11. Voorstel Bidbook Cultuur Draaijer - bijlage

Gemeente Almelo Offerte opstellen bidboek cultuur voor de stedelijke ontwikkelingsopgave Gemeente Almelo

240231 Februari 2025

1

Met ruime ervaring op het gebied van cultuur en stedelijke ontwikkeling, begeleidt Draaijer de gemeente met de uitwerking van een gedragen bidboek voor cultuur, dat een positieve impact heeft op de stedelijke opgave van Almelo. 2

Bidboek cultuur voor stedelijke opgave Begeleiden uitwerking bidboek Het kader stellende besluit van de raad om geen geld beschikbaar te stellen aan het Stadstheater was reden voor een aantal partijen uit de stad om in bestuurlijke gesprekken aan te geven een bijdrage te willen leveren aan een culturele voorziening in Almelo. Suggestie van één van deze partijen was om met Draaijer Group om tafel te gaan. Doel: de stedelijke ontwikkelingen en de culturele visie aan elkaar koppelen en de getoonde interesse daarbij in goede banen te leiden. Het kennismakingsgesprek heeft op 17 Juli 2024 plaatsgevonden met een multidisciplinaire groep. Op basis van dit gesprek heeft Draaijer een ‘praatplaat’ ontwikkeld voor het uitwerken van een bidboek waarin de ontwikkelopgave voor de culturele voorziening samenkomt met de stedelijke ontwikkelopgave van Almelo.

Op 19 september 2024 is deze ‘praatplaat’ besproken met de ‘regiegroep’ van de gemeente Almelo. Op basis van dit overleg en de besproken opzet is Draaijer gevraagd de gemeente te ondersteunen bij de verdere uitwerking van dit Bidboek Cultuur voor de stedelijke ontwikkelopgave.

Resultaatsverwachting Het in nauwe samenwerking met de regiegroep en rekening houdend met de politiek-bestuurlijke context uitwerken van het bidboek, inclusief de volgende deelresultaten:

→ Analyse van de ontwikkelopgave cultuur/culturele instellingen, stedelijke ontwikkelopgave, belangen van diverse stakeholders (o.a. bedrijfsleven) en relevante beleidsdoelen → Het matchen en verbinden van opgaven en komen tot een definitie

→ Uitwerking van het bidboek inclusief: ▪ Ambitie, Visie en doelen opgave ▪ Kaders en Uitgangspunten ▪ Beoogde Locatie(s) ▪ Beoogd Programma

▪ Stedelijke randvoorwaarden ▪ Nog te beantwoorden vragen ▪ Processtappen Dit alles dient in samenhang (iteratief) te gebeuren met de uitwerking van de cultuurvisie en met tussentijdse toetsing van de haalbaarheid. 3

Inhoudsopgave Bidboek Cultuur Almelo 1. Over ons 2. Visie en inspiratie

3. Plan van Aanpak

4

Over ons Strategisch partner in slimme en gezonde omgevingen

5

Partner in het realiseren van beleving en verwondering

6

→ Strategie + Advies → Management + Realisatie → Exploitatie + Beheer → Data + Digital services

Werkplek + Kantoren

Onderwijs + Onderzoek

Zorg + Wonen

Sport + Cultuur + Leisure

Relevante ervaring Cultuurvoorzieningen in grootstedelijke context

8

Onze opdrachtgevers Cultuur en gemeenten

9

Onze diensten Integrale dienstverlening Exploitatie + Beheer Verduurzaming vastgoedportefeuille en Transitie Managing Agent Facilitaire dienstverlening Beleving- en Tevredenheidsonderzoek Kwartiermaker Facilitaire Organisatie Onderhoudsmanagement

Smart Strategy Hack Dashboarding Business en Value Case Programma van Informatie Smart Building Strategy Slim ecosysteem Data + Digital Services

Strategie + Advies Visievorming Strategie Inspiratie Conceptontwikkeling Masterplanning Vastgoedadvies Vastgoedrekenen Huisvestingadvies Project- en exploitatieadvies

Procesmanagement Programmamanagement Projectmanagement Aanbesteden en contractvorming Directievoering en toezicht Kostenmanagement en risicobeheersing Management + Realisatie

10

Visie en inspiratie Unieke beleefconcepten

11

Beleven Trends en ontwikkelingen

Draaijer

12

Beleven Toekomstbestendige cultuuraccommodaties De wereld verandert steeds sneller. Dit geldt ook voor onze manier van hoe wij onze vrije tijd benutten. Technologische innovaties en social media zorgen dat er een toenemende behoefte is aan unieke ontmoetingen, verrassende beleving en gepersonaliseerde content. Hoewel de meeste mensen het erover eens zullen zijn dat cultuur ons leven verrijkt, blijft het een uitdaging om te zorgen dat je relevant bent en blijft en dat beoefenaars en bezoekers blijven (terug)komen. Deze ontwikkelingen vragen om een andere en frisse kijk op hoe wij de omgeving voor cultuur en culturele ontwikkeling blijven inrichten.

Relevante vragen waar een passend antwoord op dient te komen zijn bijvoorbeeld. • Hoe kunnen we beter aansluiten op de behoefte van jong en oud?

• Waarmee kunnen we de drempel voor iedereen verlagen om met cultuur in aanraking te komen • Hoe maken we cultuur onderdeel van ons dagelijks leven? Dit vraagt om innovatieve en toekomstbestendige beleefconcepten.

13

Gezond en Duurzaam Positieve plekken Gezondheid Positieve plekken halen het beste in mensen naar boven. Het zijn plekken waar mensen tot ontwikkeling komen. Om een gezonde omgeving te creëren stimuleren wij voor het ontwerp van de gebouwen de natuur als inspiratiebron te gebruiken. De Nature Inspired en Biophilic Design Principles en de Well Building Concepts dienen toepast te worden. Denk daarbij concreet aan het benutten van natuurlijke elementen (licht, ruimte, frisse lucht, groen) en materialen, comfort en akoestiek. Daarnaast dient er ook ruimte te zijn voor ontmoeting en ontspanning (body & mind)

Duurzaam (ENG en BREEAM) Positieve plekken dragen ook bij aan een gezonde wereld. De gebouwde omgeving heeft een grote impact op mensen en op de wereld. Nieuwbouwprojecten vragen steeds meer om een integrale benadering op het gebied van duurzaamheid en circulaire ambities, waaronder energiebesparing en het terugdringen van de CO2-uitstoot. Wij beschikkingen over gecertificeerde duurzaamheidsexperts (o.a. WELL AP, BREEAM, GPRGebouw) om uw ambities op het gebied van duurzaamheid (bijvoorbeeld ENG) en/of certificering waar te maken.

14

Slimme cultuurvoorziening Waarmaken van duurzame exploitatie Slimme cultuurvoorziening In toenemende mate kan gebruik worden gemaakt van data over het gebruik en de prestaties van gebouwen door smart building technology. Door het verbinden van systemen en databronnen wordt inzicht en sturing geboden op aspecten zoals binnenklimaat, energieverbruik, bezetting & benutting en andere omgevingsfactoren die bijdragen aan een gezond en prettig verblijf. Dit vergemakkelijkt de optimalisatie van bedrijfsprocessen en duurzame huisvesting. Ook kan het helpen om beter in contact te staan met de verschillende doelgroepen en hierop (realtime) je aanbod af te stemmen.

“Een slim cultuurgebouw biedt grip op een gezond binnenklimaat, energie, bezetting, en andere prestaties en maakt een duurzame exploitatie mogelijk.”

15

Onze methode Van binnen naar buiten Visie, Ambities & Kader

Doelgroepen en Customer Journey

Activiteiten, Capaciteit & Beleving

Programmering & Inrichting

Gezond gebouw en omgeving

De visie van de organisatie is het vertrekpunt. Samen met de organisatie verkennen en concretiseren we de ambities. Wat is de droom qua programmering? Wat is de potentie van het aantal bezoekers? Wat zijn de ambities voor huisvesting? Ook stellen we een duidelijk kader vast. Ambitiedocument

De visie vertalen we naar verschillende doelgroepen en de ‘customer journey’ per doelgroep. Wat trekt mensen aan en hoe zorg je dat je kunt inspelen op nieuwe ontwikkelingen, innovaties en behoeftes zodat ze ook blijven terugkomen.

In overleg met de gebruikers vertalen we de customer journey naar activiteiten, capaciteit en de gewenste beleving. Tijdens deze stap inspireren we met voorbeelden uit binnen- en buitenland voor nieuwe manieren van storytelling, presenteren en andere programmering

Het Programma van Beleven wordt verwerkt tot een inrichtingsconcept. Hierbij kijken we o.a. naar de (flexibele) indeling, vaste en losse inrichting, AV, technologie en thematisering voor een moderne en toekomstbestendige programmering.

We vertalen voorgaande stappen naar een FunctioneelRuimtelijk Programma van Eisen inclusief, beeldverwachting, gebruikersspecifieke technische prestaties en investeringskosten Ook kijken we naar de organisatie voor de gebruiksfase en exploitatie.

Bezoekersconcept

Programma van Beleven

Inrichtingsconcept

Programma van Eisen

16

Plan van Aanpak Bidboek Cultuur

17

Praatplaat bijeenkomst 19 september 2024 Uitgangspunt proces bidboek (omkaderde deel) Cultuurvisie/ Politiek Proces Analyse

Match & Definitie Stedelijke opgave • Verbinden opgaven en locaties, • Verbinden partners/ investeerders (of eerder) • Participatie belanghebbenden (input/ toetsing) • Definitie opgave(n)

Voorbereiding Voorbereiden Bidbook (per opgave) • Ambitie, Visie en doelen opgave • Kaders en Uitgangspunten • Doelgroepen & customer journey • Beoogd programma • Beoogde Locatie(s) • Stedelijke randvoorwaarden • Nog te beantwoorden vragen • Processtappen

Bidboek Uitrol • Publicatie • Beantwoorden vragen • Dialoog • Aanscherpen vraag en scope • Etc.

• Marktconsultatie?

Toets Haalbaarheid – GREX/ VEX/ Bedrijfsvoering/ Cultuursubsidie/ Organisatie & Samenwerking

18

Uitgangspunten Vertrekpunt Plan van Aanpak • We stellen voor dat de regiegroep bestaat uit vertegenwoordigers vanuit cultuur/erfgoed, communicatie, stedelijke ontwikkeling en economie en arbeidsmarkt • We stellen ook voor een klankbordgroep met vertegenwoordigers vanuit beleid, de cultuurinstellingen en gebiedsontwikkeling in te richten • In de planning zijn een aantal contact/informatie momenten met het College en de Raad opgenomen, deze zullen in de regiegroep nader bepaald worden • Nauwe samenwerking met de afdeling communicatie van de gemeente is randvoorwaardelijk

• De doorlooptijd voor deze fase is ongeveer 6 maanden. Dit is onder voorbehoud van tijdige beschikbaarheid van betrokkenen en belanghebbenden.

19

Plan van Aanpak (1/3) Fasering en activiteiten

1.

Kick-off en Kader

2.

Beleidsanalyse

3. Analyse ontwikkelopgave Cultuur

• Kick-off met de opdrachtgever/ regiegroep voor het: → Vaststellen opdrachtformulering, resultaatverwachting, kaders en uitgangspunten → doorleven en finetunen van de aanpak inclusief bepalen concrete vervolgacties → Plannen frequent regiegroep-overleg en mijlpalen voor de bestuurlijke afstemming • Stakeholdersanalyse, voorbereiden interviewvragen en bespreken do’s en don’ts met Communicatie • Met regiegroep vaststellen stakeholdersanalyse en onderzoeksvragen voor analyse beleid, ontwikkelopgave cultuur en stedelijke opgave

• Gesprekken met hoofden en medewerkers van de gemeente voor het identificeren en concretiseren van relevante beleidsdoelen. We gaan uit van vijf dagdelen aan gesprekken met vertegenwoordigers van de volgende beleidsvelden: → Strategie → Sociaal → Economie en werkgelegenheid → Stedelijke ontwikkeling → Cultuur • Bundelen van de uitkomsten in een beleidskadernotitie • Uitwerken ambitiedocument

• Gesprekken met vertegenwoordigers cultuurinstellingen inclusief bezoek aan locaties. We gaan uit van vier dagdelen voor ten minste: → Theater → Hof 88 → Muziekschool → Bibliotheek • We vertalen de bevindingen in een notitie ontwikkelopgave Cultuur • Gesprekken met potentiële (door u aangeduide) participanten/ stakeholders. We gaan uit van vier dagdelen • We vertalen de bevindingen in een notitie participanten/ stakeholders

• Stakeholdersanalyse • Gedragen onderzoeksvragen

• Beleidskader • Ambitiedocument

• Notitie ontwikkelopgave cultuur • Toets cultuurvisie & haalbaarheid • Notitie participanten/ stakeholders met concrete (intentie) afspraken met stakeholders die geïnteresseerd zijn te investeren in cultuur in Almelo 20

Plan van Aanpak (2/3) Fasering en activiteiten 4.

Analyse stedelijke ontwikkelopgave

5.

Match & Definitie

6.

Bestuurlijke voortgang

• Gesprekken met het Hoofd Stedelijke ontwikkeling en projectleiders inclusief rondleiding door de gebieden. We gaan uit van 3 dagdelen voor: → Binnenstad → Stationsgebied/ Achter de Molen/ Westerdok → Wijken/ werklocaties • We vertalen de bevindingen in een notitie stedelijke ontwikkelopgave • We bespreken de uitkomsten van stap 2 t/m 4 in de regiegroep, verdiepen de analyses en scherpen dit waar nodig aan. Ook geven we eerste richting aan de vervolgstappen • Inrichten klankbordgroep en organiseren kick-off

• We matchen de analyses uit voorgaande stappen en zoeken naar mogelijke verbindingen tussen opgaven en locaties binnen een totaalconcept. Op basis hiervan werken we een voorstel uit voor een aantal scenario’s op hoofdlijnen (max. 3) • Het totaalconcept en scenario's bespreken met de regiegroep en eventueel alvast de richting of het voorkeurscenario bepalen, inclusief het identificeren van mogelijke investeerders. • Uitvoeren eerst toets op aansluiting bij cultuurvisie en haalbaarheid • Begeleiden participatiebijeenkomst klankbordgroep. Optioneel participatie overige belanghebbenden, naar behoefte • In sessie met regiegroep vaststellen definitie opgave(n)

• Voorbereiden voortgangsnotitie bestuur en gemeenteraad in samenwerking met afdeling communicatie en regiegroep • Toelichting/ presentatie aan bestuurlijk opdrachtgever voor bestuurlijke richting en vervolgstappen met betrekking tot definitie opgave(s)

• Notitie stedelijke ontwikkelopgave • Gedragen analyse en uitkomsten • Klanbordgroep ingericht

• Totaalconcept met 3 scenario’s op hoofdlijnen • Toets cultuurvisie & haalbaarheid • Definitie opgaven

• Bestuurlijke voortgangsnotities • Bestuurlijk draagvlak en richting • Informeren Gemeenteraad

21

Plan van Aanpak (3/3) Fasering en activiteiten

7.

Voorbereiden Bidboek

8.

Strategie & Draagvlak vervolg

9.

Bestuurlijke Besluitvorming

• Voorbereiden en uitwerken van visueel aantrekkelijk en eenvoudig leesbaar bidboek → Ambitie, visie en doelen opgave → Totaalconcept → Kaders en Uitgangspunten → Doelgroepen en customer journey → Beoogd Programma → Beoogde locatie(s) en Stedelijke randvoorwaarden → Processtappen en nog te beantwoorden vragen • Tussentijdse afstemming en toetsing regiegroep • Tussentijds informeren college indien gewenst

• Het in samenspraak met de regiegroep uitwerken van de strategie en aanpak voor het vervolg, inclusief marktbenadering • Begeleiden participatiebijeenkomst klankbordgroep om bidboek en plan van aanpak te toetsen en aan te scherpen. Optioneel participatie overige belanghebbenden, naar behoefte

• Voorbereiden besluitvormingsdossier bestuurlijke besluitvorming • Toelichting/ presentatie aan bestuurlijk opdrachtgever • Begeleiden bestuurlijke besluitvorming • Informeren Gemeenteraad • In de projectgroep lijnen we met elkaar het informeren van en besluitvorming door B&W en raad uit, waarbij besluitvorming gericht zal zijn om richting te bepalen in het hoe het cultuurconcept (zie 7.) uitgewerkt kan/ gaat worden naar maakbaarheid van de ambitie.

• Bidboek • Het cultuurconcept dat zich vertaalt naar (een aantal) beoogde locaties met daarbij behorende businesscase/investeringsvolume op hoofdlijnen (hoog abstractieniveau). Daarbij is het concept leidend en zijn de locatie(s) volgend, maar is zicht op financiële haalbaarheid en maakbaarheid wel van groot belang.

• Strategie en aanpak • Draagvlak

• Dossier bidboek • Gedragen besluitvorming • Informeren Gemeenteraad

22

4 | Procesplanning Fasering en mijlpalen Februari 2025

Maart 2025

April 2025

Mei 2025

Juni 2025

Juli 2025

1. Kick-off & Kader 2. Beleidsanalyse 3. Ontwikkelopgave Cultuur 4. Stedelijke ontwikkelopgave 5. Match & Definitie 6. Bestuurlijke voortgang 7. Bidboek 8. Strategie & Aanpak 9. Bestuurlijk besluit

Belangrijke gebeurtenissen Kick-off Regiegroep

Gesprekken/ Interviews

Klankbordgroep

Bestuurlijk overleg

Klankbordgroep Oplevering dossier Bidboek

23

info@draaijerpartners.nl draaijerpartners.nl Groningen Leonard Springerlaan 37 9727 KB Groningen 050 524 46 66 Utrecht Pythagoraslaan 101 3584 BB Utrecht 030 659 23 33

Rotterdam Jan Leentvaarlaan 25 3065 DC Rotterdam 010 266 00 44