7 Raadsvoorstel rekenkameronderzoek Subsidiebeleid - Raadsbesluit (getekend).pdf

_

~

_..

_.

Gemeente

~ ~ ~ ~►~ C~1

---- __

~

-_

~O Raadsvergadering: 8maart 2022 Registratienummer: R 2107053

Raadsbesluit Onderwerp: Rekenkameronderzoek Subsidiebeleid

Samenvatting raadsvoorstel De Rekenkamercommissie Almelo (RKA) biedt u hierbij de conclusies en aanbevelingen aan van het onderzoek naar vormgeving, effectwerking en sturingsmogelijkheden van het Almelose subsidiebeleid. Dit onderzoek maakt onderdeel uit van het onderzoeksprogramma van de Rekenkamercommissie Almelo (Jaarplan 2020) en is tussen februari en oktober 2021 uitgevoerd door onderzoeksbureau B&A Groep uit Den Haag, in opdrachten onder verantwoordelijkheid van de RKA. De raad wordt voorgesteld om de aanbevelingen over te nemen. Het uitvoeren van de aanbevelingen zal leiden tot een heldere beleidskaders, beter toetsbare koppeling tussen beleidsdoelen en subsidies en (daardoor) meer mogelijkheden voorde raad om de controlerende rol te vervullen.

De Raad van de Gemeente Almelo: Gezien het voorstel van de Rekenkamercommissie Almelo; Besluit: De onderstaande aanbevelingen over te nemen en (waar van toepassing) het college te verzoeken deze aanbevelingen ten uitvoer te brengen en over de uitvoering daarvan aan de gemeenteraad te rapporteren. Een subsidiebeleid op te stellen en -waar nodig- de subsidieregelingen of specifieke subsidieverordeningen hieruit voort te laten vloeien dan wel aan te passen. Helder te formuleren waarvoor de gemeente Almelo subsidie wil inzetten, wanneer deze wordt ingezet en voor welke beleidsthema's een regeling wordt vorm geven.

Hiervoor als raad het college te verzoeken een subsidiebeleidskader op te stellen in samenspraak met de raad met daarin de volgende elementen: - een keuze wanneer het subsidie-instrument wordt ingezet en wanneer niet; - uitgangspunten en doelen van het subsidiebeleid (bijvoorbeeld dat de gesubsidieerde activiteiten bijdragen aan het realiseren van de gemeentelijke doelen en ambities); een beschrijving van het nodige juridisch instrumentarium (ASV, subsidieregelingen etc.); - een beschrijving van de soorten subsidies en in welke gevallen deze worden ingezet; - financiële grondslagen (bijvoorbeeld een bedrag per deelnemer, maar ook subsidieplafonds); - beschrijving van het proces van subsidieverstrekking en -verantwoording; - de wijze waarop over het subsidiebeleid wordt verantwoord richting de raad. Te sturen op toetsbare maatschappelijke doelen door in subsidieregelingen, specifieke subsidieverordeningen en/of de toelichtingen hierop, het concrete doel van de subsidie en het daaraan gerelateerde maatschappelijke doel uit het gemeentelijk beleid op te nemen en deze publiekelijk kenbaar te maken, zodat aanvragers weten waarvoor ze aanvragen kunnen indienen en hoe ze beoordeeld worden. Hiervoor als raad het college te verzoeken om -waar nodig- het subsidiebeleidskader in samenspraak met de raad uitte werken in het juridisch instrumentarium waarin de volgende zaken zijn geregeld:

Pagina 1 van 5 Raad- 2107053

-

-

de uitwerking van het subsidieproces van aanvraag tot en definitieve verantwoording; een verbinding tussen beleidsuitgangspunten en -doelen van de gemeente en beoordelingscriteria. De beoordelingscriteria zijn rechtstreeks afgeleid van de beleidsdoelen van de gemeente; de financiële grondslagen en subsidieplafonds; een voor inwoners en organisatie toegankelijke uitleg waarvoor en hoe subsidie aangevraagd kan worden en hoe aanvragen beoordeeld worden.

Inhoudelijke en financiële kaders te stellen en deze te toetsen door het college te verzoeken om in samenspraak met de raad de inhoudelijke kaders uit te werken en voorstellen te doen voor financiële kaders. Vervolgens als raad te controleren of het subsidiebeleid daadwerkelijk bijdraagt aan de geformuleerde gemeentelijke doelen en of de verstrekte subsidies binnen de financiële kaders zijn gebleven. Hiervoor als raad het college te verzoeken om in samenspraak met de raad de inhoudelijke doelen waarbij de gemeente het subsidie-instrument wil inzetten concreet te formuleren. Daarmee kunnen de inhoudelijke doelen ook goed vertaald worden naar beoordelingscriteria en subsidieregelingen. Het college te verzoeken om per inhoudelijk beleidsthema aan te geven welk deel van de middelen beschikbaar is voor subsidie. 4. Met regelmaat het subsidiebeleid te evalueren en daarvoor de volgende acties te ondernemen: a. het college te verzoeken om in samenspraak met de raad tot een adequate evaluatie van het subsidiebeleid te komen; b.

het college te verzoeken om voorstellen te doen voor een jaarlijkse verantwoording richting de raad over de toepassing van het subsidie-instrument met daarin aandacht voor de volgende aspecten: - het aantal verstrekte en afgewezen subsidies en de mate waarin subsidies binnen de gestelde financiële kaders zijn verstrekt; - de inhoudelijke relatie tussen de verstrekte subsidie en gemeentelijke doelen; c. het college te verzoeken zorg te dragen voor een vijfjaarlijkse evaluatie van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gehele subsidiebeleid.

Gedaan in de openbare vergadering van 8 maart 2022, de griffier,

G~~~~~~ drs. K.D. Handstede

Pagina 2 van 5 Raad - 2107053

de burgemeester,

Raadsvergadering: 8maart 2022 Registratienummer: R 2107053 Naam: J Heuvel Datum: 9 februari 2022 Team/teamonderdeel: RGF Raadsgriffie

Voorstel aan de raad Onderwerp Portefeuillehouder

Rekenkameronderzoek Subsidiebeleid Rekenkamercommissie Almelo

Samenvatting raadsvoorstel

De Rekenkamercommissie Almelo (RKA) biedt u hierbij de conclusies en aanbevelingen aan van het onderzoek naar vormgeving, effectwerking en sturingsmogelijkheden van het Almelose subsidiebeleid. Dit onderzoek maakt onderdeel uit van het onderzoeksprogramma van de Rekenkamercommissie Almelo (Jaarplan 2020) en is tussen februari en oktober 2021 uitgevoerd door onderzoeksbureau B&A Groep uit Den Haag, in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de RKA. De raad wordt voorgesteld om de aanbevelingen over te nemen. Het uitvoeren van de aanbevelingen zal leiden tot een heldere beleidskaders, beter toetsbare koppeling tussen beleidsdoelen en subsidies en (daardoor) meer mogelijkheden voorde raad om de controlerende rol te vervullen.

Voorgesteld raadsbesluit

De onderstaande aanbevelingen over te nemen en (waar van toepassing) het college te verzoeken deze aanbevelingen ten uitvoer te brengen en over de uitvoering daarvan aan de gemeenteraad te rapporteren. Een subsidiebeleid op te stellen en -waar nodig- de subsidieregelingen of specifieke subsidieverordeningen hieruit voort te laten vloeien dan wel aan te passen. Helder te formuleren waarvoor de gemeente Almelo subsidie wil inzetten, wanneer deze wordt ingezet en voor welke beleidsthema's een regeling wordt vorm geven. Hiervoor als raad het college te verzoeken een subsidiebeleidskader op te stellen in samenspraak met de raad met daarin de volgende elementen: - een keuze wanneer het subsidie-instrument wordt ingezet en wanneer niet; - uitgangspunten en doelen van het subsidiebeleid (bijvoorbeeld dat de gesubsidieerde activiteiten bijdragen aan het realiseren van de gemeentelijke doelen en ambities); - een beschrijving van het nodige juridisch instrumentarium (ASV, subsidieregelingen etc.); - een beschrijving van de soorten subsidies en in welke gevallen deze worden ingezet; - financiële grondslagen (bijvoorbeeld een bedrag per deelnemer, maar ook subsidieplafonds); - beschrijving van het proces van subsidieverstrekking en -verantwoording; - de wijze waarop over het subsidiebeleid wordt verantwoord richting de raad. 2.

Te sturen op toetsbare maatschappelijke doelen door in subsidieregelingen, specifieke subsidieverordeningen en/of de toelichtingen hierop, het concrete doel van de subsidie en het daaraan gerelateerde maatschappelijke doel uit het gemeentelijk beleid op te nemen en deze publiekelijk kenbaar te maken, zodat aanvragers weten waarvoor ze aanvragen kunnen indienen en hoe ze beoordeeld worden. Hiervoor als raad het college te verzoeken om -waar nodig- het subsidiebeleidskader insamenspraak met de raad uitte werken in het juridisch instrumentarium waarin de volgende zaken zijn geregeld: - de uitwerking van het subsidieproces van aanvraag tot en definitieve verantwoording; - een verbinding tussen beleidsuitgangspunten en -doelen van de gemeente en beoordelingscriteria. De beoordelingscriteria zijn rechtstreeks afgeleid van de beleidsdoelen van de gemeente; Pagina 3 van 5 Raad - 2107053

de financiële grondslagen en subsidieplafonds; een voor inwoners en organisatie toegankelijke uitleg waarvoor en hoe subsidie aangevraagd kan worden en hoe aanvragen beoordeeld worden. in 3. Inhoudelijke en financiële kaders te stellen en deze te toetsen door het college te verzoeken om voor doen te samenspraak met de raad de inhoudelijke kaders uitte werken en voorstellen financiële kaders. Vervolgens als raad te controleren of het subsidiebeleid daadwerkelijk bijdraagt aan de geformuleerde gemeentelijke doelen en of de verstrekte subsidies binnen de financiële kaders zijn gebleven. Hiervoor als raad het college te verzoeken om in samenspraak met de raad de inhoudelijke doelen waarbij de gemeente het subsidie-instrument wil inzetten concreet te formuleren. Daarmee kunnen de inhoudelijke doelen ook goed vertaald worden naar beoordelingscriteria en subsidieregelingen. Het college te verzoeken om per inhoudelijk beleidsthema aan te geven welk deel van de middelen beschikbaar is voor subsidie. 4. Met regelmaat het subsidiebeleid te evalueren en daarvoor de volgende acties te ondernemen: a. het college te verzoeken om in samenspraak met de raad tot een adequate evaluatie van het subsidiebeleid te komen; b.

het college te verzoeken om voorstellen te doen voor een jaarlijkse verantwoording richting de raad over de toepassing van het subsidie-instrument met daarin aandacht voor de volgende aspecten: - het aantal verstrekte en afgewezen subsidies en de mate waarin subsidies binnen de gestelde financiële kaders zijn verstrekt; - de inhoudelijke relatie tussen de verstrekte subsidie en gemeentelijke doelen; c. het college te verzoeken zorg te dragen voor een vijfjaarlijkse evaluatie van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gehele subsidiebeleid. Inleiding Vanuit de gemeenteraad van Almelo is eind 2019 tijdens het inventariseren van mogelijke onderzoeksonderwerpen de vraag gesteld in hoeverre het mogelijk is om in beeld te krijgen: • op welke manier het subsidiebeleid in Almelo is vormgegeven; • tot welke resultaten het subsidiebeleid inde praktijk leidt; • of en hoe prestaties en effecten worden gemeten en • welke rol de gemeenteraad inneemt en kan innemen bij het subsidiebeleid. De gemeenteraad hecht aan een afgewogen en zorgvuldig beleid als het gaat om verstrekken van subsidies. Dit standpunt van de gemeenteraad van Almelo is bevestigd door het unaniem aannemen van een motie 'Helder doelgericht en inzichtelijk subsidiebeleid.' (Raadsvergadering van 12 november 2020).

In de motie constateert de raad dat behoudens de Algemene Subsidie Verordening een duidelijk doelgericht kaderdocument voorde inzet van subsidies ontbreekt. Maar ook dat niet inzichtelijk is hoe verleende subsidie heeft bijgedragen aan de doelstellingen van gemeentelijk beleid en dat de effecten van het huidige subsidiebeleid niet inzichtelijk zijn. De raad vindt het, aldus de motie, wenselijk om een koppeling te maken tussen de inzet van subsidie enerzijds en de doelstellingen van de Raad anderzijds. Ook moet helder zijn hoe subsidieregelingen inhoudelijk worden gevolgd en geëvalueerd, zodat ook de subsidie ontvanger weet waar hij/zij aan toe is. Tenslotte moet verantwoording over de inzet van gemeenschapsgeld afgelegd worden en deze moet duidelijk zijn. De rekenkamercommissie heeft in 2021 onderzoek gedaan naar het subsidiebeleid in de gemeente Almelo. Het rekenkameronderzoek stettals hoofdvraag: 'Hoe is in A/me% het subsidiebe%id vormgegeven (7J, we/ke actoren spe%n daarbij een ro/ (2J en wat zijn de mogelijkheden voorde gemeenteraad om op verantwoorde wijze invloed uitte oefenen op dat subsidiebe%id (3)?' De rekenkamercommissie heeft daarbij de volgende conclusies getrokken: • De gemeente Almelo beschikt niet over subsidiebeleid.

• Het is voorde raad niet toetsbaar of en aan welke maatschappelijke doelen subsidies bijdragen • Gemeenteraadsleden ervaren onvoldoende grip en sturing op het subsidiebeleid Pagina 4 van 5 Raad- 2107053

o

Het subsidiebeleid wordt niet geëvalueerd.

De aanbevelingen van de Rekenkamercommissie betreffen voornamelijk het opstellen van een toetsbaar subsidiebeleidskader in samenspraak met de raad, waarbij de Rekenkamercommissie uitgebreid aanbevelingen doet voorde concrete inrichting en aandachtspunten van dat beleidskader.

Beoogd effect Het college verzoeken uitvoering te geven aan de aanbevelingen van de rekenkamer en over die uitvoering aan de gemeenteraad te rapporteren.

Argumenten voor Het uitvoeren van de aanbevelingen leidt tot verbeteringen en benutten van de kansen die er zijn in het Almelose subsidiebeleid.

Kanttekeningen N.v.t.

Kosten, opbrengsten en dekking

Het onderzoek is gefinancierd uit het onderzoeksbudget van de rekenkamercommissie.

Vervolg N.v.t.

Bijlagen Rekenkamerrapport'Subsidiebeleid' (INT-2180052) Bestuurlijke zienswijze College van B en W (UIT-22102173) Reactie Rekenkamercommissie op bestuurlijke zienswijze (UIT-22102606) Rekenkamercommissie Almelo, 7 februari 2022 de secretaris,

de voorzitter,

_~!~ ~.~~ J.G.M. Heuvel

Pagina 5 van 5 Raad- 2107053

J.J. Mastwijk