Technische vragen - BIJLAGE 2 Evaluatie en actualisatie Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017

Inhoud Evaluatie vindt plaats naar aanleiding van het laatste artikel in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, voor een snelle verwijzing wordt dit laatste artikel in deze evaluatie en actualisatie als eerste aangehaald. Voor de evaluatie en actualisatie van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Alkmaar 2017 zijn de teksten opgenomen in tabelvorm, bestaande uit de volgende rijen; A. Kop, hoofdstuk 1.

Artikel/ Tekst uit Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Alkmaar 2017, geldend vanaf 1 januari 2017 zoals vastgesteld op 20 december 2016 door het college van burgemeester en wethouders van gemeente Alkmaar.

2.

Op-/ aanmerkingen of bevinding op basis van ervaringen tot en met 2023 of in vergelijking met model VNG t.o.v. bovenstaande artikel/tekst.

3.

Voorstel vanuit Inkoopbureau voor (ver)plaatsen/aanpassen/laten vervallen van bovenstaande artikel/tekst in geactualiseerd en geharmoniseerd inkoop- en aanbestedingsbeleid, geldend vanaf 1 juli 2024.

Dit ziet er als volgt uit;

Evaluatie, ontwikkelingen en voorstellen 2023-24 t.b.v. actualisatie Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Artikel/ Tekst uit Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Alkmaar 2017, geldend vanaf 1 januari 2017 zoals vastgesteld op 20 december 2016 door het college van burgemeester en wethouders van gemeente Alkmaar. Op-/ aanmerkingen, bevinding op basis van ervaringen tot en met 2023 of in vergelijking met model VNG Voorstel voor (ver)plaatsen/aanpassen/laten vervallen in geactualiseerd en geharmoniseerd inkoop- en aanbestedingsbeleid, geldend vanaf 1 juli 2024. Inhoudsopgave 7. Evaluatie, inwerkingtreding en citeertitel .................................................................................................................................. 2 1. Inleiding .................................................................................................................................................................................................. 2 2. Algemene doelstelling inkoop- en aanbestedingsbeleid ................................................................................................... 6 3. Juridische uitgangspunten .............................................................................................................................................................. 7 4.

Ethische en ideële uitgangspunten ............................................................................................................................................. 8 5. Economische uitgangspunten .................................................................................................................................................... 10 6. Organisatorische uitgangspunten............................................................................................................................................. 14

Pagina 1 van 16

7. Evaluatie, inwerkingtreding en citeertitel 7.1 Evaluatie Ontwikkelingen op het gebied van inkoop en aanbesteding(srecht) gaan continue door en blijven van invloed op de inhoud van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Elke vier jaar vindt een evaluatie plaats van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Op basis van de evaluatie wordt bekeken of eventuele inhoudelijke aanpassingen noodzakelijk zijn. Bij de evaluatie worden alle relevante ‘stakeholders’ betrokken. Een korte evaluatie conform beleid heeft plaats gevonden in 2020-21 waarna geen aanpassingen in het

beleid zijn doorgevoerd. Na deze evaluatie is besloten het actualiseren van het beleid weer gelijk te trekken met de gemeenteraadsverkiezingen en de installatie van een nieuwe coalitie in 2022. Met het inkoopbeleid beoog je nl ook de ambities uit het coalitieakkoord te concretiseren. Door bekende omstandigheden m.b.t. het gemeentebestuur is dit nu uitgesteld naar 2024. Het elke 4 jaar aanpassen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid om aan te sluiten op het coalitieakkoord brengt hoge administratieve lasten met zich mee. Waar de inhoud op inkoop en aanbesteding(srecht) nu nog altijd actueel is, blijken vooral praktische uitvoeringsaspecten achterhaald of niet werkbaar. Kan en mag dit anders georganiseerd worden? Specifieke wensen hoe er praktisch uitvoering gegeven moet worden aan de uitgangspunten niet opnemen in inkoopbeleid maar bijvoorbeeld actueel houden met addendum op het inkoopbeleid per coalitie. Inkoopbeleid opstellen op hoofdlijnen conform geactualiseerd model VNG waarvoor evaluatie enkel nodig is bij (grote) veranderingen in kaders, wet- en regelgeving. Daarnaast elke 4 jaar een addendum op het inkoopbeleid waarin de ambities uit het coalitie akkoord geconcretiseerd worden in specifieke aandachtsgebieden met uitvoeringsvoorwaarden en mogelijk zelfs daaraan gekoppelde KPI’s.

7.2 Inwerkingtreding en citeertitel Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid treedt in werking op 1 januari 2017 en kan geciteerd worden als ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Alkmaar 2017’. Het streven is om een geactualiseerd inkoopbeleid in Q3 2024 vast te laten stellen. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid treedt in werking op 1 juli 2024 en kan geciteerd worden als ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Alkmaar 2024’.

1. Inleiding 1.0 Inleiding Gemeente Alkmaar geeft jaarlijks ca. 80 miljoen euro uit aan inkopen en aanbesteden van werken, leveringen en diensten (exclusief het sociaal domein: Begeleid Wonen, Beschermd Wonen en Jeugd). Dat is ca. 30% van de gemeentelijke uitgaven. Inkopen en aanbesteden heeft een belangrijke politiek- bestuurlijke impact, omdat het gaat om het besteden van publieke middelen. Die middelen moeten rechtmatig, doelmatig en doeltreffend worden besteed. Het is daarom belangrijk dat de gemeente beschikt over een praktisch uitgewerkt, transparant en actueel aanbestedingsbeleid. Professioneel inkopen en aanbesteden en meer grip op inkoop wordt daarmee geborgd en verder ontwikkeld. Spend en percentage van gemeentelijke uitgaven fluctueren jaarlijks, dit maakt dat het beleid door het opnemen van jaarcijfers min of meer achterhaald op het moment van vaststellen. Inkopen en aanbesteding van het sociaal domein Begeleid Wonen, Beschermd Wonen en Jeugd is belegd bij de netwerkorganisatie en is daarom logischer te benoemen bij § Quasi-inbesteden of bij

Pagina 2 van 16

gebruik model VNG bij § Samenwerkingsverbanden. Praktische uitwerking is aan verandering onderhevig, verschilt per coalitie dus bij voorkeur actueel houden met addendum uitvoering. Inkopen en aanbesteden heeft een belangrijke politiek- bestuurlijke impact, omdat het gaat om het besteden van publieke middelen. Die middelen moeten rechtmatig, doelmatig en doeltreffend worden besteed. Het is daarom belangrijk dat de gemeente beschikt over een transparant en actueel aanbestedingsbeleid. Professioneel inkopen en aanbesteden en meer grip op inkoop wordt daarmee geborgd en verder ontwikkeld. Het college van burgemeester en wethouders stelt op grond van de ‘Financiële verordening gemeente Alkmaar 2015’ het beleid en de interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten. ‘Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Alkmaar houdende regels omtrent de financiën (Financiele verordening Gemeente Alkmaar 2021)’ Geldend van 11-05-2021 t/m heden Artikel 12: De Financiële verordening Alkmaar 2015 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2020 en op de begroting, jaarrekening en bijbehorende stukken 2021.

→Is deze verordening de grondslag voor het beleid en de interne regels voor inkoop en aanbesteden? Laten vervallen, bij nieuwe verordening behoeft dit dan geen aanpassing. 1.1 Ontwikkelingen maken aanpassing noodzakelijk De afgelopen jaren hebben diverse ontwikkelingen plaats gevonden die aanpassing en actualisering van het vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014 noodzakelijk maken. Meer in het bijzonder gaat het dan om: -

samenvoeging van gemeenten Alkmaar, Schermer en Graft-De Rijp in een nieuwe gemeente Alkmaar per 1 januari 2015 waardoor harmonisatie van wetgeving en beleid noodzakelijk is;

-

de implementatie van drie Europese richtlijnen in de (gewijzigde) Aanbestedingswet 2012 die per 1 juli 2016 in werking is getreden;

-

de wens tot versterking van de positie van het lokale (en regionale) bedrijfsleven bij inkopen en aanbestedingen;

-

signalen en wensen vanuit het lokale en regionale bedrijfsleven;

-

signalen en wensen vanuit de regionale samenwerking Noord-Holland Noord;

-

ontwikkelingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen en aanbesteden, zowel vanuit milieuoogpunt als vanuit sociaal oogpunt.

Ontwikkelingen die niet meer actueel zijn; •

samenvoeging van gemeenten Alkmaar, Schermer en Graft-De Rijp in een nieuwe gemeente Alkmaar per 1 januari 2015 waardoor harmonisatie van wetgeving en beleid noodzakelijk is;

•

de implementatie van drie Europese richtlijnen in de (gewijzigde) Aanbestedingswet 2012 die per 1 juli 2016 in werking is getreden;

Ontwikkelingen die coalitie specifiek zijn; •

de wens tot versterking van de positie van het lokale (en regionale) bedrijfsleven bij inkopen en aanbestedingen;

•

signalen en wensen vanuit het lokale en regionale bedrijfsleven;

Oog voor de lokale economie, MKB en sociale ondernemingen wordt benoemt in het model VNG onder Hst 5. Economische uitgangspunten. Specifieke wensen hoe er praktisch uitvoering gegeven moet

Pagina 3 van 16

worden aan versterking van de positie van het lokale (en regionale) bedrijfsleven bij inkopen en aanbestedingen bij voorkeur niet opnemen in inkoopbeleid maar separaat (zie 7.1) Aanpassing is noodzakelijk door; •

•

voortschrijdende inzichten n.a.v. evaluatie Inkoopbeleid 2017 o.a. o.g.v. o

taalniveau

o

onderscheid beleid en uitvoering

o

afwegingskader keuze inkoopprocedure

actualisatie “VNG-Model Inkoop en Aanbestedingsbeleid”

1.2 Opbouw van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is een uitwerking van de’ Kaderstellende regels Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017’. Het is gebaseerd op het “VNG-Model Inkoop en Aanbestedingsbeleid”, de eerder genoemde ontwikkelingen en evaluatie van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014 alsmede de nota aan burgemeester en wethouders van 8 maart 2016 ‘Verruiming Inkoopregels’. Dit inkoop- een aanbestedingsbeleid bevat de doelstellingen en uitgangspunten waarbinnen inkopen en aanbesteden binnen de gemeente Alkmaar plaats vindt. Met het vaststellen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid vervalt de nota “geactualiseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014, geldend vanaf 2014 zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van gemeente Alkmaar d.d. 18 november 2014. De opbouw van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is als volgt. Hoofdstuk 2 formuleert een algemene overkoepelende doelstelling die nader wordt uitgewerkt in: Nota ‘Verruiming inkoopregels’ onbekend, vermoedelijk opgesteld n.a.v. wijzing Aw2012? Het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid is in 2019 geactualiseerd. De paragrafen Duurzaam inkopen en Innovatie zijn vervangen door een nieuwe, uitgebreidere paragraaf, getiteld 'Maatschappelijk Verantwoord Inkopen'. De overige teksten zijn in lijn gebracht met gewijzigde wet- en regelgeving en jurisprudentie.

Vanuit de regionale inkoopsamenwerking is de wens om eenduidig inkoopbeleid te voeren richting de lokale en regionale leveranciers op basis van het geactualiseerde VNG Model. Als onderdeel van de evaluatie het geactualiseerde VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid beoordelen als model voor geactualiseerde inkoopbeleid Alkmaar. Vanuit de regio is de wens geuit in de basis hetzelfde beleid te voeren. Alleen de versie die door de NHN gemeenten gehanteerd wordt, heeft een aantal aanpassingen (o.b.v. VNG inkoopvoorwaarden en regionale overeenkomsten) waardoor deze minder bruikbaar is voor Alkmaar of bij toepassing tot verdergaande veranderingen in de inkoopfunctie leidt. Door wel het VNG model te gebruiken, zijn de grote lijnen en de volgordelijkheid wel gelijk aan de regio. -

juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met relevante wet- en regelgeving als-

mede beleid? (hoofdstuk 3); Vergelijk inhoud inkoopbeleid 2017 Alkmaar met model VNG Indien passend, model VNG volgen. Model geeft ruimte voor organisatie specifieke input, mogelijk ook tekstuele aanpassingen nodig in ‘standaard’ tekst omdat deze onvoldoende aansluit bij Alkmaar. -

ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het mi-

lieu in haar inkoopproces? (hoofdstuk 4); Vergelijk inhoud inkoopbeleid 2017 Alkmaar met model VNG Indien passend, model VNG volgen Model geeft ruimte voor organisatie specifieke input, mogelijk ook

Pagina 4 van 16

tekstuele aanpassingen nodig in ‘standaard’ tekst omdat deze onvoldoende aansluit bij Alkmaar. -

economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de (lokale/regionale) markt en

ondernemers, in het bijzonder hoe kan de positie van het lokale (en regionale) bedrijfsleven worden versterkt bij inkopen en aanbestedingen? (hoofdstuk 5); Onderscheid algemene en coalitie specifieke uitgangspunten Indien passend, model VNG volgen. Zie ook 1.1 organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in? (hoofdstuk 6) Vergelijk inhoud inkoopbeleid 2017 Alkmaar met model VNG Indien passend, model VNG volgen. Model geeft ruimte voor organisatie specifieke input, mogelijk ook tekstuele aanpassingen nodig in ‘standaard’ tekst omdat deze onvoldoende aansluit bij Alkmaar. Tot slot wordt aangegeven wanneer dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt geëvalueerd, wanneer het in werking treedt en hoe het geciteerd kan worden (hoofdstuk 7). x Zie ook opmerkingen bij 7.1. Tot slot wordt aangegeven wanneer dit inkoop- en aanbestedingsbeleid in werking treedt en hoe het geciteerd kan worden (hoofdstuk 7). Voor de goede orde wordt opgemerkt dat bij het schrijven van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid het KISS-principe is toegepast (keep it short and simple), en er geen herhaling plaats vindt van zaken die al in het vigerende wettelijke kader (o.a. Aanbestedingswet 2012) zijn genoemd. Dat betekent dat niet het gehele VNG-model letterlijk wordt gevolgd en dat bepaalde zaken niet zijn opgenomen (zoals begripsbepalingen, inschrijven in combinatie en in hoofd-onderaannemerschap).

KISS is geen onderdeel van de leidende principes van de gemeente Alkmaar. Inkoopbeleid opstellen op taalniveau B1 zou wel wenselijk kunnen zijn. Indien passend geacht, geactualiseerde model VNG volgen. Hier worden geen zaken herhaald uit het vigerende wettelijke kader en is veel ruimte voor organisatie specifieke input . Waar nodig ook tekstuele aanpassingen in ‘standaard’ tekst omdat deze onvoldoende aansluit bij Alkmaar. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zal op haar beurt concreet en praktisch worden uitgewerkt in “hoe en waarmee” inkopen: een Inkoophandreiking 2017, faciliterend beleid op specifieke beleidsterreinen (bijvoorbeeld integriteitsbeleid, bevoegdhedenregister, toepassing SROI bij inkopen en aanbesteden, duurzaamheidsbeleid, financieel beleid, enz.) alsmede een gereedschapkist (formats, voorbeeldbrieven, Inkoopvoorwaarden, modelovereenkomsten enz.). Tevens wordt aandacht besteed aan wie welke taak en rol heeft in welke fase van het inkoopproces. Ondanks specifiek benoemd, is er o.b.v. het inkoopbeleid geen expliciete Inkoophandreiking opgesteld. Wel is er destijds informatie op ViDo gezet en een Voorstel Centrale inkoop opgesteld, waarin o.a. de verantwoordelijkheden weergegeven worden. Overwegen om specifieke informatie als dit niet (meer) op te nemen in het inkoopbeleid.

Implementatie Facilitor (vervanger ViDo) en onderzoek Doorontwikkeling inkoopfunctie aanpakken om inkoophandreiking op stellen en kenbaar te maken naar de organisatie incl. toolkit. Wegzetten als project met startopdracht om werkzaamheden te valideren. Echter geen onderdeel van het inkoopbeleid of de uitvoeringsvoorwaarden.

Pagina 5 van 16

2. Algemene doelstelling inkoop- en aanbestedingsbeleid De algemene doelstelling van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is: “Het nu en in de toekomst rechtmatig, doelmatig, doeltreffend en op maatschappelijk verantwoorde wijze inkopen en aanbesteden van werken, leveringen en diensten tegen de meest optimale prijs- kwaliteitverhouding waarbij de gemeente Alkmaar zich zowel intern als extern profileert als een professionele, zakelijke, betrouwbare, en integere opdrachtgever.” Om deze doelstelling te bereiken wil de gemeente Alkmaar: In het geactualiseerde model VNG is geen algemene doelstelling geformuleerd maar worden de onderliggende actiepunten meerdere na te streven doelstellingen; De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het collegeakkoord concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren: Model VNG volgen. Model geeft ruimte voor organisatie specifieke input, mogelijk ook tekstuele aanpassingen nodig in ‘standaard’ tekst wanneer deze onvoldoende aansluit bij Alkmaar. 1. rechtmatig, doelmatig en doeltreffend inkopen zodat gemeenschapsgelden op een controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving, jurisprudentie en dit inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente effectief en efficiënt in.

De inspanningen en de uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten waarbij het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen centraal staat. Teksten zijn niet veranderd in het geactualiseerde model VNG Model VNG volgen. 2. op maatschappelijk verantwoorde wijze inkopen. Maatschappelijk verantwoord inkopen gaat uit van een goede balans tussen mens, omgeving en economie (people, planet, profit). Dit betekent dat de gemeente bij al haar inkopen en aanbestedingen ook rekening wil houden met milieuen met sociale aspecten. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gericht op het creëren van maatschappelijke waarde. Als volgt gewijzigd; Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente. De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan. Model VNG volgen. 3. inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitsverhouding. In het bepalen van het gunningscriterium is een goede kwaliteit tegen een goede prijs het uitgangspunt (‘best value for public money’).

Gemeente Alkmaar past waar mogelijk ook andere economische kosten dan de aanschafwaarde toe, bijvoorbeeld gebruikskosten, onderhoudskosten, energiekosten, en verwijderingskosten. Als volgt gewijzigd; Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. Bij Inkopen kan de Gemeente ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. Model VNG volgen. 4. een professionele, betrouwbare, zakelijke en integere opdrachtgever zijn. Gemeente Alkmaar past in alle fasen van het inkoopproces professioneel opdrachtgeverschap toe zowel richting de interne klant als richting de ondernemers die inschrijven op opdrachten van de gemeente Alkmaar. Professioneel opdrachtgeverschap vergroot de grip op (de uitgaven voor) inkoop. De gemeente Alkmaar is een betrouwbare opdrachtgever die objectief controleerbaar handelt, de vrije mededinging waarborgt, helder en eenduidig communiceert met de markt en risico’s duidelijk benoemt en eerlijk verdeelt. Voor een objectief en transparant verloop van een inkoop- en aanbestedingsprocedure is integriteit van alle betrokkenen het uitgangspunt: van ambtenaren, bestuurders, politici, ondernemers die inschrijven op opdrachten en externe adviseurs die een inkoop of aanbesteding begeleiden.

Pagina 6 van 16

Als volgt gewijzigd; Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. Tekst uit inkoopbeleid 2017 in stand houden, deze is meer passend bij de gemeente en onze leidende principes. 5. de positie van het lokale (en regionale) bedrijfsleven versterken. Om de lokale (en regionale) economie te stimuleren en de werkgelegenheid te bevorderen worden bij onderhandse aanbestedingen, indien mogelijk, lokale (en/of regionale) ondernemers uitgenodigd om in te schrijven op gemeentelijke opdrachten. De doelstelling is oog hebben voor het lokale/regionale bedrijfsleven, praktische uitwerking geenonderdeel van beleid. Model VNG volgen.

Specifieke handvatten hoe de positie van het lokale (en regionale) bedrijfsleven bij inkopen en aanbestedingen te verstreken meenemen in addendum met praktische uitwerking/ concrete uitvoeringsvoorwaarden (zie 7.1) 6. de regeldruk en administratieve lasten zowel voor de gemeente als voor ondernemers verminderen. In het inkoop- en aanbestedingsproces verrichten zowel de gemeente als ondernemers diverse administratieve handelingen die relatief veel tijd en geld kosten. Gemeente Alkmaar beperkt deze lasten voor zowel ondernemers als haarzelf door zo veel mogelijk door in haar aanbestedingen zo eenvoudig mogelijke uniforme documenten en werkwijzen te hanteren. Als volgt gewijzigd; Administratieve lastenverlichting voor zowel de Gemeente als voor Ondernemers. Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Model VNG volgen. 7. dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zoveel mogelijk aan laten sluiten bij ander (algemeen) beleid van de gemeente Alkmaar.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid draagt bij aan het realiseren van de collegedoelstellingen zoals neergelegd in het coalitieakkoord en het daaruit voortvloeiende beleid zoals economisch beleid, integriteitsbeleid, duurzaamheidsbeleid, financieel beleid, arbeidsmarktbeleid, klimaatagenda enz. Valt onder; Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de Gemeente. Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de Gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. Model VNG volgen. Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt x Kan blijven staan/ opgenomen worden in model maar niet perse nodig.

3. Juridische uitgangspunten 3.1 Algemeen juridisch kader Gemeente Alkmaar leeft de relevante wet- en regelgeving, beleid en jurisprudentie na en beperkt daarmee juridische en financiële risico’s. Dat wil zeggen dat de gemeente voldoet aan: -

Europese en nationale aanbestedingswetgeving alsmede dit inkoop- en aanbestedingsbeleid;

-

Europese en nationale jurisprudentie op het gebied van inkoop en aanbesteding;

-

de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

Pagina 7 van 16

het Burgerlijk Wetboek (BW): vooral maar niet uitsluitend het wettelijk kader voor overeen-

-

komsten: de boeken 2, 3, 6, 7 en 7a. de Gemeentewet: het wettelijk kader voor gemeenten.

-

Geen wijzigingen, min of meer gelijk aan model VNG. Hier staat de Gids Proportionaliteit ook in het lijstje. Tekst uit inkoopbeleid 2017 in stand houden, deze is concreter geformuleerd. Gids P toevoegen. 3.2 Mandaat en volmacht De gemeente Alkmaar wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. De gemeente gebruikt daarvoor het vigerende bevoegdhedenregister en controleert de vertegenwoordigingsbevoegdheid van ondernemers aan de hand van het uittreksel van de Kamer van Koophandel. Geen wijzigingen, min of meer gelijk aan model VNG. Tekst uit inkoopbeleid 2017 in stand houden, deze is concreter geformuleerd 3.3 Afwijkingsbevoegdheid Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid moet altijd worden toegepast, tenzij: - de afwijking deugdelijk wordt gemotiveerd, én - in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving. Afwijkingen dienen te worden goedgekeurd door de directie. Indien een afwijking valt onder het mandaat van de directie, dan dient de afwijking in het directieoverleg te worden vastgesteld. Afwijkingen worden restrictief uitgelegd om te voorkomen dat de uitzondering ‘regel’ wordt. Jaarlijks wordt in het kader van de P&C-cyclus gerapporteerd over alle afwijkingen in een jaar.

‘Jaarlijks wordt in het kader van de P&C-cyclus gerapporteerd over alle afwijkingen in een jaar.’ Is uitvoeringsvoorwaarde waar niet op gestuurd wordt. Laten vervallen Tekst uit inkoopbeleid 2017 in stand houden m.u.v. rapportage. In model VNG worden ook de volgende uitgangspunten genoemd onder Juridische uitgangspunten; •

Algemene beginselen bij Inkopen; niet perse nodig, volgen of schrappen

•

Uniforme documenten; in inkoopbeleid 2017 onderdeel van economische uitgangspunten. Model VNG volgen, was in 2017 onderdeel van uitvoeringsvoorwaarden die we nu wellicht achterwege laten.

•

Klachtenregeling; in inkoopbeleid 2017 onderdeel van organisatorische uitgangspunten. Model VNG volgen is logischer vanwege juridische karakter.

4. Ethische en ideële uitgangspunten 4.1 Integriteit ‘vier ogen principe’. Ambtenaren, bestuurders en politici houden zich aan de vastgestelde gedragscodes met bijbehorende regelingen: ‘Gedragscode Ambtelijke integriteit’, en ‘Gedragscode Bestuurlijke integriteit bestuurders’. Mocht sprake zijn van een (schijn van) belangenverstrengeling, dan neemt de betreffende ambtenaar, bestuurder of extern adviseur(tijdelijk) afstand van zijn rol en taken in het inkoopproces. De inzet van een extern adviseur leidt niet tot schending van de vrije mededinging en/of ongelijke behandeling. Verder is een extern adviseur eerlijk, betrouwbaar en niet-crimineel. De gemeente Alkmaar wil alleen zaken doen met ondernemingen en ondernemers die betrouwbaar en niet-crimineel zijn en niet zijn betrokken bij illegale praktijken. Model VNG splitst bestuurlijk/ambtelijk en ondernemers integriteit. Inkoopbeleid 2017 gaat heel specifiek in op externe adviseurs, wat gezien de omloop wrs ook wenselijk blijft. Model VNG volgen en bestuurlijk/ambtelijk specifiek maken dat we dezelfde waarden en normen van onze externe adviseurs verwachten 4.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen

Pagina 8 van 16

Milieu- en sociale aspecten kunnen bij alle aanbestedingen en in alle fasen van het inkoopproces worden toegepast, mits rekening wordt gehouden met het proportionaliteitsbeginsel. Voorwaarde daarbij is wel dat eerst een product- en/of marktanalyse wordt uitgevoerd om vast te stellen of en zo ja op welke wijze maatschappelijk verantwoord inkopen kan worden toegepast. De nadruk bij de actualisatie van het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid lag op de paragraaf `Maatschappelijk Verantwoord Inkopen’. Model VNG volgen Bij milieuaspecten gaat het om het effect op het milieu bijvoorbeeld door productie en gebruik van energie en materialen (duurzaam inkopen). x Model VNG volgen Bij sociale aspecten gaat het om arbeidsomstandigheden en arbeidsparticipatie. Bij arbeidsomstandigheden gaat het om het bijdragen aan de bewustwording bij ondernemers en het voorkomen en aanpakken van schending van fundamentele arbeidsnormen en mensenrechten in de productieketen (het toepassen van sociale voorwaarden).

Bij arbeidsparticipatie gaat het om het opnemen van voorwaarden, eisen of wensen die een ondernemer aanzetten tot het aanbieden van leerwerkplekken/stages/werkervaringsplaatsen en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt en/of het vergoeden van kosten voor opleiding en extra begeleiding om kansen op de arbeidsmarkt te vergroten [toepassing van ‘social return on investment’ en inzet van het ‘Werkvoorzieningsschap Noord Kennemerland’ (WNK Personeelsdiensten). WNK benoemen in § Samenwerkingsverbanden in hst Economische uitgangspunten Model VNG volgen en verplaatsen 4.3 Innovatie Gemeente Alkmaar bevordert innovatie en innovatiegericht inkopen en aanbesteden in alle fasen van het inkoopproces om te komen tot een betere kwaliteit voor hetzelfde geld of zelfs minder geld. Daarmee kan innovatie een bijdrage leveren aan duurzame ontwikkeling en kostenbeheersing. Valt model VNG onder hst Economische uitgangspunten Model VNG volgen en verplaatsen Jonge startende lokale en regionale bedrijven worden, indien deze voor de betreffende inkoop of aanbesteding aanwezig zijn, bij enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen uitgenodigd om innovatie te bevorderen. Jonge startende ondernemingen staan niet synoniem aan innovatie.

Innovatie zit in het model VNG verwerkt in meerder paragrafen in het hst Economische uitgangspunten Model VNG volgen 4.4 Quasi-inbesteden Overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken zijn aanbestedingsplichtig tenzij een beroep gedaan kan worden op een uitzonderingsgrond. Een van die uitzonderingsgronden betreft het zgn. quasi- inbesteden: het is mogelijk om overheidsopdrachten één op één aan een aan de aanbestedende dienst gelieerde rechtspersoon te gunnen. Voorwaarde is dan wel dat die gelieerde rechtspersoon een verlengstuk is van de aanbestedende dienst en dat wordt voldaan aan het toezichtscriterium, het meerendeelcriterium en dat geen sprake is van directe participatie van privékapitaal. Valt model VNG onder § Samenwerkingsverbanden in hst Economische uitgangspunten Model VNG volgen en verplaatsen Overheidsopdrachten die worden gegund aan uitgevlochten bedrijven zoals Alkmaar Sport NV, Stadswerk072 NV, StadswerkSW BV, Stadswerk Groen BV, worden in principe altijd één op één aanbesteed, dus zonder dat een (openbare) aanbestedingsprocedure wordt gehouden. Aangezien

Pagina 9 van 16

gemeente Alkmaar een (politiek) belang heeft bij arbeidsparticipatie en -integratie worden, indien mogelijk overheidsopdrachten bij voorkeur via quasi-inbesteden één op één aan WNK gegund. Valt model VNG onder § Samenwerkingsverbanden in hst Economische uitgangspunten Model VNG volgen en verplaatsen

5. Economische uitgangspunten 5.1 Versterking van de positie van het lokale (en regionale (MKB-)bedrijfsleven Gemeente Alkmaar wil binnen haar inkopen en aanbestedingen de positie van het lokale (en regionale) bedrijfsleven versterken, in het bijzonder het MKB. Dit stimuleert immers de lokale (en regionale) economie en bevordert de werkgelegenheid. Het lokale en regionale bedrijfsleven betekent het bedrijfsleven dat gevestigd is in Alkmaar, en regionale samenwerkingsverbanden waar de gemeente Alkmaar onderdeel van uitmaakt: de regio Noord-Holland Noord. Uitgangspunt is dat gemeente Alkmaar alle ondernemers gelijk moet behandelen; lokale (en regionale) ondernemers kunnen niet in een voorkeurspositie worden geplaatst. Daarom is het bij Europese en nationale aanbestedingen niet mogelijk om rekening te houden met lokaal en regionaal voorkeursbeleid. Bij enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen kunnen wel lokale (en regionale) ondernemers worden uitgenodigd, mits de keuze van de ondernemers op basis van objectieve criteria wordt gemaakt en gemotiveerd kan worden op verzoek van andere ondernemers. Er is nog vaak onduidelijkheid over de afbakening lokaal/ regionaal; Het lokale en regionale bedrijfsleven betekent het bedrijfsleven dat gevestigd is in Alkmaar, en regionale samenwerkingsverbanden waar de gemeente Alkmaar onderdeel van uitmaakt: de regio Noord-Holland Noord.

Wet- en regelgeving laat niet toe dat lokale en regionale ondernemers een voorkeurspositie krijgen en kan dus ook geen onderdeel zijn van het beleid. Wel kunnen we ze informeren en stimuleren. Hoe de uitvoering hiervan er uit moet zien, lijkt echter minder passend te zijn onder deze kaderstelling. Model VNG volgen. Toevoeging doen in definities wat verstaan wordt onder lokaal en wat onder regionaal. Lokaal, het bedrijfsleven dat statutair gevestigd is in de gemeente Alkmaar. Regionaal, de regio Noord-Holland Noord m.a.w. de veiligheidsregio dus het bedrijfsleven dat statutair gevestigd is in de gemeente Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Drechterland, Enkhuizen, Heiloo, Hollands Kroon, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer, Schagen en Stede Broec? Bij enkelvoudig onderhandse aanbestedingen dient de ondernemer te voldoen aan objectieve selectiecriteria, de gestelde eisen en wensen en de prijsaanbieding dient marktconform te zijn. Herhaling van de aanbestedingswet waar we eerder van weg wilden blijven Model VNG volgen. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen worden minimaal 3 en maximaal 5 ondernemers uitgenodigd. Daarvan worden bij gelijke geschiktheid in eerste instantie tenminste 1 en maximaal 3 lokale (en/of regionale) ondernemers geselecteerd die kunnen voldoen aan de objectieve selectiecriteria.

Deze ondernemers worden daarna met landelijke ondernemers aangevuld die voldoen aan de objectieve selectiecriteria • •

Kan enkel toegepast worden bij gelijke geschiktheid, selectie moet in eerste instantie plaatsvinden obv objectieve selectiecriteria en geografische ligging valt daar niet onder. Model VNG volgen. Specifieke wensen hoe er praktisch uitvoering gegeven moet worden aan de uitgangspunten niet opnemen in inkoopbeleid. Gemeente Alkmaar bevordert de inzet van lokale (en regionale) ondernemers door: - het beschikbaar stellen van een online leveranciersdatabank voor lokale (en regionale) ondernemers voor overheidsopdrachten niet alleen voor werken, maar ook voor leveringen en diensten.

Pagina 10 van 16

De online databank voor werken is sinds 2015 operationeel. Het streven is om in 2017 ook een online databank voor leveringen en diensten te realiseren. De online databank wordt momenteel onvoldoende ondersteund door het ontbreken van de juiste systemen hiervoor. Daarnaast is gebleken dat intern deze databank niet wordt gebruikt en men er eigen lijsten op na houdt. Er moet meer geïnvesteerd worden in en ruimte zijn voor continue marktanalyses binnen de vakgroepen om goed zicht te krijgen en houden op de lokale en regionale ondernemers door oa het bezoeken van vakbeurzen, het doen van deskresearch en het implementeren van contract- en leveranciersmanagement. Naar de databank voor diensten en leveringen is in 2017 onderzoek gedaan waarna is besloten dit niet te implementeren. Model VNG volgen. Specifieke wensen hoe er praktisch uitvoering gegeven moet worden aan de uitgangspunten niet opnemen in inkoopbeleid. - gemeente Alkmaar kan lokale (of regionale) ondernemers verzoeken zich aan te melden bij de online leveranciersdatabank als zij zich nog niet hebben geregistreerd maar wel als lokale (of regionale) ondernemer bekend zijn bij de gemeente Alkmaar. Komt te vervallen. Specifieke wensen hoe er praktisch uitvoering gegeven moet worden aan de uitgangspunten niet opnemen in inkoopbeleid. - publicatie van inkopen en aanbestedingen op de website van de gemeente Alkmaar.

Vanwege het ontbreken van een ondersteunend systeem voor het realtime publiceren van deze informatie is besloten hier geen uitvoering aan te geven. Door onzekerheden en wijzigingen in de aanbestedingen die regelmatig optreden kun je de markt hiermee geen werkbare informatie verschaffen. Komt te vervallen. Specifieke wensen hoe er praktisch uitvoering gegeven moet worden aan de uitgangspunten niet opnemen in inkoopbeleid. -

bij enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbesteding stelt de gemeente objectieve crite-

ria vast voor het selecteren van ondernemers. Daartoe raadpleegt zij steeds als eerste de online leveranciersdatabank om vast te stellen of er geschikte lokale (en daarna geschikte regionale) ondernemers aanwezig zijn en of die aan de objectieve criteria kunnen voldoen. Kan enkel toegepast worden bij gelijke geschiktheid, selectie moet in eerste instantie plaatsvinden obv objectieve selectiecriteria en geografische ligging valt daar niet onder. De online databank wordt momenteel onvoldoende ondersteund door het ontbreken van de juiste systemen hiervoor. Daarnaast is gebleken dat intern deze databank niet wordt gebruikt en men er eigen lijsten op na houdt. Komt te vervallen. Specifieke wensen hoe er praktisch uitvoering gegeven moet worden aan de uitgangspunten niet opnemen in inkoopbeleid. -

de objectieve selectiecriteria dienen zodanig te worden opgesteld dat jonge startende lokale

en/of regionale ondernemingen niet worden uitgesloten; zij brengen immers nieuwe ideeën en technologieën in en leveren daarmee een bijdrage aan innovatie. Jonge startende lokale en/of regionale ondernemingen staan niet synoniem aan innovatie. Innovatie kan op meerdere wijzen nagestreefd worden Model VNG volgen waar innovatie op verschillende plekken terugkomt - indien voor een enkelvoudig of meervoudig onderhandse opdracht onbekend is of lokale (of regionale) ondernemers beschikbaar / geschikt zijn, wordt eerst een marktanalyse uitgevoerd alvorens landelijke ondernemers worden geselecteerd en uitgenodigd om in te schrijven op de opdracht. Er moet meer geïnvesteerd worden in en ruimte zijn voor continue marktanalyses binnen de vakgroepen om goed zicht te krijgen en houden op de lokale en regionale ondernemers door o.a. het bezoeken van vakbeurzen, het doen van deskresearch en het implementeren van contract- en leveranciersmanagement. Model VNG volgen waar product en marktanalyse een specifieke plek krijgt onder het hst Economische

Pagina 11 van 16

uitgangspunten. Specifieke wensen hoe er praktisch uitvoering gegeven moet worden aan de uitgangspunten niet opnemen in inkoopbeleid. - na iedere aanbesteding vindt aan de hand van objectieve criteria een schriftelijke evaluatie van de ‘performance’ (prestatie) van de ondernemer plaats. Deze informatie kan onder meer gebruikt worden om groslijsten op te stellen voor productgroepen zodat op eenvoudige wijze (lokale en regionale) ondernemers voor onderhandse aanbestedingen kunnen worden geselecteerd. Is onderdeel van contractmanagement en niet van inkoop-/aanbestedingstraject of bij groslijsten systematiek welke niet in Alkmaar gebruikt wordt. Komt te vervallen - het ten minste 1x per jaar organiseren van een bijeenkomst met het lokale bedrijfsleven waarbij namens gemeente Alkmaar verantwoordelijke wethouders en een delegatie van het team Inkoop aanwezig zijn. Is tot 2022 geen uitvoering aan gegeven. Wordt nu actief samenwerking in gezocht met de regio en PIANOo, deze organisatie heeft de expertise in huis op de organisatie hiervan. Heeft oa geresulteerd in Marktdag GWW op 27 oktober 2022 in theater de Vest Specifieke wensen hoe er praktisch uitvoering gegeven moet worden aan de uitgangspunten niet opnemen in inkoopbeleid.

- zowel intern als extern voorlichten / training geven hoe het lokale (en regionale) bedrijfsleven (meer) te betrekken bij enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Is geen uitvoering aan gegeven vanuit de vakgroep o.a. door ontbreken van capaciteit en expertise op dit gebied, onderwijzen is een vak apart. Specifieke wensen hoe er praktisch uitvoering gegeven moet worden aan de uitgangspunten niet opnemen in inkoopbeleid. - gemeente Alkmaar heeft oog voor het lokale (en regionale) MKB door clusteren van opdrachten waar mogelijk te voorkomen, opdrachten waar dat mogelijk is in percelen te verdelen, administratieve lasten zoveel mogelijk te beperken en uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria niet onnodig en proportioneel toe te passen. In het bepalen van de aanbestedingsstrategie wordt hiermee nadrukkelijk rekening gehouden. Nog altijd actueel en is ook weer terug te vinden in het geactualiseerde model VNG. Model VNG volgen 5.2 Administratieve lastenverlichting Uitgangspunt is het beperken van de administratieve lasten in alle fasen van het tactische inkoopproces voor zowel ondernemers als voor gemeente Alkmaar zelf. In aansluiting op de nota ‘Verruiming inkoopregels’ kan dit door: In model VNG opgenomen als algemene doelstelling Weglaten in dit hoofdstuk, model VNG volgen - het werken met uniforme documenten en werkwijzen.

Hierbij kan gedacht worden aan het gebruik van: aanbestedingsformats, UEA, voorbeeldbrieven, Algemene Inkoopvoorwaarden, branchevoorwaarden en modelovereenkomsten; Weglaten, is het streven naar een praktische uitvoering van doelstelling geen beleid. - het zoveel mogelijk inkopen en aanbesteden via een elektronisch systeem voor aanbesteden; Weglaten, is het streven naar een praktische uitvoering van doelstelling geen beleid. -

terughoudend en proportioneel omgaan met het stellen van uitsluitingsgronden, geschikt-

heidseisen en daarbij behorende bewijsmiddelen.

Pagina 12 van 16

Weglaten, is het streven naar een praktische uitvoering van doelstelling geen beleid. - bewijsmiddelen worden gedurende hun geldigheidsduur door de gemeente bewaard in een database. Nog geldige bewijsmiddelen waarover de gemeente Alkmaar reeds beschikt of die kosteloos in (nationale) databases of registers zijn in te zien, worden niet bij ondernemers opgevraagd Weglaten, is het streven naar een praktische uitvoering van doelstelling geen beleid. - het afsluiten van overeenkomsten met verlengingsopties die aansluiten bij de betreffende branche. Weglaten, is het streven naar een praktische uitvoering van doelstelling geen beleid. -

het afsluiten van een raamovereenkomst met één of meer ondernemers bij regelmatig terug-

kerende opdrachten. Weglaten, is het streven naar een praktische uitvoering van doelstelling geen beleid. 5.3 Subsidies en cofinanciering Indien gemeente Alkmaar als aanbestedende dienst opdrachten aanbesteedt waarvoor (Europese) subsidie en/of cofinanciering is ontvangen, dan gelden in afwijking van het bepaalde in dit aanbestedingsbeleid, met betrekking tot de aan te besteden opdracht de voorwaarden die de subsidierende en of co-financierende overheden stellen.

5.4 ‘Best value for public money’ Om zoveel mogelijk waar(de) voor publiek geldt te krijgen, gunt de gemeente Alkmaar opdrachten bij voorkeur in onderlinge concurrentie onder toepassing van het gunningcriterium beste prijskwaliteitsverhouding waarbij naast de prijs ook op kwaliteitsaspecten wordt beoordeeld. Waar mogelijk past gemeente Alkmaar ook andere economische kosten dan de aanschafwaarde toe, bijvoorbeeld gebruikskosten, onderhoudskosten, energiekosten, en verwijderingskosten. Gunning op basis van alleen de laagste prijs of de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit moet een uitzondering zijn die goed is gemotiveerd.

5.5 Samenwerkingsverbanden Gemeente Alkmaar heeft oog voor samenwerkingsverbanden bij inkopen en aanbesteden, zowel binnen haar eigen organisatie als voor samenwerking met andere aanbestedende diensten. Het zoeken van samenwerking is gericht op: professionalisering van de inkoopfunctie, het delen van kennis en informatie, het behalen van synergievoordelen (schaal- en prijsvoordelen), het behalen van kwaliteitswinst, en het verminderen van transactiekosten en risico’s. Na iedere interne en externe samenwerking evalueert de interne klant wat de samenwerking heeft opgeleverd. Model VNG volgen Alles samenwerkingsverbanden en uitgevlochten bedrijven op hier 1 plek benoemen 5.6 Keuze inkoop- / aanbestedingsprocedure Bij het bepalen van de aanbestedingsprocedure, dient uitgegaan te worden van de bedragen zoals genoemd in tabel 1. Daarbij is geen rekening gehouden met opdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang en met sociale en andere specifieke diensten. Afwijkingen van de genoemde bedragen in tabel 1 dienen gemotiveerd te worden. Conform model VNG opnemen onder ‘Bepalen van de inkoopprocedure’

Pagina 13 van 16

Er zijn geen wettelijke procedurevoorschriften voor opdrachten met een geraamde waarde onder de Europese drempel. In de Gids Proportionaliteit zijn wel kleurenschema’s opgenomen waaruit is af te leiden bij welke opdrachtwaarde welke (niet-wettelijke) procedure kan worden gevolgd. Via de Aw en het Aanbestedingsbesluit wordt er verwezen naar de Gids, zodat gesteld kan worden dat de Gids een soort van wettelijke status heeft. Uitgangspunt van de Gids is echter dat van de daarin opgenomen voorschriften (en dus ook het kleurenschema) gemotiveerd kan worden afgeweken. Voor aanbestedingen onder de drempel en SAS diensten, procedure niet bepalen op basis van de bedragen in het schema Gids Proportionaliteit maar aan de hand van een schriftelijke motivering op basis van vastgestelde kaders voor te volgen inkoopstrategie. Het zou wel de voorkeur hebben om in het beleid vast te leggen hoe de waarde van opdrachten wordt geraamd. In model VNG worden ook de volgende uitgangspunten genoemd onder Economische uitgangspunten •

Product- en marktanalyse

•

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

•

Innovatie

•

Raming en financiële budget

•

Eerlijke mededinging en commerciële belangen

6. Organisatorische uitgangspunten 6.1 Organisatie van de inkoopfunctie Uitgangspunt van de organisatie van de inkoopfunctie is streven naar een grotere inkoopvolwassenheid. Dat kan worden bereikt door een verdergaande professionalisering, meer grip op inkoop en meer mogelijkheden voor budgetbesparingen.

Gemeente Alkmaar is een eenheid en treedt uniform naar buiten. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gericht op vraagaggregatie en bundeling van gelijksoortige behoeften zowel binnen de gemeente als tussen gemeente en andere aanbestedende diensten. Om dit te bereiken is niet alleen oog voor interne samenwerking, maar ook voor samenwerking met omliggende gemeenten en/of andere aanbestedende diensten. Bij externe samenwerking geldt dat de positie van het lokale en/of regionale bedrijfsleven niet uit het oog wordt verloren.

Bij de organisatie van de inkoop worden de principes van integraal management ondersteund en de kwaliteit van processen en procedures geborgd door ook voor rapportage en monitoring de PDCA-cyclus toe te passen.

Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Kaderstellende regels en dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het college kan nadere regels stellen omtrent de keuze van de aanbestedingsprocedures, de inrichting van de inkoopfunctie, het vaststellen van Algemene Inkoopvoorwaarden, het afhandelen van klachten bij aanbesteden, mandaatregels en het bevoegdhedenregister, en het (periodiek) evalueren van beleid.

Pagina 14 van 16

In geval van conflicterende bestuurlijke doelstellingen, worden deze voorgelegd aan de staf. Deze kan bij grote (politieke) gevoeligheid besluiten om het voorstel voor te leggen aan het college van burgemeester en wethouders.

De portefeuillehouder Inkoop is bestuurlijk verantwoordelijk voor een doeltreffende en doelmatige besteding van de beschikbare middelen en geeft invulling aan de door de gemeenteraad vastgestelde ‘Kaderstellende regels Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017’. Daartoe komt vier maal per jaar een strategische tenderboard bijeen die bestaat uit: portefeuillehouder, directeur Bedrijfsvoering en de senior adviseur Inkoop.

Zowel de directie als de strategische tenderboard geven invulling aan de realisatie, sturing en het verantwoorden van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en de ‘Kaderstellende regels’.

De ambtelijke organisatie draagt zorg voor een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende uitvoering van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en de door de gemeenteraad vastgestelde ‘Kaderstellende regels Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2017’. Er is sprake van gecoördineerde inkoop met decentrale budgetverantwoordelijkheid, materiekennis, contractbeheer en -management. Hiermee worden de voordelen van decentrale directe (budget-)verantwoordelijkheid, materiekennis en uitvoeringskennis op contractniveau van de verschillende organisatieonderdelen benut. Specifieke inkoopkennis wordt opgebouwd en geborgd hetgeen leidt tot een verdergaande professionalisering, meer grip op inkoop en meer mogelijkheden voor budgetbesparingen.

Daarnaast geeft centraal gecoördineerde inkoop invulling aan een uniforme opstelling naar de markt. De behoeftestelling, het budgetbeheer alsmede het contractbeheer en -management vindt decentraal plaats. Team Inkoop is regisseur van zowel de strategische als de tactische inkoop en daarmee van inkoopprocessen en inkoopprocedures. Daarnaast is team inkoop verantwoordelijk voor het contract- beheersysteem en het rapporteren over inkoopkengetallen en –activiteiten (zoals spendanalyse, aanbestedingkalender en een overzicht van afwijkingen van aanbestedingsprocedures).

Concerncontrol voert de regie over de controle op en de borging van de uitvoering van het inkoopen aanbestedingsbeleid. De interne accountant toetst of wordt voldaan aan dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en de normenkaders die de gemeenteraad in de ‘Financiële verordening’ heeft vastgelegd. De externe accountant voert een onderzoek uit naar de rechtmatigheid van Europese aanbesteding in het kader van het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden.

6.2 Klachtenregeling Om de gang naar de rechter te voorkomen en kosten te besparen beschikt gemeente Alkmaar over een eigen ‘Klachtenregeling aanbestedingen gemeente Alkmaar 2017’. In principe moeten ondernemers eerst een klacht bij het onafhankelijke klachtenloket indienen alvorens zij naar de rechter stappen. Naast de eigen procedure klachtafhandeling hebben ondernemers ook de mogelijkheid via artikel 9.1 Awb een klacht in te dienen.

Pagina 15 van 16

Juridische grondslag, verplaatsen Model VNG volgen

Pagina 16 van 16