Raadsvoorstel Kaderstellende regels Inkoop en Aanbestedingsbeleid 2025

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering: Agendapunt:

5 juni 2025

Commissie:

Bestuur en middelen

Portefeuillehouder:

Christian Schouten (Inkoop- en aanbestedingsbeleid)

Relatie met andere portefeuillehouder(s):

n.v.t. (portefeuille) n.v.t. (portefeuille)

Onderwerp: Kaderstellende regels Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 Voorgesteld besluit 1.

De kaderstellende regels Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 vast te stellen;

2.

De kaderstellende regels Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 in te trekken.

Samenvatting De vigerende Kaderstellende regels Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn in 2017 vastgesteld. Deze regels worden nu om meerdere redenen geactualiseerd, onder andere vanwege de wens in het coalitieakkoord om de positie van het regionale bedrijfsleven bij inkopen en aanbestedingen te versterken. De gemeente Alkmaar kiest bewust voor een flexibeler en slagvaardiger inkoopbeleid dat past bij de actuele maatschappelijke opgaven en marktomstandigheden. Binnen de wettelijke kaders wordt maximale ruimte benut om sneller, doelmatiger en met oog voor de regionale economie opdrachten te gunnen, ook voor de eigen organisatie. Voorbeelden hiervan zijn: -

regeldruk te verminderen waardoor aanbestedingsprocessen versnellen

-

bij onderhandse aanbestedingen actief regionale ondernemers uit te nodigen waardoor de regionale economie en werkgelegenheid gestimuleerd wordt

-

indien nodig als college – gemotiveerd – af te wijken van het beleid, om maatschappelijke voortgang te garanderen bij urgente of complexe vraagstukken

-

verlaging van drempelbedragen zodat er meer en sneller ruimte geboden wordt voor gunning.

Dit voorstel staat in relatie tot coalitieakkoord Argumenten 1. De wens in het Coalitieakkoord om de positie van regionale ondernemers te versterken Deze wens in het coalitieakkoord om de positie van het regionale bedrijfsleven bij inkopen en aanbestedingen te versterken wordt met dit voorstel uitgevoerd. Een drietal drempelbedragen zijn verhoogd om dit mogelijk te maken en om zo directer regionale leveranciers te betrekken bij opdrachten.

Bij enkelvoudig aanbesteden van leveringen en diensten is de grens verhoogd van € 50.000 naar € 70.000. Voor Sociale en Andere Specifieke (SAS) diensten geldt een verhoogde drempel voor enkelvoudig onderhands aanbesteden tot € 250.000 en dit was € 50.000. Voor werken bij meervoudig onderhands aanbesteden geldt een verhoogde drempel tot € 3.000.000 en dit was € 150.000. 2.

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) De gemeente Alkmaar heeft het manifest voor MVOI ondertekend. Door het MVOI nu nadrukkelijk in de kaderstellende regels op te nemen kan het vertaald worden naar het Inkoop-en aanbestedingsbeleid om zo innovatieve en duurzame oplossingen in de regio te stimuleren.

3.

Met Ondernemend Alkmaar zijn de voornemens besproken en er is een enquête gehouden. Vooruitlopend op de nieuwe regels is rond de jaarwisseling een enquête gehouden onder ondernemers. Ongeveer 60 ondernemers hebben aan de enquête deelgenomen. De ondernemers zijn overwegend positief over het verhogen van het bedrag voor enkelvoudige aanbesteding naar € 70.000. Ook elementen als MVOI en SROI worden positief ontvangen. Over de uitkomsten van de enquête heeft er op 3 februari jl. een open discussie plaatsgevonden tussen enkele leden van Ondernemend Alkmaar en de gemeente. Zowel uit de enquête als uit het open gesprek blijkt dat de ondernemers de voorgestelde aanpassing in de kaderstellende regels ondersteunen. Een verslag hiervan treft u aan in bijlage II.

4.

Aanvullingen vanuit het VNG-model Inkoop- en aanbestedingsbeleid Met de nieuwe regels wordt tevens invulling gegeven aan het laatste VNG-model in deze.

Kanttekeningen en alternatieven 1. De wens in het Coalitieakkoord om de positie van regionale ondernemers te versterken Deze wens in het coalitieakkoord om de positie van het regionale bedrijfsleven bij inkopen en aanbestedingen te versterken is mede ingevuld door enkelvoudig aanbesteden van leveringen en diensten op te hogen van € 50.000 naar € 70.000. Op basis van nieuwe richtlijnen kan dit bedrag nu hoger gesteld worden. Hiermee zitten we wel direct aan de bovengrens. Een tussenstap van bijvoorbeeld € 60.000 is ook een mogelijkheid. In dit geval is daar niet voor gekozen om maximaal aan het coalitieakkoord tegemoet te komen. Dit laatste geldt ook voor de Sociale en Andere Specifieke (SAS) diensten en in het geval van het meervoudig onderhands aanbesteden voor werken. 2.

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) Wanneer er in de nieuwe regels geen vertaling van de MVOI plaatsvindt heeft onze deelname aan het manifest geen meerwaarde meer en worden innovatieve en duurzame oplossingen in de regio niet gestimuleerd.

3.

Met Ondernemend Alkmaar zijn de voornemens besproken en er is een enquête gehouden. De enquête gaf een mooi resultaat te zien met ongeveer 60 respondenten. Belangrijke conclusies zijn o.a.: -) betere vindbaarheid van ondernemers, Stadswerk072 en de gemeente -) een structureel overleg -) een online Ondernemersloket voor Inkoop

Na vaststelling van deze Kaderstellende regels door uw raad vindt vertaling plaats naar de ambtelijke organisatie. Door inzet van inkoopteams van de gemeente en Stadswerk072, maar ook het ondernemersloket, communicatie en het onlineteam worden betrokken in de vervolgfases. Deze participatie gaf als het ware het startsein van een meer structurele invulling.

Financiële aspecten Deze kaderstellende regels hebben geen direct budgettair gevolg.

Vervolg en communicatie • Met het vaststellen van de kaderstellende regels stelt de gemeente de kaders vast voor het inkoop en aanbestedingsbeleid. Dit uitvoeringsbeleid wordt vastgesteld door het college in het komende kwartaal. •

Het ondernemersloket publiceert de vastgestelde regels

•

De ambtelijke organisatie start met de uitwerking van de conclusies uit de ondernemersparticipatie.

Bijlagen I. Kaderstellende regels 2025 II. Verslag ondernemersparticipatie 2025

Burgemeester en wethouders van Alkmaar, mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

dhr. R.M. Reus, gemeentesecretaris

Collegevergadering: 15 april 2025

RAADSBESLUIT Nr. De raad van de gemeente Alkmaar; Gelet op Het besluit van burgemeester en wethouders van 15 april 2025 Het advies van de commissie Bestuur en middelen 27 mei 2025

Besluit 1. De kaderstellende regels Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 vast te stellen; 2.

De kaderstellende regels Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 in te trekken.

De raad van Alkmaar, 5 juni 2025 mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

mw. mr. V.H. Hornstra, griffier