Raadsvoorstel Pilot gemeenschappelijke Raadsadviescommissie Zaffier - aangenomen

RAADSVOORSTEL gemeente ALKMAA1Ç

Raadsvergadering: 23 november 2023

Agendapunt:

Commissie: Bestuur en middelen

Portefeuillehouder: Robert te Beest

Relatie met andere portefeuillehouder(s): n.v.t.

Onderwerp: Pilot gemeenschappelijke Raadsadviescommissie Zaffier

Voorgesteld besluit Het Algemeen Bestuur van Zaffier te verzoeken een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen in de vorm van een pilot voor een periode van twee jaar en met een voorstel te komen wat de bevoegdheden/taken/werkwijze van de adviescommissie zijn.

Samenvatting De Wet gemeenschappelijke regelingen is in 2022 gewijzigd en biedt de mogelijkheid om een gemeenschappelijke raadsadviescommissie in te stellen voor gemeenschappelijke regelingen. Door een gemeenschappelijke adviescommissie kunnen gemeenteraden in een vroeg stadium betrokken worden bij besluiten van een gemeenschappelijke regeling. Het college stelt samen met alle colleges van de deelnemende gemeente, die Raden voor om voor de periode van twee jaar in pilotvorm een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen bij Zaffier.

Dit voorstel staat in relatie tot anders: kaderstellend besluit inzake wijzigingen Wet gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord

Aanleiding

Wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Per 1juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd. Deze wetswijziging heeft tot doel het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden, provinciale staten en algemene besturen van waterschappen bij taken die in gemeenschappelijke regelingen (GR’en) worden uitgevoerd. Dat gebeurt onder andere door meer keuzevrjheid te geven in de werking van een gemeenschappelijke regeling, bijvoorbeeld door een andere informatiepositie van de raad, het opnemen van een evaluatie van de regeling en de mogelijkheid tot het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie.

De wijziging van de Wgr heeft tot gevolg dat alle gemeenschappelijke regelingen gewijzigd moeten worden en véér 1juli 2024 opnieuw moeten worden vastgesteld. Gemeente Alkmaar neemt deel aan de Regietatel Noord-Holland Noord die dit traject tot wijziging coördineert voor alle

Pilot gemeenschappelijke Raadsadviescommissie Zaffier 7

gemeenschappelijke regelingen in de regio. Op 30 oktoberjl. heeft de Raad een kaderstellend besluit genomen tot wijziging van de gemeenschappelijke regelingen waar zij aan deelneemt.

Instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie (artikel 24a Wgr) Eén van de onderwerpen/artikelen die worden genoemd in het ‘kaderstellend besluit inzake wijzigingen Wet gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord’ betreft de mogelijkheid tot het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie (artikel 24a Wgr). De gemeenteraad heeft besloten de mogelijkheid tot het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie niet op te nemen in de GR, omdat deze mogelijkheid direct voortvloeit uit de wet. Het betekent dat de raden alsnog kunnen besluiten een dergelijke commissie in te stellen.

Deelname aan de gemeenschappelijk adviescommissie De commissie bestaat uit leden die per deelnemende gemeente door de raad uit zijn midden zijn gekozen. Vanuit de gedachte achter de gemeenschappelijke adviescommissie ligt deelname vanuit de raden van alle deelnemende gemeenten voor de hand. Een gemeenteraad is echter niet verplicht een raadslid af te vaardigen. Door middel van deze adviescommissie kunnen gemeenteraden in een vroeg stadium worden betrokken bij geplande besluiten van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam. Daarnaast kan de adviescommissie het algemeen bestuur adviseren omtrent voorgenomen besluiten en (gezamenlijke) standpunten van de raden van de deelnemende gemeenten ten aanzien van de gemeenschappelijke regeling (openbaar lichaam) voorbereiden. De gemeenschappelijke adviescommissie is onderdeel van een gemeenschappelijke regeling en wordt daarom ingesteld door het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling (openbaar lichaam) is verplicht om de commissie in te stellen als alle raden hierom vragen. Daarbij is unanimiteit van alle raden vereist.

Pilot gemeenschappelijke adviescommissie Zaftier Het Algemeen Bestuur van Zaffier stelt voor om te experimenteren met een gemeenschappelijke adviescommissie in een pilot met een looptijd van 2 jaar. Deze looptijd is nodig, aangezien het wenselijk is om meerdere keren bij elkaar te kunnen komen. De vraag is hoe vaak er grote thema’s voorbij komen waarde gemeenschappelijke adviescommissie voorbij elkaar komt. Een kortere looptijd zou mogelijk kunnen leiden tot te weinig ervaring met de werking van de adviescommissie. Gedurende het tweede jaar van de pilot wordt er geëvalueerd bij zowel de verschillende raden als bij het bestuur van Zaffier of de gemeenschappelijke adviescommissie iets heeft opgeleverd en of zal worden voorgesteld om deze structureel in te richten binnen de GR Zaffier.

Voorstel kaders bij pilot gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier Om de pilot tot een succes te maken stelt het college in samenwerking met Zaffier een aantal kaders voor. Aangezien het een pilot is, kunnen deze later nog worden aangepast. Kaders: 1. De gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier is door het algemeen bestuur van Zaffier ingesteld om te fungeren als klankbordgroep voor het algemeen bestuur van Zaffier. Daarnaast heeft de raadsadviescommissie een adviserende rol. 2. De gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier onderschrijft de visie en missie van Zaffier. 3. De gemeenschappelijke adviescommissie: a. Toetst meerjarenplannen vooraf en geeft hier input op; b. Adviseert op raadsvoorstellen v6ördat ze in het Algemeen Bestuur Zaffier komen;

Pilot gemeenschappelijke Raadsadviescommissie Zaffier 2

c. Adviseert over verschillende onderwerpen die verband houden met de hoofddoelstellingen van Zaffier. 4. De advisering heeft een niet bindend karakter. Het bestuur van Zaffier kan besluiten om hier geen gevolg aan te geven. 5. De gemeenschappelijke adviescommissie bestaat uit 6 raadsleden, één uit iedere deelnemende gemeente van Zaffier (met eventueel een aangewezen plaatsvervanger). Alle raadsleden kunnen optreden als commissielid. 6. De gemeenschappelijke adviescommissie Zaffier kan uit haar midden een voorzitter benoemen. 7. De gemeenschappelijke adviescommissie komt één keer per halfjaar bij elkaar. 8. Indien van toepassing houdt de gemeenschappelijke adviescommissie via de aangewezen contactpersoon, het bestuur van Zaffier op de hoogte van de activiteiten van de commissie. 9. Het lidmaatschap van de gemeenschappelijke adviescommissie eindigt van rechtswege op het moment dat men ophoudt lid te zijn van de raad uit wiens midden men aangewezen is.

Vanuit het Algemeen Bestuur zal er een voorstel moeten komen waarin de taken, bevoegdheden en werkwijze van de commissie worden geregeld. De raden van de deelnemende gemeenten worden in de gelegenheid gesteld hun wensen en bedenkingen hieromtrent aan het Algemeen Bestuur over te brengen (art 24a lid 2 Wgr).

Argumenten Het Algemeen Bestuur van Zaffier te verzoeken een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen in de vorm van een pilot voor een periode van twee jaar. 7. Zaffier ziet meerwaarde in het starten van een pilot met een gemeenschappelijke adviescommissie. Een adviescommissie kan een instrument zijn om de betrokkenheid van de raden bij Zaffier te vergroten. Daarnaast kan direct afstemming plaatsvinden met het algemeen bestuur over grote thema’s. Ook kan het het gehele besluitvormingsproces ten goede komen en worden voorstellen mogelijk breder gedragen. Vanuit Zaffier is de pilot een succes als de raadsadviescommissie iets toevoegt aan het huidige proces van adviseren en besluiten, de raden zich betrokken voelen bij Zaffier en Zaffier zien als organisatie die het beste voor heeft met hun inwoners.

2. Het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie maakt de afspraak waar zoals die bij de oprichting van Za[fier in het eindrapport ‘Bouwen aan SORA’ gemaakt is. Daarin stond: ‘Ook wordt voorgesteld om, vooruitlopend op de komende herziening van de Wgr, een gemeenschappelijke raadsadviescommissie in het leven te roepen voor het AB.” ‘Op deze wijze groeit de lokale betrokkenheid bij SORA, kan het gesprek tussen raadsleden en het bestuur van SORA rechtstreeks plaatsvinden en kunnen de leden van de commissie gemakkelijk de verbinding in eigen huis leggen met hun collega-raadsleden.” Hierop voortbouwend heeft op 8 maart 2023 een informatiebijeenkomst voor raadsleden plaatsgevonden over het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie voor Zaffier. Het doel van deze bijeenkomst was om met elkaar in gesprek te gaan over de uitgangspunten van de wet en of een adviescommissie wenselijk is voor Zaffier. Het ging om een eerste verkenning waarin een aanzet is gemaakt over de rol, het doel, de onderwerpen en waar de adviescommissie zich toe verhoudt en waar vragen gesteld zijn (zie ook bijlage 2 voor beantwoording van deze vragen). Dit is gebruikt als input voor de kaders zoals benoemd in de inleiding.

Pilot gemeenschappelijke Raadsadviescommissie Zaffier 3

3. De gemeenschappelijke adviescommissie bijZaffier kan fungeren als pilot voor de gehele regio voor wat betreft het traject rondom de gemeenschappelijke adviescommissie. Dit is besproken bij de Regietafel Noord-Holland-Noord. Hoewel de griffiers als reactie op het kaderstellende besluit van de wijziging van de Wgr adviseerden in dit stadium geen gebruik te maken van de instelling van een adviescommissie van alle GRen, hebben zij ook aangegeven dat goed afgewogen moet worden bij welke GR een adviescommissie het meest relevant kan zijn. En indien de wens bestaat te experimenteren met deze mogelijkheid, het zinnig lijkt te starten met een GR met een relatief klein aantal deelnemers. Zaffier is daarbij genoemd als meest voor de hand liggende optie in Regio Alkmaar (zie bijlage 3 voor advies griffiers).

4. Samenwerking en participatie Het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie is besproken op de Regietafel Noord-Holland Noord en ook de gemeenteraden hebben tijdens de informatiebijeenkomst op 8maart2023 input kunnen leveren op het instellen van een adviescommissie.

Kanttekeningen en alternatieven

Kanttekeningen 7. De gemeenschappelijke adviescommissie wordt alleen ingesteld als de raden van de deelnemende gemeenten een unaniem besluit nemen. Dit is een belangrijke voorwaarde. Een gemeenteraad kan er na instemming wel voor kiezen om geen raadsleden af te vaardigen om deel te nemen in de adviescommissie.

2. In het advies van de griffiers aan de Regieta fel om in dit stadium niet voor alle GR’en in de regio Noord-Holland Noord gebruik te maken van de mogelijkheid tot het instellen van een adviescommissie, noemen de griffiers een aantal overwegingen die als kanttekening gelezen kunnen worden voor het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie van Zaffier:

- Werken met een beperkte afvaardiging per raad levert in de praktijk veelal gecompliceerde situaties op, waaronder het goed organiseren van de terugkoppeling. Hierdoor kan een groot verschil in kennis en achtergrond binnen de raden ontstaan. Opties waarbij deze informatie breder wordt gedeeld hebben dan de voorkeur. - Meer grip betekent ook meer werk: een adviescommissie moet afzonderlijk bemenst worden, voorbereid en een aantal keer per jaar bij elkaar komen, naast alle bestaande lokale en regionale bijeenkomsten. - Afgewogen kan worden of het instellen van een adviescommissie gewenst is of dat wellicht bredere inhoudelijke betrokkenheid georganiseerd kan worden via opties als de extra zienswijzeprocedure op meer inhoudelijke stukken, mogelijk aangevuld met een actief proces van ophalen van informatie bij raden aan de voorkant. - In de huidige werkwijze is al het nodige georganiseerd om de afstemming met GR-en en de deelnemende raden onderling te organiseren, denk aan de regiobijeenkomsten twee keer per jaar over de kadernota’s en de begrotingen van de diverse GR-en. Op deze bijeenkomsten zijn de GR-en aanwezig voor een toelichting en is er de gelegenheid om als raden onderling de zienswijzen af te stemmen. Het is daarom zaak goed af te wegen hoe deze bestaande alternatieven zich verhouden tot de mogelijkheid van het instellen van adviescommissies onder de nieuwe Wgr.

Pilot gemeenschappelijke Raadsadviescommissie Zaffier 4

Alternatieven 3. Het is niet verplicht een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen. Overwogen kan worden om dit niet in te stellen en de huidige werkwijze in stand te houden. Om ook te kunnen adviseren over onderwerpen die niet geagendeerd worden op de regiobijeenkomsten en vaker af te stemmen in de regio, lukt de gemeenschappelijke adviescommissie een geschikt instrument.

Financiële en personele aspecten Het voorstel heeft geen financiële gevolgen. Mochten er onkosten gemoeid zijn met de gemeenschappelijke adviescommissie dan worden die gedekt uit de begroting van Zaffier. Het voorstel heeft geen personele gevolgen. Het betekent wel dat de raad moet beslissen of en wie zij afvaardigen als lid van de gemeenschappelijke adviescommissie.

Vervolg en communicatie Vervolg In een pilot is het van belang dat er tussentijds aanpassingen gedaan kunnen worden aan de vorm. Bij de start en tijdens de pilot moet nagedacht worden over hoe je kunt experimenteren en oefenen met de argumenten voor- en tegen, rekening houdend met termijnen en Juridische voorschriften en hier voldoende tijd voor te nemen. De pilot zal naar verwachting in de loop van 2024 van start gaan en twee jaar duren. Tussentijds en aan het eind zal de pilot geëvalueerd worden. Dit moet nog verder uitgewerkt worden met de leden van de commissie.

Communicatie Wanneer bekend is of er een unaniem besluit genomen wordt over het voorstel in de regio, wordt dit bekendgemaakt volgens de gebruikelijke kanalen. Er vindt geen afzonderlijke communicatie plaats.

Burgemeester en wethouders van Alkmaar,

mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

c -

dhr. R.M. Reus, gemeentesecretaris

Collegevergadering: 31 oktober 2023

Pilot gemeenschappelijke Raadsadviescommissie Zaffier 5

)

‘)\ [ —J( (Ç RAADSBESLUIT gemeente ALKMAAR

N r.

De raad van de gemeente Alkmaar;

Gelet op Het besluit van burgemeester en wethouders van 31 oktober 2023 Het advies van de commissie Bestuur en middelen 14 november 2023 Het bepaalde in artikel 24a Wet gemeenschappelijke regeling Gelet op: kaderstellend besluit inzake wijzigingen Wet gemeenschappelijke regelingen in Noord Holland Noord

Besluit Het Algemeen Bestuur van Zaffier te verzoeken een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen in de vorm van een pilot voor een periode van twee jaar en met een voorstel te komen wat de bevoegdheden/taken/werkwijze van de commissie zal zijn.

De raad van Alkmaar, 23 november 2023

rnw. drs. A.M.C.G. Schouten bur emeester

mw. mr. V.H. Hornstra, griffier

Pilot gemeenschappelijke Raadsadviescommissie Zaffier 6