Vragenlijst Uitgeest Organisatieontwikkeling 250903

In kaart brengen inrichting huidige ambtelijke organisatie, veranderopgave en toekomstige ambtelijke organisatie mogelijke fusiepartner(s) Uitgeest. Introductie

De gemeenteraad van Uitgeest heeft een principebesluit genomen om op termijn bestuurlijk te gaan fuseren met één of meer gemeenten. De raad heeft het college opdracht gegeven om verdiepend onderzoek te doen naar drie fusiescenario’s: een fusie met Alkmaar, met Castricum en Heiloo en met Heemskerk. Een van de onderdelen waar we in het verdiepend onderzoek naar kijken, is hoe de huidige ambtelijke organisatie van de mogelijke fusiepartners eruit ziet, welke veranderopgave de mogelijke fusiepartners verwachten en hoe de toekomstige ambtelijke organisatie er bij een fusiescenario op hoofdlijnen uitziet. Verzoek Om de huidige ambtelijke organisatie, de veranderopgave en de toekomstige ambtelijke organisatie in beeld te brengen, vragen we de mogelijke fusiepartners een kort rapport te maken over deze onderdelen. De vragen op de volgende pagina geven richting aan de invulling van dat rapport. Het gaat er bij deze uitvraag niet om dat u tot detailniveau de omvang en inrichting van de toekomstige ambtelijke organisatie in kaart brengt: belangrijker vinden we het om uw visie en gedachten rondom de veranderopgave en toekomstige ambtelijke organisatie te horen en in hoeverre dat aansluit bij wat Uitgeest belangrijk vindt voor de toekomstige gemeente (zie daarvoor de volgende pagina).

We vragen u dit rapport uiterlijk vrijdag 28 augustus op te sturen naar Hadassa Koopmans, projectleider voor het verdiepend onderzoek (Hadassa@necker.nl / 06 820 643 89).

Onderzoeksbureau Necker is verantwoordelijk voor het verzamelen van de informatie. Uw antwoorden op de vragen zullen we integraal delen met de gemeenteraad van Uitgeest. De onderzoekers van Necker voorzien de opgehaalde informatie van duiding. We realiseren ons dat we u veel vragen en zijn u zeer erkentelijk voor uw medewerking!

Vragen voor organisatierapport Uitgeest wil dat de toekomstige dienstverlening van een nieuwe gemeente minimaal net zo goed is als die nu in Uitgeest is. Een toekomstige ambtelijke organisatie weet de aansluiting te maken op het schaalniveau van Uitgeest als dorp en heeft, houdt en organiseert gevoel voor wat er leeft en speelt. De ambtelijke organisatie wordt eenduidig aangestuurd. Van mogelijke fusiepartners wil gemeente Uitgeest graag het volgende weten over de huidige ambtelijke organisatie, de te verwachten veranderopgave en de toekomstige ambtelijke organisatie. Huidige ambtelijke organisatie 1. Wat is uw visie op uw ambtelijke organisatie? Wij werken voor een sterke regio. Waarbij wij het beste willen voor de samenleving. Dit staat centraal in alles wat we doen. Dat doen we niet alleen, maar samen met inwoners, ondernemers en instellingen. De samenleving verandert voortdurend. Het is onze uitdaging om hier steeds bij aan te sluiten door simpel, snel en slim samen te werken.

Wij doen dit als organisatie door; - Werken vanuit eigen verantwoordelijkheid en resultaatgericht - Ontwikkelen mee met de groei van de gemeente - Onze extern en interne dienstverlening continu te verbeteren - Het stimuleren van innovaties - Het zijn van een aantrekkelijk werkgever - Het professioneel en efficiënt ondersteunen van het bestuur Wij zijn een organisatie waarin iedereen kan en mag zijn wie die wil. Mensen kunnen zich ontwikkelen en onze cultuur maakt ons één team. 2. Welke taken laat u door derden uitvoeren? Een gedeelte van de gemeenschappelijke taken wordt uitgevoerd door verbonden partijen: via gemeenschappelijke regelingen en in de vorm van vennootschappen/corporaties*. Enkele voorbeelden van werk dat wij uitbesteden aan derden, zijn: - Zaffier: uitvoering gemeenschappelijke regelingen rondom werk, inkomen en schuldhulp), - Stadswerk072: inrichting, beheer en onderhoud van de openbare ruimte (waaronder ook groen en waterbeheer) en afvalinzameling. - HVC (Huisvuilcentrale): uitvoering werkzaamheden inzake warmtenet en verzameling en verwerking huishoudelijk restafval. - AlkmaarSport N.V.: uitvoering sportstimuleringsbeleid en de exploitatie van de sportaccommodaties. - Alkmaar Marketing: uitvoering taken op het gebied van citymarketing, evenementenorganisatie en toerisme.

- ParkeerService: voor de uitgifte van parkeervergunningen voor bewoners en bezoekers, beheer van parkeergarages en controle/handhaving. - Veiligheidsregio Noord-Holland Noord: voor crisisbeheersing, brandweer (inclusief risicobeheersing), GHOR, ambulancezorg, Zorg- en Veiligheidshuis, meldkamer en bedrijfsvoering *In de jaarrekening 2024, paragraaf Verbonden Partijen is de informatie over de uitbesteding van taken terug te vinden.

3. Hoe is uw ambtelijke organisatie opgebouwd? Onze organisatie is volgens een directiemodel opgebouwd. Dit houdt in dat wij een driekoppige directie hebben, opgedeeld in; Algemeen directeur/Gemeentesecretaris, directeur Beleid en een directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening. Daaronder hebben wij een Managementteam met 14 Unitmanagers. De Units zijn ingericht met teams/vakgroepen met ook teamleiders en op sommige plekken enkele inhoudelijke coördinatoren. Wij werken vanuit vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid binnen kaders. 4. Wat is de omvang (in fte’s en medewerkers) van uw ambtelijke organisatie? De formatie is 5,2 fte op 1000 inwoners in 2024**. De huidige omvang is 730 medewerkers (peildatum 1 augustus 2025). Dit aantal is exclusief Politiek Bestuur en Kaasmarkt. 5. Hoe verhouden de uitgaven aan externe inhuur zich ten opzichte van de loonsom? De uitgaven van inhuur in 2024 bedragen 15,3 procent (als % loonsom + kosten inhuur)***. **/***In de jaarrekening 2024, paragraaf Bedrijfsvoering is de informatie over formatie en inhuur terug te vinden.

6. Wat is de ontwikkeling van het ziekteverzuim in de afgelopen jaren? Het ziekteverzuim is sinds 2024 gedaald dankzij de samenwerking met een nieuwe arbodienstverlener, het monitoren van cijfers, extra HR-ondersteuning bij complexe situaties en het inzetten van praktische tools. Het ziekteverzuim in 2024 was 5,0 %, in 2023 stond het percentage op 5,7. 7. Hoe is de omvang van de gemeentelijke organisatie ontwikkeld sinds 2020? Zie onderstaande tabel voor de ontwikkeling van de omvang van de ambtelijke organisatie. Deze gegevens zijn opgehaald uit de jaarverslagen 2020 t/m 2024. Jaar 2020 2021 2022 2023 2024

Formatie (fte per 1.000 inwoners) 4,7 4,7 4,6 4,8 5,2

8. Welke uitdagingen ziet u voor uw organisatie? Wij zien dat de komende jaren de krapte op de arbeidsmarkt, gecombineerd met steeds complexer wordende vraagstukken een uitdaging vormen. Meer taken, minder middelen en druk op beschikbare medewerkers. Hierin zijn we niet uniek, dit geldt voor elke gemeente. Wij geloven daarom in steeds verdergaande samenwerking en innovatie om te blijven voldoen aan de ambities die er zijn. Een tweede uitdaging die met innoveren samenhangt is de versnelling op technologische mogelijkheden. Het vraagt van de organisatie om bij te blijven op zowel techniek áls op de competenties die dit van medewerkers vraagt. 9. Wat is het huidige niveau van uw dienstverlening? De Alkmaarse dienstverlening kenmerkt zich door: Snel, simpel en voor iedereen! Onze visie is: de behoeften van de inwoners, bedrijven en organisaties staan centraal in onze dienstverlening. Samenwerken met en voor onze inwoners, ondernemingen, bezoekers en

ketenpartners, aan een slimmere, snellere en innovatievere dienstverlening nu en in de toekomst. Om onze ambitie waar te maken hebben wij vier thema’s voor onze dienstverlening geformuleerd: 1. Klanten voelen zich welkom en gehoord. 2. We doen het samen. 3. We zetten in op maximaal digitaal. 4. Onze dienstverlening is toegankelijk en begrijpelijk. We hebben verschillende onderzoeken gedaan naar de klanttevredenheid. Zie hieronder de huidige metingen over de tevredenheid van onze publieke dienstverlening: • Telefonie: 9 • Balies burgerzaken: 9,2 • Website: 7,6 Te verwachten veranderopgave 1. Wat is uw visie op de te verwachten veranderopgave? In de veranderopgave moet er vooral aandacht zijn voor de mens (zowel bestuurlijk als voor medewerkers). Beleid en processen harmoniseren vraagt een technische exercitie en kan planmatig gerealiseerd worden. Verandering voor de medewerkers én bestuur vraagt goede begeleiding, tijd en waar noodzakelijk ruimte voor maatwerk. Vanuit onze visie pakken we de veranderopgave aan via twee sporen; mensgericht én instrumenteel. Op beide sporen is een traject nodig voor een zachte en effectieve landing te zorgen. 2. Welke aanpak wilt u hanteren op deze veranderopgave? Mensgericht vraagt aandacht voor de medewerkers die bij de fusie betrokken zijn. De tijdslijn bepaalt mede in welke snelheid zaken doorlopen.

De volgende onderwerpen komen daar in ieder geval op terecht. • Rechtspositie van medewerkers & bestuurders; • Functies bepalen die meegaan; • OR en LO betrekken; • Plaatsingsproces; • Continu communicatie; • Cultuur en werkwijze; • Nazorg. Instrumenteel gericht vraagt het bedrijfsvoeringsprocessen én beleid harmoniseren. Vanuit bedrijfsvoering staat er in Alkmaar een stabiele omgeving, waar het mogelijk is om nieuwe medewerkers zacht te laden landen. Dat vraagt stapsgewijze integratie. • Identificeer de kritieke processen (financiën, HR, ICT); • Analyse verschillen en overlap; • Gefaseerde invoer met aandacht voor continuïteit en privacy. Beleidsharmonisatie in brede zin vraagt vergelijkbare stappen, maar dan vanuit de vakdisciplines aangevlogen.

• • •

Identificeer de kritieke beleidsstukken; Analyse verschillen en overlap; Gefaseerde invoer met aandacht voor continuïteit en privacy.

3. Welke gevolgen zijn er voor de medewerkers van de BUCH te verwachten? Allereerst zijn er ongetwijfeld goede voorwaarden afgesproken aan de voorkant bij de fusie van de BUCH. De ontbindende voorwaarden die daarin opgenomen staan nemen we als vertrekpunt voor deze veranderopgave. Voor medewerkers gaan er verschillende emoties mee gepaard. We realiseren ons dat daar ruim aandacht voor moet zijn. Want ná een fusie uit elkaar gaan, vraagt heel wat de flexibiliteit van een individuele medewerker. Hier besteden we tijdens het spoor ‘mensgerichte aanpak’ uitvoerig tijd en aandacht aan. 4. Op welke termijn verwacht u een ambtelijke fusie te kunnen realiseren? Uiteraard vinden fusies, in welke vorm dan ook pas plaats ná besluitvorming door de betrokken raden. We hebben vanuit Alkmaar eerder de fusie met Schermer en de Rijp doorlopen. Uit deze ervaring en plannen van aanpak kunnen wij putten. Binnen deze randvoorwaarden, lijkt 1,5 jaar een realistische termijn is om een gedegen fusie te doorlopen. Sneller kan ook, dan is het effect vaker te merken in de praktijk ná de fusie. Hoe meer tijd aan de voorkant beschikbaar om het gedegen te doen, des te zachter de landing. Uiteraard hangt dit nogmaals -ook voor ons- vooral af van besluitvorming in de raden. Ook hangt het samen met de ontvlechting uit de BUCH.

Hoe beter dit is geregeld (voorwaarden vooraf), hoe gemakkelijker de fusie zal verlopen. Wij begrepen dat u hier op dit moment onderzoek naar doet, dus dit gegeven hebben wij niet meegenomen in onze beantwoording. Toekomstige gemeentelijke organisatie 1. Op basis van uw huidige ambtelijke en uw visie op de veranderopgave, hoe ziet de toekomstige organisatie er naar verwachting uit ten aanzien van visie, taken door derden, opbouw, omvang, uitdagingen en dienstverlening? Wij geloven in onze koers. De organisatie inrichting blijft gelijk. We hebben een organisatie die goed kan inspelen op de uitbreiding. Medewerkers, taken en overige vraagstukken, gaan over naar de huidige inrichting van Team Alkmaar. Mogelijk betekent dat op unit of teamniveau een verandering. De uitvoering van taken door derden wijzigen niet door een fusie, die kunnen alleen wijzigen vanuit bestuurlijke besluitvorming. Dat betekent dat we goed moeten kijken wat dit betekent voor taken die u en wij hebben uitbesteed. Om ook te bepalen of deze moeten landen binnen gemeente Alkmaar óf bijvoorbeeld in het geval van de buitendienst bij Stadswerk. 2. Op welke manier wil een toekomstige gemeente de dienstverlening naar de inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties in Uitgeest organiseren? De dienstverlening naar de inwoners, ondernemers en organisaties heeft veel aandacht.

Iedere wijk of dorp heeft een eigen identiteit met eigen kansen en aandachtspunten. Dit geldt ook voor Uitgeest. Er is een gebiedsteam voor de dorpen. Deze collega's zijn de oren en ogen van wat er speelt en leeft in de dorpen, zodat hier adequaat op gereageerd kan worden als dat nodig is. Wij zien door de wijze hoe we georganiseerd zijn dat we een goed beeld hebben wat er leeft en speelt. In de dorpen worden jaarlijks dorpsgesprekken gevoerd

met de inwoners van de dorpen en wordt per dorp een uitvoeringsagenda opgesteld en uitgevoerd. Voor de ondernemers is er een accountmanager ondernemersloket. Het servicepunt in Uitgeest houden we in stand. Daarnaast zien we dat er steeds meer digitaal kan en willen we ook deze route voor de inwoners van Uitgeest goed faciliteren. 3. Hoe sluit de toekomstige ambtelijke organisatie aan bij het schaalniveau van het dorp Uitgeest en heeft, houdt en organiseert deze gevoel voor wat er leeft en speelt? Het antwoord op deze vraag sluit aan bij vraag één en twee. Doordat we aandacht voor dorpen al slim hebben georganiseerd, kan Uitgeest dezelfde dienstverlenging en aandacht krijgen. De kennis die meekomt vanuit medewerkers die Uitgeest goed kennen, willen we daarbij graag actief benutten in de gebiedsteams. 4. Heeft de toekomstige organisatie genoeg bestuurskracht en strategisch vermogen voor de opgaven van Uitgeest? Gemeente Alkmaar is een robuuste en toekomstbestendige gemeente met voldoende strategisch vermogen en bestuurskracht.