6. Gezamenlijke Europese aanbesteding accountant 2026-2028 - Raadsvoorstel - Getekend

t.

> 4

Gemeente

fe

“b

a.

aK, Almelo Raadsvergadering: 24 september 2024 Registratienummer: R 2408439

De Raad van de GemeenteAlmelo: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders; Besluit:

1. 2. 3.

Inte stemmen met een gezamenlijke openbare Europese aanbesteding, die moetleiden tot een nieuw contract voor de controle van de boekjaren 2026 tot en met 2028. Met optioneel een eenmalige verlenging van drie jaar. Het hoofdprojectteam te machtigen de gezamenlijke openbare Europese aanbesteding voor te bereiden en uit te voeren. De griffier namens de raad de volmacht te geven door middel van de bijgevoegde brief om namens de raad in het kader van de Europese aanbesteding accountantsfunctie beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten.

Gedaan in de openbare vergadering van 24 september 2024, De plaatsvervangend griffier,

irgemeester,

drs. M.R.M. Lutjann

A. Korteland

VNUsa

Pagina 1 van 4

Raad - 2408439

TT

Raadsvergadering: 24 september 2024 Registratienummer: R 2408439 Naam: M.R.M. Lutjann Datum: 24 september 2024 Team: Raadsgriffie

Voorstel aan de raad Onderwerp Portefeuillehouder

Gezamenlijke Europese aanbesteding accountant 2026-2028 Auditcommissie

Samenvatting raadsvoorstel De gemeente heeft met een accountant een contract gesloten voor het controleren van de jaarrekening. Dat contract loopt af op 31 december 2025. Daarom moet de gemeente voor de periode daarna een nieuw contract gaan afsluiten. Voor het geven van die opdracht gelden Europeseregels, die veel administratief werk opleveren. Daarom wordt de raad voorgesteld - net als de vorige keer - om het proces samen met andere gemeenten en regionale instanties te doorlopen. Dit voorstel laat de gemeenteraad goedkeuren dat de gemeente dit aanbestedingsproces gaat starten om optijd voor 1 januari 2026 een contract met een accountantafte sluiten. Voorgesteld raadsbesluit:

1. 2. 3.

Inte stemmen met een gezamenlijke openbare Europese aanbesteding, die moetleiden tot een nieuw contract voor de controle van de boekjaren 2026tot en met 2028. Met optioneel een eenmalige verlenging van drie jaar. Het hoofdprojectteam te machtigen de gezamenlijke openbare Europese aanbesteding voor te bereiden en uit te voeren. De griffier namens de raad de volmacht te geven door middel van de bijgevoegde brief om namens de raadin het kader van de Europese aanbesteding accountantsfunctie beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten.

Inleiding en voorgeschiedenis Volgens de Gemeentewet(artikel 213, lid 2) wijst de raad een of meer accountants aan voor de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Na een openbare Europese aanbesteding van de accountantsfunctie heeft de gemeenteraad in 2019 besloten om voor de contractperiode van de boekjaren 2020-2022 een accountantte benoemen met de mogelijkheid van een eenmalige verlenging voor de periode 2023-2025. De benoeming van de nieuwe accountant wasin 2019 het resultaat van een gezamenlijke aanbesteding met de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Hengelo, Losser, Oldenzaal en de Regio Twente. In 2022 heeft de Almelose gemeenteraad gebruik gemaakt van de mogelijkheid van verlenging. Deze verlenging was echterniet met Deloitte. Op 10 november 2022 heeft de gemeenteraad van Deloitte een brief ontvangen waarbij zij aangeven dat zij de dienstverlening aan de Gemeente Almelo acuut terugtrekken. De redenen voor deze acute terugtrekking lag in de verstoorde onderlinge verhoudingen tussen Deloitte en de Gemeente Almelo. Mede hierdoor heeft Deloitte geen team kunnen samenstellen om een kwalitatief goede en tijdige controle uit te voeren voor de gemeente Almelo en ziet Deloitte geen toekomst in een vruchtbare samenwerking.

De auditcommissie heeft hier kennis van genomenen in overleg met Deloitte het kantoor Eshuis Registeraccountants bereid gevonden om hetcontract per direct voor de jaren 2022-2025 over te nemen.

Per 31 december 2025 eindigt het huidige contract met Eshuis Accountants. Daarom stellen wij u voor een nieuwe gezamenlijke procedure te starten voor een Europese aanbesteding van de accountantsfunctie vanaf het boekjaar 2026. De gemeenten Almelo, Hengelo, Losser, en Borne en de gemeenschappelijke regelingen Samen Twente, Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GBTwente), de Stadsbank Oost-Nederland en SWB Midden-Twente hebben (ambtelijk) al aangegeven aan een gezamenlijke aanbesteding deel te willen nemen. De controleverordening gemeente Almelo 2023 bepaalt dat een door de gemeenteraad te benoemen accountant de accountantscontrole uitvoert. De auditcommissie bereidt in overleg met de raad de Pagina 2 van 4

Raad - 2408439

TE

aanbesteding van de accountantscontrole voor. De raad stelt het programma van eisen voor de aanbesteding vast, waarbij de verordening auditcommissie gemeente Almelo 2022 diverse eisen meegeeft. Vervolgens stelt de raad voor de Europese aanbesteding de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast. Wij stellen op hoofdlijnen de volgende werkwijze voor: e Voorbereiding van de gezamenlijke openbare (Europese) aanbesteding accountant door het hoofdprojectteam bestaande uit medewerkers van de gemeenten Enschede, Almelo, Losser, Borne, Hengelo en gemeenschappelijke regelingen SWB Midden Twente, GBTwente en Samen Twente; e Het hoofdprojectteam fungeert als opdrachtgever en maakt het basisbestek definitief, bepaalt de indeling in percelen en bepaalt de planning; e Deorganisatorische afstemming door middel van een stuurgroep, bestaande uit een vertegenwoordiger per gemeente / gemeenschappelijke regeling; e Deinhoudelijke begeleiding van de aanbestedingsprocedure wordt door de afdeling inkoop van de gemeente Enschede en Almelo gefaciliteerd; e Per perceel wordt een beoordelingsteam samengesteld.

Het beoordelingsteam is belast met het opstellen van de gunningscriteria voor het perceel gemeente Almelo, het perceelbestekdefinitief maken, de prijs-kwaliteitverhouding in het bestek en beoordeelt de inschrijvingen; beoordelingsteams worden ondersteund door een lead-buyer van de gemeente Enschede en De e een co-buyer van de gemeente Almelo; e Het beoordelingsteam voor het perceel gemeente Almelo bestaatuit o.a. de plaatsvervangend griffier, de voorzitters van de auditcommissie, een senior financieel adviseur, een adviseur control&audit en een tactisch inkoop adviseur.

Door middel van de brief in de bijlage wordt metdit raadsvoorstel de griffier gemachtigd om in het kader van de Europese aanbesteding beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten. Deze machtiging geldt ook voor correspondentie die wordt gevoerd na het sluiten van de overeenkomsten die direct verband houdt met de aanbestedingsprocedure. Beoogd effect Het gewensteeffect van het voorstel is een nieuw contract met een accountant voor de controle van de boekjaren 2026 tot en met 2028 met optioneel een eenmalige verlenging van drie jaar 2029 tot en met 2031. Op deze wijze geeft de gemeenteinvulling aan de wettelijk verplichte verantwoording. Argumenten voor 4.1 Om een accountant te kunnen benoemen per 1 januari 2026 is het belangrijk om binnenkort te starten met de Europese aanbesteding van de accountantsfunctie, zodat voldoende tijd beschikbaar is om zorgvuldig de stappen in de procedure te doorlopen.

1.2 De dienstverlening door de accountant is één van de instrumenten die de raad ten dienste staan bij het uitoefenen van zijn controlerende rol in het duale bestel. Bij de drie laatst gehouden aanbestedingen in 2007, 2011 en 2019 heeft de gemeente gekozen voor een gezamenlijke aanbestedingsprocedure met andere gemeenten in de regio en een aantal regionale instellingen. 1.3 Op basis van de opgedane ervaringen bij de eerdere aanbestedingen is gebleken dat een gezamenlijke procedure de benodigde tijdsinvestering per saldo deelnemer beperkt en de complexiteit van een dergelijke procedure vermindert. De tijdsinvestering per gemeente/instelling vermindert doordat stappen slechts een maal hoeven worden voorbereid voor alle deelnemers. De complexiteit waarmee de deelnemers worden geconfronteerd wordt beperkt doordat de procedure wordt gefaciliteerd door deskundige en ervaren inkoopmedewerkers van de gemeente Enschede en Almelo. Kanttekening Indien het resultaat van de aanbesteding niet tot een keus leidt en het daardoor noodzakelijk blijkt om tot een andere aanpak over te gaan bij het werven van een accountant zal de raad daarvan op de hoogte gebracht worden. Alvorens over te gaan tot eenmalige verlenging van het contract zal een evaluatie na twee jaar moeten uitwijzen of de opdracht naar wens en volgens de voorwaarden wordt uitgevoerd.

Kosten en financiéle dekking van het voorstel Voor de aanbesteding accountant en de kosten accountantzijn middelen opgenomen in de begroting. Of deze ramingen voldoende zijn zal blijken als de aanbesteding definitiefis.

Pagina 3 van 4

Raad - 2408439

RS

Vervolg Nadit raadsbesluit wordt gestart met de voorbereiding voor de Europese openbare aanbesteding van de accountantsfunctie. Binnen de aanbesteding is rekening gehouden met nog een goedkeuringsmoment over het inkoopplan accountsfunctie en het bestek. Nadat de gemeenteraden akkoord hebben gegeven op de bovenstaande documenten wordt de aanbesteding vervolgd. Een beoordelingsteam met daarin onder anderen de voorzitters van de auditcommissie beoordeelt de offertes. Dit leidt tot een voorgenomen gunning aan de best beoordeelde leverancier. De voorgenomen gunning wordt in een raadsvoorstel aan de verschillende gemeenteraden voorgelegd. Vervolgens worden de afzonderlijke overeenkomsten gesloten tussen de verschillende deelnemendeorganisaties met de leverancier aan wie definitief gegund is.

Bijlage

- brief met volmacht (UIT — 24116712) Auditcommissie van de gemeente Almelo, 24 september 2024

de heer A.G.P. Himmels,

de heer E. Groenendal,

Pagina 4 van 4

Raad - 2408439

I