9.3 Onderzoeksrapport Juridische Procedures Rekenkamercommissie Almelo - Bijlage 3 - Zienswijze college b en w in kader van bestuurlijk wederhoor.pdf

Gemeente

'0~

Ó

IfTI

0 Postadres: Gemeente Almelo Postbus 5100 7600 GC Almelo

Rekenkamercommissie Almelo De heer J. Mastwijk Postbus 5100 7600 GC Almelo

Bezoekadres: Haven Zuidzijde 30 7607 EW Almelo telefoon: (0546) 54 11 11 e-mail: gemeente@almelo.nl internet: www.almelo.nl

Uw brief

Uw kenmerk

Ons kenmerk

Datum 1 juni 2021

Bijlagen)

Doorkiesnummer 0546-54 11 11

Behandeld door M Kuipers

Zaaknummer

Onderwerp Bestuurlijke reactie rekenkameronderzoek juridische procedures Geachte heer Mastwijk, De rekenkamercommissie heeft ons uitgenodigd te reageren op het onderzoek naar juridische procedures. Het onderzoek is in 2020-2021 uitgevoerd door onderzoeksbureau Pro Facto. Allereerst willen wij u bedanken voor het onderzoek. Met aandacht hebben wij de rapportage gelezen. In het rapport komt nadrukkelijk naar voren dat de kwaliteit van de juridische dienstverlening hoge prioriteit op onze agenda heeft. Dat de ontwikkeling die reeds in gang is gezet onderschreven wordt door de onderzoekers is voor ons een overtuigende bevestiging voorde stappen die in de afgelopen periode genomen zijn. Deze ontwikkeling zetten wij ook komende tijd door, waarbij de inzichten en aanbevelingen uit het onderzoeksrapport een aangename handreiking zijn. Ons college deelt in grote lijnen de analyse van de rekenkamercommissie. Wij delen de constatering dat de ontwikkeling die reeds in gang is gezet doorgezet moet worden. Daarbij ligt de focus op het verhogen van het interne kennisniveau en de capaciteit. Dit met als uitgangspunt dat zoveel mogelijk zaken intern opgepakt kunnen worden en dat werkzaamheden zoveel mogelijk geïntegreerd en integraal worden uitgevoerd. Het streven is om externe inhuur zo efficiënt en effectief mogelijk in te zetten en de kosten zo laag mogelijk te houden.

De constatering dat de inzichten in feitelijke gegevens over juridische procedures verbeterd kunnen worden onderschrijven wij. Deze inzichten vergroten de mogelijkheid om te kunnen sturen op omvang, aard en kosten van gevoerde juridische procedures. Het vergroten van deze inzichten is onderdeel van de reeds ingezette ontwikkeling, bijvoorbeeld door het versterken van de concern brede juridische kwaliteitszorg. Onderdeel van het onderzoek was de benchmark met andere gemeenten ten aanzien van bezwaarschriften. Een benchmark kan waardevol zijn en ons relevante inzichten verschaffen. Door de wijze waarop de benchmark is uitgevoerd, heeft het ons helaas niet de inzichten gegeven waar wij op gehoopt hadden om te kunnen sturen. Dit heeft een aantal oorzaken: De gemeenten waarmee Almelo vergeleken wordt, zijn gekozen op basis van inwoneraantal en zijn geen referentiegemeenten. Het onderzoeksbureau heeft aan ons aangegeven deze gemeenten te hebben geselecteerd, omdat zíj hier via openbare kanalen gegevens van konden vinden. Door niet te kiezen voor gemeenten met een vergelijkbaar sociaal-maatschappelijk profiel, zijn er veel variabelen die zorgen voor een verschil in het aantal bezwaarschriften. Pagina 1 van 2

i of oso9.i

Bank.• BNG Bank, Den Haag NL56 BNGH 028 50 00 187 BIC Code: BNGHNL2G

BTWnr. NL 0015 84 108 B 07

Het aantal bezwaarschriften is een relatief begrip en is afhankelijk van de wijze van vastlegging door de betreffende gemeente. Zo kan het zijn dat de ene gemeente een gezamenlijk bezwaar van meerdere buren als één bezwaar registreert, waar een andere gemeente dit als separate bezwaren registreert. Voor bezwaarschriften zit de relevantie in de hoeveelheid zaken die gegrond of ongegrond worden verklaard. Een gemeente kan veel bezwaarschriften hebben, die voornamelijk ongegrond worden verklaard. Andersom is het ook mogelijk om weinig bezwaarschriften te hebben, maar veel gegrond verklaringen. Een vergelijking hiervan in de benchmark was van grote waarde geweest om ook daadwerkelijk een conclusie te kunnen trekken over hoe Almelo het doet in vergelijking met andere gemeenten. Na de ontvangst van het concept eindrapport is er een ambtelijke reactie op het onderzoek gegeven. Wij betreuren het te moeten opmerken dat een deel van deze wederhoor ter zijde is gelegd. Wij hebben geen terugkoppeling ontvangen over de reden. Specifiek op het gebied van de dossierstudie hadden wij graag gezien dat de dossiers op een minder herleidbare wijze waren weergegeven. Dit om de anonimiteit van betrokkenen die ongevraagd onderdeel zijn van de dossierstudies te waarborgen. Wat ons zou hebben geholpen in het onderzoeksproces is het scherp en specifiek uitvragen van benodigde informatie.

Een voorbeeld hiervan is de constatering van het onderzoeksbureau dat het niet helder is geworden hoe de organisatie van de juridische functie is ingericht. In het onderzoeksrapport wordt in de voetnoot een definitie gegeven van de term jurist, deze definitie is niet bij de uitvraag van de stukken gedeeld. Dit heeft mogelijk tot deze verwarring geleid. Ook hebben wij in het eindrapport moeten lezen dat de gegenereerde documenten van HR incompleet zijn. Door dit tijdens het onderzoek niet met ons te delen, is er geen kans geweest om helderheid te verschaffen en de ontbrekende documenten aan te leveren. Ditzelfde geldt voor de dossierstudie. De wijze waarop de administratie van documentatie is ingericht maakt het niet altijd eenvoudig om dergelijke omvangrijke dossiers te exporteren. Wanneer tussentijds aangegeven was dat er specifieke stukken ontbraken, had dit alsnog aangeleverd kunnen worden. Wij zijn van mening dat dit de kwaliteit van het onderzoek en de getrokken conclusies had vergroot. Het college acht het van belang om, mede op basis van het voorliggend onderzoeksrapport van de rekenkamercommissie, de ontwikkeling van de juridische dienstverlening met de raad te blijven bespreken. Een afschrift van deze brief hebben wij aan de gemeenteraad toegezonden.

Hoogachtend, ars ván Almelo, de burgemeester, .~ _-~

Pagina 2 van 2