9.1 Onderzoeksrapport Juridische Procedures Rekenkamercommissie Almelo - Bijlage 1 - Rekenkamerrapport juridische procedures.pdf
Tekst van het document
28
ONDERZOEK JURIDISCHE PROCEDURES
Besluiten worden bevoegd genomen en zijn in overeenstemming met recht en beleid. Bij de besluitvorming wordt de burger waar mogelijk betrokken.
Er wordt actief gestreefd naar voorkoming van onnodige procedures (bijvoorbeeld met mediation).
mandaatregeling. Uit de dossierstudie blijkt niet – op de planschadezaak na, waar verschil van inzicht was over de geldigheid van een bouwverordening uit 1932 – dat de gemeentelijke regelgeving niet adequaat was. Er is niet gebleken (onderzocht) dat besluiten niet in overeenstemming met recht en beleid werden genomen. Er is niet gebleken (onderzocht) of burgers actief betrokken werden bij besluitvorming. Wel blijkt uit de dossiers en interviews dat medewerkers met burgers in gesprek gaan over de besluitvorming, bijvoorbeeld in de vorm van vooroverleg over een omgevingsvergunning of toelichting bij een (voorgenomen) negatief besluit in het sociaal domein. Medewerkers probeerden bij (de dreiging van) juridische conflicten naar een voor partijen passende oplossing te zoeken, ter voorkoming van een procedure.
Norm 5: Privaatrechtelijk handelen Het privaatrechtelijk handelen vindt plaats binnen de daarvoor gestelde regels. Meetpunt Bevinding Privaatrechtelijke handelingen worden bevoegd Uit het onderzoek blijkt niet dat dit niet het geval genomen. is. Privaatrechtelijke handelingen zijn in Er is niet gebleken dat privaatrechtelijke overeenstemming met het recht en beleid handelingen niet in overeenstemming met recht en beleid waren. De consequenties van privaatrechtelijk handelen Privaatrechtelijke procedures werden deels zijn vooraf bekend. bewust gevoerd (onder andere op basis van beleidskeuzes). In deze gevallen vond afweging vooraf plaats. Enkele dossiers wekken de indruk dat een betere afweging over al dan niet procederen mogelijk was geweest. De organisatie neemt preventieve maatregelen Medewerkers probeerden bij (de dreiging van) om onnodige procedures te voorkomen juridische conflicten naar een voor partijen (bijvoorbeeld mediation). passende oplossing te zoeken, ter voorkoming van een procedure.
Norm 6: Feitelijk handelen De organisatie voorkomt onrechtmatig en ongewenst handelen. Meetpunt Bevinding Schade als gevolg van onrechtmatig handelen De organisatie was er in het algemeen op gericht wordt voorkomen. onrechtmatig handelen te voorkomen. De organisatie kiest bij conflicten een Medewerkers probeerden bij (de dreiging van) oplossingsgerichte houding. juridische conflicten naar een voor partijen
29
ONDERZOEK JURIDISCHE PROCEDURES
passende oplossing te zoeken, ter voorkoming van een procedure.
30
ONDERZOEK JURIDISCHE PROCEDURES
Bijlage 1 Normenkader
Norm 1: Personeel Het handelen wordt uitgevoerd door integer, voldoende en kwalitatief goed toegerust personeel. Meetpunten: - Er is voldoende juridisch geschoold personeel; - Medewerkers handelen transparant en zijn burger- en oplossingsgericht; - De medewerkers zijn juridisch risicobewust; - Bij capaciteitsproblemen of wanneer specialistische kennis is vereist, wordt een beroep gedaan op externe deskundigheid. Norm 2: Structuur De juridische functie heeft een duidelijke plaats in de organisatie. Meetpunten: - De plaats van de juridische functie is bekend; - De juridische functie wordt tijdig betrokken bij de besluitvorming. Norm 3: Werkwijze De organisatie hanteert werkwijzen die eenheid en juistheid optimaal garanderen. Meetpunten: - Werkwijzen en besluitvormingsprocessen zijn beschreven; - Er bestaat nadrukkelijke aandacht voor dossiervorming; - De medewerkers beschikken over adequaat juridisch gereedschap; - De organisatie beschikt over een adequaat normenkader (criteria) voor alle voorkomende juridische handelingen; - De organisatie werkt in overeenstemming met die eigen juridische normen. Norm 4: Publiekrechtelijk handelen Het publiekrechtelijk handelen vindt plaats binnen de daarvoor gestelde regels.
Meetpunten: - Er is sprake van adequate regelgeving; - Besluiten worden bevoegd genomen en zijn in overeenstemming met recht en beleid; - Bij de besluitvorming wordt de burger waar mogelijk betrokken; - Er wordt actief gestreefd naar voorkoming van onnodige procedures (bijvoorbeeld met mediation). Norm 5: Privaatrechtelijk handelen Het privaatrechtelijk handelen vindt plaats binnen de daarvoor gestelde regels. Meetpunten: - Privaatrechtelijke handelingen worden bevoegd genomen; - Privaatrechtelijke handelingen zijn in overeenstemming met het recht en beleid;
31
ONDERZOEK JURIDISCHE PROCEDURES
- De consequenties van privaatrechtelijk handelen zijn vooraf bekend; - De organisatie neemt preventieve maatregelen om onnodige procedures te voorkomen (bijvoorbeeld mediation). Norm 6: Feitelijk handelen De organisatie voorkomt onrechtmatig en ongewenst handelen. Meetpunten: - Schade als gevolg van onrechtmatig handelen wordt voorkomen; - De organisatie kiest bij conflicten een oplossingsgerichte houding.
32
ONDERZOEK JURIDISCHE PROCEDURES
Bijlage 2 Gesprekspartners interviews
FUNCTIE
ROL JURIDISCHE PROCEDURES
EENHEID
Medewerker juridische zaken Teammanager backoffice
Jurist uitvoering sociaal
Uitvoering Sociaal
Opdrachtgever van zaken vanuit toezichthoudende rol Ondersteuning vanuit financiën op het gebied van kosten van juridische ondersteuning Senior jurist KCC
Uitvoering Sociaal
Senior jurist KCC
KCC
Teammanager juridisch vastgoed Concernjurist
Bedrijfsvoering
Concernjurist
Concernzaken
Concernjurist
Concernzaken
Control en audit
Concernzaken
Financieel adviseur
Senior juridisch medewerker Senior juridisch medewerker Burgemeester
Bedrijfsvoering
KCC
Gemeentesecretaris Teammanager Financiën Medewerker beleidscoördinatie Medewerker beleidscoördinatie Medewerker beleidscoördinatie Strategisch adviseur control Voorzitter bezwaarcommissie sociale zekerheidszaken Voorzitter bezwaarcommissie algemeen
33
Concernzaken
ONDERZOEK JURIDISCHE PROCEDURES
Bijlage 3 Gebruikte checklist dossiers bestuursrecht
5. 6.
7. 8. 9. 10. 11. 12.
Adequate regelgeving?11 Wordt er gehandeld conform wet- en regelgeving en jurisprudentie? — Awb: a. ontvankelijkheid b. beslistermijnen c. grondslag12 d. overig — Specifieke wetgeving — Beleid — Jurisprudentie Zijn de besluiten bevoegd genomen? Zijn de besluiten op de juiste wijze bekend gemaakt? Is er voldaan aan de zorgvuldigheidseisen; zijn de producten voldoende juridisch onderbouwd en gemotiveerd? In hoeverre is het besluit nauwkeurig tot stand gekomen?13 Zijn de besluiten leesbaar, dus begrijpelijk en duidelijk geformuleerd? Is het dossier compleet?
11
Hieronder verstaan wij: Is alle relevante regelgeving betrokken? en, voor zover het gemeentelijke regelgeving betreft: Voldoet deze regelgeving aan de eisen, bijvoorbeeld wat betreft bekendmaking?
12
Hiermee bedoelen we zowel of de wettelijke grondslag van het handelen staat vermeld als ook of dit de juiste grondslag is.
13
Hieronder verstaan wij: Bevat het dossier tekstuele slordigheden en/of slordigheden in de procedure?
34
ONDERZOEK JURIDISCHE PROCEDURES
35