10. Board Letter 2024

Gemeente Almelo

Raadsbrief ter informatie

Postadres: Gemeente Almelo Postbus 5100 7600 GC Almelo

Aan de raad van de gemeente Almelo Bijlage -

Doorkiesnummer

Behandeld door R Schuttevaar

Datum 03 december 2024

Onderwerp Board Letter 2024

Geachte leden van de raad, Wij informeren u hierbij over de resultaten van de tussentijdse controle van de externe accountant. Eshuis Registeraccountants heeft van de raad de opdracht gekregen om de jaarrekening 2024 te controleren. Bij de tussentijdse controle beoordeelt de accountant de interne beheersmaatregelen en gaat hij nader in op de algemene ontwikkelingen en aandachtspunten voor de controle op de jaarrekening 2024. De uitkomsten worden gerapporteerd in een Board Letter. Dit is een samenvatting van de Management Letter na de interim-controle, die door het college ter kennisgeving is aangenomen. De accountant vermeldt in de Board Letter enkele bevindingen. Dit zijn aanbevelingen voor de interne beheeromgeving en de financiële processen. Wij houden de raad op de hoogte van de opvolging van deze bevindingen via de zomerrapportage als onderdeel van de planning- en controlcyclus.

Aandachtspunten accountant •

•

•

•

Kostenbeheersing onder de aandacht Gelet op de kortingen vanuit het Rijk de komende jaren staan de beschikbare middelen onder druk. In combinatie met de ambities en plannen van de gemeente Almelo vraagt dit om kritische keuzes. In het kader van bedrijfsvoering vraagt kostenbeheersing specifieke aandacht. Focus op toezicht en governance op verbonden partijen Almelo besteedt een deel van de processen uit aan verbonden partijen. Om zicht te houden op de beoogde strategische doelen is het vanuit sturingsperspectief essentieel om informatie te verzamelen en te analyseren over de verbonden partijen. Dit helpt bij het identificeren van risico’s en kansen die ondersteunen in het bereiken van de doelen. Implementatie nieuw financieel systeem 2026 De implementatie van het nieuwe financiële systeem is een kans om processen te optimaliseren en de rechtmatigheid en efficiëntie van werkzaamheden te waarborgen. Een belangrijk onderdeel hierbij is ook het inbouwen van elementen die verkeerde procedures van aanbestedingen voorkomen. Hiervoor wordt een verplichtingenadministratie geïmplementeerd. De invoering van deze verplichtingenadministratie heeft organisatorisch veel voeten in de aarde, maar kan fouten in aanbestedingsregels voorkomen.

Verkrijgen van zekerheid over de beheersing van IT-processen Het verkrijgen van zekerheid over de beheersing van IT-processen wordt belangrijker, zowel in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, de jaarrekeningcontrole als voor het voldoen aan de laatste vereisten van informatiebeveiliging. Dit vraagt om een risicogebaseerde benadering. Hierdoor

Pagina 1 van 2 Raad - 2408576 DCS - 2489439

•

•

moet het informatiebeveiligingsbeleid op basis van risicoanalyses ingericht worden. De ontwikkelingen vragen verder om een intensievere samenwerking tussen interne controleafdelingen en (externe) IT-auditors. Transparantie nevenfuncties naar stakeholders Er is sprake van een goed ingerichte procedure voor het melden van misstanden. Er kan echter meer transparantie aan stakeholders worden geboden over hoe nevenfuncties binnen de organisatie worden geïdentificeerd. Dit geldt met name voor hoe de risico’s en de samenloop van nevenfuncties en inkoop- en/of subsidierelaties worden beheerst. Impact Omgevingswet op de interne beheersing Een belangrijk onderdeel van de Omgevingswet is dat alles rondom ruimtelijke ordening samen wordt bekeken. Om aan de nieuwe wet te voldoen, moet het grondbeleid van de gemeente Almelo worden aangepast. Dit is nodig om ruimtelijke ontwikkelingen op een duidelijke en consistente manier aan te pakken. De nieuwe wet vraagt ook om meer samenwerking tussen verschillende afdelingen. Dit betekent dat er nieuwe interne maatregelen nodig zijn, zoals het vormen van teams die samen projecten uitvoeren, het verbeteren van de informatie-uitwisseling en het ontwikkelen van gezamenlijke werkwijzen. Daarnaast is het belangrijk dat inwoners en andere belanghebbenden meer kunnen meedenken en meepraten.

De accountant geeft ons bovenstaande aandachtspunten in hoofdzaak mee. Op de aandachtspunten van de accountant zal het college vanzelfsprekend acteren. Wij zullen uw raad in de planning- & controlcyclus over de voortgang rapporteren.

Vervolgproces De Auditcommissie zal de Board Letter 2024 in haar eerstkomende vergadering van 10 december 2024 bespreken, waarbij Eshuis Registeraccountants aanwezig zal zijn.

Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Almelo, de secretaris, de burgemeester,

J.H. Dijkstra

Pagina 2 van 2

R.T.A. Korteland