11. Boardletter interimcontrole 2025

Gemeente Almelo

Raadsbrief ter informatie Postadres: Gemeente Almelo Postbus 5100 7600 GC Almelo

Aan de raad van de gemeente Almelo

Bijlage

Datum 06 januari 2026

Onderwerp Boardletter interimcontrole 2025 Geachte leden van de raad, Wij informeren u hierbij over de resultaten van de tussentijdse controle van de externe accountant. Eshuis Registeraccountants heeft van de raad de opdracht gekregen om de jaarrekening 2025 te controleren. Bij de tussentijdse controle beoordeelt de accountant de interne beheersmaatregelen en gaat hij nader in op de algemene ontwikkelingen en aandachtspunten voor de controle op de jaarrekening 2025. De uitkomsten worden gerapporteerd in een Board Letter. Dit is een samenvatting van de Management Letter na de interim-controle, die door het college ter kennisgeving is aangenomen. De accountant vermeldt in de Board Letter enkele bevindingen. Dit zijn aanbevelingen voor de interne beheeromgeving en de financiële processen. Wij houden de raad op de hoogte van de opvolging van deze bevindingen via de zomerrapportage als onderdeel van de planning- en controlcyclus.

Onderstaand de aandachtspunten zoals geformuleerd door de accountant:

• Interimcontrole algemeen: Een belangrijke kans voor de gemeente Almelo is de aanstaande

implementatie van een nieuw financieel systeem, dat per 1 januari 2026 live is gegaan. De implementatie biedt de mogelijkheid om processen te optimaliseren en de rechtmatigheid en efficiëntie van de werkzaamheden te waarborgen. • Versterken inkoopproces inclusief interne controle: De gemeente heeft de afgelopen jaren te maken gehad met onrechtmatige inkopen door onvoldoende naleving van aanbestedingsregels. Ondanks verbetermaatregelen blijft het risico hoog. Het nieuw financieel systeem bevat belangrijke beheersmaatregelen zoals een verplichtingadministratie en automatische factuurcontractkoppeling. Voor succesvolle rechtmatigheid is daarnaast een cultuurverandering nodig, vooral in de eerste lijn. • IT beheer: Nieuwe wetgeving verplichten gemeenten om hun informatiebeveiliging fors te versterken. Dit vraagt directe sturing op ketenbeveiliging en het verplicht toepassen van sterke authenticatie wat ingrijpende modernisering van systemen vereist. Ook voor Almelo is de impact groot; ondanks stappen zoals het verbeterplan informatiebeveiliging is versnelling nodig om aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Bestuurlijke prioritering is noodzakelijk om de wettelijke zorgplicht na te komen en de continuïteit van de dienstverlening te borgen.

Pagina 1 van 2 D/25/829765

• Anticorruptie programma: De Wet bescherming klokkenluiders en de geactualiseerde richtlijnen vragen om een transparant en goed geborgd integriteits- en meldsysteem. Almelo heeft een degelijk anti‑corruptieprogramma, maar periodieke controles op nevenfuncties en mogelijke samenloop met inkoop- en subsidierelaties ontbreken nog, ook voor ingehuurd personeel. Meer transparantie en structurele toetsing zijn nodig, waarbij het nieuw financieel systeem kansen biedt om deze beheersing te versterken. Omdat deze verbeterpunten in 2025 niet zijn opgepakt, benadrukken wij opnieuw het belang van tijdige uitvoering om aan wettelijke en maatschappelijke verwachtingen te voldoen. • Fraude: In maart 2025 zijn de nota’s ‘Misbruik en oneigenlijk gebruik gemeentelijke regelingen gemeente Almelo 2025’ en de nota ‘Fraudebeleid 2025’ vastgesteld. In het najaar 2025 zijn deze documenten verder uitgewerkt, waarbij de frauderisico(factoren) voor de belangrijkste processen binnen de gemeente zijn geïdentificeerd en zullen worden gekoppeld aan de werkzaamheden die de VIC-functie zal uitvoeren in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant geeft ons bovenstaande aandachtspunten in hoofdzaak mee. Wij zullen uw raad in de planning- & controlcyclus over de voortgang rapporteren.

Vervolgproces De Auditcommissie zal de Board Letter 2025 in haar eerstkomende vergadering van 13 januari 2026 bespreken, waarbij Eshuis Registeraccountants aanwezig zal zijn.

Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Almelo, de secretaris, de burgemeester,

J. H. Dijkstra

Pagina 2 van 2 D/25/829765

R.T.A. Korteland