7.2 Rekenkameronderzoek Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR) - Bijlage 2 - Bestuurlijke zienswijze College van B en W.pdf

Postadres: Gemeente Almelo Postbus 5100 7600 GC Almelo

Aan Rekenkamercommissie Almelo Postbus 5100 7600 GC ALMELO

Bezoekadres: Haven Zuidzijde 30 7607 EW Almelo telefoon: (0546) 54 11 11 e-mail: gemeente@almelo.nl internet: www.almelo.nl

Uw brief 16-01-2023

Uw kenmerk INT-2385652

Ons kenmerk UIT - 23107809

Datum 8 maart 2023

Bijlage(n) -

Doorkiesnummer 0546-54 11 11

Behandeld door R Schuttevaar

Zaaknummer DCS - 2175398

Onderwerp Bestuurlijke reactie onderzoeksrapport Rekenkamercommissie 'Integraal Beheer Openbare Ruimte'

Geachte heer Mastwijk, Op 16 januari 2023 heeft u ons het Rekenkamerrapport van het onderzoek ‘Integraal Beheer Openbare Ruimte’ [INT-2385652] aangeboden inclusief een concept raadsvoorstel aan de raad [R-7579]. Met belangstelling hebben wij het rapport gelezen. Graag spreken wij daarover onze waardering uit. De Rekenkamercommissie heeft het college uitgenodigd om een zienswijze te formuleren op het rapport en het concept raadsvoorstel. Goed beheer van de openbare ruimte is belangrijk voor de leefbaarheid en veiligheid van de stad. De gemeente is verantwoordelijk en de raad bepaalt op welk kwaliteitsniveau dat gebeurt. Inwoners vertrouwen erop dat de openbare ruimte van wegen tot water, van speeltoestel tot brug en van riolering tot groen, schoon, heel en veilig zijn. De uitkomsten van het onderzoek dragen bij aan de dialoog tussen ambtelijke organisatie, college en raad en motiveert tot doorontwikkeling op het gebied van sturing, beheersing en communicatie. Hieronder geven wij onze reactie op de aanbevelingen, zoals geformuleerd in het concept raadsvoorstel en die op basis van de hoofd- en deelconclusies in het rapport zijn geformuleerd.

1. Een meer op de behoefte van de raad aansluitende vorm van informatievoorziening over IBOR in te richten met gebruik van tot de verbeelding sprekende vormen (minder papier, meer praktijk zoals de raadsschouw) Met de Nota Kapitaalgoederen en het beleid Integraal Beheer Openbare Ruimte is de raad in positie gebracht om sturing te geven. De raad heeft voordien en nadien een actieve betrokkenheid en rol gehad in het stellen van kaders en de balans tussen kwaliteit en kosten. Met name via de reguliere cyclus van planning & control en tijdens politieke beraden en werkbezoek komt deze rol goed tot uiting. Wij herkennen de conclusie in het rapport dat er voldoende duidelijke kaders zijn en die nagenoeg (bijna) helemaal worden verwezenlijkt. Ook herkennen wij dat deze kaders door de verschillende actoren anders worden uitgelegd. De vertaalslag van kwaliteitsnormen naar de praktijk buiten blijkt weerbarstig en vormt een herkenbare uitdaging die landelijk speelt. Wij erkennen het belang om als ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad invulling te geven Pagina 1 van 2 UIT - 23107809

aan de kaders en gaan graag het gesprek met de gemeenteraad aan om gezamenlijk te onderzoeken hoe de informatievoorziening verder kan worden verbeterd.

2. De interne beheersings- en rapportagestructuur volgens de ingeslagen weg verder door te ontwikkelen waarmee de integrale benadering verder wordt versterkt Deze aanbeveling hangt nauw samen met de vorige aanbeveling over informatievoorziening. Onze ambtelijke organisatie heeft de interne beheersing op kwaliteit en financiën al goed op orde. Zowel op hoofdlijnen, als op het niveau van taakvelden en op projectniveau. Deze aanbeveling sluit aan bij de reeds ingezette ontwikkelstappen. Wij continueren deze ontwikkeling, om onze sturing, beheersing en rapportage verder te verbeteren. Wij richten ons hierbij enerzijds op de verbetering en versterking van onze organisatie en de werkprocessen. Anderzijds op verbetering van de daarbij ondersteunende systemen (projectadministratie) en rapportages. Doel is het verbeteren van de integrale sturing en het structureel en integraal inzicht in kosten en kwaliteit van het beheer en onderhoud van de openbare ruimte.

3. Uitvoeringsbeleid op te stellen over de wijze waarop en de mate waarin inwoners/instellingen een rol kunnen hebben bij het beheer van de openbare ruimte met aandacht voor participatie en communicatie. Wij erkennen het belang van goede communicatie over de fysieke leefomgeving aan inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden. Aansluitend bij uw aanbeveling, werkt het college inmiddels aan beleidskaders voor groenadoptie en zelfbeheer. In de komende periode zal er ook aandacht zijn voor de communicatie hierover. Hierbij wordt onder meer een aparte projectwebsite ingesteld, waarop alle informatie te vinden is en waar inwoners makkelijk een aanvraag kunnen doen. Wij herkennen de conclusie uit het rapport dat wij goed slagen in de communicatie bij projecten en dat er daarbij veel maatwerkcommunicatie is. Wij sluiten aan bij uw aanbeveling om collectief afspraken te maken over de participatie bij projecten, zodat inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden weten wat hun rol en invloed is en wat zij van de gemeente mogen verwachten. Wij zullen de participatiekaders voor projecten uitwerken. De keuze voor het al dan niet organiseren van bewonersschouwen, betrekken wij bij het versterken van het wijkgericht werken.

Met uw aanbevelingen en de reeds ingezette ontwikkelingen verwachten wij de drie hoofddoelen van het integrale beheer openbare ruimte ten aanzien van sturing, beheersing en communicatie verder te kunnen verbeteren. De eerste twee aanbevelingen zullen een goede bijdrage gaan leveren aan de beeldvorming en betekenis van de vastgestelde kwaliteit en daarmee impact hebben op het integraal kunnen vaststellen van doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid. Tevens kan het de rol van de raad versterken. Ook kan dit de dialoog over de gewenste kwaliteit-kostenbalans vereenvoudigen. Wij zijn u erkentelijk voor de oplevering van dit rapport. Het onderzoeksrapport geeft inzicht en argumenten om het integraal beheer openbare ruimte verder te professionaliseren. We gaan met de aanbevelingen aan de slag en zien uit naar de raadsbehandeling van het rapport. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Almelo, de secretaris, de burgemeester,

Pagina 2 van 2