Technische vragen over raadsvoorstellen commissie BM 11 juni 2024 - vraag en antwoord

Technische vragen – Raadsvoorstel rechtspositie raads- en commissieleden Alkmaar, 2024 – 11 juni 2024

1 SP: Met betrekking tot artikel 2: Hoe is de uitvoering van dit artikel. Als je 1 of 2 keer niet bij een raadsvergadering bent geweest of bij activiteiten van de raad wordt je dan gekort? Hoe word dat beoordeeld en door wie? Als de gemeenteraad besluit om dit artikel over te nemen dan moeten hierover nadere afspraken worden gemaakt. Het artikel heeft betrekking op het niet verschijnen van raadsleden tijdens de raadsvergaderingen. Op dit moment speelt dit niet in Alkmaar dus zou het artikel overbodig zijn temeer het veel administratieve werkzaamheden vergt.

2 SP: Kan aangegeven worden hoe een commissielid (niet zijnde raadslid) wordt benoemd in een commissie art 82, 83 of 84 vanwege zijn bijzondere deskundigheid. En kan daar een Alkmaars voorbeeld van gegeven worden? Op basis van de verordening op de raadscommissie kunnen commissieleden -niet zijnde raadsleden- zitting hebben. De fracties bepalen zelf wie zij namens hun partij als commissieleden door de raad laten benoemen. In het voorgestelde artikel gaat het om commissieleden (niet zijnde raadslid) met een specifieke deskundigheid die een extra belasting leveren voor de door de raad ingestelde commissie. In gemeenten die dit artikel hebben opgenomen gaat het doorgaans om een gemeentelijke situatie bijvoorbeeld een Erfgoedcommissie of Bezwarencommissie en dan alleen voor de voorzitter. In Alkmaar hebben we op dit moment geen door de raad ingestelde commissies met een bijzonder zwaarwegende taak of opdracht.

3 SPA: Wat doet de gemeente met de afgeschreven devices die de commissie- en raadsleden in bruikleen hebben? Devices worden ingenomen en geschoond en daarna opnieuw weer ingezet. En als een device niet meer ondersteund wordt met veiligheid updates (meestal 6 jaar levensduur) dan wordt deze geschoond en geschonken aan het goede doel, PC van morgen.

4. BAS: artikel 2. We begrijpen dat dit met spookraadsleden te maken heeft (gelukkig hebben we die niet). Maar 20% wordt uitgekeerd op basis van de bijgewoonde raadsvergaderingen. Moeten wij nu opmerken dat een raadslid die bv. géén commissie vergaderingen bijwoont 20% minder krijgt? Dan de normale raadslidvergoeding? Of is het nu zo dat een raadslidvergoeding bestaat uit 80 % van de vergoeding en 20% van presentiegeld voor raads- en Cie vergaderingen? Deze bepaling is alleen van toepassing op raadsleden en het bijwonen van de raadsvergaderingen. De uitwerking zal nader moeten worden bepaald als de gemeenteraad dit artikel opneemt in de verordening.

5. BAS: artikel 6. Is dit ooit ter sprake gekomen bij de griffie, dat een raadslid hierom gevraagd heeft. Wij vinden het een beetje vreemd. Otw je bent loodgieter, maar tijdens je raadsperiode laat je, jezelf omscholen tot bv. Financieel Administratief medewerker. Zoals wij dit lezen zou dat dus kunnen. Klopt dat?? De vraag om omscholing is nooit bij de griffie binnengekomen omdat die mogelijkheid niet eerder in de verordening is opgenomen. Dit artikel kunnen alleen gemeenteraden van 100.000+ gemeenten opnemen, als zij dit wensen. De oorsprong van dit artikel komt voort uit de sollicitatieplicht zoals de burgemeesters en wethouders deze hebben bij beëindiging van hun functie. Raadsleden kennen geen sollicitatieplicht, maar een arbeidsmobiliteit bevorderende voorziening kan wervend werken voor potentiële raadsleden. Het raadslidmaatschap wordt weliswaar geacht een nevenfunctie te zijn, maar ook mensen zonder betaalde baan zijn lid van de raad.

6. BAS: artikel 11. Cie-leden (niet raadsleden) ontvangen toch maandelijks, naar het aantal cie vergaderingen die ze bijgewoond hebben een vergoeding? En als dat een special “zware” Cie bijeenkomst is ontvangen ze daar 110% voor? klopt dat? Raadsleden ontvangen dan 25% extra, van hun maandelijkse vergoeding voor zo’n bijzondere Cie vergadering? Klopt dat?

Pagina 1 van 6

De commissieleden niet zijnde raadsleden ontvangen geen maandelijkse maar op basis van hun presentie bij een raadscommissievergadering een vergoeding. De gemeenteraad van Alkmaar heeft op dit moment geen zware commissies of commissies met een speciale opdracht dus ook geen extra maandelijkse vergoeding.

7. BAS: Wordt het voorzitten van Cie vergaderingen, plaatsvervangend voorzitter vd raad, vergaderingen van Werkgeversdelegatie, audit- cie of vertrouwens cie, door raadleden als “extra zware taak of bijzondere deskundigheid” gerekend, maw krijgen deze raadsleden hiervoor (straks) een extra vergoeding? Per gehouden Cie? De taken van de raad worden onderling verdeeld. Men ontvangt geen extra vergoeding voor deze werkzaamheden. De tijdelijke commissie ingesteld om een burgemeester te benoemen (vertrouwenscommissie) ontvangt wel een extra vergoeding voor haar taak. Dit volgt overigens rechtstreeks uit het Rechtspositiebesluit (art 3.1.2).

Technische vragen - Raadsvoorstel gemeentelijke ombudsman – 11 juni 2024

1. SP: Wat behelst precies de functie van klachtencoördinator? De klachtencoördinator behandelt klachten die binnenkomen over de behandeling door de gemeente of een ambtenaar. Dit gebeurt doormiddel van een onderzoek naar de klacht. De inwoner ontvang binnen zes weken een conclusie met eventuele vervolgstappen. Daarnaast vangen de klachtencoördinatoren signalen op en doen zij aan pre-mediation om klachten te voorkomen.

2. SP. Hoe gaat, als het raadsvoorstel wordt aangenomen, de relatie zijn tussen de klachtencoördinator en de gemeentelijke ombudsman? De verhouding met de gemeentelijke ombudsman zal gelijk zijn aan de verhouding met de nationale ombudsman nu. De klachtencoördinatoren behandelen klachten altijd eerst. Als een inwoner ontevreden is over de klachtafhandeling kan de inwoner daarna naar de ombudsman.

3. SP. Hoe is de selectieprocedure voor de gemeentelijke klachtencoördinator (geweest) en wat zijn de functie-eisen? De selectieprocedure voor de gemeentelijke klachtencoördinatoren is hetzelfde als de selectieprocedure voor andere medewerkers van gemeente Alkmaar. In het profiel werd gezocht naar iemand met HBO werk- en denkniveau, ervaring met publieke dienstverlening, brede kennis van de organisatie en de gemeente, communicatieve vaardigheden en een oplossingsgerichte aanpak. Verder zochten we naar iemand die klantgericht, bestuurlijk sensitief en omgevingsbewust is.

4. SP. Op de website van de gemeente zien we dat voor een klacht o.a. ingelogd moet worden met DigiD of elDas. Als mensen dat niet lukt, kunnen ze naar het ”digivangnet”. Als beiden niet lukt kan het ook schriftelijk. Graag willen we weten hoe vaak er klachten worden behandeld en wat de verhouding is tussen digitaal klagen en schriftelijk klagen. Kan het ook via een fysiek loket? Het aantal klachten per jaar kunt u in het antwoord op de volgende vraag teruglezen. Ongeveer 90 procent van de klachten komt digitaal binnen. Er is geen fysiek loket.

5. SP. Van alle klachten, hoeveel zijn er de afgelopen jaren doorgezet naar de landelijke ombudsman?

Jaartal Totaal Totaal aantal Contact met de aantal Klachten/ nationale klachten contactmomenten ombudsman over van inwoners aan bij interventie over (*) Nationale een klacht ombudsman

(**)

Pagina 2 van 6

2019 272 43 6

2020 207 54 5

2021 161 42 4

2022 136 33 2

2023 171 34 1

(*) De meeste klachten worden door de klachtencoordinatoren en de desbetreffende units afgehandeld.

(**) In veel gevallen verwijst de Nationale ombudsman de inwoners die contact opnemen met de nationale ombudsman eerst naar de klachtencoördinatoren van de gemeente Alkmaar, in het geval de inwoner de klacht nog niet bij de gemeente gemeld heeft. Ook beantwoordt de Nationale Ombudsman vragen, zonder dat dit tot een klacht leidt.

6. D66. Hoe verloopt het proces naar het zoeken naar deze twee personen (advertentie oid)? Voor de ombudsman en plaatsvervanger wordt een profiel opgesteld, op basis waarvan een vacature openbaar wordt geplaatst. De details van het proces worden na vaststelling nog uitgewerkt.

7. D66. We zoeken een ZZP-er? We zoeken inderdaad iemand die werkt op facturatiebasis.

8. D66. Hoe ziet het communicatieplan richting onze inwoners/ondernemers eruit over het feit dat er per 1-1-2025 (wanneer de raad akkoord is) een ombudsman is? We communiceren via de gebruikelijke wegen (website, krant, sociale media) dat de gemeente een eigen ombudsman heeft aangesteld. De klachtencoördinatoren verwijzen in hun antwoorden vanaf 1-1-2025 door naar onze gemeentelijke ombudsman.

9. D66. In de kadernota 2025 wordt 75.000 euro opgenomen. Is dit inclusief de 30.000 euro? De voorgenomen aanvraag in de kadernota 2025 is in totaal €30.000. De eerder aangevraagde €75.000 euro is naar €30.000 bijgesteld.

10. PvdD - Wie stelt de (plv) ombudsman aan? Art 2.1 zegt alleen over de periode iets. 2.2 noemt de raad wel maar dan gaat het om herbenoeming. Moet de verordening in Art2 niet duidelijk schrijven dat de raad de (plv) ombudsman aanstelt/benoemt? De raad stelt de (plaatsvervangend) ombudsman aan. Dit ligt vast in de Gemeentewet, artikel 81q. Het hoeft dus niet per se apart benoemd te worden in de verordening.

11. PvdD - Klopt ons beeld dat de nevenfunctie(s) van de ombudsman niet openbaar worden gemaakt? In de gemeentewet (12) staat "de leden van de raad maken openbaar welke andere functies dan het lidmaatschap van de raad zij vervullen.” Is deze niet van toepassing ook voor de ombudsman? Indien nee, waarom niet? Artikel 12 van de Gemeentewet is ook van toepassing op de ombudsman, zoals vastgelegd in artikel 81r van de Gemeentewet. De ombudsman verstrekt zijn nevenfuncties dus aan de raad en bij benoeming worden de nevenfuncties ook openbaar gemaakt.

12. PvdD - In artikel 3 lezen we over nevenfuncties. We lezen geen 'bestuurder/persoon in dienst van Alkmaar'. Als we goed begrijpen kan de ombudsman in dit geval (bvb) een freelancer zijn die 1 dag per week voor de gemeente of een organisatie van de gemeente (bvb een GR, e.d.). Of iemand die een zakelijke relatie heeft met de gemeente (leverancier, dienstverlener, enz.). Klopt dat? Dat klopt niet. De ombudsman mag geen nevenfuncties vervullen die onwenselijk zijn voor de uitoefening van zijn/haar functie (artikel 3.2). De ombudsman mag dus ook niet als freelancer in een andere functie voor de gemeente werken of een zakelijke relatie hebben met de gemeente. Dit is omdat de ombudsman een volledig onafhankelijk oordeel moet kunnen vormen over klachten.

13. PvdD - Bij 5.4 lezen we “de ombudsman helpt wanneer dat nodig is bij het op schrift stellen van een klacht.” Klopt ons beeld dat het zomaar kan gebeuren dat de ombudsman aan een klacht mee schrijft/werkt wat uiteindelijk (na het beoordeling/behandeling door een functionaris van de gemeente) voor hem kan belanden voor beoordeling?

Pagina 3 van 6

Het helpen bij het op schrift stellen van een klacht gaat over mondelinge klachten. Om een klacht goed te behandelen is het nodig de exacte klacht vast te leggen. Als iemand mondeling een klacht heeft en hulp nodig heeft om dit op de juiste manier op te schrijven, kan de ombudsman helpen met het op schrift stellen. De ombudsman kan deze klacht dan in behandeling nemen. De ombudsman werkt dus niet mee aan een klacht, maar helpt de inwoner alleen met het op de juiste manier schriftelijk vastleggen van de bestaande klacht als daar behoefte aan is.

14. PvdD - Art 8.1: Aan wie brengt hij verslag uit? Raad, commissie, college? En wat is de motivatie dat hij na elke afhandeling een verslag uitbrengt? De ombudsman brengt jaarlijks een verslag uit aan de gemeenteraad, zoals bedoeld in artikel 8.2. Het verslag na elke afhandeling zoals bedoeld in artikel 8.1. betekent dat van elke klacht uiteindelijk verslag dient te worden gedaan. Dat kan in het jaarverslag zoals bedoeld in artikel 8.2. De motivatie hiervoor is dat de raad en de ombudsman zelf een goed overzicht hebben van waarover klachten binnenkomen.

15. PvdD - Wat zijn de huidige kosten voor onze gemeente voor het gebruik maken van de diensten van de landelijke ombudsman? De huidige kosten voor de landelijke ombudsman zijn 0,26 cent per inwoner per jaar.

16. LA - In het voorstel schrijft het college: Op basis van het gemiddeld aantal klachten van de afgelopen jaren is dit bedrag ruim voldoende. Leefbaar Alkmaar wil weten of er cijfers beschikbaar zijn met betrekking tot het inschakelen van de Nationale Ombudsman door de inwoners van onze gemeente over bijvoorbeeld de afgelopen vier of vijf jaar. Hoe vaak werd er de afgelopen vijf jaar gemiddeld door inwoners van onze gemeente een beroep gedaan op de Nationale Ombudsman? En is inzichtelijk hoeveel uur inzet er de afgelopen vijf jaar gemiddeld geweest is door de Nationale Ombudsman ten behoeve van die hulpvraag door onze inwoners? Het aantal klachten per jaar ziet u hieronder. We hebben geen inzicht in het aantal uren dat de Nationale Ombudsman aan deze klachten heeft besteed. In de tabel ziet u het aantal interventies. Bij een interventie neemt de Nationale Ombudsman een klacht in behandeling en zoeken zij een oplossing. Dit vraagt om contact tussen de ombudsman, de gemeente en de persoon met een klacht. Alle overige klachten/contactmomenten waren doorverwijzingen naar de gemeente of het beantwoorden van vragen. Dit wordt over het algemeen afgehandeld met een telefoongesprek of mailwisseling.

Jaartal Totaal Totaal aantal Contact met de aantal Klachten/ nationale klachten contactmomenten ombudsman over (*) van inwoners aan bij interventie over Nationale een klacht ombudsman (**) 2019 272 43 6 2020 207 54 5 2021 161 42 4 2022 136 33 2 2023 171 34 1 (*) De meeste klachten worden door de klachten coördinatoren en de desbetreffende units afgehandeld. (**) In veel gevallen verwijst de Nationale ombudsman de inwoners die contact opnemen met de nationale ombudsman eerst naar de klachtencoördinatoren van de gemeente Alkmaar, in het geval de inwoner de klacht nog niet bij de gemeente gemeld heeft. Ook beantwoordt de Nationale Ombudsman vragen, zonder dat dit tot een klacht leidt.

Technische vraag – Raadsvoorstel Strategienota Citymarketing en Evenementen 2024-2028 – 11 juni 2024 1. PvdD. We lezen in het voorstel dat deze nota geen betrekking heeft op de regels van de vergunningverlening. Hiervoor wordt een referentie gemaakt naar 'Uitvoeringsregels

Pagina 4 van 6

Evenementen’. We hebben dit nota niet kunnen vinden. Kunt u ons een link sturen voor dit stuk? Bijgaand de uitvoeringsregels: Uitvoeringsregels Evenementen (officiele-overheidspublicaties.nl). Nadat de uitvoeringsregels zijn vastgesteld hebben nog wijzingen plaatsgevonden, zie hieronder. Uitvoeringregels Kermissen. Kermissen | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl). Uitvoeringsregels Statiegeldbekers. Hoofdstuk 13 Herbruikbare statiegeldbekers bij evenementen | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl)

2. GL. Vraag: Het verhaal van alkmaar: is dit de uitkomst van het nieuwe merk wat hart van alkmaar wilde neerzetten? is hier een uitgebereid (tussentijds) verslag van? Tijdens een sessie van Hart van Alkmaar, waar de verantwoordelijke van het merk van Eindhoven werd uitgenodigd, spraken zij hier vol lof over. En dat Alkmaar dit merktraject ook zou moeten starten. Is dit gebeurd met het verhaal van Alkmaar? Antwoord: Nee, aan het Verhaal van Alkmaar wordt nog gewerkt. Het Verhaal van Alkmaar kan leiden tot nieuwe inzichten voor het merk Alkmaar. Als dit het geval is, dan wordt de gemeenteraad betrokken. Eerder heeft Stichting Hart van Noord-Holland inderdaad een netwerkbijeenkomst georganiseerd waar de verantwoordelijke van het merk Eindhoven heeft gesproken over het merk Eindhoven. Dat heeft inspiratie gegeven voor Alkmaar.

Vraag: In het marketingplan van Hart van Alkmaar staat bji de intro dat zij een politieke oplossing nodig hebben om in het gat te springen van het stoppen met Holland boven Amsterdam. Wat is de politieke oplossing die zij nodig hebben? Antwoord: Met het stoppen van Holland boven Amsterdam is er geen organisatie meer die regio Noord-Holland Noord vermarkt als toeristische bestemming in Nederland en het nabije buitenland. Alkmaar gaat voor de regionale bezoekersmarketing samenwerken met de gemeenten in de Regio Alkmaar en flexibel en slim met andere omliggende regio’s, zoals West-Friesland, De Kop van Noord-Holland en Laag-Holland. Dit komt ook naar voren in de Visie Toerisme en Recreatie Regio Alkmaar 2025 – 2035 (gemeenteraad: 15 juli). Deze benodigde oplossing wordt nader uitgewerkt in nauw overleg met Stichting Hart van Noord-Holland zelf en een gelijksoortige organisatie in de regio Noord-Holland Noord.

Vraag: welke kaders zijn er vanuit het Verhaal van Alkmaar gekomen die worden meegegven aan citymarketing en het organiseren van evenementen? Antwoord: Het Verhaal van Alkmaar is nog niet gereed. Zie antwoord 1.

Vraag: Zijn de segmentatiemodellen gebruikt tijdens de participatie? Dit heeft ook directe impact op welke mensen je wilt hebben tijdens een participatietraject voor evenementen, hebben jullie wel eens overwogen om zo de participatiegroep samen te stellen? Zijn er andere segmentatiemodellen waarbij alle bewoners, ondernemers, talenten en bezoekers zich aangesproken voelen? ZIjn er percentages beschikbaar per segmentatie model om zo te bekijken hoeveel mensen zich nu niet kunnen vinden in de huidige gekozen richting? Antwoord: Nee, bij het participatietraject voor de Strategienota Citymarketing en Evenementen is geen gebruik gemaakt van segmentatiemodellen. De bewonersenquête is breed uitgezet. Verder is een afvaardiging van onder andere ondernemers, bewoners, sport, cultuur en onderwijs betrokken.

Vraag: betreft het monitoren, worden de verschillende online kanalen gemonitord? waarom staan deze niet in de lijst? Wanneer er online marketing bugetten worden ongezet, hoe worden deze gemonitord? Antwoord: Ja, Stichting Hart van Noord-Holland monitort de online citymarketingkanalen en rapporteert dit in haar jaarverslagen.

Vraag: Stimuleren van organisatoren om hun evenement toegankelijk(er) te maken voor bezoekers met een beperking: zijn dit Mensen met een fysieke beperking? worden er bijvoorbeeld ook mensen betrokken bij het organiseren van prikkelarme evenementen? Antwoord: Ja, we zien graag dat evenementen goed toegankelijk zijn voor iedereen, dus ook voor bezoekers met een fysieke, zintuiglijke, psychische, verstandelijke en/of hoog sensitieve beperking.

Vraag: Duurzame evenementen: naast de ecologische footprint hoort ook het gebruik van de omgeving bij duurzaamheid. Wordt er getoetst of een evenement eventueel schade toebrengt aan de natuurlijke omgeving? moet hiervoor compensatie worden betaald? Zo ja, welke kaders zijn dit? zo nee, waarom niet? Antwoord:

Pagina 5 van 6

Ja: de Wet natuurbescherming is hiervoor het kader. Hier staat onder meer in dat er een zorgplicht geldt voor planten en dieren. Organisatoren worden hierop gewezen door de gemeente, dit staat in de “Uitvoeringsregels Evenementen”. De organisator moet aantoonbaar voldoen aan deze zorgplicht en hier maatregelen voor treffen. Bij evenementen in parken kunnen voorwaarden aan de vergunning worden gesteld ter bescherming van het park, de daar aanwezige flora en fauna en de ondergrond. Via de landelijke wetgeving wordt in toenemende mate richting gegeven aan duurzaamheid bij evenementen. Als gemeente richten we ons op een soepele overgang voor ondernemers, evenementenorganisatoren en bezoekers. Sinds kort zijn we als gemeente Alkmaar deelnemer bij de ontwikkeling van de duurzaamheidsladder (DLE). Deze geeft invulling aan de landelijke behoefte (o.a. bij gemeenten, organisatoren en leveranciers) tot harmonisering van duurzaamheidscriteria voor evenementen. De DLE is een motiverend groeimodel. Een evenementenorganisator kan zelf inschatten op welke trede zij acteert en naar welke trede zij wil toegroeien.

Vraag: Alkmaar pride en koningsdag hebben een regiofunctie, benoemd in de visie, waarom zijn de evenementen met een regiofunctie niet aanwezig geweest als deelnemers van de workshops? Antwoord: Er is breed uitgenodigd met een diverse mix van organisatoren die verschillende type evenementen organiseren. Onderdeel hiervan waren een aantal Alkmaarse horecaondernemers die Koningsdag-evenementen organiseren. Na de gesprekken hebben er nogmaals bijeenkomsten plaatsgevonden vanuit de gemeente over evenementen waarbij alle organisatoren zijn uitgenodigd.

Pagina 6 van 6