Raadsvoorstel strategisch communicatieplan gemeenteraad Alkmaar

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering:

18 september 2025

Agendapunt: Commissie:

Bestuur en middelen

Portefeuillehouder:

n.v.t.

Relatie met andere portefeuillehouder(s):

n.v.t. n.v.t.

Onderwerp: Strategisch communicatieplan gemeenteraad Alkmaar Voorgesteld besluit 1.

Het strategisch communicatieplan gemeenteraad Alkmaar vast te stellen

Inleiding De directe aanleiding voor het opstellen van dit strategisch communicatieplan zijn de aanbevelingen uit het onderzoek naar de ambities van de gemeenteraad en de werkzaamheden van de griffie. Tijdens de interviews die in het kader van dit onderzoek zijn gehouden, gaven raadsleden aan behoefte te hebben het nader vorm- en uitvoering geven aan (externe) raadscommunicatie. Vervolgens ontstond vanuit de gemeenteraad de behoefte aan een visiedocument dat duidelijk maakt wat de gemeenteraad met communicatie wil bereiken, wie de doelgroepen zijn en hoe de communicatie herkenbaar en consistent kan worden ingezet. In reactie hierop heeft de griffie een concept van het strategisch communicatieplan opgesteld. Na afronding van het concept zijn alle raads- en commissieleden uitgenodigd voor een panelgesprek, waarin zij de gelegenheid kregen om feedback te geven. Het panel bestond uit de volgende raads-en commissieleden: de heer Van Lier, de heer Pinar, mevrouw De Jong, de heer Wittebrood, de heer Jonk, mevrouw Meijers & de heer Kok. Naar aanleiding van hun feedback ligt nu het strategisch communicatieplan aan u voor. Samenvatting Raadscommunicatie kan een belangrijke schakel zijn in het contact tussen inwoners en de gemeenteraad.

Politieke partijen communiceren logischerwijs meer vanuit hun eigen perspectief en juist daarom kan raadscommunicatie een manier zijn waarop informatie meer objectief aan de inwoner wordt overgebracht. Het strategisch communicatieplan heeft als voornaamste doel om de communicatieactiviteiten van de gemeenteraad inzichtelijk te maken en te structureren. Door een duidelijke koers te bepalen en doelstellingen te formuleren, wordt de raadscommunicatie effectiever, consistenter en beter afgestemd op de behoeften van de gemeenteraad. Dit plan biedt een overkoepelend kader voor de wijze waarop de raad zijn communicatie inzet. Door actieve en transparante communicatie bevordert de raad de zichtbaarheid van de raad in de samenleving en maakt het de gemeenteraad beter toegankelijk voor alle inwoners.

Dit voorstel staat in relatie tot n.v.t.

Strategisch communicatieplan gemeenteraad Alkmaar 1

Argumenten 1.

Objectieve en neutrale informatievoorziening Een van de belangrijkste kenmerken van raadscommunicatie is het bieden van feitelijke en neutrale informatie aan inwoners. In tegenstelling tot communicatie van politieke partijen, die logischerwijs gekleurd is door ideologie en standpunten, richt raadscommunicatie zich op het informeren zonder partijpolitieke beïnvloeding. Raadscommunicatie fungeert daarmee als een onafhankelijke informatiebron in het democratische proces.

2.

Vergroten van transparantie en verantwoording Via gestructureerde raadscommunicatie kan de raad laten zien wat er besproken en besloten wordt, en waarom. Dit draagt bij aan transparantie van het lokaal bestuur. Een transparant bestuur is een randvoorwaarde voor een goed functionerende democratie. Door middel van heldere en gestructureerde raadscommunicatie kan de gemeenteraad laten zien wat er speelt: welke onderwerpen op de agenda staan en welke besluiten er zijn genomen. Dit maakt het functioneren van de raad inzichtelijk en begrijpelijk voor inwoners. Tegelijkertijd draagt het bij aan de verantwoording die de raad aflegt aan de samenleving.

3.

Verbeterde zichtbaarheid en toegankelijkheid van de gemeenteraad Veel inwoners weten niet precies wat de gemeenteraad doet of hoe zij betrokken kunnen raken bij het politieke proces. Door de raad op een toegankelijke en herkenbare manier zichtbaar te maken – via zowel traditionele als digitale kanalen – wordt beoogd de drempel om in contact te komen met de lokale politiek te verlagen. Zo wordt de gemeenteraad niet alleen zichtbaarder, maar ook benaderbaar voor álle inwoners.

4.

Professionalisering en structuur Om effectief objectieve informatievoorziening die bijdraagt aan transparantie, verantwoording, zichtbaarheid en toegankelijkheid mogelijk te maken, is een gestructureerde en planmatige aanpak essentieel. Door de verschillende communicatieactiviteiten, doelstellingen, doelgroepen en de kernboodschap in kaart te brengen binnen het strategisch communicatieplan, ontstaat er overzicht, consistentie en samenhang. Dit voorkomt ad-hoc benaderingen en verkleint het risico op versnipperde of tegenstrijdige boodschappen. Daarnaast biedt het kansen om de kwaliteit van de communicatie te verhogen, de juiste middelen in te zetten en communicatie beter af te stemmen op doelstellingen en doelgroepen. Tot slot maakt het strategisch communicatieplan inzichtelijk hoe raadscommunicatie wordt gemonitord en geëvalueerd. Door middel monitoring en evaluatie kunnen resultaten worden geanalyseerd en waar nodig bijgestuurd. Dit zorgt voor een continue kwaliteitsverbetering.

Kanttekeningen en alternatieven n.v.t. Financiële aspecten Naar aanleiding van het raadsvoorstel ‘formatie griffie’ is besloten om de toenmalige formatie van de griffie (6,22 FTE) uit te breiden met 1,6 FTE. Onderdeel van deze uitbreiding was het nader vorm- en uitvoering geven aan (externe) raadscommunicatie. Daarmee wordt verwacht dat de uitvoering van de nota raadscommunicatie met de huidige formatie kan worden uitgevoerd en worden er geen extra kosten verwacht. Strategisch communicatieplan gemeenteraad Alkmaar 2

Vervolg en communicatie Dit besluit wordt op de voor de gemeente Alkmaar gebruikelijke wijze bekend gemaakt. Bijlagen 1.

Strategisch communicatieplan gemeenteraad Alkmaar

Achterliggende documenten -

Moderatieplan Raadscommunicatie Borgen neutraliteit

Alkmaar, 18 september 2025 De raad van Alkmaar, mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

mw. mr. V.H. Hornstra, griffier

Strategisch communicatieplan gemeenteraad Alkmaar 3

RAADSBESLUIT Nr. De raad van de gemeente Alkmaar; Gelet op Het advies van de commissie Bestuur en middelen 9 september 2025 Besluit 1.

Het strategisch communicatieplan gemeenteraad Alkmaar vast te stellen

De raad van Alkmaar, 18 september 2025 mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

mw. mr. V.H. Hornstra, griffier

Strategisch communicatieplan gemeenteraad Alkmaar 4