22 Bestuurlijke reactie Oldenzaal Twenterand en Almelo op AvA 22 april.pdf

Gemeente

Oldenzaal

Twence Holding B.V. t.a.v Raad van Commissarissen Postbus 870 7550 AW Hengelo (Ov.)

Postadres: Gemeente Almelo Postbus 5100 7600 GC Almelo Bezoekadres: Haven Zuidzijde 30 7607 EW Almelo

telefoon: (0546) 54 11 11 e-mail: gemeente@almelo.nl internet: www.almcfo.nl

Uw brief

Uw kenmerk

Ons kenmerk UIT - 2199038

Datum 24juni 2021

Bijlage(n)

Doorkiesnummer

Behandeld door

Zaaknummer DCS-2068195

3

Onderwerp Algemene vergadering van Aandeelhouders 22 april 2021

(i a.a. medeaandeelhouders Twence Holding B.V.)

Geacnte Geachte leden van de Raad van Commissarissen,

De directe aanleiding voor deze brief is de onbevredigende aanloop naar en de gang van zaken ter algemene vergadering (AV) van 22 april jl. Wij verzoeken u dringend onze aldaar onbeantwoord gebleven informatievet zoeken omgaand alsnog te honoreren. Verder uiten wij opnieuw onze zorgen en bezwaren tegen het beleid en gang van zaken, onder meer door een verhoogd risicoprofiel waarop niet geacteerd wordt, gebrekkige besluitvorming, onvolledige informatieverstrekking en onjuiste toepassing var. de juiste governance. Ten slotte stellen wij voor de moeizame onderlinge verhoudingen in een vergadering te bespreken.

Vervolg op bezwaren oktober/novembe 2020 De bezwaren die bij briefwisseling tussen onze gemeenten en u eind vorig jaar zijn geuit, zijn grotendeels nog actueel. Zo ontbreekt voor zover bij ons bekend nog steeds een risicoanalyse voor het wegvallen van oinzet indien niet alle gemeenten een nieuw contract na 30 juni 2022 sluiten (brief 14 oktober 2020, resp. 12 november 2020). Hierbij herhalen wij dit verzoek en ontvangen deze analyse binnen tien werkdagen na heden, derhalve uiterlijk 13 juli 2021.

Risicoprofiel vergroot a g.v (verwacht) overheidsbeleid Ter algemene vergadering van 22 april jl. is het bestuur gevraagd naar de ontwikkelingen oo het gebied van vollast, met name de terugloop richting 2024 (punt 6 AV). Het bestuur heeft hierop geantwoord dat de verwachting is dat de vollast blijvend kan worden gerealiseerd. Graag ontvangen wij een onderbouwing van dit standpunt binnen tien werkdagen na heden derhalve uiterlijk 13 juli 2021. Het bestuur heeft de aandeelhouders bewust onjuist geïnformeerd, mede in het licht van recente ontwikkelingen. Uit voorgenomen overheidsoeleid blijkt dat de Rijksoverheid streeft tot 30% vermindering van P: gina 1 van 5

UIT-2199038

Bank:BNG Bank, Den Haag NL56 BNGH 028 50 00 187 BIC C e: BNGHNL2G

BTWn NL 0015 84 108 B 01

de verbrandingscapaciteit in Nederland zonder dat daartegenover compensatie staat vanuit het Rijk (Rijksmem "Ambtelijke notitie - gezamenlijke afspraak verbrandingscapaciteit" bijlage 1). Dit Rijksmemo is behandeld in het landelijk overleg van alle afvalverwerkers van Nederland en derhalve ook met het bestuur van Twence. Daarnaast heeft het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat op 5 maart 2021 een rapport gepubliceerd waarin de consequenties van die capaciteitsvermindering wordt geschetst onder andere op de tarieven (Rebel-rapport "Actualisatie toekomstscenario's voor afvalverbranding in Nederland" bijlage 2). Deze - in onze ogen - cruciale informatie had door het bestuur met ons moeten worden gedeeld, in ieder geval on of voor 22 april jongstleden. Het bestuur heeft gezwegen, en is daarmee in gebreke gebleven, waar spreken een plicht was. In plaats daarvan heeft het bestuur de aandeelhouders onjuist geïnformeerd door het gegeven antwoord, hetgeen in onze optiek een onbehoorlijke vervulling van zijn taak oplevert.

Graag vernemen wij van het bestuur en de Raad van Commissarissen (verder: RvC) een plan hoe op deze ontwikkelingen in het belang van Twence, te acteren Hoe kijkt het bestuur en RvC tegen deze ontwikkelingen van overheidswege aan, op welke wijze gaat het bestuur het hoofd bieden aan dit verzwaard risicoprofiel, ook in relatie tot de tarieven na 30 juni 2022 die volgens het rapport waarschijnlijk dalen? En wat is de remedie om een herhaling van de situatie als bij de Amsterdamse afvalverwerker AEB te voorkomen? Ook op deze vragen vernemen wij graag een antwoord binnen tien werkdagen na heden derhalve uiterlijk 13 juli 2021. Einde contract, looptijd tarieven (eind2022) De tarieven van het lopende (individuele) cc ntract zijn vastgesteld tot 31 december 2022. Wij houden als opdrachtgever en als aandeelhouder van Twence dan ook vast aan deze datum en zijn daarom niet gebonden aan het "besluit" ter vergadering van 22 april jl van Twence om de tarieven per 30 juni 2022 al te verhogen. Indien onze gemeente en Twence niet tot overeenstemming zouden F omen over (de modaliteiten van) een nieuw contract vóór 30 juni 2022, gelden de huidige afspraken en in ieder geval de tarieven nog een half jaar, in het geval dat onze gemeenten het afval door Twence wil laten verwerken.

Tenslotte vernemen wij binnen tien werkdagen na heden, derhalve uiterlijk 13 juli 2021, hoe de door Twence voorgestelde verh ogde tarieven zich verhouden tot de analyse in het rapport in de bijlage dat de verwachte toename van onbenutte capaciteit ertoe leidt tot het onder druk komen van de tarieven. Informatieverzoeken Zowel ter algemene vergadering van 3 december 2020 als ter vergadering van 22 april 2021 en in de werkgroepen is een groot aantal vragen onbeantwoord gebleven. Wij stellen daarmee vast dat onze informatierechten zijn geschonden, waartegen wij bezwaar maken.

Wij doelen hier in de eerste plaats op de vragen opgenomen in de bijlage 3. Graag vernemen wij binnen tien werkdagen na heden, derhalve uiterlijk 13 juli 2021, de gedocumenteerde antwoorden op deze vragen, bij gebreke waarvan wij u nu voor alsdan verzoeken een algemene vergadering bijeen te roepen met deze vragen als agendapunten. Voor de goede orde: een beroep op een zwaarwegend belang van Twence gaat ons inziens hier niet op; dat doet geen recht aan de aard van het bedrijf en de publieke omgeving waarin zij opereert én wij als aandeelhouders opereren.

Tarieven, onjuiste routing, vernietiging besluit Het is onbegrijpelijk dat het bestuur de besluitvorming over tariefstelling voor de periode na 2022 heeft losgekoppeld van de overige modaliteiten van een nieuw contract; het is immers één geheel. Pagina 2 van 5 UIT-2199038

Graag vernemen wij wat de reden is van het separaat agenderen van de goedkeuring van het bestuursbesluit tot vaststelling van de tarieven afgelopen algemene vergadering en het definitieve contract op een later moment (een besluit over een "concept- contract" is immers geen besluit). In onze beleving komt een tarievenbesluit pas aan de orde, nadat de respectievelijke gemeenteraden hun input hebben gegeven en het bestuur een begroting voor de komende contractperiode heeft opgemaakt. Het tariefbesluit komt daarom tezamen met een besluit over de inhoud van een eventueel nieuw contract.

Het opknippen van deze besluitvorming (zoals nu gebeurt) leidt tot de onwenselijke en vreemde situatie dat het bestuur een besluit heeft genomen over de tarieven dat ter goedkeuring aan RvC en aandeelhouders moet worden N oorgelegd, en vervolgens deze zelfde aandeelhouders, in hoedanigheid van opdrachtnemer van Twence, ieder naar hun gemeenteraden terug moeten om te besluiten óf ze met Twence willen contracteren, en onder welke voorwaarden. Het bestuursbesluit tot het vaststellen van de tarieven is daarom het sluitstuk van de consultatie van de aandeelhouders, niet het startpunt, zoals het bestuur ten onrechte heeft geagendeerd en in stemming heeft gebracht. Door de huidige handelwijze en volgtijdelijkheid van het bestuur wordt gepoogd een "lock-in" te creëren van de zittende aandeelhouders, wat in onze optiek onjuist en onbetamelijk is. Los daarvan is het bestuursbesluit van 22 april jl. tot vaststelling van de tarieven (agendapunt 10 AV) niet rechtsgeldig genomen en dat vernietigen wij hierbij. Wij hebben onze bezwaren ter vergadering gemaakt en lichten dit hierna kort toe. Vaststelling van tarieven is een bestuursbesluit dat goedgekeurd moet worden door de RvC én de algemene vergadering. Staande de vergadering is het bestuursbesluit "geamendeerd" door "de werkgroep" (aldus de notulen).

Dat is niet mogelijk; alleen het bestuur komt het recht toe zijn eigen besluit te wijzigen. Een nieuw bestuursbesluit kan vervolgens in stemming worden gebracht ter goedkeuring dooi RvC en aandeelhouders. Dat heeft echter niet plaatsgevonden. Er bestaat geen wijzigingsrecht of amendementsrecht voor een aandeelhouder, laat staan voor een niet-statutaire "werkgroep" die geen orgaan is van de vennootschap. Deze gang van zaken is exemplarisch voor onze bezwaren tegen de governance. Hierbij vernietigen wij dan ook het besluit van de tarievenvaststelling op 22 april jl. wegens totstandkomingsgebreken. Graag vernemen wij binnen tien werkdagen na heden, derhalve uiterlijk 13 juli 2021 dat het bestuur en R«C deze vernietiging erkent.

Bezwaren governance De gang van zaken ter vergadering van 22 april jl. toont evident aan dat er een loopje wordt genomen de governance, omdat het voornoemde "amendement" door het bestuur en RvC is voorgekookt met die aandeelhouders die vertegenwoordigd zijn in de werkgroep Tarieven. Dit druist ook regelrecht tegen uw eigen standpunt in dat aandeelhouders op gelijke wijze dienen te worden geïnformeerd (agendapunt 16 AV). Wij handhaven onze eerder geuite bezwaren (brief 14 oktober 2020 en 12 november 2020) onverkort, nu hieraan niet tegemoet is gekomen. Dit blijkt ook genoegzaam uit de notulen van 22 april jl.

Einde contract juni2022 Per 30 juni 2022 eindigen de lopende contracten. Dat moment luidt wat ons betreft ook een geheel nieuwe fase in en de herijking van de samenwerking. Ook de vraag naar een nieuwe contract(vorm) ligt weer open (inbesteding is een te groot risico en bovendien niet de enige optie). Dit besef ontbreekt volledig bij het bestuur (en de RvC) en wij vinaen hiervoor geen enkel gehoor bij het merendeel van de mede aandeelhouders. Wij wijzen erop dat het ook juist in het belang van alle belanghebbenden van Twence is (in Pagina 3 van 5 UIT 2199038

brede zin, waaronder onze inwoners), hier de ogen niet langer voor te sluiten. Parallel aan deze correspondentie, treffen wij voorbereidingen V oor de aanbesteding van afvalverwerking voor de periode 2022 e.v. Gelet op onze wettelijke taak als de gemeenten, kunnen wij het ons immers niet permitteren om af te wachten of ons te zijner tijd een ons conveniërend contract door Twence zal worden aangeboden. Dit geldt temeer nu het bestuur in het overzicht reacties op de concept-leverings- en verwerkingsovereenk omst van 15 maart 2021 heeft aangegeven (conceptreactie oo vraag 17); " Er kunneri geen maatafspraken worden gemaakt met individuele aandeelhouders" . Dit standpunt is principieel onjuist. Over de periode na 30 juni 2022 gaan wij graag in gesprek, omdat wij behoefte hebben aar. duidelijkheid, en naar wij aannemen Twence ook.

Verkoop aandelen De handelwijze in de aanloop naar en ter vergadering van 22 april jl. van bestuur, RvC en een aantal mede-aandeeinouders leidt er bovendien toe dat bestaande fricties verergeren. Onze raadsopdracht tot verkoop van onze aandelen, hebben wij nog niet kunnen uitvoeren ondanks het feit dat wij deze aandelen (formeel en informeel) hebben aangeboden. Evenmin is Twence, ondanks andersluidend advies van Duff & Phelps c.s. (september 2017) bereid (geweest) tot inkoop. De deur bij de overige aandeelhouders is definitief dicht, zo is ons onlangs te kennen gegeven. Wij zijn daarmee als aandeelhouder klem komen te zitten en hebben in de algemene vergadering van 22 april jl. aangekondigd desnoods via de rechter afname van onze aandelen af te dwingen. Hierbij hebben we benadrukt dat een minnelijke route nog steeds onze voorkeur heeft en gevraagd om het gesprek te hervatten; op deze oproep hebben wij geen reactie ontvangen. Onze beknelde positie wordt versterkt door wat wij hierboven als de "lock-in" strategie hebben beschreven. En het gaat steeds harder knellen, zoals ook uit de rest van deze brief volgt. Desalniettemin blijft onze hand uitgestoken voor een minnelijke oplossing.

Publieke omgeving Ter algemene vergadering van 22 april jl. heeft het bestuur een statement gemaakt over persuitingen. Wij voelen ons nierdoor niet aangesproken, Perspublicaties maken eens te meer duidelijk dat wij in een publieke, openbare omgeving opereren en transparantie noodzakelijk is. En dat dit steeds meer op gespannen voet staat met de geheel nieuwe strategie en identiteitsverandering van de afgelopen jaren van de onderneming om in een commerciële markt te opereren. Dat is exact de reden dat wij ook geen aandeelhouder meer willen zijn en onze aandelen vergeefs hebben aangeboden En dat is ook de reden waarom de periode na 3( juni 2022 een geheel nieuwe fase inluidt, waarbij de bestaande situatie weer herijkt zou moeten worden. De tijd begint echter dringen. In onze ogen stapelen de zorgen en problemen voor Twence zich op, terwijl daar door de verantwoordelijken voor wordt weggekeken. Voorste' bijeenkomst beleggen Omdat het (verder) oplopen van spanningen tussen aandeelhouders onderling, en met het bestuur en de RvC, in niemands belang is, en al helemaal niet in het belang van de onderneming, proberen wij vanaf eind vorig jaar hier expliciet aandacht voor te vragen.

Wij zijn bereid onze verantwoordelijkheid te nemen en stellen u voor dat de RvC, indachtig zijn eigen opvattingen (bijlage bij agendapunt 17 van de algemene vergadering van 22 april jl.), een informele algemene vergadering belegt om deze gang van zaken met aandeelhouders onderling te bespreken. Idealiter zou deze bijeenkomst worden geleid door een externe voorzitter, tevens gekwalificeerd mediator, die geen f «rmele rol bekleedt bij Twence. Mede in verband met de taak van bestuur en RvC om de lange termijn belangen van de aandeelhouders te behartigen laten wij het initiatief voor het beleggen van deze bijeenkomst vooralsnog bij u, in

Pagina 4 van 5 UIT-2199038

het vertrouwen dat deze binnen enkele weken plaatsvindt. Niettemin vernemen wij graag van alle adressanten of zij voor een dergelijke bijeenkomst openstaan.

Verder vernemen wij graag binnen tien werkdagen na heden, derhalve uiterlijk 13 juli 2021, een schriftelijk onderbouwde reactie van het bestuur en de RvC op de vragen en bezwaren uit deze brief, bij gebreke waarvan wij het bestuur verzoeken een algemene vergadering uit te schrijven om deze onderwerpen als agendapunten in een formele algemene vergadering ce behandelen. Hoogachtend,

Burgemeester en wethouder: van Almelo, de burgemeester, de secretaris,

Burgemeester en wethouders van Oldenzaal, de secretaris, de burgemeester,

Burgemeester en wethouders van Twenterand, de secretaris, ae burgemeester,

Pagina 5 var 5 UIT -2199038