16 De stand van zaken GGiD.pdf

Gemeente Almelo

Raadsbrief ter informatie

Postadres: Gemeente Almelo Postbus 5100 7600 GC Almelo

Aan de raad van de gemeente Almelo Bijlage

Doorkiesnummer 541531

Behandeld door M. Hilberts

Datum 2 november 2022

Onderwerp stand van zaken GGiD

Geachte leden van de raad, Met deze brief informeren wij u over het besluit op 2 november 2022 van het algemeen bestuur van SamenTwente te stoppen met de ontwikkeling van het digitaal dossier voor de jeugdgezondheidzorg (het GGiD) van GGD Twente, GGD Hollands Noorden en GGD regio Utrecht. De kritische houding die Almelo vanaf het begin heeft aangenomen ten aanzien van deze softwareontwikkeling, en ook met regelmaat heeft herhaald, is helaas terecht gebleken. Het college vindt het schrijnend dat opnieuw een groot ICT-project van de overheid is mislukt. Het GGiD is een digitaal dossier dat door de GGD Twente, GGD Hollands Noorden en GGD regio Utrecht wordt ontwikkeld voor professionals in de jeugdgezondheidszorg van de GGD. De invoering van het systeem is de afgelopen jaren herhaaldelijk uitgesteld. We hebben u hier over bericht in eerdere raadsbrieven (Raad – 5872 en Raad – 7205). De betrokken GGD’en zijn ontevreden over het ICT-product dat er nu ligt en beëindigen daarom de verdere ontwikkeling ervan. Doorgaan betekent geen zekerheid over kosten en onduidelijkheid over de termijn waarbinnen een werkbaar dossier kan worden opgeleverd. De GGD Twente is door de ontstane situatie genoodzaakt de investeringen die zijn gedaan af te boeken. Voor Twente gaat het om een bedrag van € 4,16 miljoen. Nu stoppen voorkomt volgens de GGD dat kosten mogelijk nog hoger gaan uitvallen.

Doorgaan met het huidige product is volgens de GGD’en geen optie.

Zorgen geuit over ontwikkelproces en besluitvorming Het besluit te starten met aanbesteding van het GGiD heeft destijds plaatsgevonden zonder expliciet besluit van de (toenmalige) bestuurscommissie Publieke Gezondheid. Ook de gunning van de opdracht aan de ontwikkelaar is geen besluit van de bestuurscommissie geweest. Deze gang van zaken is destijds nadrukkelijk afgekeurd door ons college. De portefeuillehouder heeft meermaals aangedrongen op een andere gang van zaken en daarbij zorgen geuit rondom de risico’s die de GGD’en genomen hebben. Op 5 juni 2018 heeft uw raad een zienswijze vastgesteld bij de oprichting van de coöperatie (Raad – 1804856). Daarbij heeft het college de volgende basis neergelegd: het college kon het voorstel voor de oprichting van een coöperatie volgen. Maar het college was van mening dat de GGD Twente een omvangrijke en risicovolle aanbesteding heeft gedaan. De aanbesteding was inmiddels een gelopen race en daarmee stond Almelo voor een voldongen feit. Hiermee was op dat punt geen invloed meer uit te oefenen. Het proces is zonder bestuursopdracht doorlopen en feitelijk had die opdracht opgehaald moeten worden voordat de aanbestedingsprocedure werd gestart. Het college wilde (en wil) daar geen verantwoordelijkheid voor nemen. Pagina 1 van 5 Raad - 2207426

Voorstel algemeen bestuur SamenTwente voor dekking verliespost Het algemeen bestuur van SamenTwente heeft besloten in december 2022 een besluit voor de dekking van de financiële consequenties te nemen. Hiertoe zullen een aantal scenario’s voorgelegd worden. Daarnaast heeft het algemeen bestuur het besluit genomen dat er een onderzoek zal plaatsvinden naar de gang van zaken over de aanbesteding en het ontwikkelproces van het GGiD. Daarbij zal ook de rol van het bestuur meegenomen worden.

Tenslotte Het werk van de jeugdgezondheidszorg kan doorgaan, waarbij gebruik gemaakt wordt van het oude digitale dossier. De continuïteit van de dienstverlening van de JGZ is gewaarborgd en daarmee de zorg voor jongeren. De 3 GGD-en hebben een brief opgesteld waarin ze alle betrokken gemeenteraden informeren over het stoppen met de ontwikkeling van het GGiD. Deze brief treft u in de bijlage aan. Wij gaan er van uit u hiermee voor dit moment zo volledig mogelijk te hebben geïnformeerd. Wij houden u op de hoogte van het vervolg.

Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Almelo, de secretaris, de burgemeester,

F.W. van Ardenne

Pagina 2 van 5

A.J. Gerritsen

Bijlage: Informatie van algemeen bestuur SamenTwente voor de raden.

Geachte raad, Met deze brief informeren wij u over de stand van zaken van het digitaal dossier voor de jeugdgezondheidzorg (het GGiD) van GGD Twente. Tot onze spijt moeten wij u laten weten dat het algemeen bestuur van SamenTwente (waar GGD Twente onderdeel van is) op 2 november 2022 heeft moeten besluiten om te stoppen met het ontwikkelen van het GGiD. Dit besluit valt ons erg zwaar, mede vanwege de financiële consequenties voor SamenTwente en voor de deelnemende gemeenten. Echter, alles overwegende is dit het besluit dat het algemeen bestuur nu heeft moeten nemen. Met deze brief informeren wij u over dit besluit, de consequenties en leest u wat de vervolgstappen zijn. Ambitie voor een eigentijdse dossierapplicatie Vanaf 2008 bestaat er voor gemeenten een wettelijke verplichting om binnen de jeugdgezondheidszorg gegevens digitaal vast te leggen. In 2016 is GGD Twente gestart met voorbereiding om te komen tot een nieuw digitaal dossier. Dit was noodzakelijk omdat de leverancier van MLCAS aangaf het systeem niet verder te zullen ontwikkelen. GGD Twente wilde graag een eigentijdse nieuwe dossierapplicatie met meer mogelijkheden voor inwoners van Twente en professionals van de jeugdgezondheidszorg (JGZ). Het nieuwe dossier moest ervoor zorgen dat professionals beter toegerust zijn en overal toegang hebben tot dossiers.

Daarnaast moest het digitaal dossier het mogelijk maken voor ouders en/of kinderen om toegang te hebben tot onderdelen van het dossier. Belangrijke criteria zijn ‘kwaliteit van de dienstverlening’ en ‘goed passende ondersteuning voor de professional’. De GGD’en in Hollands Noorden en regio Utrecht hadden dezelfde ambities en we hebben besloten samen te werken aan een eigentijds dossierapplicatie voor de jeugdgezondheidszorg. De markt voor dergelijke applicaties bood op dat moment geen product dat voldeed aan de wensen en eisen van de GGD’en om het werkproces van de jeugdgezondheidszorgprofessional te ondersteunen. Daarom is besloten opdracht te geven aan een ontwikkelaar om een dergelijk systeem voor ons te gaan ontwikkelen. Dat is het GGiD. Verloop van het digitaal dossier voor de jeugdgezondheidzorg Het proces om te komen tot het GGiD verloopt zeer moeizaam. De bestuurscommissie publieke gezondheid (tot juli 2021), het dagelijks bestuur en algemeen bestuur van SamenTwente zijn geïnformeerd over het verloop van het GGiD. Uw raad is geïnformeerd, onder andere via de reguliere planning en control cyclus van SamenTwente (en daarvoor Regio Twente). Hierin is het scenario om te stoppen met het dossier overigens nog niet expliciet aan de orde geweest, omdat er steeds alles aan is gedaan om het dossier tot een succes te brengen en de gedane investering niet teniet te laten gaan.

In de afgelopen jaren werd de implementatie van het dossier diverse keren uitgesteld. Omdat hetgeen door de leverancier ter oplevering werd aangeboden, volgens de GGD-en nog niet gebruiksklaar was. Met de leverancier is continu intensief overleg geweest over zowel de financiële verplichtingen van partijen als de inhoud van een plan van aanpak voor afronding van de nog resterende werkzaamheden, om te komen tot een werkend GGiD overeenkomstig de verleende opdracht. Gedurende het ontwikkeltraject zijn onder meer externe toetsingen gedaan op o.a. kwaliteit, functionaliteit, privacy en rechtmatigheid Daar waar nodig heeft bijsturing plaats gevonden. Met de leverancier is echter een blijvend verschil van inzicht ontstaan over de kwaliteit en functionaliteit van het GGiD. Daarmee is een impasse ontstaan.

Pagina 3 van 5

Voor de GGD-en is en blijft het van groot belang dat de jeugdgezondheidsprofessionals goed toegerust zijn om hun werk te kunnen doen. Daarvoor hebben zij een goed digitaal dossier nodig. Een goed digitaal dossier draagt namelijk bij aan onze dienstverlening aan de Twentse inwoners. Besluit algemeen bestuur 2 november 2022 De ontwikkeling van het digitaal dossier is nu op een punt beland waar een duidelijke keuze over stoppen of doorgaan niet langer kan worden uitgesteld. De grenzen van rechtmatigheid van het huidige contract met de leverancier zijn bereikt. Tot en met het voorjaar 2020 was er voldoende vertrouwen in een goede afloop van het programma. Het vertrouwen werd in de loop van de tijd minder doordat interventies niet alsnog tot het gewenste resultaat leidden. Vanaf halverwege 2020 zijn diverse interventies gedaan om de samenwerking te verbeteren en oplevering van het GGiD alsnog te realiseren. Dit heeft niet geresulteerd in een werkbaar dossier. De afgelopen maanden zijn gebruikt om verschillende mogelijkheden te onderzoeken en voorbereidingen te treffen voor het instellen van (juridische) maatregelen om alsnog te komen tot een werkbaar systeem dat de professionals helpt bij hun werk. Dit heeft niet tot het gewenste resultaat geleid. Dit alles overwegende heeft het algemeen bestuur van SamenTwente besloten te stoppen met het GGiD.

Dit besluit valt hen heel zwaar, maar er is geen andere mogelijkheid. Dit moeilijke besluit is ook genomen door de andere twee GGD-en. De consequenties van het besluit worden hieronder toegelicht. Financiële consequenties van stoppen Door te stoppen met het GGiD, moeten de GGD-en vanuit boekhoudregels (Besluit Begroting en Verantwoording) de gedane investering afboeken. Dit betekent dat er een forse desinvestering is gedaan. Het is geld waarmee alle betrokkenen goede dingen hadden willen doen voor de gezondheid van inwoners van Twente. De totale investering betreft ongeveer € 13 miljoen voor drie GGD-en. Voor GGD Twente gaat het om een investering van ongeveer € 4,16 miljoen. Door de afboeking ontstaat een tekort in onze jaarrekening 2022. Het algemeen bestuur heeft op 2 november 2022 opdracht gegeven aan het dagelijks bestuur om voor december 2022 met scenario’s te komen voor de dekking van de gemaakte en nog te maken kosten en dit ter besluitvorming terug te leggen bij het algemeen bestuur. Welke financiële consequenties dit heeft voor de gemeenten, wordt hierin uitgewerkt. Continuïteit dienstverlening JGZ Het werk van de jeugdgezondheidszorg kan doorgaan, waarbij gebruik wordt gemaakt van het oude digitale dossier. Hoewel dit systeem niet meer past in de ambities die GGD Twente heeft, is hiermee de continuïteit van de dienstverlening van de JGZ gewaarborgd.

Besluiten over vervolg Het dagelijks bestuur heeft opdracht gekregen om met een procesvoorstel terug te komen bij het algemeen bestuur, om te komen tot een nieuw bestaand digitaal dossier inclusief een dekkingsvoorstel. Een definitieve besluit over de wijze van contractafwikkeling wordt zo spoedig mogelijk genomen door het algemeen bestuur. Tot slot heeft het algemeen bestuur opdracht gegeven om een onafhankelijk externe evaluatie uit te voeren naar het totale proces van totstandkoming van het GGID, inclusief rol van het bestuur. De externe moet een ter zake deskundige zijn van buiten de regio Twente. Vervolgstappen niet allemaal direct openbaar Het besluit van de 3 GGD-en om te stoppen met het ontwikkelen van het GGiD is een besluit dat openbaar wordt gedeeld. Niet alle informatie kan direct openbaar worden gemaakt. Er

Pagina 4 van 5

moet eerst een bestuurlijk besluit worden genomen over de wijze van contractafwikkeling. Want veel informatie om tot dit besluit te komen betreft bedrijfsgevoelige (zowel voor GGD-en als leverancier) informatie. Openbaarmaking op dit moment kan de economische, juridische en/of financiële positie van de GGD-en schaden en daarmee de uitkomst van het proces ongewenst beïnvloeden. Afsluiting Wij gaan ervanuit u hiermee voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd. Wij zullen u op de hoogte houden van het vervolg. Zodra nadere informatie kan worden verstrekt over de vervolgstappen in dit dossier, ontvangt u deze van ons.

Pagina 5 van 5