9 Onderzoeksrapport Juridische Procedures Rekenkamercommissie Almelo - Raadsbesluit (getekend).pdf

i __

~~~

.

z }'~

~ , ►I Raadsvergadering: 22 juni 2021 Registratienummer: R 2106689

Raadsbesluit Onderwerp: Onderzoeksrapport Juridische Procedures Rekenkamercommissie Almelo

Samenvatting raadsvoorstel De rekenkamercommissie Almelo heeft in 2020/2021 onderzoek laten doen naar de formele kant van juridische procedures van de gemeente Almelo. Mede aanleiding voor dit onderzoek vormden zorgen vanuit de raad over de kosten en effectiviteit van juridische procedures. Op basis van de bevindingen van onderzoeksbureau Pro Facto heeft de rekenkamercommissie Almelo een onderzoeksrapport, en conclusies en aanbevelingen opgesteld. De raad wordt voorgesteld om de aanbevelingen over te nemen. Het uitvoeren van de aanbevelingen leidt tot een betere juridische kwaliteitszorg en een mogelijke besparing op de kosten voor juridische procedures.

De Raad van de Gemeente Almelo: Gezien het voorstel van de Rekenkamercommissie; Besluit: 1. Kennis te nemen van het rekenkamerrapport furidische procedures 2. .,+ ...I..,.-. L,,,,,,,,,,,,, h ~~

~..+ . ....J.,., .,

w,.J

De conclusies en aanbevelingen van hei rekenkamerrapport over te nemen, daarbij als raad de volgende aanbevelingen op te volgen, te weten: a. Ondersteun het college bij de ingezette lijn om te investeren in de juridische capaciteit van de eigen organisatie, waarbij de gemeente regie houdt op de inschakeling van externen als dat gelet op het specifieke karakter van de juridische vraag efficiënt is en wanneer er een juridische noodzaak voor is, zoals bij verplichte procesvertegenwoordiging het geval is. Daarbij moet het college bewuste afwegingen over (door)procederen maken en de raad meenemen in dit afwegingskader. b. Stimuleer het college te investeren in dossiervorming en registratie ten behoeve van de sturing op juridische kwaliteit. c. Verzoek het college -bijvoorbeeld aan de hand van de Nota juridische kwa/iteitszorgeen plan van aanpak juridische kwaliteitszorg op te stellen en te zorgen voor een duurzame implementatie, monitoring en evaluatie hiervan. Daarbij moet het college: i. zorgen voor een actueel overzicht van de organisatie van de juridische functie (formatie, kennis/expertise, taken/verantwoordelijkheden, plaats in de organisatie), zodat de aanwezige juridische expertise optimaal wordt benut en duidelijk is bij wie men met welke juridische vraag terecht kan; ii.

op concernniveau en in de lijn (per eenheid of team) verantwoordelijken aanwijzen voor juridische kwaliteitszorg; iii. een duidelijk tijdpad opstellen om de doelen en ambities uit het plan van aanpakte bereiken, en evaluatiemomenten in te bouwen.

Pagina 1 van 5 Raad- 2106689

d. Verwek het college de raad periodiek te informeren over: i. gevoerde juridische procedures (aantallen, kosten en uitkomsten); ii. acties op het gebied van juridische kwaliteitszorg (inclusief de voortgang van het hierboven geadviseerde plan van aanpak). Het college te verzoeken binnen een jaar een raadsbrief aan de raad te sturen, waarin wordt aangegeven op welke wijze het college uitvoering heeft gegeven aan de aanbevelingen die aan het college zijn gericht en tot welke resultaten dat heeft geleid.

Gedaan in de openbare vergadering van 22 juni 2021, de griffier,

,,,.,..------~dé"liurgëmèe<. i

drs.

teenbergen

Pagina 2 van 5 Raad- 2106689

A.J. Gerritsen

Raadsvergadering: 22 juni 2021 Registratienummer: R 2106689 Naam: J.G.M. Heuvel Datum: 24 mei 2021 Team: Raadsgriffie

Voorstel aan de raad Onderwerp Portefeuillehouder

Onderzoeksrapport Juridische Procedures Rekenkamercommissie Almelo Rekenkamercommissie Almelo

Samenvatting raadsvoorstel De rekenkamercommissie Almelo heeft in 2020/2021 onderzoek laten doen naar de formele kant van juridische procedures van de gemeente Almelo. Mede aanleiding voor dit onderzoek vormden zorgen vanuit de raad over de kosten en effectiviteit van juridische procedures. Op basis van de bevindingen van onderzoeksbureau Pro Facto heeft de rekenkamercommissie Almelo een onderzoeksrapport, en conclusies en aanbevelingen opgesteld. De raad wordt voorgesteld om de aanbevelingen over te nemen. Het uitvoeren van de aanbevelingen leidt tot een betere juridische kwaliteitszorg en een mogelijke besparing op de kosten voor juridische procedures.

Voorgesteld raadsbesluit 1. Kennis te nemen van het rekenkamerrapport furidische procedures 2. De conclusies en aanbevelingen van het rekenkamerrapport over te nemen en het college van burgemeester en wethouders op te dragen uitvoering te geven aan de aanbevelingen die in het rekenkamerrapport worden genoemd: a. Ondersteun het college bij de ingezette lijn om te investeren in de juridische capaciteit van de eigen organisatie, waarbij de gemeente regie houdt op de inschakeling van externen als dat gelet op het specifieke karakter van de juridische vraag efficiënt is en wanneer er een juridische noodzaak voor is, zoals bij verplichte procesvertegenwoordiging het geval is. Daarbij moet het college bewuste afwegingen over (door procederen maken en de raad meenemen in dit afwegingskader. b. Stimuleer het college te investeren in dossiervorming en registratie ten behoeve van de sturing op juridische kwaliteit. c. Verzoek het college -bijvoorbeeld aan de hand van de Nota juridische kwa/iteitszorgeen plan van aanpak juridische kwaliteitszorg op te stellen en te zorgen voor een duurzame implementatie, monitoring en evaluatie hiervan. Daarbij moet het college: i.

zorgen voor een actueel overzicht van de organisatie van de juridische functie (formatie, kennis/expertise, taken/verantwoordelijkheden, plaats in de organisatie), zodat de aanwezige juridische expertise optimaal wordt benut en duidelijk is bij wie men met welke juridische vraag terecht kan; ii. op concernniveau en in de lijn (per eenheid of team) verantwoordelijken aanwijzen voor juridische kwaliteitszorg; iii. een duidelijk tijdpad opstellen om de doelen en ambities uit het plan van aanpakte bereiken, en evaluatiemomenten in te bouwen. d. Verzoek het college de raad periodiek te informeren over: i. gevoerde juridische procedures (aantallen, kosten en uitkomsten); ii. acties op het gebied van juridische kwaliteitszorg (inclusief de voortgang van het hierboven geadviseerde plan van aanpak). 3. Het college opdracht te geven binnen een jaar een raadsbrief aan de raad te sturen, waarin wordt aangegeven op welke wijze het college uitvoering heeft gegeven aan de aanbevelingen en tot welke resultaten dat heeft geleid.

Pagina 3 van 5 Raad - 2106689

Inleiding De rekenkamercommissie heeft in 2020-2021 onderzoek gedaan naar de formele kant van juridische procedures in de gemeente Almelo. Mede aanleiding voor dit onderzoek is het gegeven dat vanuit de raad zorgen werden geuit over de hoeveelheid procedures, de manier waarop die worden afgehandeld en de middelen die daarmee gemoeid zijn. Voor dit onderzoek heeft de rekenkamercommissie de volgende hoofdvraag aangegeven: ' Wat is de omvang en effectiviteit van de eigen en door de gemeente ingehuurde juridische diensteer/erring bijbestuurs- en privaatrechtelijke procedures?' Na een kort aanbestedingstraject is heeft de rekenkamercommissie besloten om Bureau Pro Facto uit Groningen het onderzoek te laten uitvoeren. Het onderzoek heeft zich gericht op de periode 2016-2019 . In het kwantitatieve onderzoeksdeel (de 'omvang' uit de hoofdvraag), is gekeken naar: • Het aantal bezwaarprocedures 2016-2019, mede in relatie tot die van vergelijkbare gemeenten. • Voor zover mogelijk het totale aantal procedures bij de rechter 2016-2019. • De kosten van externe juridische inhuur 2016-2019 en in de vier voor het onderzoek bestudeerde privaatrechtelijke dossiers.

Het kwalitatieve deel van het onderzoek (de 'effectiviteit' uit de hoofdvraag) betrof was een doorlichting van de juridische organisatie, aan de hand van een normenkader dat voor dergelijke doorlichtingen geregeld wordt gebruikt (het Groninger model). De doorlichting is vanwege het kader van rekenkameronderzoek en defocus op procedures noodzakelijk globaal; het betreft geen juridische audit. Het onderzoek is uitgevoerd aan de hand van interviews, analyse van gemeentelijke documenten en gegevens, en vergelijking van jaarverslagen van de bezwaarcommissies met die van andere gemeenten. De conceptrapportage is in februari 2021 aangeboden voor ambtelijk hoor en wederhoor. De uitkomsten van het ambtelijk wederhoor zijn verwerkt ín de conceptrapportage, waarna de rekenkamercommissie de conclusies en aanbevelingen heeft geformuleerd. Dit totaalpakket is het aan dit raadsvoorstel toegevoegde en door de rekenkamercommissie vastgestelde onderzoeksrapport `juridische procedures', die aan het college is aangeboden ter formulering van een zienswijze. De zienswijze van het college verandert het rekenkamerrapport niet, maar wordt conform de werkwijze van de rekenkamercommissie Almelo toegevoegd aan de stukken bij dit raadsvoorstel.

Beoogd effect Het uitvoeren van de aanbevelingen leidt tot verbeteringen en benutten van de kansen die er zijn op het vlak van het beter organiseren van de formele kant van juridische procedures, waaronder besparing op de kosten en een verbetering van de juridische kwaliteitszorg. De aanbevelingen stellen daarnaast de raad in staat de uitvoering van de aanbevelingen te monitoren.

Argumenten voor Kanttekeningen Mogelijk zal voor het uitvoeren van de aanbevelingen budget vrijgemaakt moeten worden in de gemeentelijke begroting.

Alternatieven Nvt.

Kosten, opbrengsten, dekking en preventief toezicht Het onderzoek is gefinancierd uit het onderzoeksbudget van de rekenkamercommissie.

Vervolg In punt 3 van het dictum van dit raadsvoorstel is opgenomen het college te verzoeken om over circa 1 jaar de raad via een raadsbrief te informeren over de voortgang en resultaten van de uitvoering van de aanbevelingen. Pagina 4 van 5 Raad - 2106689

De publicatie van het rekenkamerrapport is aangekondigd aan gemeenteraad, college van B&W, ambtenaren en pers. Het rapport is voor iedereen te downloaden van de website van de rekenkamer (www.almelo.nl/rekenkamercommissie).

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Rekenkamerrapport "juridische procedures" (INT-77106) Aanbiedingsbrief aan raad en college (UIT-98221) Zienswijze college b en w in kader van bestuurlijk wederhoor (UIT-98574) Naschrift RKA inzake zienswijze college (UIT-98869)

Rekenkamercommissie van Almelo, ~t ~-De voorzitter, J.J. Mastwijk

Pagina 5 van 5 Raad- 2106689