5. Rechtmatigheidsverantwoording 2024 - Raadsvoorstel - Getekend

ne...wh 7a ss +4

Gemeente

AK, Almelo

—_

Raadsvergadering: 24 september 2024 Registratienummer: R 2408430

De Raad van de Gemeente Almelo: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders;

Besluit: 1.

Het Controleprotocol voor de accountantscontrole 2024 vast te stellen, met daarin;

a.

Een verantwoordinggrens van 2% van de totale lasten van de gemeente,inclusief de dotaties aan de reserves;

2.

b. Een rapportagegrens van 150.000 euro. Het Normenkader 2024 voor de rechtmatigheidscontrole vast te stellen.

Gedaan in de openbare vergadering van 24 september 2024, De plaatsvervangend griffier,

Wiha drs. M.R.M. Lutjann

A. Korteland

Pagina 1 van 5

Raad - 2408430

Se

Raadsvergadering: 24 september 2024 Registratienummer: R2408430

Naam: E Beldhuis

Datum: 30 september 2024 Team/teamonderdeel: CZ Control en Audit

Voorstel aan de raad Onderwerp Portefeuillehouder

Rechtmatigheidsverantwoording 2024 A. Maathuis

Samenvatting raadsvoorstel

Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording door het college dient het normenkader,in plaats van ter kennisname, vastgesteld te worden door de raad. Verder dient de verantwoordingsgrens te worden vastgesteld op een percentage tussen de 0 en 3% van de totale lasten van de gemeente,inclusief de dotaties aan de reserves. De verantwoordingsgrens is opgenomen in het controleprotocol voor de accountantscontrole 2024. Om de verantwoordingsgrens te bepalen is een aantal overwegingen van belang zoals de informatiepositie van de raad, de kosten van de verantwoording en de eenduidigheid van normen en communicatie. Door een lagere verantwoordingsgrens vastte stellen (van 3% naar 2%) dienen kleinere fouten en onzekerheden door het college te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De informatiewaarde van de verantwoording neemt hiermee toe. Hiermee sluiten we ook aan op het advies van de accountant en zorgen we voor eenduidigheid in de (toekomstige, 2%) normering. Voorgesteld wordt de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2024 vast te stellen op 2% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie in overeenstemming met eerderejaren ongewijzigd vastte stellen.

Voorgesteld raadsbesluit 1.

Het Controleprotocol (INT-92960) voor de accountantscontrole 2024 vastte stellen, met daarin;

a.

2.

Een verantwoordinggrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves; b. Een rapportagegrens van 150.000 euro. Het Normenkader 2024 (INT-92958) voor de rechtmatigheidscontrole vastte stellen.

Inleiding

Het normenkader,het intern controleplan en het controleprotocol vormen de basis voor de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle. Het college draagt conform art. 212/213 van de Gemeentewetzorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Het college legt verantwoording af over deze financiéle rechtmatigheid door middel van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. Om hier invulling aan te geven wordtjaarlijks het controleprotocol, het normenkader en het controleplan bijgesteld en vastgesteld. Het intern controleplan over boekjaar 2024 is de basis voor de uitvoering van de verbijzonderde interne controle rechtmatigheid van (financiéle) beheershandelingen in het aanwezige stelsel van interne beheersing van geselecteerde significante processen. Op basis van de in het plan opgenomen en uitgevoerde werkzaamheden wordt een conclusie gegeven over hetfinancieel rechtmatig handelen in het boekjaar. Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te Pagina 2 van 5

Raad - 2408430

RE

verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt zichtbaar vastgesteld dat processen adequaat beheerst worden, zoals dat met de inrichting van de administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle getoetst of aan de eisen van rechtmatigheid (en getrouwheid), verantwoording en controle wordt voldaan. Controleprotocol Methet controleprotocol stelt de raad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar.

Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het controleprotocol ook als doel de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoevevan de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de rapporteringsgrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door hetcollege in de paragraaf bedrijfsvoering vast te leggen. Om tegemoette komen aan de behoefte om inzicht vanuit de raad, rapporteert het college daarom alle bevindingen omtrent de financiéle rechtmatigheid boven de rapporteringstolerantie in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting richting de raad. Hiermee volgen wede ingezette lijn, zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen. Het college dient met ingang van boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording te verstrekken die toeziet op een drietal criteria (begrotingscriterium, misbruik & oneigenlijk criterium en voorwaardencriterium). Op deze wijze legt het college verantwoording af over het naleven van weten regelgeving binnen de gemeente Almelo. Het vaststellen van het getrouwe beeld blijft onderdeel van de jaarrekeningcontrole door de accountant. Getrouw wil zeggen of de informatie juist, toereikend en volledig is alsmede geschikt is voor het doel waarvoor het wordt gebruikt.

Omdat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel wordt van de jaarstukken, controleert de accountant straks ook of deze verantwoording getrouw is. In het door de commissie BADO (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) opgestelde schrijven ‘Notitie Rechtmatigheidsverantwoording’ is aangegeven dat de verantwoordingsgrens moet worden vastgesteld op een percentage tussen de 0 en 3%. “De verantwoordingsgrensis een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemenin de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.” Om de verantwoordingsgrens te bepalen zijn een aantal overwegingen van belang zoals de informatiepositie van de raad, de kosten van de verantwoording en de eenduidigheid van de normen en communicatie. Voor nadere informatie hierover verwijzen we naar het controleprotocol 2024. Naast de rechtmatigheidsverantwoording is het mogelijk om als college in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting te geven op de kwaliteit van de interne beheersing, de uitkomsten van de (verbijzonderde) interne controle en de leer- en verbeterpunten.

In tegenstelling tot de rechtmatigheidsverantwoording stelt de accountant voor deze paragraafalleen vast of deze geen materiéle onjuistheden bevat c.q. verenigbaar is met de jaarrekening. Het is mogelijk om fouten en onzekerheden die door hetcollege zijn geconstateerd in het kader van de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden, maar niet opgenomen hoeven te worden in de rechtmatigheidsverantwoording hier alsnog toe te lichten. Hierdoor neemt de informatiepositie van de raad toe. Normenkader Bij wijzigingen in wet- en regelgeving dient het normenkader te worden geactualiseerd en door de raad te worden vastgesteld zodat weintern en de accountant (extern) dit normenkader als leidraad kunnen gebruiken voor de controlewerkzaamheden. Het normenkader, zoals nu opgenomen in de bijlage betreft het normenkader van juli 2024.

Pagina 3 van 5 Raad - 2408430

oT

Be oogd effect -

Het vaststellen van het controleprotocol (inclusief de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid) zodat invulling wordt gegeven aan ex artikel 213 Gemeentewet Het vaststellen van het normenkader teneinde kaderste definiéren om de interne controlewerkzaamheden over 2024 uit te voeren

Argumenten voor

1.1 Goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie in overeenstemming met eerdere jaren ongewijzigd vast te stellen aangezien er geen wetswijziging heeft plaatsgevonden De goedkeuringstolerantie in overeenstemming meteerdere jaren ongewijzigd vastte stellen op 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden en de rapporteringstolerantie in overeenstemming met eerdere jaren ongewijzigd vast te stellen op €150.000. Om tegemoet te komen aan de behoefte om inzicht vanuit de raad, rapporteert het college derhalve alle bevindingen omtrent de financiéle rechtmatigheid boven de rapporteringstolerantie in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting richting de raad. Hiermee volgen wede ingezettelijn, zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen. Bovenstaande percentages kunnen gedurende het boekjaar 2024 nog wijzigen. Deze wijziging zal worden gepubliceerd via BADO en dan wordt het percentage van 2% voor fouten en onzekerheden leidend.

1.2 Aanscherping verantwoordingsgrens; informatiewaarde neemt toe en er is sprake van een de uniforme normering. De nieuwe werkwijze heeft laten zien dat het wenselijk is om ruimte te hebben om eventuele onvoorziene fouten en onzekerheden op te kunnen vangen binnen de rechtmatigheidsverantwoording, zie ook de fouten en bevindingen 2023. Door een lagere verantwoordingsgrens vast te stellen (van 3% naar 2%) dienen kleinere fouten en onzekerheden door het college te

worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De informatiewaarde van de verantwoording neemt hiermee toe. Hiermee sluiten we ook aan op het advies van de accountant en zorgen wevoor eenduidigheid in de (toekomstige, 2%) normering. 1.3 In de paragraaf bedrijfsvoering kan het college een toelichting geven op fouten die zijn geconstateerd als onderdeel van de (verbijzonderde) interne controle maarniet zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording Fouten die, als gevolg van de verantwoordingsgrens, niet hoeven te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording kunnen alsnog door het college worden toegelicht aan de raad door deze op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. Hierdoor blijft de informatiepositie van de raad gewaarborgd zonder dat de werkzaamheden omtrent de rechtmatigheidsverantwoording hoeven toe te nemen. Hiermee volgen we de ingezette lijn, zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen.

No rmenkader 2.1 Een goed opgezette interne controle is belangrijk in het kader van planning en contro/ Het college draagt conform art. 212/213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het normenkader bijgesteld en vastgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler voor de gemeente in het kader van planning en control. Enerzijds voor het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de taken, anderzijds voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde taken. Met een toereikend normenkader kan de uitvoering van taken met structuur en efficiency worden gedaan. Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt Pagina 4 van 5

Raad - 2408430

EE

zichtbaar vastgesteld dat processen beheerst worden, zoals dat metde inrichting van de administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle getoetst of aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. 2.2 Het normenkaderis, intern voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording en extern voor de accountant voor het controleren van de jaarrekening, de leidraad voor de controlewerkzaamheden Het normenkader betreft de inventarisatie van relevante, interne en externe wet- en regelgeving en dient als basis voor de interne controlewerkzaamheden op rechtmatigheid. Het normenkader moet actueel worden gehouden en worden aangepast op veranderende wet- en regelgeving. Het betreft hierbij overigens alleen de regelgeving waaraan financiéle beheershandelingen ten grondslag liggen. Het normenkader is geen uitputtende lijst van regelingen, maar beperkt zich tot die regelingen die relevantzijn, of worden geacht, voor de uitvoering van een goede controle. 2.3 De raad moet het normenkadervaststellen De raad geeft de accountant de opdracht voor de accountantscontrole. Voor de controle maakt de accountant gebruik van het door de raad vastgestelde normenkader.

Kanttekeningen

1.1 Door een lagere verantwoordingsgrens vast te stellen (van 3% naar 2%) moet het gemeentelijk apparaat meer kosten maken om afwijkingen op te sporen en te rapporteren. De interne controle zal daarmee een groter beslag leggen op de ambtelijke capaciteit en wordt daardoor duurder.

Kosten, opbrengsten en dekking Niet van toepassing.

Vervolg Na besluitvorming wordt het controleprotocol gepubliceerd.

Bijlagen

Controleprotocol 2024 Almelo (INT-92960) Normenkader 2024 (INT-92958)

Burgemeester en Wethouders van Almelo, de secretaris, J.H. Dijkstra

de burgemeester, R.T.A. Korteland

Pagina 5 van 5

Raad - 2408430

Oe