basis van de door u vastgestelde producten in de P&C cyclus en de ambtelijke contacten met uw gemeente. Bij de begroting 2026 zullen wij beoordelen of uw begroting en/of meerjarenraming voldoet aan het criterium van het structureel en reëel evenwicht. Wij verzoeken u om ons tijdig te informeren op het moment dat u voorziet dat uw begroting 2026 hier niet aan zal voldoen; • u in uw begroting gebruik maakt van de mogelijkheid om het “surplus van de Algemene Reserve” op te nemen als structureel dekkingsmiddel. Wij beoordelen bij elke begroting of u voldoet aan de gestelde voorwaarden. Bent u van plan om dit dekkingsmiddel bij de begroting 2026 in te zetten? Neem dan vooraf contact met ons op.

Beoordeling 2025 Op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT op het domein Omgevingsrecht VTH, de onderlinge samenhang van de documenten en de voortgangsgesprekken, is het kleurbeeld voor de gemeente Almelo groen. Er zijn nog wel verbeterpunten waar de gemeente Almelo het komende jaar aan kan werken. Verbeterpunten vorig jaar De gemeente is met de verbeterpunten uit het beeld 2024 aan de slag gegaan. Dit heeft geresulteerd in verbetering, maar er blijft op onderdelen aandacht nodig. Beleidskader De gemeente Almelo heeft eind 2019 haar geactualiseerde VTH- beleid voor de thuistaken vastgesteld. Dit beleidsplan bevat onder andere doelstellingen, indicatoren en strategieën en er is een koppeling gelegd met de Omgevingswet. In 2025 is Almelo voornemens het VTH-beleidsplan te actualiseren. De risicoanalyse zal deel uitmaken van het nieuwe VTH-beleid, hierbij zal het besturingsmodel zelf door de gemeente worden uitgewerkt. Het uniforme regionale VTH-beleid voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst Twente is in 2023 door Almelo vastgesteld. In dit beleidsplan zijn onder andere een probleemanalyse, strategieën en doelen opgenomen. Er is nog nadere uitwerking nodig van de gestelde doelen, zodat duidelijk is wanneer de doelen zijn gehaald. Voor de toezichtstaken wordt (gedeeltelijk) gebruikgemaakt van het dynamisch risico prioriteringsinstrument (RPI).

Het blijft echter onduidelijk hoe de RPI precies wordt ingezet, hoe de risico inschattingen worden bepaald en welke prioriteiten daaruit volgen.

Beeld

Toezichtregime

Groen

Inzicht in uitvoering en handhaving Sluitende beleids- en uitvoeringscyclus, die voldoet aan de beoordelingscriteria. Alle stappen van de cyclus zijn ingevuld. Intensiteit toezicht: laag • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef)

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS Uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma 2025 is tijdig vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma is duidelijk aangegeven welke activiteiten uitgevoerd gaan worden en hoe aan de beleidsdoelstellingen wordt gewerkt. De gemeente geeft aan dat de monitoring in 2025 zal worden verbeterd, zodat de nieuwe beleidsdoelen uit het VTH-beleid beter geëvalueerd kunnen worden. De gemeente geeft aan dat in eerste instantie er op onderdelen onvoldoende capaciteit beschikbaar is. Door middel van inhuur en prioritering is de capaciteit voldoende om de werkvoorraad uit te voeren. Het uitvoeringsprogramma 2025 voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst Twente is tijdig vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma is aangegeven welke activiteiten voor Almelo worden uitgevoerd. Daarnaast zijn enkele doelstellingen uit het beleid overgenomen in het uitvoeringsprogramma, maar ontbreken de doelen voor de thema’s dienstverlening en financiën zoals opgenomen in de verordening van de gemeente. Rapportage en evaluatie Het jaarverslag 2023 over de thuistaken is tijdig vastgesteld. In het jaarverslag geeft de gemeente inzicht in de uitgevoerde activiteiten en projecten. Uit het jaarverslag blijkt dat de monitoring kan worden verbeterd, met name op een aantal beleidsdoelen.

Voor de thuistaken is inzicht gegeven in het voldoen aan de kritieke massa zoals deze is opgenomen in de kwaliteitscriteria. Almelo geeft aan dat in de verordening uitvoering en handhaving omgevingsrecht de nieuwe set van kwaliteitscriteria 3.0 niet dynamisch is opgenomen. Het college zal in 2025 een besluit nemen over de toepassing van deze nieuwe kwaliteitscriteria. Het jaarverslag 2023 over de taken belegd bij de Omgevingsdienst Twente is tijdig vastgesteld. Het jaarverslag geef inzicht in de uitgevoerde activiteiten. In het uitvoeringsprogramma 2023 waren actualisatietoetsen gepland voor Almelo, maar uit het jaarverslag 2023 blijkt dat deze niet zijn uitgevoerd. Het jaarverslag geeft onvoldoende inzicht in de realisatie van de voorgenomen doelen. Verbeterpunten Voor 2025 heeft de gemeente Almelo de volgende verbeterpunten: 1. Stel in 2025 geactualiseerd VTH-beleidsplan vast inclusief meetbare doelstellingen inclusief een zelf vormgegeven besturingsmodel. 2. Werk in 2025 aan de monitoring, zodat de beleidsdoelen geëvalueerd kunnen worden. 3. Zorg voor verdere ontwikkeling van indicatoren en streefwaarden voor de gestelde doelen in het uniforme regionale VTH-beleid voor de taken bij de Omgevingsdienst. 4.

Geef in 2025 beter inzicht in de werking van het dynamisch risicoprioriteringsinstrument (RPI) en de daarbij horende risico-inschattingen, zodat inzichtelijk is hoe deze de toezichtstaken sturen. 5. Toets, zoals voorgenomen in het uitvoeringsprogramma 2025 voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst Twente, de relevante vergunningen op actualiteit en

Beeld

Toezichtregime

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

6.

Omgevingsrecht (voorheen Wro)

Beeld

Toezichtregime

Groen

Intensiteit toezicht: laag

actualiseer vergunningen indien nodig volgens de wettelijk vastgestelde termijnen. Geef in het jaarverslag 2024 over de taken belegd bij de Omgevingsdienst inzicht in de realisatie van de gestelde doelen.

Omgevingsvisie Almelo beschikt over een actuele Omgevingsvisie die in 2020 door de Gemeenteraad is vastgesteld. Inmiddels zet de gemeente stappen om te komen tot een nieuwe visie om hiermee te kunnen inspelen op beleidsontwikkelingen en veranderende omstandigheden (zoals meer behoefte aan woningen, sociale opgave en toenemende ruimtedruk). Medio 2025 zal hiervoor een contourennotitie aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

• • •

Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar. Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen. Steekproef eens per 3 à 4 jaar.

Omgevingsplannen De gemeente Almelo beschikt over een actueel omgevingsplan voor haar gehele gemeentelijke grondgebied, waarin rekening is gehouden met de provinciale belangen.

Informatie- en archiefbeheer

Implementatie omgevingswet Almelo is druk bezig met uitvoering van de omgevingswet. Zo werkt de gemeente op dit moment aan het inpassen van de Bruidsschat in de structuur van Almelo en wordt onder meer voor een deel van de wijk de Schelfhorst een omgevingsplan voorbereid. Algemeen Het beeld van de gemeente Almelo is gebaseerd op het op 30 januari 2025 ontvangen Jaarverslag Archiefzorg en –beheer 2023-2024 en de meegezonden Archief KPI's 2024. Hiermee voldoet Almelo aan de gemaakte informatie-afspraken in het kader van het IBT. Oordeel Een gestructureerde aanpak om de Archiefwet beter na te leven is opgesteld en de eerste zaken zijn opgepakt en in uitvoering. Het voorgenomen verbeterproces ligt nog niet op schema door o.a. capaciteitsgebrek. Hierdoor zijn meerdere aandachtspunten nog aan de orde waardoor het oordeel oranje blijft. Bewerking van archieven/achterstanden Het aantrekken van een gediplomeerde archivaris heeft meer inzicht opgeleverd in de opgaven die er vanuit de Archiefwet liggen. De aangekondigde beheer- en bewaarstrategie is nog niet opgesteld, waardoor nog niet wordt voldaan aan de termijnen voor (digitale) vernietiging. Het opschonen van enkele applicaties staat op de agenda, maar is nog niet uitgevoerd. Dit geldt ook voor het wegwerken van schaduwarchieven en e-mailarchivering. Een kwaliteitssysteem overeenkomstig art 16 Archief regeling is nog niet ingericht.

Goede voortgang is geboekt in het wegwerken van achterstanden in papieren archieven. Overbrengingen worden hiervoor voorbereid. Werkzaamheden in dit verband zullen nog enkele jaren in beslag nemen. Hiervoor is budget

Oranje

Zorg voor en beheer van archief op enkele (niet zwaarwegende) aspecten niet op orde Intensiteit toezicht: gemiddeld Frequentie algemeen inspectie bezoek: eens per jaar (met nadruk op benoemde risico's/thema's). Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten. Criterium voor wel/niet zwaarwegend is of sprake is van wel/geen taakverwaarlozing zoals opgenomen in de model KPIrapportage.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Oranje

Niet voldaan aan de wettelijke taakstelling, of de achterstand uit vorige periode(n) is niet volledig weggewerkt.

beschikbaar gesteld. De hotspotmonitor is nog niet tot stand gekomen. Het aangekondigde SIO (strategisch informatie overleg) is ook nog niet ingericht. Hiermee wordt gewacht totdat enkele functies zijn ingevuld. Archiefbewaarplaats Het calamiteitenplan is vastgesteld, klimaatmeet apparatuur is aangepast en geijkt, het toegangsbeleid is aangescherpt zodat alleen bevoegden in de ruimte kunnen komen. Een punt van aandacht is dat de vloerbelasting van het depot zijn maximale belasting bereikt. Overig De gemeente neemt actief deel aan het Archiefberaad Overijssel en is ook actief in de Twentse kenniskring voor uitwisseling van archivarissen. De gemeente Almelo heeft in 2024 de deelname van de gezamenlijke – Twentse - strategie voor duurzame toegankelijkheid en preservering (e-depot) opgeschort. Almelo wil het concept 'bewaren bij de bron’ nader onderzoeken. Almelo heeft ervoor gekozen het complete bouwarchief (504 meter) te gaan digitaliseren.

Huisvesting statushouders

Aandachtspunt voor 2025: Selectie en schoning informatie op netwerkschijven Inrichting e-depot voorziening Vloerbelasting archiefdepot Toetsbaar kwaliteitssysteem ex art 16 Archiefregeling Ieder half jaar krijgen gemeenten per 1 januari en 1 juli door het Rijk een taakstelling opgelegd voor het huisvesten van statushouders. De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de realisatiecijfers op peildatum 1 januari 2025 en aanvullende informatie verstrekt door de gemeente. Beoordeling: De gemeente Almelo heeft niet voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2024. Op1 oktober was er vanuit het COA een tekort aan koppelingen van 16. Dit tekort heeft er echter niet toe geleid dat de gemeente haar taakstelling niet kon behalen. Er waren namelijk wel statushouders die gekoppeld waren aan de gemeente en gehuisvest hadden kunnen worden. Op 01-10-2024 waren dat er 117 Op 31-12-2024 waren dat er 101 Dit maakt dat het kleurbeeld voor 2024 oranje is. Aandachtspunt: Gemeente Almelo zet zich sterk in voor asielopvang en daarvoor heeft provincie Overijssel veel waardering. Een aandachtspunt is de opgebouwde achterstand (in totaal 117 personen) die de aankomende taakstellingsperiode(n) weggewerkt zal moeten worden.

Intensiteit toezicht: gemiddeld 1. Voortgang tweewekelijks monitoren. 2. Gemeente ontvangt een brief waarin acties en termijnen worden gesteld om de achterstand in te lopen. 3. Gemeente stelt in overleg met corporatie(s), regie voerder COA en de provincie een plan van aanpak huisvesting statushouders op, over het inlopen van de achterstanden (naast de taakstelling). 4. Elke 3 maanden is er ambtelijk overleg tussen gemeente en provincie over de voortgang. Indien na 3 maanden (halverwege de taakstelling periode) de verwachting is dat de gemeente de achterstand niet gaat inlopen, kan dit aanleiding zijn voor bestuurlijk overleg.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Erfgoed

De erfgoedverordening van Almelo dateert uit 2022 en is bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet (2024) in werking getreden. Gemeente Almelo heeft haar adviescommissie ondergebracht bij het Oversticht. De commissie heeft vier adviezen afgegeven waarvan niet is afgeweken. Het VTH proces is deskundig ingeregeld waarbij op het juiste moment om advies gevraagd wordt aan de juiste instanties. Er is een intaketafel voor nieuwe ontwikkelingen waar gekeken wordt of er archeologische en cultuurhistorische waarden aanwezig zijn, als dit zo is worden deze meegenomen in het advies.

Groen

Voldaan aan eisen Erfgoedwet: • het hebben van een actuele gemeentelijke erfgoedverordening • het hebben van een onafhankelijke en deskundige gemeentelijke erfgoed commissie; deskundige uitvoering van vergunning verlening en handhaving ten behoeve van het aanbrengen van wijzigingen aan rijks monumenten. • nieuwe bestemmingsplannen conform de Erfgoedwet. Intensiteit toezicht: laag • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: maximaal 1 keer per jaar. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef)