9 Totaalbeeld interbestuurlijk toezicht 2024

Gemeente Almelo

Raadsbrief ter informatie

Postadres: Gemeente Almelo Postbus 5100 7600 GC Almelo

Aan de raad van de gemeente Almelo Bijlage 1

Doorkiesnummer

Behandeld door S. Benayad

Datum 7 mei 2024

Onderwerp Totaalbeeld interbestuurlijk toezicht 2024

Geachte leden van de raad, De provincie Overijssel houdt ieder jaar toezicht op wettelijke taken die gemeenten uitvoeren in het kader van het interbestuurlijk toezicht. Elk jaar beoordeelt de provincie de uitvoering van de taken en stelt een totaalbeeld op. De beoordeling betreft de domeinen Financiën, Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht), Wro (Wet ruimtelijke ordening), Informatie- en Archiefbeheer, Huisvesting Statushouders en Erfgoed. Met deze brief informeren wij u over de uitkomsten van het Totaalbeeld interbestuurlijk toezicht 2024. Het totaalbeeld heeft betrekking op het toezichtsjaar 2023. De kleur van het totaalbeeld 2024 is ‘oranje’; dit was vorig jaar ook het geval. Ten opzichte van vorig jaar is er geen verschuiving in de domeinen die oranje kleuren: Financiën, Informatie- en Archiefbeheer en Huisvesting Statushouders. De overige domeinen kleuren ‘groen’. De score op Financiën is het gevolg van de verslechtering van de gemeentefinanciën waar ook de gemeente Almelo last van heeft, net als nagenoeg iedere Nederlandse gemeente. Voor het domein Informatie- en Archiefbeheer zijn al enkele jaren verbeterplannen in uitvoering. Dankzij de verbeterinterventies is het de verwachting dat dit domein volgend jaar weer ‘groen’ kleurt. Tot slot is het Almelo niet gelukt te voldoen aan de taakstelling op het domein Huisvesting Statushouders.

Ook in Almelo ervaren wij de krapte op de woningmarkt. De achterliggende stukken – met daarin de totale beoordeling en motivering – zullen wij u digitaal beschikbaar stellen. Zoals gebruikelijk formuleren wij waar nodig in de programmabegroting eventuele acties en maatregelen naar aanleiding van de uitkomsten van het Totaalbeeld interbestuurlijk toezicht 2024.

Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Almelo, de secretaris, de burgemeester,

J. Dijkstra

Pagina 1 van 1 Raad - 2408271

M.M. van ’t Veld

Provincie Overijssei Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99 www.overijssel.nl

ingekomen 1 n At'K. 2QU

overljsselloket@overljssel.nl KvK 51048329 IBAN NL45 RABO 0397 3411 21

Aan het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Almelo Postbus 5100 7600GC ALMELO

Inlichtingen bij Dhr. P. Oosterhof Telefoon +31384997206 P.Oosterhof@overljssel.nl

Datum

Kenmerk

Zaaknummer

Pagina

Bijlagen

16-04-2024

D2024-04-000585

2024-009723

1 van 2

2

Onderwerp:

Totaalbeeld interbestuurlijk

Uw brief

Uw kenmerk

toezicht 2024

Geacht college, Hierbij sturen wij u het totaalbeeld interbestuurlijk toezicht (IBT) van uw gemeente, dat wij tijdens onze vergadering van 16april 2024 hebben vastgesteld. Het totaalbeeld is als bijlage 1 bij deze brief gevoegd. Context Provinciaal toezicht is een wettelijke taak. In aansluiting op de veranderende maatschappij, willen wij deze taak samen met de Overijsselse gemeenten zoveel mogelijk vanuit partnerschap oppakken. Dit is ook uitgangspunt van de Overijsselse bestuursovereenkomst IBT. Het totaalbeeld IBT is opgebouwd uit zes domeinen: Financiën, Omgevingsrecht/Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht), Wro (Wet ruimtelijke ordening). Informatie- & archiefbeheer. Huisvesting statushouders en Erfgoed. Basis voor de toetsing is het IBT kader. Dit kader en de totaalbeelden zijn te vinden op onze website: Interbestuurliik toezicht oer gemeente - Provincie Overijssel. We hebben achtergrondinformatie als bijlage 2 bij deze brief gevoegd over onze werkwijze en ontwikkelingen op de domeinen. In deze bijlage wordt ook aandacht besteed aan de consequenties de inwerkingtreding van de nieuwe Omgevingswet voor het interbestuurlijk toezicht.

van

Totaalbeeld IBT 2024 De bevindingen op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het voorliggende integrale totaalbeeld. De teksten zijn (ambtelijk) besproken. In het kader van de voorbereiding van het totaalbeeld IBT voor 2024 heeft ook afstemming plaatsgevonden met uw gemeentelijke IBT-coördinator. Voor uw gemeente geldt dat de totaalkleur van uw gemeente dit jaar oranje is. De kleuring op de domeinen en van het totaalbeeld heeft een signaalfunctie, en is niet bedoeld als 'goed' of 'fout'. Wanneer een domein oranje kleurt, dan betekent dat dat de provincie risico's ziet waarop in haar ogen actie nodig is en waarover de provincie, in aansluiting op het kader IBT, in gesprek wil gaan met de gemeente. Omdat het totaalbeeld van uw gemeente oranje is, zal ook een gesprek tussen de Commissaris van de Koning en de burgemeester plaatsvinden. Voor een nadere toelichting op de bevindingen totaalbeeld.

per domein verwijzen we naar het bijgevoegde

provinciè^Qverijssel Datum verzending 18-04-2024

Rol raden Eén van de uitgangspunten in de bestuursovereenkomst is dat gemeente en provincie de verbinding tussen de horizontaie verantwoording en het verticaie toezicht zuiien versterken door beide processen beter op elkaar te iaten aansiuiten. Ter uitvoering hiervan hebben wij met elkaar afgesproken dat gemeenten het totaalbeeld deel uit zullen laten maken van de planning- en controlecyclus (P&C-cyclus) en dat de provincie zorg zal dragen voor een toegankelijke en actuele dataviewer op de provinciale website met informatie over de totaalbeelden per gemeente en gedurende de afgelopen jaren, welke veel achtergrondinformatie biedt. Zie hiervoor ook de eerder genoemde link naar het interbestuurlijke toezicht op onze website.

Met vriendelijke groet, namens Gedeputeerde Staten van Overijssel,

Gedeputeerde

Staten van Overijssel,

voorzitter, A.P. Heidema

Pagina 2 van 2

secretaris, N. Versteeg

Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht Almelo 2024 Totaalbeeld 2024; Oranje Financiën

Wabo

Wro

Informatie- en archiefbeheer

Huisvesting statushouders

Erfgoed

Oranje

Groen

Groen

Oranje

Oranje

Groen

Motivering totaalbeeld Algemeen Provinciaal toezicht is een wettelijke taak. In aansluiting op de veranderende maatschappij, wil de provincie deze taak samen met gemeenten zoveel mogelijk vanuit partnerschap oppakken. Dit is uitgangspunt van de herziene Overijsselse bestuursovereenkomst IBT (2022). Samen werken provincie en gemeente aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit haar eigen rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het Overijsselse Inter Bestuurlijk Toezicht (IBT) heeft betrekking op de domeinen Financiën, Wabo, Wro (Wet ruimtelijke ordening). Informatie- & archiefbeheer. Huisvesting statushouders en Erfgoed. Voor Financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting en voor de andere domeinen om provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke medebewindstaken . Beoordelingskader IBT Basis voor de beoordeling is het IBT-beoordelingskader zoals dat in 2023 is gehanteerd. Kanttekening hierbij is dat in het huidige beoordelingskader nog geen rekening is gehouden met de nieuwe Omgevingswet, omdat deze in 2023 nog niet in werking was getreden. De komende maanden zal de provincie in overleg met gemeenten bezien wat de mogelijke doorwerking van deze wet zal zijn op het IBT-beoordelingskader voor 2024. Totaalbeeld vandegemeente Almelo:Oranje.

De bevindingen op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het voorliggende integrale totaalbeeld. Dit totaalbeeld Is het gewogen gemiddelde van de genoemde zes domeinen. De kleur van het totaalbeeld is dit jaar oranje. In 2022 en 2023 was het beeld groen. De kleuring heeft een signaalfunctie en is niet bedoeld als 'goed' of'fout'. Wanneer een domein oranje of rood kleurt, dan betekent dat dat de provincie risico's ziet waarop actie nodig is. Zoals afgesproken in de bestuursovereenkomst IBT en het bijbehorende IBTbeoordelingskader gaat de provincie daarover in gesprek met de gemeente. Beelden opdeafzonderlijke domeinen De domeinen Wabo, Wro en Erfgoed kleuren groen. Voor deze domeinen gemeente voldoet aan de in het kader gestelde criteria. De domeinen oranje.

Financiën,

geldt dat de

Informatie- en Archiefbeheer en Huisvesting Statushouders

kleuren

Op het domein Financiën volgt de gemeente Almelo het advies van de VNG om 2026en 2027 realistisch te ramen en eventuele tekorten te laten zien. De begroting 2024 is structureel en reëel sluitend. Dit betekent dat de gemeente Almelo onder het reguliere (repressieve) toezicht valt. De meerjarenraming is echter niet sluitend; dit is de aanleiding voor de oranje kleur op het domein Financiën. Op het domein Informatie- en Archiefbeheer heeft Almelo mooie stappen, ter verbetering, gezet. De rapportage over het informatiebeheer is sterk verbeterd. Een gestructureerde aanpak om de archiefwet beter na te leven is opgesteld. De eerste zaken zijn opgepakt en in uitvoering. Niet alle aspecten zijn logischerwijs al op orde waardoor overeenkomstig het beoordelingskader een oranje oordeel moet worden gegeven.

Op het domein Huisvesting Statushouders was er op 1 oktober 2023 een tekort aan koppeiingen van 22. Hierdoor kon de voiledige taakstelling van 117 niet gerealiseerd worden. Echter waren er halverwege de taakstellingsperiode (op 1 oktober 2023) 30 aan Almelo gekoppelde statushouders die gehuisvest hadden kunnen worden. Dit maakt dat het kieurbeeld voor 2023 oranje is. Voor de oranje domeinen geldt dat de provincie, zoals hiervoor is aangegeven, het inhoudelijke gesprek wil voeren met de gemeente over de gesignaleerde risico's. Omdat het totaalbeeld van Almelo oranje is, zal ook een gesprek tussen de Commissaris van de Koning en de burgemeester plaatsvinden.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Financiën

Beoordeling Uw begroting 2024 is structureel en reëel sluitend. Dit betekent dat de gemeente onder het reguliere (repressieve) toezicht valt en de begroting 2024 zonder onze goedkeuring kan uitvoeren. De meerjarenraming is echter niet sluitend. Daarnaast is er geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Het bovenstaande heeft erin geresulteerd dat de kleuring in het IBT-beeld voor het domein financiën oranje is.

Oranje

1.

Context In 2023 was de IBT-kleuring van Almelo voor financiën oranje. Gemeente Almelo volgt het advies van de VNG om 2026en 2027 realistisch te ramen en eventuele tekorten te laten zien. Almelo beschikt over voldoende weerstandsvermogen. De gemeente houdt in haar begroting op alle beleidsterreinen vooral rekening met loon- en prijsstijgingen. Deze stijgingen zullen deels opgevangen kunnen worden door de stijging van de algemene uitkering. Almelo denkt haar vacatures met enige moeite te kunnen invullen, maar gaat ervan uit hiermee wel voldoende in staat te zijn om haar ambities te realiseren. Wij vinden het een verstandige keuze dat gemeente Almelo in de maanden richting de Perspectiefnota 2025 voorsorteert op ombuigingen. Bij de begroting 2024 zijn reeds zoekrichtingen vastgesteld voor bezuinigingsmaatregelen vanaf 2026. Gemeente Almelo heeft daarbij eveneens de hoop dat het Rijk bij het opstellen van het regeerakkoord in 2024 gemeenten (voor een deel) tegemoetkomt. Toelichtingbeoordeling Wij hebben geconstateerd dat: • uw college uitstel heeft aangevraagd voor de inzending van uw jaarrekening 2022 tot 1 november 2023.

Wij hebben uitstel verleend tot deze datum en u heeft de jaarrekening 2022 tijdig voor deze aangepaste termijn ingezonden; • uw gemeente de financiële consequenties voor nieuw beleid (deels) heeft betrokken in de doorvertaling van de begroting 2024 (en verdere jaren); • uw gemeente gebruik maakt van de mogelijkheid om voor de jaren 2026en 2027 aan de lastenkant een stelpost "Hervormingsagenda Jeugdhulp" op te nemen, conform de afspraak van het Rijk, de VNG en het IPO. U geeft aan ervoor te hebben gekozen om de baten daarbij niet mee te nemen. Daarmee raamt u naar ons oordeel behoedzaam; • uw gemeente heeft in de begroting 2024 aan de batenkant een bedrag (of stelpost)

2.

3.

De geraamde uitgaven en inkomsten zijn structureel en reëel in evenwicht. Uit meerjarenbegroting is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of, de geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of, er is sprake van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.

Intensiteit toezicht: gemiddeld Begroting vergt geen goedkeuring. Verdiepingsvragen rondom meerjarige financiële problematiek. Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (2-5 x per jaar). Monitoren van herstelmaatregelen/begrotings — .............. wijzigingen. Het zijn van sparring partner. Themaonderzoeken . Onderzoek programma rekening met accountantsverslag. Opvragen nota's deel onderwerpen financiële positie.

Domein

Wabo

Beoordeling en onderbouwing door GS opgenomen voor "Tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat- en energiebeleid (CDOKE)", conform de afspraak van het Rijk, de VNG en het IPO. U neemt dit op in het structurele beeld van de gemeente; • uw gemeente heeft in de begroting structureel een taakstelling opgenomen voor besparingen binnen de personeelsbegroting en het efficiënter maken van de bedrijfsvoering. Daarnaast heeft uw gemeente structureel middelen beschikbaar gesteld voor het investeren in data-gedreven werken. Tegenover deze extra inzet van middelen is voor een gelijk bedrag een besparing opgenomen. Taakstellingen en het inboeken van verwachte besparingen brengen per definitie risico's met zich mee. U onderneemt actie in 2024 om hier concreet invulling aan te geven; • uw gemeente voldoende weerstandscapaciteit heeft om risico's te kunnen opvanqen.___________________________ Beoordeling 2024 Op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT op het domein Wabo, de onderlinge samenhang van de documenten en de voortgangsgesprekken, is het kleurbeeld voor de gemeente Almelo groen. Er zijn nog wel verbeterpunten waar de gemeente Almelo het komende jaar aan kan werken. Verbeterpunten vorig jaar De gemeente is met de verbeterpunten uit het beeld 2023 aan de slag gegaan. Dit heeft geresulteerd in verbetering, maar er blijft op onderdelen aandacht nodig.

Beleidskader De gemeente Almelo heeft eind 2019 haar geactualiseerde VTH-beleid voor de thuistaken vastgesteld. Dit beleidsplan bevat onder andere doelstellingen, indicatoren, strategieën en er is een koppeling gelegd met de Omgevingswet. In 2024 gaat Almelo het VTH-beleidsplan actualiseren. De invulling van de risicoanalyse voor de thuistaken is in 2023 afgerond en de input is betrokken bij het uitvoeringsprogramma. Het model zal in 2024 verder worden uitgebouwd. Ook heeft de gemeente een handelingskader Wet kwaliteitsborging voor het bouwen vastgesteld. Op 11 juli 2023 heeft de gemeente Almelo het nieuwe VTH-beleid Twente vastgesteld. Dit beleid, inclusief nadere uitwerking, ziet toe op de VTH-taken die bij de Omgevingsdienst Twente zijn ingebracht. In dit beleid zijn onder andere doelen, indicatoren en de geactualiseerde risicoanalyse opgenomen. Aanqeqeven wordt dat de risicoanalyse de

Beeld

P8ST

Toezichtregime

Inzicht in uitvoering en handhaving 1. Sluitende beleids- en uitvoeringscyclus, die voldoet aan de beoordelingscriteria. 2. Alle stappen van de cyclus zijn ingevuld. Intensiteit toezicht: laag Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 a 2 keer per jaar. Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef)

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS komende jaren verdere dóórontwikkeling behoeft. Uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma 2024 is tijdig vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma is duidelijk aangegeven welke activiteiten uitgevoerd gaan worden. Gemeente Almelo geeft aan dat de monitoring in 2024 zal worden verbeterd, zodat de beleidsdoelen beter geëvalueerd kunnen worden. De gemeente geeft aan over voldoende capaciteit te beschikken op basis van geprioriteerde werkzaamheden. Een deel van de formatie zal ingehuurd moeten worden. Een zorg van de gemeente is dat er geen zekerheid bestaat dat voor heel 2024 geschikt tijdelijk personeel geworven kan worden. Het uitvoeringsprogramma voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst Twente 2024 is tijdig vastgesteld. In het uitvoerings ­ programma zijn een drietal doelen nader uitgewerkt. Er wordt gefaseerd gewerkt aan de doelen. Voor streefwaarden zijn nog onvoldoende gegevens bekend. In 2024 wordt de nullijn bepaald om vervolgens de doelen te concretiseren, zodat er in 2025 een concreet overzicht is. Aan de uitgewerkte doelen zijn in het uitvoeringsprogramma activiteiten gekoppeld. Rapportage en evaluatie Het jaarverslag 2022 is tijdig vastgesteld. In het jaarverslag geeft de gemeente inzicht in de uitgevoerde activiteiten.

Het jaarverslag geeft onvoldoende de koppeling weer tussen de activiteiten en de mate waarin de gestelde doelen zijn gerealiseerd. Uit het jaarverslag blijkt dat de monitoring kan worden verbeterd, met name op een aantal beleidsdoelen. Voor de thuistaken is inzicht gegeven in het voldoen aan de kritieke massa zoals deze is opgenomen in de kwaliteitscriteria. Verbeterpunten Voor 2024 heeft de gemeente Almelo de volgende verbeterpunten: 1. Stel in 2024 geactualiseerd VTH-beleidsplan vast inclusief meetbare doel ­ stellingen. 2. Werk in 2024 aan de monitoring, zodat de beleidsdoelen geëvalueerd kunnen worden. 3. Werk, zoals voorgenomen, in 2024 aan een besturingsmodule en geef op basis hiervan inzicht in de beschikbare en benodigde capaciteit. 4. Werk verder aan het ontwikkelen van streefwaarden voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst Twente, zodat die betrokken kunnen worden bij het________

Beeld

Toezichtregime

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS Uitvoeringsprogramma 2025. 5. Zorg voor verdere dóórontwikkeling van de risicoanalyse voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst Twente.

Wro

Structuurvisieis actueei volgensde beoordelingscriteria (niet ouder dan 10 jaar). De gemeente Almelo heeft in 2020 haar omgevingsvisie vastgesteld. Met diverse gebiedsvisies geeft Almelo verder uitwerking aan haar omgevingsvisie. Zo is bijvoorbeeld begin 2024 de ontwikkelvisie Almelo centraal vastgesteld, waarmee de komende jaren op de gewenste kwaliteit van de herontwikkeling van de Spoorzone gestuurd kan worden en zijn voor Aalanderveld en Leemslagen gebiedsvisies in voorbereiding.

Beeld

m

Groen

lï

1

Toezichtregime

Vaststelling en actualisatie structuurvisies • De gemeente heeft de structuurvisies op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelings ­ criteria). Vaststelling en actualisatie bestemminsplannen • De gemeente heeft de bestemmingsplannen op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria) of de gemeente heeft aangetoond dat de beschikbare capaciteit ingezet wordt voor de voorbereiding op het omgevingsplan.

Bestemmingsplannen De gemeente Almelo beschikt over actueie bestemmingsplannen voor haar gehele gemeentelijke grondgebied, waarin rekening gehouden is met de provinciale belangen. Nalevingstoezicht Het toezicht en handhaving op de naleving van ruimtelijke plannen, buiten de toezicht en handhaving in het kader van vergunning verlening, krijgt in de gemeente Almelo voldoende aandacht in het VTH-programma 2024.

Inzicht in nalevingstoezicht • Voor 1 januari van elk kalenderjaar is het door de raad geziene jaarlijkse programma voor toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en • voor 1 april, dan wel samen met de jaarrekening, is het door de raad geziene jaarverslag toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en • doelen en normen zijn behaald. Er is een goede en actuele analyse van de risico's. Er is sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen, afwijkingen zijn begrijpelijk geformuleerd.

Het VTH-programma 2024 geeft inzicht in hoe illegale situaties en strijdigheden opgespoord worden, welke thema's en/of gebieden prioriteit krijgen en welke capaciteit hierop wordt ingezet.

' -’tJï

m

Intensiteit toezicht:laag • • •

Informatieen archiefbeheer

Algemeen Het beeld van de gemeente Almelo is gebaseerd op de laatst ontvangen informatie over 2023. Op 19 juni 2023 is, naar aanleiding van de bevindingen in 2022, een vervolgbezoek afgelegd door de toezichthouder. Op 8 januari 2024 is het

Oranje

Ambtelijk contact: 1 è 2 keer per jaar. Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen. Steekproef eens per 3 a 4 jaar.

Zorg voor en beheer van archief op enkele (niet zwaar wegende) aspecten niet op orde Intensiteit toezicht: gemiddeld

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

door B&W vastgestelde Verbeterplan informatiebeheer gemeente Almelo 2023 VI.0 (d.d. 07 december 2023) ontvangen, waarin de belangrijkste KPI-onderwerpen worden behandeld. Een conceptversie van de archief-KPI's over 2023 is op 1 februari 2024 ontvangen. Hiermee voldoet Almelo momenteel weer aan de gemaakte informatie afspraken in het kader van het IBT.

Toezichtregime Frequentie algemeen Inspectie bezoek: eens per jaar (met nadruk op benoemde risico's/thema's). Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslagleggingvia KPI's of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten.

Oordeel Almelo heeft mooie stappen ter verbetering gezet. De rapportage over het informatie beheer is sterk verbeterd. Een gestructureerde aanpak om de Archiefwet beter na te leven is opgesteld en de eerste zaken zijn opgepakt en in uitvoering. Niet alle aspecten zijn logischerwijs al op orde waardoor overeenkomstig het toetsingskader een oranje oordeel volgt. Maar wanneer Almelo de ingeslagen weg in 2024 volhoudt en blijk geeft van beheersing van het verbeterproces, ligt groen volgend jaar weer In het verschiet.

Criterium voor wel/niet zwaar wegend is of sprake is van wel/geen taakverwaarlozing zoals opgenomen in de model KPIrapportage.

Bewerking van archieven/achterstanden De gemeente heeft extra archiefexpertise aangetrokken in de vorm van een gediplomeerde archivaris waarmee de kennis over (digitaal) informatiebeheer op peil wordt gebracht. Ook is budget beschikbaar gesteld voor de aanpak van achterstanden In de bewerking van papieren en digitaal archief en is gestart met het wegwerken van analoge archiefachterstanden sinds 1960.Het eerste deel van 1960-2000is in 2023 afgerond. Overbrengingen die nog niet waren geformaliseerd, worden alsnog uitgevoerd. Werkzaamheden in dit verband zullen nog enkele jaren in beslag nemen. Ook is digitale I vernietiging in processen beschreven en Ë ingeregeld. Een kwaliteitsgroep zorgt voor i betere archiefvorming overeenkomstig een toetsbaar kwaliteitssysteem ex art 16 Archiefregeling. ;ï Verder is een SIO ingesteld en is de inrichting van de hotspotmonitor opgepakt.

Overig

I

De gemeente heeft geïnvesteerd in betere meet- en logapparatuur voor de archief bewaarplaats. De gemeente neemt actief deel aan het Archiefberaad Overijssel en Is ook zeer actief in de Twentse kenniskring voor uitwisseling van archivarissen. De gemeente Almelo is aangesloten bij de gezamen lijke-Twentse-strategie voor duurzame toegankelijkheid en preservering (e-depot).

I

Aandachtspunt voor 2024: • Vervangingsbesluit (ter voorkoming van dubbele archiefvorming) _____________

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS •

Huisvesting statushouder s

Beeld

Toezichtregime

Oranje

Niet voldaan aan de wettelijke taakstelling, of de achterstand uit vorige periode(n) is niet volledig weggewerkt.

Verdere uitvoering verbeterplan

Beoordeling: De gemeente Almelo heeft niet voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2023. Op 1 oktober 2023 was er een tekort aan koppelingen van 22 waardoor de volledige taakstelling van 117 niet gerealiseerd kon worden. Echter waren er halverwege de taakstellingsperiode (op 1 oktober 2023) nog wel 30 statushouders die gekoppeld waren aan de gemeente en gehuisvest hadden kunnen worden. Dit maakt dat het kleurbeeld voor 2023 oranje is.

Intensiteit toezicht:gemiddeld

1. Voortgang tweewekelijks

Een aandachtspunt is de opgebouwde achterstand (in totaal 52 personen) die de aankomende taakstellingsperiode weggewerkt zal moeten worden. Ieder halfjaar krijgen gemeenten per 1 januari en 1 juli door het Rijk een taakstelling opgelegd voor het huisvesten van status ­ houders. De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de realisatiecijfers op peildatum 1 januari 2024 en aanvullende informatie verstrekt door de gemeente.

Erfgoed

Almelo kent een Erfgoedverordening uit 2014 in 2024 is er met de inwerkingtreding van de Omgevingswet een nieuwe ingetreden. Gemeente Almelo heeft haar adviescommissie ondergebracht bij het Oversticht. De commissie heeft 5 adviezen afgegeven waarvan niet is afgeweken. Het VTH proces is deskundig ingeregeld waarbij op het juiste moment om advies gevraagd wordt aan de juiste instanties. Er is een intaketafel voor nieuwe ontwikkelingen waar gekeken wordt of er cultuurhistorische waarden aanwezig zijn, als dit zo is worden deze meegenomen in het advies.

Groen

monitoren. 2. Gemeente ontvangt een brief waarin acties en termijnen worden gesteld om de achterstand in te lopen. 3. Gemeente stelt in overleg met corporatie(s), regie voerder COA en de provincie een plan van aanpak huisvesting statushouders op, over het inlopen van de achterstanden (naast de taakstelling). 4. Elke 3 maanden is er ambtelijk overleg tussen gemeente en provincie over de voortgang. 5. Indien na 3 maanden (halverwege de taakstelling periode) de verwachting is dat de gemeente de achterstand niet gaat inlopen, kan dit aanleiding zijn voor bestuurlijk overleg. Voldaan aan eisen Erfgoedwet; • Monumentcommissies en archeologisch deskundigen adequaat om advies gevraagd • Nieuw vast te stellen bestemmingplannen actueel volgens Erfgoedwet. Intensiteit toezicht: laag • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: maximaal 1 keer perjaar. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef).

Bijlagebij briefoverde totaalbeelden IBT 2024 Achtergrondinformatie bij totaaibeeiden IBT 2024 Het totaalbeeld 2024 gaat over het toezichtjaar 2023. Op basis van de uitkomsten van de toetsing zijn risico's en/of verbeterpunten benoemd, die dit jaar (2024) opgepakt moeten worden. Kleurdomeinen Per domein kunnen de kleuren groen, oranje of rood worden toegekend. De kleuring heeft een signaalfunctie en is niet bedoeld als 'goed' of 'fout'. Wanneer een domein oranje of rood kleurt, betekent dat dat de provincie risico's ziet waarop in haar ogen actie nodig is en waarover de provincie, in aansluiting op het beoordelingskader IBT, in gesprek gaat met de gemeente. Voor het domein financiën geldt dat GS, in het kader van het provinciale financieel toezicht, de gemeenten in december 2023 geïnformeerd heeft of zij in 2024 onder repressief of preventief toezicht valt. In het geval van preventief toezicht, is de score op IBT-financiën rood. Bij repressief toezicht zijn groen en oranje mogelijk. Kleurtotaalbeeld Ook het totaalbeeld zelf heeft een kleur (eindkleur). Uiteraard is een goede uitvoering van taken op alle domeinen van belang. Om recht te doen aan de verschillen is ervoor gekozen om bij het bepalen van de eindkleur de domeinen verschillend mee te laten wegen: • Financiën weegt het zwaarst (gewicht 3), omdat dit doorwerkt op alle gemeentelijke beleidsterreinen.

• Wabo en Wro wegen middelzwaar (gewicht 2 per domein). Wabo, omdat dit de gezondheid en veiligheid betreft en dit domein sinds 1 oktober 2012 ook flink is uitgebreid door overdracht van de taken van de Inspectie Leefomgevingen Transport. Wro, vanwege de grote invloed op de leefomgeving en de provinciale belangen die hiermee gemoeid zijn. • Informatie- & archiefbeheer, huisvesting statushouders en monumenten wegen het minst zwaar (gewicht 1 per domein). De berekening

is als volgt:

Domeinen: Financiën Wabo Wro Archief Statushouders Monumenten

Laag toezid

Oranje 0 punten 0 punten 0 punten 0 punten 0 punten 0 punten

Rood

3 punten 2 punten 2 punten 1 punt 1 punt 1 punt

6punten 4 punten 4 punten 2 punten 2 punten 2 punten

Gemiddeld toezichtregime, 5-9punten ‘Kr

Totaalkleur geengroen Wanneer het totaalbeeld van een gemeente oranje of rood is, zal ook een gesprek tussen de Commissaris van de Koning en de burgemeester plaatsvinden.

1

Relevante ontwikkelingen Het interbestuurlijk toezicht is in Overijssel gefocust op de zes toezichts-domeinen. Die domeinen zijn dynamisch en in ontwikkeling. Het is gebruikelijk om voor die domeinen jaarlijks een korte doorkijk te geven naar toekomstige ontwikkelingen. Die doorkijk is hieronder weergegeven.

Financiën Gemeenten zijn geconfronteerd met ontwikkelingen die het lastig maken om ver vooruit te kijken. Er is bijvoorbeeld onzekerheid of - en zo ja - in welke omvang gemeenten extra middelen krijgen voor de jaren 2026en 2027 (ravijnjaren) en over de uitwerking van een nieuwe financieringssystematiek. De afhankelijkheid van inkomsten van het Rijk bij gemeenten is groot. Door de val van het kabinet deze zomer duurt die onzekerheid voor gemeenten langer. Het vormen van een nieuwe coalitie laat op zich wachten. Er worden besluiten verwacht over o.a. de opschalingskorting, de jeugdgelden en de uitwerking van de nieuwe financieringssystematiek. De VNG heeft gemeenten opgeroepen om bij de begroting 2024 realistisch te ramen en eventueel tekorten in 2026en 2027 zichtbaar te maken en niet direct te bezuinigen. Dit houdt verband met de disbalans die vanaf 2026ontstaat tussen taken en middelen. Het gevolg is dat van de 25 gemeenten er 19 gemeenten zijn die een begroting 2024 hebben vastgesteld waarbij de laatste jaarschijf van de meerjarenraming (2027) niet structureel sluitend is bevonden door de financieel toezichthouder.

Omgevingsrecht(Wabo) Binnen het domein Omgevingsrecht (voorheen Wabo) spelen er diverse ontwikkelingen, De commissie Van Aartsen heeft in 2021 tien aanbevelingen gegeven om te komen tot een toekomstvast, effectief, slagvaardig en toekomstgericht stelsel Vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). Dit heeft geleid tot het interbestuurlijk programma versterking VTH. Dit interbestuurlijk programma is een samenwerking van het Rijk, VNG, IPO en Omgevingsdienst NLsamen. In dit programma wordt gewerkt aan de concretisering en uitvoering van negen van de tien aanbevelingen van de commissie Van Aartsen. Het programma heeft een looptijd van twee jaar (20222024), Het eerste jaar is gewerkt aan het aanscherpen van de wijze van uitvoering en concretisering van de aanbevelingen. Het tweede jaar wordt gebruikt voor de implementatie. In de loop van 2024 komt het programma ten einde. Wetgeving: Op 1 januari 2024 is de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen in werking getreden. Deze laatste wet is alleen voor het onderdeel nieuwbouw gevolgklasse 1 in werking getreden. Waarschijnlijk volgt per 1 januari 2025 ook de verbouw gevolgklasse 1. Beide wetten hebben invloed op de wijze waarop vergunningverlening, toezicht en handhaving van de fysieke leefomgeving worden uitgevoerd.

In de uitvoeringsprogramma's 2024 is zichtbaar dat de planning bij gemeenten grotendeels nog gebaseerd is op de Wabo. Hiervoor is gekozen vanwege de onzekerheden rondom de prognoses voor aantallen en kengetallen. Het komende jaar zal duidelijk worden of gemeenten zich de nieuwe werkwijze voldoende eigen hebben gemaakt. Omgevingsrecht(Wro) De omgevingswet is op 1 januari 2024 in werking getreden. Veel vertrouwde instrumenten zoals bestemmingsplannen, natuur- of watervergunningen en verschillende beleidsnota's, komen te vervallen en worden in een nieuw jasje gestoken. We krijgen maken met het omgevingsplan, de omgevingswaarde, BOPA's en een grotere ruimte voor overheden om de verschillende belangen tegen elkaar af te wegen. Gemeenten krijgen een overgangstermijn voor het vaststellen van de omgevingsvisie. De verplichting voor gemeenten om een omgevingsvisie te hebben en het tijdstip daarvoor wordt bij koninklijk besluit vastgelegd. Deze datum is bepaald op 1 januari 2027. De gemeenten in Overijssel zijn druk bezig met de uitvoering van de omgevingswet. Zo heeft een groot aantal gemeenten al een Omgevingsvisie vastgesteld. Omgevingsrecht(Erfgoed] • Belangrijk aandachtspunt zijn de ontwikkelingen in verband met de Omgevingswet; we proberen te achterhalen in hoeverre gemeenten Erfgoed goed betrokken hebben bij hun voorbereiding hierop.

Andersom gaan we zelf ook na hoe we binnen IBT kunnen meebewegen op deze ontwikkeling; bijvoorbeeld in het kader van "samen met de gemeente maken van een nieuw beoordelingskader". • Ook is er vanuit de provincies gezamenlijk aandacht voor het IBT domein Erfgoed. Zo wordt er gekeken of er een meer eenduidige aanpak gevonden kan worden en hierbij een gedeelde (minimale) vorm van beoordelingskader. De provincies staan hier op dit moment nog verschillend in, de vraag is dus of deze gezamenlijkheid gevonden kan worden.

2

Huisvestingstatushouders Voor huisvesting statushouders geldt dat de taakstelling ook in 2024 onverminderd hoog zal blijven. In de eerste helft van 2024 komt de taakstelling voor Overijssel in totaal uit op 1249 voor huisvesting van statushouders. Het is van groot belang dat gemeenten blijven inzetten op de realisatie van voldoende sociale (betaalbare) woningbouw om statushouders en andere aandachts-groepen te kunnen huisvesten. Gezien de grote druk op opvanglocaties is het belangrijk dat statushouders ook uitstromen naar definitieve huisvesting. Daarnaast kan ook gekeken worden naar de inzet op mogelijke tussenvoorzieningen voor statushouders. tellen mee voor de taakstelling en het voordeel van een De statushouders in de tussenvoorzieningen tussenvoorziening is dat de statushouders alvast kunnen wonen en werken in regio waar ze definitieve huisvesting zullen krijgen. Het Rijk werkt momenteel diverse ondersteuningsmogelijkheden uit voor dergelijke tussenvoorzieningen. Ook kan het Aanjaagteam Woningbouw vanuit de provincie ondersteunen in het vinden van creatieve huisvestingoplossingen. Tot slot kunnen gemeenten ook (regionale) afspraken maken over het eventueel uitruilen van taakstellingen voor huisvesting van statushouders, reguliere asielopvang en de opvang van Oekraïense vluchtelingen.

Informatie- en archiefbeheer De gemeenten in Overijssel zijn druk bezig om hun informatiehuishouding en -beheer (nog) beter op orde te krijgen. In meerdere gevallen kost het nog enkele jaren voordat de basis op orde is. Tegelijkertijd worden de overheden in 2024 en 2025 geconfronteerd met nieuwe regelgeving met veel impact op de informatiehuishouding, waaronder Europese verordeningen zoals de AI-Act en de nieuwe nationale Archiefwet. Afhankelijk van de snelheid waarmee de nieuwe Tweede Kamer dit oppakt, is de nieuwe Archiefwet te verwachten in 2025. In het wetsontwerp zijn een paar zaken aangekondigd waar gemeenten zich op kunnen voorbereiden: 1) het verplicht aanwijzen van een archivaris als verantwoordelijke voor toezicht op niet-overgebracht archief en overgebracht archief; 2) het vormgeven van (nieuw!) een archiefdienst waar overgebracht archief wordt beheerd én actief ter beschikking wordt gesteld voor publiek; 3) wijziging van de grondslag voor openbaarheidsbeperkingen; 4) het verplicht overbrengen van informatie na (nieuw!) 10 jaar; 5) het verplicht vormgeven van duurzame toegankelijkheid (DUTO) en toepassing van de Baseline informatiebeveiliging (BIO) bij nog niet overgebrachte informatie; 6) strengere eisen voor het uitvoeren van migratie van informatie; 7) verschillende processen waarop de archivaris verplicht geconsulteerd moet worden bij beheerhandelingen door de

organisatie. Voor gemeenten die nog volop in transitie zijn met betrekking tot de informatiehuishouding wordt het volgen en implementeren van nieuwe aanstaande wetgeving een grote uitdaging. In het bijzonder ook in de relatie naar gemeenschappelijke regelingen waar zij in deelnemen, omdat ook daar nieuwe eisen voor opgesteld worden als het gaat om informatie- en archiefbeheer. In Twente is deze opgave onderkend en hebben de 14 gemeenten en enkele gemeenschappelijke regelingen elkaar gevonden in een gezamenlijke aanpak van de archief- en informatiebeheervraagstukken die op hen afkomen.

3

i»»!

C) C) C)

Postbus 10078 8000 GB Zwolle

Cj

••ft

i i

5.V

)

‘

I:

cj-

'••'si

O'. :ft I

O C)

ingekomen

^^verijssel

provincie

==<D (N

CO

— Pf> co —iO

(N

>o co r“

3

■■s qq — “o.

19 APR, 2024

?C r'4