Raadsvoorstel Jaarstukken 2024 en Programmabegroting 2026 GR RHCA

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering:

26 juni 2025

Agendapunt: Commissie:

Gezamenlijk

Portefeuillehouder:

Anja Schouten

Onderwerp: Programmaverantwoording 2024 en Programmabegroting 2026 Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA)

Voorgesteld besluit ten aanzien van de Programmaverantwoording 2024 met betrekking tot het positieve resultaat over 2024 van € 40.815., zoals is voorgesteld in het begeleidend schrijven van het GR RHCA d.d. 15 april 2025: 1.

geen zienswijze in te dienen op de concept bestemming van het resultaat van de jaarrekening 2024

2.

geen zienswijze in te dienen op de programmabegroting 2026;

3.

dit besluit aan het (dagelijks) bestuur van GR RHCA kenbaar te maken.

Samenvatting De raden van de deelnemende gemeenten kunnen hun zienswijzen naar voren brengen over de Programmaverantwoording en de ontwerpbegroting bij het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Deze zienswijzen worden betrokken bij de behandeling van de Programmaverantwoording en de ontwerpbegroting die aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling worden aangeboden. Besluitvorming over de Programmaverantwoording 2024 en de Programmabegroting 2026 vindt plaats in de vergadering van het AB van 2 juli 2025.

Dit voorstel staat in relatie tot n.v.t.

Programmaverantwoording 2024 en Programmabegroting 2026 Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA) 1

Argumenten I – jaarstukken 2024 1 Geen zienswijze op de concept bestemming van het resultaat van de jaarrekening 2024 Toevoeging aan de algemene reserve De Programmaverantwoording 2024 van het RHCA sluit af met een positief resultaat van € 40.815. Dit wordt grotendeels verklaard doordat de opbrengsten hoger waren dan begroot (met name door renteontvangsten en diensten voor derden). Hier tegenover staan hogere lasten van huisvesting, automatisering en diverse overige zaken maar het uiteindelijke resultaat blijft positief. Het bestuur wordt periodiek geïnformeerd over de ontwikkelingen op financieel gebied. Het bestuur is daarmee op de hoogte van over- en onderschrijdingen. Met het vaststellen van deze jaarstukken is geen sprake van onrechtmatigheid m.b.t. het kostentotaal. Instellen nieuwe reserve ‘Innovatie en achterstanden’. Naast de ontwikkelingen op het gebied van digitale duurzame opslag en behoefte van de klant om meer en meer digitaal te kunnen raadplegen kampt het Regionaal archief nog met achterstanden vanuit de Coronaperiode. Er is een inhaalslag nodig om informatie te digitaliseren en beschikbaar te stellen. Het bestuur doet daarom een voorstel voor de instelling van een nieuwe reserve ‘Innovatie en achterstanden’. Het positieve resultaat zoals gepresenteerd in de jaarstukken 2024 is beperkt en er is geen bezwaar op de voorgestelde resultaatbestemming.

Dat betekent dat:

•

Een bedrag van € 6.940. wordt toegevoegd aan de Algemene reserve zodat deze hierna de maximale omvang van 2,5 % van het kostentotaal vormt.

•

Het restant van het positieve resultaat, € 33.875 te bestemmen voor een in te stellen bestemmingsreserve ‘Innovatie & achterstanden’. Dit omdat er in korte tijd veel ontwikkelingen op digitaal gebied op ons afkomen en er daarnaast nog veel achterstanden zijn in beschrijving en beheer van archieven en collecties. ( ontstaan in de coronaperiode)

Kanttekeningen en alternatieven Status bestemmingsreserve Duurzaamheid en lastenstijging Naast de algemene reserve en de nieuwe bestemmingsreserve ‘achterstanden en innovatie’ bestaat nog de bestemmingsreserve ‘Duurzaamheid en lastenstijging die in 2023 is gevormd om voorbereid te zijn op investeringen in de huisvesting, met name vanwege het hoge energieverbruik van de klimaatinstallatie. Het Algemeen Bestuur heeft in 2024 ingestemd met het voorstel om samen met de verhuurder de verduurzaming van het pand te realiseren. Dit zal in 2025 verder vervolg krijgen. Financiële aspecten Financiële rechtmatigheid Met ingang van het verslagjaar 2023 neemt het dagelijks bestuur van het Regionaal Archief rechtmatigheids-verantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. In het verslagjaar 2024 zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd, die niet-acceptabel zijn. Er is wel een onduidelijkheid geconstateerd ten aanzien van de aanbestedingswet. Deze onduidelijkheid van € 13.000 valt binnen de rapportagegrens van € 33.000. Programmaverantwoording 2024 en Programmabegroting 2026 Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA) 2

Financiële kengetallen In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt voorgeschreven om kengetallen op te nemen om de financiële positie voor raadsleden inzichtelijker te maken. De financiële kengetallen die van toepassing zijn voor het RHCA laten een positief beeld zien over de financiële positie van het RHCA. Argumenten II – Programmabegroting 2026 2. Geen zienswijze op de programmabegroting De begroting 2026 is opgesteld volgens de kadernota, met indexatie van de regietafel. Na het versturen van de Kadernota 2026 en de bezuinigingsscenario's van 3%, 5% en 7%, hebben gemeenten hun zienswijzen ingediend. Er is geen duidelijke voorkeur voor een specifiek bezuinigingspercentage. Vier gemeenten kiezen voor 0%, vier voor 3%, en één voor 5%. De stemverdeling is: 18 stemmen voor 0%, 22 voor 3%, en 10 voor 5%. Het dagelijks bestuur stelt voor om een bezuiniging van 3% aan te houden voor de begroting 2026.. Bij de Kadernota 2026 heeft Alkmaar laten weten akkoord te gaan met de voorgestelde bezuiniging van 3%. Geadviseerd wordt om dan ook mee te gaan met de motivatie van het bestuur van de GR-RHCA om te kiezen voor het scenario van 3% lagere lasten. Allereerst omdat het uitvoeren van de wettelijke taken door het RHCA mogelijk in gevaar kan komen bij een grotere besparing.

Daarnaast zijn de besparingsmogelijkheden van een organisatie als het RHCA beperkt omdat de begroting voornamelijk bestaat uit geraamde personeelslasten en huisvestingslasten. Daarnaast heeft een taakstelling van 5% een gering effect op de bijdrage 2026 aan de GR-RHCA Volgens het beleidsplan zullen in 2026 twee thema’s extra aandacht krijgen: het duurzaam bewaren van digitale overheidsinformatie in het e-depot en het verbeteren van digitale dienstverlening aan burgers en aangesloten overheden. Het project E-depot verloopt volgens planning, en alle aangesloten overheden zullen hier binnen enkele jaren op worden aangesloten. Digitale producten zoals digitaliseren op verzoek, het geschiedenislokaal, het E-loket bouwdossiers en het WOO-loket zullen verder ontwikkeld worden. Ook wordt de website vernieuwd om de collectie beter te beheren en beschikbaar te stellen.

Kanttekeningen en alternatieven Financiële gevolgen De Algemene Reserve wordt aangevuld met € 6.940. Aan de nieuwe bestemmingsreserve en ‘Achterstanden en innovatie’ wordt een bedrag van € 33.875 toegevoegd zodat achterstanden kunnen worden ingehaald en ruimte is voor innovatie op het gebied van digitalisering. De gemeentelijke bijdrage voor het jaar 2026 zal verhoogd worden naar € 1.307.648.

Vervolg en communicatie Direct na besluitvorming in de gemeenteraad, zal het bestuur van het RHCA op de hoogte gesteld worden van het besluit om geen zienswijze af te geven. Vaststelling van de programmabegroting 2026 en Programmaverantwoording 2024 vindt plaats in de vergadering van het AB RHCA 2 juli 2025.

Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief RHCA Jaarstukken 2024 + Programmabegroting 2026 2.

Jaarrekening RHCA incl. controleverklaring 2024

3.

Programmabegroting RHCA 2026 v4 3% bezuiniging

4.

Conceptbrief aan dagelijks bestuur

Programmaverantwoording 2024 en Programmabegroting 2026 Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA) 3

Burgemeester en wethouders van Alkmaar, mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

dhr. R.M. Reus MPM, gemeentesecretaris

Collegevergadering: 20 mei 2025

Programmaverantwoording 2024 en Programmabegroting 2026 Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA) 4

RAADSBESLUIT Nr. De raad van de gemeente Alkmaar; Gelet op Het besluit van burgemeester en wethouders van 20 mei 2025 Het advies van de commissie Gezamenlijk 3 juni 2025

Besluit 1.

geen zienswijze in te dienen op de concept bestemming van het resultaat van de jaarrekening 2024

2.

geen zienswijze in te dienen op de programmabegroting 2026;

3.

dit besluit aan het (dagelijks) bestuur van GR RHCA kenbaar te maken.

De raad van Alkmaar, 26 juni 2025 mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

mw. mr. V.H. Hornstra, griffier

Programmaverantwoording 2024 en Programmabegroting 2026 Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA) 5