Raadsvoorstel Jaarstukken 2023 en begroting 2025 RHCA

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering: 27-06-2024 Agendapunt:

Commissie: Gezamenlijk

Portefeuillehouder: mw. A.M.C.G. Schouten Relatie met andere portefeuillehouder(s): n.v.t.

n.v.t.

Onderwerp: Programmaverantwoording 2023 en Programmabegroting 2025 Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA)

Voorgesteld besluit Voorgesteld besluit ten aanzien van de Programmaverantwoording 2023 met betrekking tot het negatieve resultaat over 2023 van -/- € 36.703, zoals is voorgesteld in het begeleidend schrijven van het GR RHCA d.d. 14 april 2024: 1 akkoord te gaan om € 5.985 aan de algemene reserve toe te voegen zodat deze hierna de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal vormt ( €75.287); 2 akkoord te gaan met het voorstel om het hierdoor ontstane tekort van -/- €42.688 te onttrekken uit de bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging; 3 geen zienswijze in te dienen op de programmabegroting 2025; 4 Deze besluiten aan het (dagelijks) bestuur van GR RHCA kenbaar te maken.

Inleiding Het bestuur van het GR RHCA biedt de Programmaverantwoording 2023 en de Programmabegroting 2025 aan ter beoordeling. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen hun zienswijzen naar voren brengen over de Programmaverantwoording en de ontwerpbegroting bij het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Deze zienswijzen worden betrokken bij de behandeling van de Programmaverantwoording en de ontwerpbegroting die aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling worden aangeboden. Besluitvorming over de Programmaverantwoording 2023 en de Programmabegroting 2025 vindt plaats in de vergadering van het AB van 10 juli 2024.

Dit voorstel staat in relatie tot: n.v.t.

Argumenten I. 1a en 1b Jaarstukken 2023- Toevoeging aan de algemene reserve De Programmaverantwoording van het RHCA sluit af met een negatief resultaat van ad. € 36.703. Het negatieve resultaat over 2023 is voornamelijk het gevolg van hoger dan begrote opbrengsten op

aanvullende diensten tegenover hogere loon- en huisvestingskosten. De loonkostenontwikkeling vanuit de vastgestelde CAO is aanzienlijk hoger geweest dan de compensatie die hiervoor is ontvangen. Hiernaast zijn hogere lasten van nagekomen kosten te zien waartegenover deels hogere baten van dienstverlening aan derden gerealiseerd zijn. Het bestuur wordt periodiek geïnformeerd over de ontwikkelingen op financieel gebied. Het bestuur is daarmee op de hoogte van over- en onderschrijdingen. In de tussentijdse cijfers is aangegeven dat het saldo negatief zou worden. Het uiteindelijke saldo is iets negatiever uitgekomen dan de halfjaarcijfers aangaven. Met het vaststellen van deze jaarstukken is geen sprake van onrechtmatigheid m.b.t. het kostentotaal.

Het negatieve resultaat zoals gepresenteerd in de jaarstukken 2023 is beperkt en we hebben geen bezwaar op de voorgestelde resultaatbestemming. Het is goed om de algemene reserve tot het maximum aan te sterken, aangezien het bij het RHCA om een beperkt bedrag gaat. De reserve Duurzaamheid en lastenstijging geeft de ruimte om dat te doen ondanks het tekort in 2023.

Daarom zal aan het Algemeen Bestuur worden voorgesteld om een bedrag van € 5.985 aan de algemene reserve toe te voegen, zodat deze hierna de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal vormt (€ €75.287), waarna een bedrag resteert van -/- €42.688 van het resultaat. Het voorstel van het GR RHCA is om €42.688 te onttrekken aan de bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging waardoor deze een omvang krijgt van € 279.659.

Financiële kengetallen In de Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt voorgeschreven om kengetallen op te nemen om de financiële positie voor raadsleden inzichtelijker te maken. De financiële kengetallen die van toepassing zijn voor het RHCA laten een positief beeld zien over de financiële positie van het RHCA.

Geen accountantsverklaring Er is nog geen controleverklaring van de accountant afgegeven te aanzien van de Programmaverantwoording 2023. De Rijksoverheid heeft namelijk het concept van het aangepast BBV en BADO nog niet definitief kunnen vaststellen omdat de Algemene Rekenkamer nog geen akkoord heeft gegeven op de aanpassingen. Pas na de akkoordverklaring kan BBV en BADO vastgesteld worden, waarna de accountant een verklaring kan afgeven. Alhoewel er cijfermatig geen aanpassingen worden verwacht, moet er een voorbehoud gemaakt worden voor de inhoud, want die kan nog wijzigen als gevolg van de formaliteiten die nog afgerond moeten worden.

II. Programmabegroting 2025 De begroting 2025 is conform de kadernota 2025 opgesteld met de indexatie van de regietafel. We zien geen aanleiding om een zienswijze af te geven.

Conform het vigerende beleidsplan zullen in 2025, naast het voortzetten van de kerntaken, twee thema’s extra aandacht krijgen: het duurzaam bewaren van de digitale overheidsinformatie in het edepot en het vergroten van de digitale dienstverlening aan burger en aangesloten overheden. Het project E-depot verloopt volgens planning en het streven is om binnen enkele jaren alle bij de GR aangesloten overheden hierop aan te sluiten. Voor de digitale dienstverlening zullen bestaande producten (zoals digitaliseren op verzoek, het geschiedenislokaal, het E-loket bouwdossiers en het WOO-loket) verder ontwikkeld worden. Tevens zal gewerkt worden aan de vernieuwing van de website waarmee de collectie wordt beheerd en beschikbaar wordt gesteld.

Weerstandsvermogen/risico’s Begin 2024 zijn de volgende risico’s te onderscheiden die effect kunnen hebben op de financiële huishouding van het RHCA.

5 Minder opbrengsten depotgebruik derden Het risico dat de verhuur van archiefruimte vermindert is een continu aanwezig risico. De overeenkomsten betreffen voornamelijk lang lopende contracten, dus de kans dat een van de partijen de overeenkomst opzegt wordt laag ingeschat. Uitgaande van het maximaal wegvallen van € 50.000 en een lage kans hierop (25%), is een weerstandsvermogen op dit onderdeel van € 12.500 voldoende.

6 Hogere energiekosten Er lijkt enige rust op de energiemarkt te zijn weergekeerd, maar voor de langere termijn blijft het onzeker. Op dit moment zijn de gestegen energiekosten meegenomen in de begroting, maar het risico op prijsstijgingen blijft. Bij een schatting van een maximaal risico van € 70.000 en een hoog risico (75%) is het benodigde weerstandsvermogen hiervoor € 52.500. In het kader hiervan kan ook het streven naar een meer energieneutrale klimaatinstallatie genoemd worden. Op dit moment bevinden de ontwikkelingen zich in de planfase, hiervoor is de bestemmingsreserve Duurzaamheid en lastenstijging beschikbaar.

Volgens de definitie dat alleen de Algemene Reserve het weerstandsvermogen vormt, is tegenover een benodigd bedrag van € 65.000 na bestemming van het resultaat over 2023, voldoende algemene reserve aanwezig. De conclusie is dat het Regionaal Archief beschikt over voldoende weerstandsvermogen om de huidige risico’s voor 2024/2025 te dekken maar voor de periode erna is niet zeker of er voldoende weerstandsvermogen aanwezig is. Eén en ander hangt af van de eerdergenoemde ontwikkelingen

Financiële gevolgen De Algemene Reserve wordt aangevuld met € 5.985 . Aan de Bestemmingsreserve Lastenstijging 2023/2025 en duurzaamheid wordt een bedrag van €42.688 onttrokken ter vereffening van het negatieve resultaat. De gemeentelijke bijdrage voor het jaar 2025 zal verhoogd worden naar € 1.246.419.

Vervolg en Communicatie Direct na besluitvorming in de gemeenteraad, zal het bestuur van het RHCA op de hoogte gesteld worden van het besluit om geen zienswijze af te geven. Vaststelling van de programmabegroting 2025 en Programmaverantwoording 2023 vindt plaats in de vergadering van het AB RHCA 10 juli 2024.

mw. drs. A.M.C.G. (Anja) Schouten, burgemeester

dhr. R.M. (Robert) Reus, gemeentesecretaris

Collegevergadering: 14-05-2024

Bijlagen

1. Aanbiedingsbrief RHCA Jaarstukken 2023 + Begroting 2025 2. Programmaverantwoording RHCA 2023 3. Programmabegroting RHCA 2025

RAADSBESLUIT

Nr.

De raad van de gemeente Alkmaar;

Gelet op Het besluit van burgemeester en wethouders van 14 mei 2024. Het advies van de commissie Gezamenlijk van 13 juni 2024

Besluit ten aanzien van de Programmaverantwoording 2023 met betrekking tot het negatieve resultaat over 2023 van -/- € 36.703, zoals is voorgesteld in het begeleidend schrijven van het GR RHCA d.d. 14 april 2024: 1 akkoord te gaan om € 5.985 aan de algemene reserve toe te voegen zodat deze hierna de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal vormt ( €75.287); 2 akkoord te gaan met het voorstel om het hierdoor ontstane tekort van -/- €42.688 te onttrekken uit de bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging; 3 geen zienswijze in te dienen op de programmabegroting 2025; 4 Deze besluiten aan het (dagelijks) bestuur van GR RHCA kenbaar te maken.

Alkmaar, 27 juni 2024.

De raad van Alkmaar,

mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

mw. mr. V.H. Hornstra, griffier