11.1 Standpuntbepaling toekomst OLCT - Bijlage 1 - Brief colleges kadernotitie OLCT.pdf

Aan de colleges van B&W verbonden aan het Openbaar Lichaam Crematoria Twente Wierden, 16 juli 2021 Geachte colleges, Het algemeen bestuur van het OLCT heeft in de vergadering van 2 juli 2020 aan het dagelijks bestuur de opdracht gegeven een Kadernotitie Deelname Gemeenschappelijke Regeling OLCT op te laten stellen. Achtergrond voor deze opdracht was de regelmatig opkomende vraag vanuit de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling of het exploiteren van crematoria kan worden aangemerkt als een gemeentelijke taak. Het algemeen bestuur heeft besloten dit vraagstuk voor een standpunt aan de deelnemers voor te leggen. Deze Kadernotitie moet de deelnemers ondersteunen bij dit proces. De Kadernotitie wordt hiermee aan het Algemeen Bestuur aangeboden. De basis voor de Kadernotitie is de startnotitie die op 2 juli 2020 door algemeen en dagelijks bestuur is vastgesteld. In de startnotitie is vastgelegd dat de Kadernotitie een ongekleurd beeld moet geven van de argumenten die spelen rondom het thema publiek-privaat. De deelnemende gemeenten worden daardoor in de gelegenheid gesteld om in eerste instantie de discussie te voeren over een strategische heroriëntatie op het eigenaarschap en het huidige governance construct van het OLCT, waarbij ook eventuele alternatieve organisatievormen worden meegenomen.

De kadernotitie biedt de bouwstenen en de afwegingsinstrumenten voor een eigen gemeentelijke beoordeling over deelname aan het OLCT en Crematoria Twente b.v. als aandeelhouder. Om de waardevrijheid van de Kadernotitie te benadrukken is er aan geen van de beschreven aspecten een waardering opgehangen. Zowel het benoemen van de aspecten als het benoemen van de voor- en nadelen daarvan hebben al een waardering in zich. De werkgroep heeft gepoogd om feitelijk antwoord te geven op de vragen die in de startnotitie zijn geformuleerd. Het is aan de gemeenten zelf om die waardering aan te brengen, in een totaalbeeld te plaatsen en om uiteindelijk te komen tot de beantwoording van de vraagstelling. Inhoudelijk Om de vraagstelling te kunnen beantwoorden geeft de kadernotitie antwoord op de volgende vragen: •

Hoe is Crematoria Twente ontstaan? Wat zijn de argumenten geweest om destijds voor deze bestuurlijke constructie te kiezen. Is er sprake van een wettelijke taak of niet?

•

Is er bij Crematoria Twente sprake van een publiek belang en wat moet er worden verstaan onder publiek belang?

•

Wat zijn de ontwikkelingen in de uitvaartbranche? Hoe werkt de uitvaartbranche; wie bepaalt wat en hoe verhoudt Crematoria Twente zich tot de regionale uitvaartondernemers.

1

•

Wat zijn de financiële effecten geweest van de verzelfstandiging van Crematoria Twente. Wat zijn de verwachte resultaats- en dividendontwikkeling voor de komende jaren. Is het huidige dividendbeleid nog steeds adequaat. Wat zijn de risicofactoren die van toepassing zijn bij het al dan niet voortzetten van de deelname.

•

Wat zijn de mogelijk andere vormen van eigenaarschap? Wat is de meerwaarde van de huidige constructie? Wat zijn de gevolgen van uittreding. En wat zijn de verwachte effecten van de verkoop van de onderneming op de nabestaanden, op de continuïteit van het bedrijf, de infrastructuur (keuzevrijheid uitvaartondernemers), voor de tarieven en de werkgelegenheid binnen het bedrijf.

Bij de opdrachtformulering is de vraag of een waardebepaling onderdeel moest uitmaken van de opdracht nadrukkelijk aan de orde geweest. Het algemeen bestuur heeft uitgesproken dat de discussie publiek-privaat in eerste instantie een principieel karakter moest hebben. Daarom maakt een waardebepaling geen onderdeel uit van het onderzoek. Mochten de uitkomsten van de vervolgdiscussie daartoe aanleiding geven, dan kan een waardebepaling altijd nog een vervolgopdracht zijn. Werkwijze Voor het opstellen van de Kadernotitie is een werkgroep ingesteld, waarvan de samenstelling in de startnotitie is bepaald. De werkgroep is gestart met een werksessie onder leiding van Prof. Dr. Marc Vermeulen (hoogleraar strategie voor non-profit organisaties bij Tias school for business and society Tilburg University). De uitkomsten van deze sessie zijn verwoord in hoofdstuk vier van de Kadernotitie. De werkgroep heeft een aantal onlinebijeenkomsten gehad waarbij de drie leden vanuit de eigen expertise kennis en inhoud hebben aangeleverd. Ook is er archiefonderzoek geweest; besluitvorming heeft lang geleden plaatsgevonden en niet alles is meer terug te vinden. Ook de documenten om te komen tot de bouw van twee nieuwe crematoria zijn bestudeerd en gebruikt. Het Dagelijks Bestuur is op 19 november 2020 op proces meegenomen.

De Raad van Commissarissen heeft op 8 december 2020 mondeling gereageerd op de conceptnotitie. Ambtelijke contactpersonen hebben op 8 februari 2021 de conceptnotitie ontvangen en zijn in de gelegenheid gesteld om te reageren Daarnaast is ook de secretaris van de gemeenschappelijke regeling en de voorzitter/aandeelhouder inhoudelijk betrokken. Tot slot is Prof. Dr. M. Vermeulen gevraagd als kritische tegenlezer. De input van al bovengenoemde partijen heeft geleid tot onderliggend document. Algemeen bestuur 8 april 2021 Op 8 april 2021 heeft een eerste oriënterende bespreking van de Kadernotitie plaatsgevonden in het algemeen bestuur. Die bespreking heeft de volgende conclusies opgeleverd:

2

1.

De in de startnotitie en de kadernotitie opgenomen planning is te krap om tot een afgewogen oordeel in de gemeenten te komen.

2.

Een communicatieparagraaf wordt toegevoegd aan de oplegnotitie.

3.

Er waren nog inhoudelijke reacties en opmerkingen over de kadernotitie.

Met betrekking tot het eerste punt is er besloten om de planning te verruimen. Pas in het najaar 2021 wordt er een standpunt van gemeenten verwacht en neemt het algemeen bestuur een besluit over het vervolg. Omdat de vergadering op 8 april 2021 slechts de mogelijkheid bood om op hoofdlijnen opmerkingen te maken, heeft het dagelijks bestuur aan de leden van het algemeen bestuur de mogelijk geboden om (digitaal) in gesprek te gaan met de werkgroep. Van die mogelijkheid hebben de gemeenten Dinkelland en Tubbergen gebruik gemaakt. Dit gesprek heeft geleid tot een aantal aanvullingen in de Kadernotitie. Daarnaast heeft het gesprek nog geleid tot het opstellen van een aparte vragenlijst die kan ondersteunen bij de gemeentelijke discussie. Die vragenlijst is als bijlage bij de Kadernotitie gevoegd. Tijdens de vergadering van het algemeen bestuur van 24 juni 2021 is besloten om de kadernotitie in de huidige vorm aan te bieden aan de twaalf colleges die verbonden zijn aan het OLCT. Vraagstelling aan de gemeenten: De Kadernotitie bevat de informatie voor de standpuntbepaling in de gemeenten. In hoofdlijnen moet dit proces leiden tot de beantwoording van de twee volgende vragen: -

Wil uw gemeente bestuurlijk betrokken blijven bij de crematoria in Twente?

-

Indien de vorige vraag bevestigend wordt beantwoord, is de huidige organisatievorm nog geschikt of heeft een andere vorm uw voorkeur?

Vervolgprocedure Gevraagd wordt om de kwestie in uw eigen gemeente aan de orde te stellen op basis van beide bovengenoemde vragen. De besluitvorming hierover ligt in eerste instantie bij het college. Het is aan de gemeenten zelf om te bepalen op welke wijze de gemeenteraden in dit proces worden betrokken. De bedoeling is om in het najaar een extra vergadering van het algemeen bestuur te plannen om te komen tot een gedeeld beeld aan de hand van de standpunten die de leden van het algemeen bestuur hebben opgehaald uit hun eigen gemeente. Op basis daarvan zal een vervolg worden vastgesteld. Het standpunt van de gemeenten kan tot uiterlijk 8 november 2021 kenbaar worden gemaakt aan het secretariaat van de OLCT. Bijgevoegd is ook nog een brief die de Raad van Commissarissen naar aanleiding van dit vraagstuk heeft opgesteld.

3

Communicatie •

Medewerkers Crematoria Twente De medewerkers van Crematoria Twente worden nadat het algemeen bestuur definitief heeft ingestemd met de Kadernotitie en voordat behandeling in de gemeenten plaatsvindt, actief mondeling geïnformeerd door de Directeur.

•

Pers De pers wordt niet actief benaderd. Mocht de pers vragen stellen, kunnen deze vragen ter beantwoording doorgeleid worden naar de voorzitter van het algemeen bestuur. Beantwoording vindt indien noodzakelijk plaats in samenspraak met de Directeur van Crematoria Twente.

•

Informatiebijeenkomst gemeenteraden Voorafgaande aan de discussie in de gemeenteraden stelt de werkgroep zich beschikbaar voor het stellen van vragen naar aanleiding van de Kadernotitie. Er worden één of twee bijeenkomsten gepland voor de twaalf gemeenteraden. Deze data worden z.s.m. bekend gemaakt . Indien u de voorkeur heeft voor een toelichting in een commissievergadering of raadsvergadering specifiek voor de eigen gemeente, dan is dit ook mogelijk. Dit kan kenbaar worden gemaakt via het secretariaat van Crematoria Twente.

•

Stakeholders De uitvaartondernemers worden indien nodig t.z.t. geïnformeerd.

Wierden, 16 juli 2021 Het dagelijks bestuur van het Openbaar Lichaam Crematoria Twente

De secretaris,

De voorzitter,

H.Th.Obbink

mw. A.J. Prins

Openbaar Lichaam Crematoria Twente Secretaris H.Th.Obbink p/a gemeente Wierden, postbus 43, 7640 AA Wierden Telefoon: 0546 580977 / 06 23359291; mail: h.obbink@wierden.nl

4