Raadsvoorstel Wijzigingsverordening Algemene subsidieverordening 2019

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering: 18 april 2024 Agendapunt: Commissie: Bestuur en middelen Portefeuillehouder: Anjo van de Ven (subsidies) Relatie met andere portefeuillehouder(s): n.v.t.

Onderwerp: Wijzigingsverordening Algemene subsidieverordening 2019

Voorgesteld besluit: De “verordening tot wijziging van de Algemene Subsidieverordening 2019” zoals opgenomen in bijlage 1 vast te stellen.

Samenvatting De huidige Algemene subsidieverordening (Asv) dateert uit mei 2019. In dit raadsvoorstel volgt de uitleg over de voorliggende wijzigingsverordening Asv. De wijzigingsverordening wijzigt artikelen en laat een artikel vervallen. Middels de verordening wijzigt de Asv. De wijzigingen zijn na de bekendmaking te zien op overheid.nl. De wijzigingsverordening ligt nu voor zodat deze op tijd gereed en gepubliceerd is om van toepassing te zijn op de subsidieaanvragen 2025. De aanpassing van de Asv is onderdeel van het Programma Subsidies waarin ook eenduidige werkafspraken en het nieuwe subsidiesysteem onderdeel van uitmaken.

Dit voorstel staat in relatie tot anders: Programma Subsidies

Argumenten Middels de wijzigingsverordening wordt de huidige Asv op specifieke onderdelen aangepast en blijft de Asv 2019 in werking. De wijzigingen in de Asv zijn: 1. De aanpassingen zijn voornamelijk technisch van aard en dragen bij aan verduidelijking van het proces voor zowel de aanvrager als de ambtelijke organisatie. 2. De aanpassingen dragen bij aan de rechtmatigheid, doelmatigheid en eenduidigheid van het subsidieproces. 3. De aanpassingen dragen bij aan de uitgangspunten uit het coalitieprogramma, zoals • Een vermindering van bureaucratie en/of administratieve en/of financiële lasten, waaronder het toepassen van meerjarige subsidies. • Gebruik van subsidies wordt eenvoudiger. Zowel bij aanvragen (korte beslistermijnen, minder formaliteiten) als bij verantwoording. "Kleine subsidies, kleine processen", "grote subsidies, grotere processen". • Het verlenen van subsidies op basis van vertrouwen zodat initiatieven gemakkelijker gerealiseerd kunnen worden, passend bij een vriendelijke en open overheid. 4. Aanpassingen zijn voorzien op artikelen 1, 2, 6, 8, 9, 11, 12, 13, 14, 15 en 20. • In de was-wordt lijst zijn de wijzigingen per artikel toegelicht. • Om inzicht te geven in de tekst van de Asv, nadat de raad de wijzigingsverordening heeft vastgesteld, is uitsluitend ter informatie een “concept nieuwe tekst verordening” bij de raadsstukken gevoegd.

Wijzigingsverordening Asv 2019 1

5. Artikel 17 vervalt. In dit artikel staat dat de algemene reserve maximaal 15% mag zijn om in aanmerking voor subsidie te komen. Uit de praktijk blijkt dat deze bepaling te generiek is voor de grote diversiteit aan organisaties die jaarlijks subsidie aanvragen. De omgang met reserves en voorzieningen wordt beschreven in een beleidsregel voor eenduidig beleid en biedt duidelijkheid op wat de effecten zijn van reserves en voorzieningen op subsidies. Hiermee wordt invulling gegeven aan de weigeringsgrond voldoende eigen vermogen voor een eenduidig subsidieproces. De beleidsregel wordt door het college vastgesteld nadat de raad de wijzigingsverordening heeft vastgesteld.

Toelichting op de wijzigingen

Artikel 1 Begripsomschrijving De wijzigingen in dit artikel betreffen een technische wijziging. Het zorgt voor verduidelijking van begrippen in de Asv. De definities die zijn geschrapt, worden niet gebruikt in de Asv en zijn daarmee overbodig.

Artikel 2 Begripsomschrijving Technische wijziging. De strekking van het artikel is ongewijzigd. De aanpassing is een verbetering ten aanzien van de leesbaarheid van het artikel.

Artikel 6 Aanvraag Deze wijziging geeft invulling aan de doelstelling uit coalitieakkoord van "kleine subsidies kleine processen", "grote subsidies grotere processen". Een subsidie tot en met € 10.000 kan nu gemakkelijker worden aangevraagd. Dit zijn veelal waarderingssubsidies. Voor aanvragen vanaf €10.000 wordt aanvullend gevraagd om een jaarrekening of overzicht van inkomsten en uitgaven, een balans en de stand van de reserves.

Artikel 8 Beslistermijn Technische wijziging. De strekking van het artikel is ongewijzigd. De aanpassing is een verbetering ten aanzien van de leesbaarheid van het artikel.

Artikel 9. Weigerings-, intrekkings- en terugvorderingsgronden Technische wijziging. De strekking van het artikel is ongewijzigd. In de oude verordening stond in de opsomming tweemaal i. De tweede is verwijderd en de opsomming is aangepast.

Artikel 11. Aan een subsidie te verbinden bijzondere verplichtingen Technische wijziging. De strekking van het artikel blijft gelijk. De aanpassing is een verbetering ten aanzien van de leesbaarheid van het artikel.

Artikel 12. Verantwoording Aan dit artikel is een tweede lid toegevoegd. Met deze toevoeging kan verantwoording opgevraagd worden op het totale subsidiebedrag in een bepaald jaar in het geval er extra eenmalige subsidies zijn aangevraagd.

Artikel 13. Eindverantwoording subsidies tot en met € 10.000 Kenmerkend voor de subsidies tot en met € 10.000 is dat deze op basis van vertrouwen worden verleend. Deze subsidies worden in principe direct vastgesteld en zijn hiermee afgehandeld. Het kan zijn dat instellingen al eerder subsidie hebben ontvangen maar voor een extra activiteit een kleine aanvullende subsidie aanvragen Deze kleine subsidie wordt dan niet meegeteld in het totale subsidiebedrag in een bepaald jaar waardoor de verantwoordingseisen niet wijzigen.

Wijzigingsverordening Asv 2019 2

Artikel 14 Eindverantwoording subsidies vanaf € 10.000 tot en met € 50.000 De strekking van het artikel blijft gelijk. De aanpassing is naar aanleiding van de wijziging in artikel 13.

Artikel 15 Eindverantwoording subsidies van meer dan €50.000 Technische wijziging. De strekking van het artikel is ongewijzigd. De aanpassing is een verbetering ten aanzien van de leesbaarheid van het artikel.

Artikel 17. Reservevorming Het artikel komt te vervallen. Voldoende eigen vermogen is een weigeringsgrond voor subsidies. In dit artikel werd ingevuld dat 15% algemene reserve voldoende eigen vermogen is om activiteiten te bekostigen zonder (volledige) subsidie. In de praktijk is gebleken dat dit een te generieke bepaling is geweest waarop al uitzonderingen zijn gemaakt of voornemens waren om te maken. Bovendien ontbreken specifieke regels met betrekking tot reserves zoals de bestemmingsreserves en/of voorzieningen in dit artikel. Als de raad akkoord gaat met het schrappen van het artikel komt een beleidsregel over de beoordeling van de reserves en voorzieningen van subsidieontvangers en de gevolgen voor de subsidieverlening.

Artikel 19. Slotbepaling Technische wijziging. Het huidige artikel 20 is gewijzigd in artikel 19 en het heeft betrekking op de datum waarop de wijzigingsverordening in werking treedt.

Participatie De Asv wijziging betreft geen nieuw gemeentelijk beleid en de technische wijzigingen vragen niet om participatie. Echter, omdat wij willen weten hoe het aanvragen tot ontvangen en mogelijk verantwoorden van de subsidie wordt ervaren, is vanuit het programma een online participatie d.m.v. een online vragenlijst gestart.

Alle subsidierelaties uit 2022 en 2023 hebben in februari 2024 een online vragenlijst ontvangen. De resultaten (maart 2024) van deze vragenlijst geven ons inzicht in waar wij ons (als nodig) kunnen verbeteren in de informatie over subsidies en het subsidieproces. De resultaten worden in maart 2024 gepubliceerd. Als in de resultaten verbeterpunten worden genoemd, worden deze (als mogelijk) verwerkt. Als vanuit de resultaten blijkt dat de participatiegroep een informatiebijeenkomst wenst over subsidies, organiseren wij deze.

Financiële aspecten Dit besluit leidt niet tot een begrotingswijziging omdat er geen financiële gevolgen zijn.

Vervolg en communicatie Als de raad akkoord is met het wijzigingsbesluit gaat de gewijzigde Asv 2019 per 1 mei 2024 in. De wijzigingen zijn dan van toepassing op de daarna aangevraagde subsidies.

• Publicatie vindt plaats in het Gemeenteblad. Hiermee treedt het besluit in werking. • Op de website wordt gecommuniceerd dat er wijzigingen zijn ten aanzien van de Asv. • Op overheid.nl komt de Asv 2019 met daarin de wijzigingen te staan. • Structurele subsidieaanvragers worden via de accounthouder geïnformeerd. • Op de website wordt de Asv geplaatst met aanvullend een B1 niveau vertaling met daarbij extra uitleg op de artikelen.

Bijlagen 1. Was-wordt lijst wijziging Asv 2019.

Wijzigingsverordening Asv 2019 3

Burgemeester en wethouders van Alkmaar,

mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

dhr. R.M. Reus, gemeentesecretaris

Collegevergadering: 12 maart 2024

Wijzigingsverordening Asv 2019 4

VERORDENING

Nr.

De raad van de gemeente Alkmaar;

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 12 maart 2024

Gelet op Het advies van de commissie Bestuur en middelen 9 april 2024 Het bepaalde in de Algemene subsidieverordening 2019; Het bepaalde in artikel 149 van de Gemeentewet;

Besluit

1. vast te stellen de Wijzigingsverordening Algemene subsidieverordening 2019

Verordening tot wijziging van de Algemene subsidieverordening 2019

Artikel I Wijziging Algemene subsidieverordening Alkmaar 2019

De Algemene subsidieverordening Alkmaar 2019 wordt als volgt gewijzigd:

A. Artikel 1 wordt als volgt gewijzigd: 1. Het begrip “Reserve” vervalt en wordt vervangen door: “Algemene reserve: deel van het eigen vermogen waaraan geen bepaalde bestemming is gegeven en nog volledig vrij besteedbaar is; Bestemmingsreserve: het deel van het eigen vermogen waaraan een bepaalde bestemming is gegeven.” 2. De begrippen “jaarlijkse subsidie”, “eenmalige subsidie” en “structurele activiteiten” vervallen.

B. Artikel 2 lid 4 wordt als volgt gewijzigd: Aan lid 4 wordt na het woord “subsidieverlening” het woord “ verbinden” gevoegd voor de punt.

C. Artikel 6 komt te luiden: “Artikel 6. Aanvraag 1.Een aanvraag om subsidie wordt schriftelijk ingediend bij het college. 2. Voor een subsidieaanvraag tot en met € 10.000,- dient de aanvrager de volgende gegevens in: a. een beschrijving van de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd;

Wijzigingsverordening Asv 2019 5

b. de doelen en resultaten welke met die activiteiten worden nagestreefd, en hoe de activiteiten daaraan bijdragen; c. een begroting van de inkomsten en de uitgaven. d. een opgave van bij anderen aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten; 3. Voor een subsidieaanvraag boven de € 10.000 dient de aanvrager de volgende gegevens in: a. een beschrijving van de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd; b. de doelen en resultaten welke met die activiteiten worden nagestreefd, en hoe de activiteiten daaraan bijdragen; c. een begroting van de inkomsten en de uitgaven. d. een opgave van bij anderen aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten; e. de laatst opgestelde jaarrekening of een overzicht van de inkomsten en uitgaven van het laatst afgesloten jaar. f. een balans met toelichting op de eventuele reserves en voorzieningen, g. als het een subsidie betreft die per kalender- of boekjaar aan een rechtspersoon wordt verstrekt, de stand van de algemene en/of bestemmingsreserve op het moment van de aanvraag.

4. Voor een subsidieaanvraag hoger dan € 20.000 per kalender- of boekjaar door een onderneming dient de aanvrager naast de gevraagde gegevens bij lid 3, eveneens in: a. een opgave van subsidies, vergoedingen of tegemoetkomingen in welke vorm ook met staatsmiddelen bekostigd, die al zijn of zullen worden ontvangen voor de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd; b. een verklaring als bedoeld in de de-minimisverordening (de-minimisverklaring); c. de stand van de algemene en/of bestemmingsreserve op het moment van aanvraag.

5. Een rechtspersoon die voor de eerste maal subsidie aanvraagt voegt een exemplaar van de oprichtingsakte en de statuten toe aan de aanvraag alsmede, voor zover het een subsidie per kalender- of boekjaar van meer dan € 20.000 betreft, het jaarverslag, de jaarrekening en de balans van het voorgaande jaar. 6. Bij nadere regel kan van de voorgaande leden worden afgeweken. 7. Het college kan andere dan, of slechts enkele van, de in het tweede en derde lid genoemde gegevens verlangen, indien die voor het nemen van een beslissing op de aanvraag noodzakelijk respectievelijk voldoende zijn.”

D. Artikel 8 lid 7 komt te luiden: "7. Gedurende een meerjarige subsidieperiode als bedoeld in het voorgaande lid wordt het jaarlijkse subsidiebedrag voor aanvang van het betreffende subsidiejaar met een afzonderlijke beschikking beschikbaar gesteld.”

E. Artikel 9 lid 1 onder “j” en “j” vervallen en worden vervangen door: “j. de financiële middelen van de aanvrager, met inbegrip van de gevraagde subsidie, onvoldoende zijn om de voorgenomen activiteiten te kunnen uitoefenen; k. in de bij de betrokken nadere regel bepaalde gevallen.”

F Artikel 11 lid 3 komt als volgt de luiden: “3. Als het college subsidie verstrekt voor activiteiten die mede door andere bestuursorganen worden gesubsidieerd, kan het college ten gunste van de aanvrager afwijken van de bij of krachtens deze Algemene subsidieverordening aan de subsidie te verbinden verplichtingen.”

G. Artikel 12 komt als volgt te luiden: “Artikel 12. Verantwoording

Wijzigingsverordening Asv 2019 6

1. Het college kan bij nadere regel aanvullende eisen stellen ten aanzien van de wijze waarop de subsidieontvanger de besteding van de subsidie dient te verantwoorden. 2. Voor het bepalen van de benodigde verantwoordingseisen wordt uitgegaan van het totaalbedrag van in een bepaald kalender- of boekjaar verleende subsidies.”

H. Artikel 13 wordt als volgt gewijzigd: 1. Het bedrag “5.000” wordt in de aanhef en in lid 1 vervangen door “10.000" 2. Aan artikel 13 wordt toegevoegd: “5. Indien een subsidie op grond van dit artikel is vastgesteld, telt het niet mee voor het totaalbedrag zoals bedoeld in artikel 14 lid 1 en artikel 15 lid 1."

I. Artikel 14 wordt als volgt gewijzigd: Het bedrag van “5.000”wordt in de aanhef en lid 1 vervangen door “10.000".

J. Artikel 15 wordt als volgt gewijzigd: 1. Artikel 15 lid 1 onder c komt als volgt te luiden: “ lid 1 c : in andere gevallen uiterlijk 22 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht. “ 2. Artikel 15 lid 2 onder c vervalt. 3. In artikel 15 lid 2 wordt onderdeel “d” hernoemd naar “c” en onderdeel “e” hernoemd naar onderdeel “d”.

K. Artikel 17 vervalt onder vernummering van de artikelen 18 en 19 tot de artikelen 17 en 18

L. Onder vernummering van artikel 20 tot artikel 19 en lid 5 van dat artikel tot lid 6, komt artikel 19 lid 5 als volgt te luiden: “5. Op aanvragen ingediend vóór 1 mei 2024 blijft de Algemene subsidieverordening Alkmaar 2019 van toepassing zoals deze gold vóór 1 mei 2024.”

Artikel II inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op 1 mei 2024.

De raad van Alkmaar, 18 april 2024

mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

mw. mr. V.H. Hornstra, griffier

Wijzigingsverordening Asv 2019 7