Raadsvoorstel Notitie Geheimhouding en Beslotenheid voor de gemeente Alkmaar 2025

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering:

26 juni 2025

Agendapunt:

…

Commissie:

Bestuur en middelen

Onderwerp: Notitie Geheimhouding en Beslotenheid voor de gemeente Alkmaar 2025

Voorgesteld besluit 1. Notitie Geheimhouding en Beslotenheid voor de gemeente Alkmaar 2025 vast te stellen.

Samenvatting Enige tijd geleden is de Gemeentewet aangepast op het gebied van geheimhouding. Artikel 23, dat gaat over vergaderen in beslotenheid, is gewijzigd. De eerdere bepalingen over het opleggen en opheffen van geheimhouding en het delen van geheime stukken met derden zijn komen te vervallen. In plaats daarvan is hoofdstuk Va toegevoegd aan de Gemeentewet, waarin nieuwe regels over geheimhouding zijn opgenomen. Ook is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden ter vervanging van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). In Alkmaar waren in diverse regelingen bepalingen opgenomen over openbaarheid en beslotenheid van vergaderingen en documenten. Te denken valt aan de Reglementen van Orde maar ook in de nota actieve informatieplicht. De genoemde documenten worden op dit moment herzien en binnenkort aan uw raad ter besluitvorming voorgelegd. In dit kader leek het aan te bevelen één door uw raad vast te stellen notitie op te stellen die alleen gaat over geheimhouding en beslotenheid zodat de regelingen en afspraken rondom geheimhouding en beslotenheid op een overzichtelijke wijze worden aangeboden. De notitie gaat – uiteraard- uit van de Gemeentewet, en voor zover van toepassing, de Woo en sluit aan bij reeds in Alkmaar bestaande praktijk.

Invloed van kaders op keuzeruimte De notitie Geheimhouding en beslotenheid voor de gemeente Alkmaar werkt de bepalingen uit de Gemeentewet en de Wet open overheid nader uit. Door wetwijzigingen in de Gemeentewet en de inwerkingtreding van de Wet open overheid zijn de volgende veranderingen doorgevoerd: •

Alle bevoegdheden omtrent het opleggen en opheffen van geheimhouding en verstrekken van geheime stukken zijn nu gebundeld in één hoofdstuk van de Gemeentewet (artikelen 87, 88 en 89).

•

De commissievoorzitter kan niet langer zelfstandig geheimhouding opleggen op schriftelijke stukken.

•

De burgemeester krijgt de bevoegdheid om geheimhouding op schriftelijke informatie op te leggen.

•

Besprekingen in geheime vergaderingen vallen automatisch onder geheimhouding.

•

De raad hoeft niet meer expliciet de geheimhoudingsplicht op door hem ontvangen informatie te bekrachtigen.

Notitie Geheimhouding en Beslotenheid voor de gemeente Alkmaar 2025 1

•

Informatie die geheim is en aan een deel van de raad wordt verstrekt, moet vervolgens aan de gehele raad beschikbaar worden gesteld.

•

Deze verplichting geldt niet voor mondeling informatie; die hoeft niet met alle raadsleden gedeeld te worden omdat het niet wordt overlegd (overhandigd).

•

Het orgaan dat de geheimhouding oplegt, beslist over het delen van die informatie, tenzij de raad deze informatie ontvangt; in dat geval beslist alleen de raad.

•

Wanneer een commissie geheimhouding heeft opgelegd, kan deze geheimhouding ook worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld (in dit geval de gemeenteraad).

•

De raad kan besluiten om een lid (of commissie) dat de geheimhouding schendt, voor maximaal drie maanden geen geheime informatie meer te verstrekken. Dit kan naast een eventuele strafrechtelijke vervolging bestaan.

Toelichting op het voorstel De meeste aanpassingen volgen direct uit de wet, waardoor er weinig tot geen beleidsruimte is. Op enkele onderdelen, die te maken hebben met de werkwijze in Alkmaar, zijn echter keuzes mogelijk. Hieronder volgt een toelichting. Stemmen over het delen van het verslag en mondelinge informatie uit besloten commissievergaderingen Binnen het vergadermodel dat in Alkmaar wordt gehanteerd, kan een commissie besloten vergaderen. In dat geval is automatisch geheimhouding van toepassing op alles wat tijdens de vergadering is besproken. Voor mondelinge informatie geldt echter dat deze niet automatisch met alle raads- en commissieleden gedeeld hoeft te worden. Er wordt een geheim verslag gemaakt dat ter inzage op de griffie komt te liggen. Raads- en commissieleden die niet aanwezig waren bij de besloten vergadering mogen dit verslag pas inzien nadat een aanwezig lid het verslag heeft ingezien. Pas dan ontstaat er een plicht tot gelijke informatieverstrekking aan alle raads- en commissieleden. Om deze omslachtige procedure te voorkomen, zal tijdens iedere besloten commissievergadering in Alkmaar het voorstel in stemming worden gebracht om zowel het verslag als de mondeling besproken informatie te delen met de niet-aanwezige raads- en commissieleden. Dit is toegestaan op grond van artikel 88, lid 6 van de Gemeentewet.

Inzage van geheime stukken door commissieleden Volgens de wet mogen commissieleden geen geheime stukken inzien die alleen aan de raad zijn verstrekt, tenzij de raad daarvoor toestemming geeft. Omdat dit niet overeenkomt met de huidige werkwijze in Alkmaar, wordt voorgesteld om in het Reglement van Orde op te nemen dat informatie die onder geheimhouding aan de gemeenteraad wordt verstrekt, ook beschikbaar wordt gesteld aan de door de raad benoemde commissieleden (fractievertegenwoordigers, niet-zijnde raadsleden) Door het college overwogen alternatieven n.v.t. Risico’s Er zijn geen juridische of financiële risico’s verbonden aan dit raadsvoorstel. Financiële aspecten N.v.t. Notitie Geheimhouding en Beslotenheid voor de gemeente Alkmaar 2025 2

Vervolg en communicatie Na vaststelling door de raad, college en burgemeester zullen alle raads- en commissieleden worden geïnformeerd over de nieuwe notitie Geheimhouding en beslotenheid voor de gemeente Alkmaar 2025. Publicatie op www.overheid.nl. is vanwege de interne werking niet noodzakelijk. Bijlagen 1. Notitie Geheimhouding en Beslotenheid voor de gemeente Alkmaar 2025

Notitie Geheimhouding en Beslotenheid voor de gemeente Alkmaar 2025 3

RAADSBESLUIT Nr. De raad van de gemeente Alkmaar; Gelet op Het advies van de commissie Bestuur en Middelen d.d. 24 juni 2025 Besluit 1. De notitie geheimhouding en beslotenheid voor de gemeente Alkmaar 2025 vast te stellen.

De raad van Alkmaar, 26 juni 2025 mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

mw. mr. V.H. Hornstra, griffier

Notitie Geheimhouding en Beslotenheid voor de gemeente Alkmaar 2025 4