10. Archiefbeheer

Gemeente Almelo

Raadsbrief ter informatie Postadres: Gemeente Almelo Postbus 5100 7600 GC Almelo

Aan de raad van de gemeente Almelo

Bijlage Datum Jaarverslag 2023-2024 16 december 2025

Onderwerp Raadsbrief archiefbeheer Geachte leden van de raad, Met deze raadsbrief informeren wij u over de ontwikkelingen rond het archiefbeheer in de gemeente. Het college is verantwoordelijk voor het beheer van zowel het papieren als digitale gemeentelijke archief. Via het interbestuurlijk toezicht houdt de provincie Overijssel toezicht op ons archiefbeheer, op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). De afgelopen jaren zijn uit het interbestuurlijk toezicht een aantal aandachtspunten naar voren gekomen. Het afgelopen jaar is daarom hard gewerkt aan een integraal plan om het archiefbeheer weer naar het gewenste niveau te brengen. Om deze verbeteringen te realiseren en te borgen zijn investeringen op het gebied van menskracht en systemen nodig. Ook zijn er een aantal organisatorische wijzigingen nodig, zoals de implementatie van een kwaliteitszorgsysteem om op basis van toetsbare eisen de kwaliteit van onze informatiehuishouding te doorgronden en blijvend te verbeteren.

Nieuwe archiefwet Deze inspanningen zijn niet alleen noodzakelijk om ons naar het gewenste niveau te brengen, maar ook om ons voor te bereiden op nieuwe wettelijke verplichtingen. Zoals we al eerder aan u hebben vermeld (Raad – 7646) is er een nieuwe archiefwet opgesteld. Inmiddels is deze vastgesteld door de Tweede Kamer en de Eerste Kamer is deze archiefwet nu aan het bespreken. De verwachte inwerkingtreding is 1 januari 2027. We hebben al een aantal stappen gezet om aan deze wet te voldoen. Op 16 december 2025 hebben wij besloten om een nieuwe archivaris en archiefbewaarplaats aan te wijzen. In het komende jaar volgen aanvullende maatregelen. Belangrijke stappen die gezet moeten worden om te voldoen aan de nieuwe archiefwet zijn onder andere: - Verkorting van de overbrengingstermijn van archieven van 20 naar 10 jaar. Dit betekent dat de gemeente Almelo op een eerder moment de overbrenging van digitale archiefbescheiden moet gaan regelen. - Er wordt gekeken hoe we ons digitale archief op een goede manier kunnen bewaren. - Lokale regelingen moeten worden aangepast, zoals de Archiefverordening en de Beheerregeling Informatiebeheer.

Pagina 1 van 2 D/25/823457

Jaarverslag 2023-2024 Als bijlage bij deze brief treft u tevens het verslag archiefzorg en archiefbeheer 2023-2024 aan. Het afgelopen jaar heeft het doorvoeren van structurele verbetering alle aandacht gehad, waardoor dit verslag later dan gebruikelijk is aangeboden.

Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Almelo, de secretaris, de burgemeester,

J. H. Dijkstra

Pagina 2 van 2 D/25/823457

R.T.A. Korteland