7 Rekenkameronderzoek Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR) - Raadsbesluit (getekend).pdf

~~~ ~

~► ~

~-_

-

I rit [ Raadsvergadering: 28 maart 2023 Registratienummer: R 2307579

De Raad van de Gemeente Almelo: Gezien het voorstel van de Rekenkamercommissie Almelo; Besluit: De onderstaande aanbevelingen over te nemen en (waar van toepassing) het college te verzoeken deze aanbevelingen ten uitvoer te brengen en over de uitvoering daarvan aan de gemeenteraad te rapporteren, 1. Een meer op de behoefte van de raad aansluitende vorm van informatievoorziening over IBOR in te richten met gebruik van tot de verbeelding sprekende vormen (minder papier, meer praktijk zoals de raadsschouw); 2. De interne beheersings- en rapportagestructuur volgens de ingeslagen weg verder door te ontwikkelen waarmee de integrale benadering verder wordt versterkt; 3. Uitvoeringsbeleid op te stellen over de wijze waarop en de mate waarin inwoners/instellingen een rol kunnen hebben bij het beheer van de openbare ruimte met aandacht voor participatie en communicatie.

Gedaan in de openbare vergadering ~

Pagina 1 van 4 Raad - R 7579

Raadsvergadering: 28 maart 2023 Registratienummer: R 2307579

Naam: J Heuvel Datum: 16 januari 2023 Team/teamonderdeel: RGF Raadsgriffie

Voorstel aan de raad Onderwerp Portefeuillehouder

Rekenkameronderzoek Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR) Rekenkamercommissie Almelo

Samenvatting raadsvoorstel De Rekenkamercommissie Almelo (RKA) biedt u hierbij de conclusies en aanbevelingen aan van het onderzoek naar het Integraal Beheer Openbare Ruimte in de gemeente Almelo. Dit onderzoek maakt onderdeel uit van het onderzoeksprogramma van de Rekenkamercommissie Almelo (Jaarplan 2022) en is uitgevoerd door onderzoeksbureau &Van de Laar uit Eindhoven, in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de RKA. De raad wordt voorgesteld om de aanbevelingen over te nemen. Met het uitvoeren van de aanbevelingen zal een belangrijke volgende stap kunnen worden gezet ter versterking van het integrale beheer openbare ruimte in de gemeente Almelo.

Voorgesteld raadsbesluit De onderstaande aanbevelingen over te nemen en (waar van toepassing) het college te verzoeken deze aanbevelingen ten uitvoer te brengen en over de uitvoering daarvan aan de gemeenteraad te rapporteren. Een meerop de behoefte van de raad aansluitende vorm van informatievoorziening over IBOR in te richten met gebruik van tot de verbeelding sprekende vormen (minder papier, meer praktijk zoals de raadsschouw); De interne beheersings- en rapportagestructuur volgens de ingeslagen weg verder door te ontwikkelen waarmee de integrale benadering verder wordt versterkt; Uitvoeringsbeleid op te stellen over de wijze waarop en de mate waarin inwoners/instellingen een rol kunnen hebben bij het beheer van de openbare ruimte met aandacht voor participatie en communicatie. Inleiding De gemeenteraad stelde in 2015 de nota Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR) vast. IBOR is een sturingsinstrument en tegelijkertijd een beheersinstrument waarmee het vastgestelde kwaliteitsbeeld kan worden gerealiseerd. Daarnaast is het ook een communicatie-instrument voor inwoners van en bezoekers aan Almelo: Wat kan men verwachten en welke invloed heeft men erop? Maar ook: welke mogelijkheden zijn ervoor inwoners, bedrijven, buurten, wijken en dorpen om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor onderhoud van de openbare ruimte. Naast IBOR speelt de Nota Kapitaalgoederen (NKG) een rol.

De NKG geeft inzicht in de financiële middelen die nodig zijn om de Kapitaalgoederen op het door de raad vastgestelde of wettelijk verplichte kwaliteitsniveau te houden. Vanuit de gemeenteraad werden in 2021 wensen geuit om het IBOR nader te onderzoeken. Na afweging van diverse onderzoeksonderwerpen nam de RKA dit onderwerp op de onderzoeksagenda 2022 op en voerde het onderzoek in dat jaar ook uit. Het resultaat daarvan is opgenomen in bijgevoegd rapport.

Pagina 2 van 4 Raad- 2307579

Conclusies en aanbevelingen in hoofdlijn De hoofdvraag van het rekenkameronderzoek luidde: '/n hoeverre wordt uitvoering gegeven aan de doe/stel/ingen van de nota's /BOR en NKG en in hoeverre komt dit ten goede aan de doe/treffendheid en doelmatigheid van het uitgevoerde be%id?' De Rekenkamercommissie trok uit het onderzoek de volgende hoofdconclusie: 'Ten aanzien van de centra/e onderzoeksvraag wordt in grote lijnen in vu/ling gegeven aan inkoude/ijke doelste//ingen inzake kwaliteiten financiën zoa/s omschreven in IBOR en NKG, maar er bestaan verschi/lende bee/den over de mate waarin wordt voldaan aan het vastgestelde kwaliteitsniveau en de daaraan verbonden kosten.' Verder concludeert de RKA onder andere dat: • Kwaliteitsdoelstellingen en financiële doelstellingen van IBOR en NKG expliciet zijn omschreven, voor de overige (procesmatige) uitgangspunten geldt dat minder. • College en raad vanuit hun eigen verantwoordelijkheid sturen op hoofdlijnen én reageren op signalen. • Er ruimte is voor verdere verbetering op het gebied van een integrale rapportagesystematiek en een verbeterde regievoering door de ambtelijke organisatie. • Bij projecten in het beheer en onderhoud van de openbare ruimte de gemeente maatwerkcommunicatie levert.

Communicatie over het beheer en onderhoud openbare ruimte richting inwoners, bedrijven en derden in algemene zin én de rol die zij daarbij kunnen vervullen is in mindere mate aanwezig c.q. ontbreekt. • Er verschillende beelden over de betekenis van de vastgestelde doelen en in het bijzonder de vastgestelde kwaliteit. In algemene zin Iaat voorliggend onderzoek zien dat de mate waarin het beheer en onderhoud van de openbare ruimte als doeltreffend en doelmatig wordt ervaren, niet alleen afhangt van het bereik van eerder (door de gemeente) geformuleerde doelen, maar ook hoe dit door alle betrokkenen wordt ervaren. De Rekenkamercommissie adviseert de gemeenteraad om met het college in gesprek te gaan over een passende informatievoorziening waarbij ook expliciet aandacht is voor wederzijdse verwachtingen. Op basis van dat gesprek kan het college de informatievoorziening verder uitwerken en de al ingezette lijn van integraal werken door ontwikkelen. Qua communicatie adviseert de Rekenkamercommissie om meer in het algemeen te communiceren over het onderhoud en beheer van de openbare ruimte en de mogelijke rol van inwoners daarbij.

Beoogd effect Het college verzoeken uitvoering te geven aan de aanbevelingen van de rekenkamer en over die uitvoering aan de gemeenteraad te rapporteren.

Argumenten voor Het uitvoeren van de drie genoemde aanbevelingen uit het onderzoeksrapport vormt een belangrijke stap die gezet zou kunnen worden ter versterking van het integrale beheer openbare ruimte in de gemeente Almelo en in het bijzonder de versterking van de rol van de organisatie, het college en primair de raad van de gemeente Almelo hierin.

Kanttekeningen N.v.t.

Kosten, opbrengsten en dekking Het onderzoek is gefinancierd uit het onderzoeksbudget van de rekenkamercommissie.

Vervolg N.v.t.

Pagina 3 van 4 Raad - 2307579

Bijlagen Rekenkamerrapport'Integraal Beheer Openbare Ruimte' (INT 85914) Bestuurlijke zienswijze College van B en W (UIT 23107809)

Rekenkamercommissie Almelo, de secretaris,

de voorzitter,

J.G.M. Heuvel

J.J. Mastwijk

Pagina 4 van 4 Raad - 2307579