20250313 RKA - Aanbiedingsbrief Jaardocument RKA 2024-2025

Postadres:

Aan

Gemeente Almelo Postbus 5100 7600 GC Almelo

De gemeenteraad van Almelo Afschrift aan: college van Burgemeester en Wethouders

Bezoekadres: Haven Zuidzijde 30 7607 EW Almelo telefoon: (0546) 54 11 11 e-mail: gemeente@almelo.nl internet: www.almelo.nl

Uw brief

Uw kenmerk

Ons kenmerk UIT - 25118706

Datum 13 maart 2025

Bijlage(n) 1

Doorkiesnummer

Behandeld door Elina Alp

Zaaknummer 81812

Onderwerp Aanbiedingsbrief Jaardocument Rekenkamer Almelo (RKA) 2024/2025

Geachte leden van de gemeenteraad Almelo, Met genoegen bieden wij u hierbij ons Jaardocument aan over 2024/2025. Sinds 2022 combineren wij hierin het jaarverslag en jaarplan. In het jaardocument vindt u een terugkijk op 2024 en een vooruitblik naar en de onderwerpselectie voor 2025. Behalve een (ook financiële) verantwoording bevat dit jaardocument het onderzoeksprogramma voor het komende jaar. Hiervoor is de inmiddels gebruikelijke vorm gekozen. De rekenkamer Almelo gaat graag tijdens de volgende kwartaalvergadering met u over dit Jaardocument in gesprek. Heeft u vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit schrijven, dan kunt u deze mailen naar rekenkamer@almelo.nl of contact opnemen met de voorzitter van de RKA, de heer Mastwijk. Met vriendelijke groet, Namens de Rekenkamer Almelo,

J.J. Mastwijk, voorzitter Bijlage: Jaardocument 2024/2025 Rekenkamercommissie Almelo (INT- 2594592)

UIT - 25118706

Jaardocument 2024/2025 Hier komt de titel te Rekenkamer Almelo staan, eventueel over meerdere regels. 16 januari 2025 Eventueel nog een onderregel. INT- 2594592

Tekst: J. Mastwijk Redactie: E. Alp

Inhoudsopgave Inleiding

2

Leden en ondersteuning

3

1. Onderzoeken uitgevoerd en gestart in 2024

4

Gemeenschappelijke regionale onderzoeken

4

Reguliere onderzoeken

4

2. Andere werkzaamheden 2024

5

Contacten met de raad

5

Contacten met college, gemeentesecretaris en controller

5

3. Selectie onderzoeksonderwerpen 2025

6

4. Financieel overzicht

8

Bijlage: Continuïteit en nevenfuncties

9

Rooster van aftreden

9

Nevenfuncties leden

9

Pagina 1 van 10 INT- 2594592 – Jaardocument 2024/2025 RKA

Inleiding De rekenkamer Almelo maakt al enige tijd geen afzonderlijk jaarverslagen en jaarplannen meer. Ook deze keer volgen wij die lijn. In het document dat nu voor u ligt, kijken we terug op 2024 en vooruit naar 2025. Met dit jaardocument legt de RKA verantwoording af over de werkzaamheden in 2024 en presenteert de selectie van activiteiten voor 2025. Met ons onderzoek proberen we als rekenkamer positief bij te dragen aan de kwaliteit van de discussie in de gemeenteraad. De onderzoeken zijn gericht op de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het door de gemeente gevoerde beleid. De gebruikelijke methode is dat we achteraf onderzoek doen naar beleidsthema’s. Daarin komen vragen aan de orde als: 'Wat hebben we bij de start met elkaar afgesproken, hebben we bereikt wat we wilden bereiken, heeft het college de gemeenteraad tijdig en adequaat geïnformeerd? Wat ging er goed en wat kan er misschien beter?' Maar naast dit zogenaamde ex post onderzoek proberen we ook met andere instrumenten de gemeenteraad te assisteren bij het uitoefenen van de beleidsbepalende, maar vooral controlerende taak. Daarnaast gebruiken we instrumenten zoals de quick scan. Die naar de jaarstukken van de verbonden partijen is daarvan al enkele jaren een voorbeeld. Afgelopen twee jaar hebben we ook een quick scan gemaakt van de eigen Almelose begroting en de perspectiefnota.

Terugblik op 2024 De kwartaalvergaderingen zijn inmiddels ingeburgerd. Het is naar ons oordeel een prima manier om elkaar over en weer te informeren en om in voorkomende gevallen meer duiding en achtergrond te geven over ons werk. Vanuit de raad vangen wij ook soortgelijke signalen op. Reden dus om hiermee door te gaan. Het jaar 2024 was het eerste jaar dat we volgens de veranderde wetgeving voor de gemeentelijke rekenkamers werkten. Qua werkwijze is er in Almelo niet zoveel veranderd. We gaan door met de onderzoeken en met de quick scans. En ook voor wat betreft de regionale samenwerking tussen de Twentse rekenkamers is er feitelijk niet zoveel veranderd. Waar nodig zijn de rekenkamercommissies, met vaak nog raadsleden daarin, verdwenen en zijn overal - soms in samenwerking tussen gemeenten - rekenkamers geïntroduceerd. In 2024 werden onderzoeken afgerond en nieuwe opgestart. Daarnaast deden we behalve de quick scan ‘Verbonden partijen’ ook een quick scan op de begroting en de perspectiefnota. Er werden contacten onderhouden met uw raad, de voorzitter van de raad en het ambtelijk apparaat. De contacten met de raad verlopen, buiten de 'natuurlijke' momenten om (bijvoorbeeld presentatie van een rapport tijdens een Politiek Beraad) via de kwartaalvergaderingen. Vanaf begin 2023 bekleedt Almelo het voorzitterschap en het secretariaat namens de samenwerkende Twentse Rekenkamers.

Dat is vooral een technisch voorzitterschap; het betekent dat we met name procesmatig 'de leiding' hebben. De samenwerking is vooral gericht op zaken die in regionaal verband van belang kunnen zijn en die een gemeentegrens-overschrijdend onderzoek nuttig/gewenst/mogelijk maken. De periode van twee jaar loopt op zijn eind. Binnenkort wordt binnen de Twentse samenwerking een besluit genomen over hoe het de komende twee jaar verder gaat met het voorzitterschap en het secretariaat van de samenwerkende Twentse rekenkamers. Dit jaardocument bevat ook het onderzoeksprogramma voor het komende jaar. Een aantal zaken uit 2024 zal in 2025 nog doorlopen of zijn definitieve beslag krijgen. Verder zullen andere activiteiten worden beschreven, waaronder die in het kader van de omslag naar Rekenkamer.

Pagina 2 van 10 INT- 2594592 – Jaardocument 2024/2025 RKA

Leden en ondersteuning De rekenkamercommissie, nu rekenkamer, bestaat uit 3 leden. Vanaf juni 2023 zijn dat: De heer J.J. (Jan) Mastwijk, voorzitter De heer M.L. (Manuel) Konijnendijk, lid De heer V.H.A. (Vic) van Dijk, lid Bij elk onderzoek fungeert één van de leden als eerste aanspreekpunt. Het secretariaat was in 2024 in handen van mevrouw Y. (Yvette) Engbers. Vanuit de griffie wordt indien nodig verdere assistentie verleend.

Pagina 3 van 10 INT- 2594592 – Jaardocument 2024/2025 RKA

1. Onderzoek uitgevoerd en gestart in 2024 Gemeenschappelijke regionale onderzoeken De samenwerkende Twentse rekenkamers zijn in 2024 een gezamenlijk onderzoek gestart naar ‘Twentse samenwerking’. Het onderzoek wordt onder verantwoordelijkheid van de Twentse rekenkamers uitgevoerd door Berenschot. Beoogd wordt het onderzoek in het eerste kwartaal van 2025 af te ronden. De achtergrond van het onderzoek is de volgende. In 2019 heeft het Algemeen bestuur van de Regio Twente een “Veranderopdracht” vastgesteld om te komen tot een ontvlechting van de taken en bevoegdheden van de Regio Twente, een gemeenschappelijke regeling van de veertien Twentse gemeenten met een breed operatieveld. Doel van de veranderopdracht was een versterking van de regionale samenwerking en betere focus in de samenwerking. Aanleiding voor de “Veranderopdracht” waren een gevoelde 'bestuurlijke drukte' en de vraag vanuit de samenleving om slagvaardigheid en herkenbare organisaties. Een aantal vormen van samenwerking is bij de gemeenteraden in beeld via de jaarstukken en de begrotingen van de verbonden partijen. Dit zijn vooral de gemeenschappelijke regelingen. Een aantal daarvan werd door de gezamenlijke rekenkamers in de afgelopen jaren onderzocht op doeltreffendheid en doelmatigheid. Voor andere samenwerkingsverbanden zijn echter vormen gekozen die minder in beeld zijn bij de gemeenteraden.

De gezamenlijke Twentse rekenkamers willen met dit onderzoek hun raden inzicht verschaffen in de diversiteit van samenwerkingsvormen die in Twente aan de orde zijn, alsmede in de doelstellingen daarvan en de mate waarin de raden hierop kunnen reflecteren en invloed kunnen uitoefenen. Binnen het kader van de samenwerkende Twentse rekenkamers is in 2024 ook weer de Quick Scan Verbonden Partijen uitgevoerd. Het rapport is in mei aan de raad aangeboden. Reguliere onderzoeken Hieronder staat kort de stand van zaken beschreven rond de onderzoeken die in 2024 zijn opgestart c.q. afgerond. Armoedebeleid: Gestart zomer 2023 Afgerond 4e kwartaal 2024 Energietransitie: Gestart zomer 2023 Afgerond 2e kwartaal 2024 Cultuur informatiebeveiliging Gestart 2e kwartaal 2024 Afronding gepland 1e kwartaal 2025 In 2024 deden we mee aan het zogenaamde DoeMee-onderzoek via de NVR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers). Dat ging dit keer over de invulling van het toezicht en de handhaving op de energiebesparingsplicht. Rapportage vanuit onze rekenkamer over dit onderwerp heeft u inmiddels bereikt. Ten slotte werd een quick scan uitgevoerd over de Almelose begroting voor 2024 en bij de perspectiefnota.

Pagina 4 van 10 INT- 2594592 – Jaardocument 2024/2025 RKA

2. Andere werkzaamheden 2024 Contacten met de raad Ook in 2024 zijn er weer kwartaalvergaderingen geweest. In die vergaderingen overleggen we met uw raad over de voortgang bij de onderzoeken, over eventueel nieuw op te starten onderzoeken en meer in het algemeen over rol en taken van de rekenkamer als 'instrument' voor de gemeenteraad. Belangrijk is ook de voorbereiding van het Jaarplan voor het komend jaar; welke onderzoeken komen in aanmerking om te worden gedaan? Bij het kiezen van onderwerpen betrekken we de gemeenteraad, waarbij we steeds onderstrepen dat het de rekenkamer is die uiteindelijk de onderzoeksagenda bepaalt (wettelijk vastgelegde, onafhankelijke positie). De kwartaalvergaderingen werden doorgaans redelijk bezocht; meestal waren de meeste fracties vertegenwoordigd zodat we als rekenkamer een redelijk beeld hebben kunnen krijgen over wat er binnen de raad leeft en hoe de raad tegen bepaalde zaken aankijkt. Verder is de gemeenteraad bij elk onderzoek betrokken geweest via een startbijeenkomst, soms een voorlopige presentatie van de bevindingen en soms een werksessie in het kader van een lopend onderzoek. De belangstelling voor die bijeenkomsten is over het algemeen bescheiden, zij het dat ook hier doorgaans de meeste fracties zijn vertegenwoordigd. Waarbij wij aantekenen dat wij ons terdege realiseren dat de agenda's van raadsleden 'goed zijn gevuld'.

Daarnaast hechten wij eraan op te merken dat de kwalitatieve inbreng van de aanwezige raadsleden een waardevolle bijdrage vormt. De RKA meldt daarnaast via berichten in het Raadkompas en in een aantal raadsbrieven met enige regelmaat de stand van zaken aan de raad. Contacten met het college, controller en gemeentesecretaris In 2024 heeft de RKA een aantal keren in individuele gesprekken contact gehad met de griffier, de burgemeester, de concerncontroller en de gemeentesecretaris. Deze besprekingen zijn in de loop van het bestaan van de RKA steeds meer gestroomlijnd en zijn vooral bedoeld om elkaar scherp te houden op de procedures en de onderlinge afspraken daarover per onderzoek. Wij hechten eraan op te merken dat de contacten tussen 'het ambtelijk apparaat' en de rekenkamer uitstekend zijn. Dat is van groot belang voor het soepel laten verlopen van onze onderzoeken. Het feit dat er één coördinatie- en aanspreekpunt binnen de organisatie is, draagt daartoe bij. Er kan zo snel worden geïnformeerd en geschakeld en zich voordoende knelpunten kunnen snel oplossingsgericht worden besproken.

Pagina 5 van 10 INT- 2594592 – Jaardocument 2024/2025 RKA

3. Selectie onderzoeksonderwerpen 2025 De RKA heeft ook in 2024 weer met de gemeenteraad overlegd over te kiezen onderwerpen voor het komend jaar. Daaruit is een groslijst voortgekomen die verder is gevuld met de onderwerpen die de RKA zelf aandroeg en onderwerpen die op eerdere groslijsten voorkwamen. Uit de volgorde in de opsomming hieronder kan geen prioriteit worden afgeleid.

Onderwerp Stad in balans Woningbeleid Twence Ondermijning Effectiviteit en toegankelijkheid stembureau's Doelmatigheid van fractiegelden Uitbesteding vergunningen en vergunningverlening Verkeersongevallen Zorgfraude Hervormingsagenda Jeugd Procedure aanvraag bijstandsuitkering Leren van contact met burgers Effectiefste vorm afvalscheiding: Weerbaarheid en veerbaarheid van de maatschappij Zwembad Efficiëntie schaalvergroting zorgaanbieders Vergrijzingsproblematiek Inwonersparticipatie

De leden van de RKA hebben een score gegeven aan al deze onderwerpen. Scores worden gegeven op basis van ijkpunten als: Bestuurlijke relevantie, Financieel Belang, Maatschappelijk belang. Meerwaarde, Uitvoerbaarheid etc. Het optellen van die scores leidt tot een zekere volgorde. Die is overigens zeker niet allesbepalend want het kiezen van een onderwerp voor een rekenkameronderzoek is niet iets dat je via een eenvoudige optelsom kunt regelen. Er kunnen namelijk redenen zijn om bij het uiteindelijk kiezen van die volgorde af te wijken. Denk aan: actuele ontwikkelingen in de gemeente, regio en/of uitdrukkelijk verzoek van de gemeenteraad. Ook kan het zijn dat een bepaald onderwerp niet voor de hand ligt omdat een soortgelijk onderzoek nog niet zo lang geleden is afgerond. Niet onbelangrijk is om nog eens te vermelden dat de onderzoeken die de rekenkamer uitvoert, altijd gericht moeten zijn op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid. Uiteindelijk is het, zoals bekend, de rekenkamer die op basis van haar wettelijke taak kiest maar zij doet dat dus niet 'in opperste wijsheid'. Tenslotte, en ter voorkoming van misverstand; we kunnen niet meer dan 2-3 grote onderzoeken per jaar uitvoeren; we moeten dus kiezen. Dit alles in ogenschouw nemend zijn we tot een (voorlopige) keus gekomen voor 2025. We hebben gekozen voor: •

Woningbeleid

Een even actueel als veelomvattend onderwerp. Een onderwerp bovendien dat veel gemeentebesturen bezig houdt. Belangrijk onderdeel daarbij is de binnenstedelijke gebiedsontwikkeling. Daarin heeft de Pagina 6 van 10 INT- 2594592 – Jaardocument 2024/2025 RKA

gemeente een taak, maar spelen ook de woningbouw-corporaties een rol. De corporaties zijn als zelfstandige organisaties niet een op een door de gemeente aan te sturen. Wel maken corporaties en gemeente afspraken. We willen onderzoeken of dat goed loopt. Bijvoorbeeld; In hoeverre worden wettelijke mogelijkheden benut om corporaties te laten meedenken over binnenstedelijke gebiedsontwikkeling? Hoe effectief zijn onze prestatieafspraken? En worden in het maken van plannen aspecten ingebouwd/afspraken gemaakt over aandacht voor specifieke groepen woningzoekenden? Daarbij valt ook te denken aan ontwikkelingen die te maken hebben met zaken als 'vergrijzing'. Het onderwerp 'vergrijzing' komt overigens ook als afzonderlijk onderwerp voor op de groslijst, zij het in bredere zin bedoeld. Dus niet alleen betrekking hebbend op de woningbouw. We zullen proberen om in de te formuleren onderzoeksopdracht het onderwerp 'vergrijzing' (gedeeltelijk) mee te nemen. NB: het was de bedoeling dat de rekenkamer bovengenoemd onderwerp in 2025 ter hand zou nemen. Bij brief van 28 januari 2025 hebben wij de gemeenteraad gemeld dat wij van dit voornemen afzien in verband met ontwikkelingen rond een nieuw Afvalbeleidsplan dat binnenkort in behandeling komt. In plaats daarvan gaan wij een onderzoek doen naar: •

Inwonersparticipatie

Hierbij komen vragen aan de orde als: Hoe is inwonersparticipatie in Almelo georganiseerd? Welke aspecten komen daarbij aan de orde? Wat zijn de rollen bij inwonersparticipatie en hoe worden deze rollen ingevuld? Hoe voorkom je dat verkeerde verwachtingen worden gewekt? Wat kan er beter? etc.

Voor beide gekozen onderwerpen geldt dat wij ze nader zullen uitwerken en in een conceptonderzoeksopdracht met uw raad zullen delen. De gebruikelijke kwartaalvergadering lijkt ons daarvoor het geijkte middel. Behalve de twee bovengenoemde onderwerpen zullen wij ook in 2025 proberen een aantal quick scans te verzorgen. Dan gaat het om de Quick Scan Verbonden Partijen en quick scans betreffende de stukken uit de Planning- en Controlcyclus. We overwegen om deze set te completeren met een quick scan naar de gemeentelijke jaarrekening. In onderstaand schema is weergegeven wat we in ieder geval willen doen. Die regels zijn ook zoveel als mogelijk voorzien van een planning over het jaar.

Pagina 7 van 10 INT- 2594592 – Jaardocument 2024/2025 RKA

4. Financieel overzicht De leden van de RKA krijgen als vergoeding een vast bedrag per maand waarbij de reiskosten zijn inbegrepen. De RKA streeft ernaar een zo groot mogelijk deel van de middelen aan onderzoek te besteden. Ook in 2024 is dat gelukt. De RKA constateert wel dat de kosten van onderzoek steeds hoger worden. Dat zal vooral zijn neerslag vinden in de onderzoeken die extern worden aanbesteed. Wij proberen het onderzoeksprogramma 2025 binnen het beschikbare budget uit te voeren. Als dat niet lukt zullen wij wellicht een verzoek doen aan de raad om extra middelen beschikbaar te stellen. Financieel overzicht onderzoeksbudget RKA 2024 BUDGET Beschikbaar budget (lokaal en regionaal)

€ 70.986

LASTEN Quick Scan verbonden partijen Aanvullende kosten onderzoek Armoedebeleid Beleid naar Uitvoering Informatiebeveiligingscultuur Regionaal onderzoek Twentse samenwerking Landelijk DoeMee onderzoek – Energiebesparingsplicht Regionale bijeenkomst t.b.v. ODT onderzoek (geschat)

€ 740 € 8.700 € 10.700 (eerste deel) € 30.000 € 3.300 € 500 € 1.000

NB: door ‘verschuivingen’ in de planning van een onderzoek kunnen in enig jaar plussen en minnen ontstaan.

Financieel overzicht onderzoeksbudget RKA 2025 BUDGET Beschikbaar budget (lokaal en regionaal) LASTEN Quick Scan verbonden partijen (verwacht) Regionaal onderzoek Twentse samenwerking deel 2 Beleid naar Uitvoering deel 2 Onderzoek Woningbeleid etc Onderzoek Afvalscheiding etc Algemeen/Onvoorzien

circa € 71.000

€ 700 € 3.300 € 10.700 € 28.000 € 24.500 € 3.800

NB: door ‘verschuivingen’ in de planning van een onderzoek kunnen in enig jaar plussen en minnen ontstaan. Na aftrek van een aantal vaste kosten – vergoedingen leden RKA, abonnementen, etc. – worden alle beschikbare middelen besteed aan onderzoek.

Pagina 8 van 10 INT- 2594592 – Jaardocument 2024/2025 RKA

Bijlage: Continuïteit en nevenfuncties externe leden Rooster van aftreden De leden zijn in 2023 op basis van de nieuwe wetgeving voor zes jaar benoemd en kunnen voor maximaal één periode aansluitend worden herbenoemd door de gemeenteraad. Het rooster van aftreden ziet er als volgt uit: Aftreden (naam) J.J. Mastwijk M.L. Konijnendijk V.H.A. van Dijk

Benoemd per 27 juni 2023 27 juni 2023 27 juni 2023

Einde 1e termijn 26 juni 2029 26 juni 2029 26 juni 2029

Evt. 2e termijn van/tot Sep 2029 – sep 2036 Sep 2029 – sep 2036 Sep 2029 – sep 2036

Het schema hierboven is het formele schema. RKA streeft ernaar om de momenten van aftreden van de leden zo te kiezen dat er steeds voldoende kennis en ervaring in de RKA aanwezig is. Het is het voornemen van de heer Mastwijk om af te treden aan het eind van deze raadsperiode (maart 2026). De heer Konijnendijk gaat ervan uit dat zijn eerste termijn (nieuwe wetgeving) is ingegaan in 2022. Dat betekent dat zijn tweede termijn loopt van 2028-2035. Voor de heer Van Dijk geldt vooralsnog hetgeen in bovengenoemd schema is vermeld. Nevenfuncties leden (situatie per 31-12-2024) De heer Mastwijk: • Voorzitter van het bestuur van LOH (Radio Hoogeveen) (onbezoldigd) • Voorzitter van het bestuur van de Stichting Aardwarmte Koekoekspolder (bezoldigd) • Penningmeester van het bestuur van de Stichting Van Gogh en Drenthe (Van Gogh Huis NieuwAmsterdam/Veenoord) (onbezoldigd) De heer Konijnendijk: • Strategisch Business Controller bij de gemeente Apeldoorn (bezoldigd) • ZZP-er: periodiek onderzoeks- en adviesopdrachten voor gemeenten (bezoldigd) De heer Van Dijk: • (Senior) Beleidsmedewerker directie Transitie Diepe Ondergrond, Ministerie van Klimaat en Groene Groei (bezoldigd) • Eigenaar Set Your Text, Enschede (bezoldigd)

Pagina 9 van 10 INT- 2594592 – Jaardocument 2024/2025 RKA