Raadsvoorstel m.b.t. financiële verordening, controleverordening, controleprotocol en normenkader

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering: 21 maart 2024 Agendapunt: Commissie: Bestuur en middelen Portefeuillehouder: Christian Schouten Relatie met andere portefeuillehouder(s): n.v.t.

n.v.t.

Onderwerp: Verordeningen ex. art 212 en 213 gemeentewet, controleprotocol accountant en normenkader programmarekening 2023

Voorgesteld besluit 1. de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) van de gemeente Alkmaar 2023 vast te stellen; 2. de Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) van de gemeente Alkmaar 2023 vast te stellen; 3. het bedrag voor een procedure voor wensen en bedenkingen tussen het college van B&W en de gemeenteraad in artikel 8 van de verordening vast te stellen op € 1 miljoen; 4. de verantwoordingsgrens voor afwijkingen met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording van het college van B&W aan de gemeenteraad vast te stellen op 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves; 5. het controleprotocol accountant en normenkader programmarekening 2023 vast te stellen.

Samenvatting De financiële verordeningen artikelen 212 en 213 Gemeentewet vragen aanpassing van de gemeenteraad. De verantwoording van het onderdeel rechtmatigheid over de programmabegroting wordt met ingang van 1 januari 2023 uitgevoerd door het college van B&W. Hiervoor is de Gemeentewet aangepast in 2023. De gemeenteraad gaat hierover in gesprek met het College van B&W en kan zo zijn controlerende rol beter vervullen. Het Rijk heeft hiertoe met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023 een wijziging aangebracht in de Gemeentewet. Voorgesteld wordt deze aanpassingen met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023 door te voeren in de verordeningen van de gemeente Alkmaar.

Dit voorstel staat in relatie tot coalitieakkoord & programmabegroting

Raadsvoorstel Verordeningen ex. art 212, 213 gemeentewet 1

Argumenten

1. De verordeningen 212 en 213 behoeven aanpassing want de Gemeentewet is gewijzigd met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording.

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het College van B&W, over de (financiële) rechtmatigheid. Het doel hiervan is om de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. Het College van B&W stelt hiervoor zelf een verantwoording op over de rechtmatige uitvoering van de programmabegroting in de jaarrekening. Dat moet geborgd worden in verordening 212.

Het is de verwachting dat dit een kwaliteitsimpuls zal geven aan de interne processen en beheersing, zodat het College van B&W kan steunen op een adequaat functionerend systeem. Dat heeft ook gevolgen voor de huidige Controleverordening 213 waarin de opdracht tot accountantscontrole door de gemeenteraad en de rol en werkwijze van de Auditcommissie is geregeld. Om deze reden wordt de verordening 212 (en verordening 213) nu aangepast. In bijgaande voorstel tot aanpassing van de verordening 212 is een nadere toelichting gegeven op de inhoudelijke wijzigingen van de verordening, zijn inhoudelijke bepalingen opgenomen ter voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W en wordt invulling gegeven aan andere voorstellen om de verordening uit het jaar 2020 te actualiseren.

2. De accountant krijgt voor de rechtmatigheidsverantwoording een andere rol, maar kijkt nog steeds mee met de verantwoording van het college van B&W aan de gemeenteraad.

Vanaf boekjaar 2023 neemt het College van B&W een rechtmatigheidsverantwoording over de uitvoering van de programmabegroting op in de programmarekening. Deze verantwoording is een standaardmodel dat bij wet is vastgelegd en het geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (dus inclusief de beoordeling van het proces hoe het college de rechtmatigheidsverantwoording heeft opgesteld). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is. Het voorgaande is in bijgaand voorstel tot aanpassing van verordeningen 212 en 213 geregeld. Voorafgaand is deze wijziging besproken met het college, de auditcommissie, de accountant en afgestemd binnen de ambtelijke organisatie. In bijgaand voorstel tot aanpassing van de Controleverordening 213 is een nadere toelichting gegeven op de inhoudelijke wijzigingen van de verordening.

3. In het coalitieakkoord is toegezegd om een expliciete grens af te spreken met de gemeenteraad wanneer een procedure voor wensen en bedenkingen tussen het college en de gemeenteraad noodzakelijk is.

In het coalitieakkoord staat: “Het college voert uit, maar de raad bepaalt het budget. Uitgaven boven een nog vast te stellen tolerantiegrens die de begroting te boven gaan, worden daarom vooraf voorgelegd aan de raad. De raad kan zodoende altijd haar budgetrecht optimaal uitoefenen. Strategische aankopen uit het daarvoor bestemde fonds(krediet) zijn van deze regel uitgezonderd”. Deze toezegging is specifiek uitgewerkt in artikel 8 van de verordening 212. Dit artikel gaat specifiek in op de actieve

Raadsvoorstel Verordeningen ex. art 212, 213 gemeentewet 2

informatieplicht van het college naar de gemeenteraad voor een aantal specifieke transacties, waaronder het aangaan van verplichtingen voor werken en diensten niet voorzien in de begroting en doet het College van B&W het voorstel om het grensbedrag te bepalen op € 1 miljoen.

4. Voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college van B&W moet een normering (verantwoordingsgrens) worden afgesproken. Het voorstel is om de normering voor de rechtmatigheid gelijk te houden met de bestaande grens van 1% van de totale lasten die nu (en in het verleden) wordt aangehouden door onze accountant voor de controle op de getrouwheid.

De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheids- verantwoording. Deze grens “moet” volgens de regelgeving ergens tussen de 0% en 3% liggen. Het college stelt (na consultatie van de auditcommissie en de controlerend accountant) aan de raad voor om de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid te bepalen op 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotatie aan de reserves. De accountant controleert de getrouwheid thans op 1% en tot de jaarrekening 2023 ook de rechtmatigheid op 1%. Er is geen aanleiding om deze grens nu aan te passen nu de rechtmatigheidsverantwoording bij het college komt te liggen, met de aantekening dat het college en de gemeenteraad ook voor dit eerste jaar (2023) in essentie niet willen tornen aan de bestaande afspraken die reeds eerder zijn gemaakt en dat Alkmaar ook voor dit jaar heeft gestuurd op deze controletolerantie bij het uitvoeren van de werkzaamheden.

5a. Voor de accountantscontrole van de programmarekening 2023 is het noodzakelijk dat de raad het controleprotocol 2023 vaststelt

Het controleprotocol geeft de accountant duidelijkheid wat de reikwijdte van de accountantscontrole is, wat de daarvoor geldende normstellingen zijn en welke te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties gelden..

5b. Het normenkader van de gemeente Alkmaar is een overzicht van de relevante wet- en regelgeving dat van toepassing is in het kader van de controle op de rechtmatigheid.

Het normenkader dient volgens de kadernota rechtmatigheid vastgesteld te worden door de raad zodat duidelijk is welke wet- en regelgeving betrokken moet worden bij de controle op de rechtmatigheid. Dit wordt ook door de accountant verlangd omdat daardoor voor de accountant duidelijk is welke wet- en regelgeving betrokken moet worden bij de controle op de rechtmatigheid in het kader van de jaarrekeningcontrole.

Kanttekeningen en alternatieven In de verordening 212 is opgenomen dat de raad bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid vaststelt, en daarnaast de uitgangspunten voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie. In de voorgestelde “nieuwe” verordening 212 zijn geen onderdelen of zaken geschrapt. De huidige afspraken blijven in tact. Wel wordt uiteraard de wetswijziging in de Gemeentewet doorgevoerd. Het is wenselijk dat de gemeenteraad deze wetswijziging in de bestaande verordening 212 opneemt, anders kan er geen programmarekening 2023 worden opgemaakt binnen de wettelijke kaders.

Raadsvoorstel Verordeningen ex. art 212, 213 gemeentewet 3

Dit voorstel beoogt in de kern niet meer zaken te regelen dan sec het opvolgen van de gemeentewetswijziging en de daaruit voortvloeiende consequenties en inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Het herijkt niet de wijze van samenwerken tussen het College van B&W en de gemeenteraad. In bestuurlijk opzicht is er dus geen sprake van dat deze aanpassing risico’s met zich meebrengt.

Om de aanpassingen te kunnen zien, zijn de belangrijkste aanpassingen op de bestaande verordeningen in de bijlage cursief opgenomen. Zo kan ieder lezer tot de besluitvorming zien wat is gewijzigd. In de publicatieversie na vaststelling wordt het cursief deel in tekst weer rechtgezet. In de toelichting bij de diverse verordeningen is een nadere duiding en uitleg van de individuele voorstellen opgenomen. Daar waar grensbedragen worden genoemd, zijn dat de grensbedragen die de laatste jaren in Bestuursrapportages en de Programmarekeningen zijn toegepast.

Op basis van het nieuwe coalitieakkoord hebben de coalitiepartijen een toezegging gedaan aan de gemeenteraad om een grensbedrag vast te stellen waarboven het college van B&W eerst een zienswijze moet voorleggen aan de raad voordat het college tot het doen van uitgaven overgaat. Het college van B&W doet nu (bij de eerste aanpassing van de verordening 212 die voorligt) een voorstel tot invulling. Dit is door een nieuw artikel 8 te maken in de financiële verordening 212. Artikel 8 wordt in de toelichting van de verordening zelf verder toegelicht. Het is uiteraard aan te gemeenteraad het voorstel voor het grensbedrag door het college te beoordelen. Een grensbedrag is altijd arbitrair, maar dit bedrag geeft volgens het college van B&W aan dat het college bereidt is alles met de gemeenteraad te willen delen en de informatiepositie van de raad een hoge prioriteit te geven.

Deze aanpassingen in de verordeningen worden met terugwerkende kracht ingevoerd. Dat is niet optimaal, maar onlosmakelijk een gevolg van het meerdere keren uitstellen van deze aanpassing van de Gemeentewet in de Tweede Kamer der Staten Generaal in 2020 t/m 2022 en de besluitvorming in het voorjaar van 2023. Na de zomer is de wijziging pas in de eerste kamer behandeld.

Financiële aspecten Dit raadsvoorstel heeft geen financiële consequenties. Het betreft de wijze waarop de programmarekening wordt aangeboden aan de gemeenteraad. De inhoudelijke afspraken tussen het college en de gemeenteraad inzake de uitvoering van de programmabegroting zijn (nagenoeg) ongewijzigd in deze aangepaste verordeningen overgenomen. Alleen op uitvoeringsaspecten zijn toevoegingen gedaan.

Vervolg en communicatie De verordeningen worden gelijk aan de wetswijziging met betrekking tot de rechtmatigheids- verantwoording in de Tweede Kamer in 2023 met terugwerkende kracht per 1 januari 2023 ingevoerd. Voorbereidingen hiertoe met de auditcommissie van de gemeente Alkmaar, de accountant en het college zijn afgerond vooruitlopend op deze aanpassing. De verordeningen zijn van toepassing op de eerstvolgende programmarekening. Dat is de programmarekening 2023 die door het college aan de gemeenteraad eind mei 2024 wordt aangeboden.

Raadsvoorstel Verordeningen ex. art 212, 213 gemeentewet 4

Bijlagen 1. Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) van de gemeente Alkmaar 2023 2. Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) van de gemeente Alkmaar 2023 3. Controleprotocol accountant 2023 4. Normenkader 2023

Burgemeester en wethouders van Alkmaar,

mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

dhr. R.M. Reus, gemeentesecretaris

Collegevergadering: 13 februari 2024

Raadsvoorstel Verordeningen ex. art 212, 213 gemeentewet 5

RAADSBESLUIT

Nr.

De raad van de gemeente Alkmaar;

Gelet op Het besluit van burgemeester en wethouders van 13 februari 2024 Het advies van de commissie Bestuur en middelen 14 maart 2024 Het bepaalde in artikelen 84,197, 212 en 213 van de Gemeentewet .

Concepten van de verordeningen 212 en 2023, het normenkader programmarekening 2023 en het controleprotocol accountant 2023 is op 31 januari 2023 besproken met de auditcommissie. De auditcommissie heeft positief geadviseerd op de concepten.

Besluit 1. de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) van de gemeente Alkmaar 2023 vast te stellen; 2. de Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) van de gemeente Alkmaar 2023 vast te stellen; 3. het bedrag voor een procedure voor wensen en bedenkingen tussen het college van B&W en de gemeenteraad in artikel 8 van de verordening vast te stellen op € 1 miljoen; 4. de verantwoordingsgrens voor afwijkingen met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording van het college van B&W aan de gemeenteraad vast te stellen op 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves; 5. het controleprotocol accountant en normenkader programmarekening 2023 vast te stellen.

De raad van Alkmaar, 21 maart 2024

mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

mw. mr. V.H. Hornstra, griffier

Raadsvoorstel Verordeningen ex. art 212, 213 gemeentewet 6