Raadsvoorstel gemeentelijke ombudsman

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering: 27 juni 2024 Agendapunt: Verordening gemeentelijke ombudsman Commissie: Bestuur en middelen Portefeuillehouder: Anjo van de Ven (Open overheid)

Onderwerp: Verordening gemeentelijke ombudsman

Voorgesteld besluit 1. De Verordening gemeentelijke ombudsman vast te stellen. 2. Het college op basis van dit besluit, namens de raad, vóór 1 juli 2024 de aansluiting van de gemeente Alkmaar bij de Nationale ombudsman per 1 januari 2025 op te zeggen.

Samenvatting Met de Verordening gemeentelijke ombudsman bepaalt de gemeenteraad dat Alkmaar een gemeentelijke ombudsman aanstelt per 1 januari 2025. De gemeentelijke ombudsman zal de tweedelijns klachten over de gemeente Alkmaar behandelen. Met dit besluit wordt het college tegelijkertijd gevraagd de aansluiting bij de Nationale ombudsman voor 1 juli 2024 op te zeggen. Deze data zijn vastgesteld in de Gemeentewet, hoofdstuk IVc, artikel 81p lid 3.

Dit voorstel staat in relatie tot het coalitieakkoord In het coalitieakkoord staat dat Alkmaar een gemeentelijke ombudsman instelt om inwoners en ondernemers te helpen bij klachten over de gemeente. Om dit uit te voeren moet de raad een verordening gemeentelijke ombudsman aannemen.

Argumenten Voorgesteld wordt om een gemeentelijke ombudsman aan te stellen.

1. De toelichting per artikel Artikel 1 Instelling In de verordening besluit de raad een gemeentelijke ombudsman aan te stellen. Een gemeentelijke ombudsman is nabij en kent de gemeente. Dit verlaagt de drempel voor inwoners en ondernemers om aan te kloppen bij de ombudsman als zij hulp willen bij een tweedelijns klacht.

Artikel 2 Benoeming De ombudsman wordt aangesteld voor zes jaar. Deze termijn is opgenomen in de Gemeentewet, hoofdstuk IVc, artikel 81q lid 1. Een ombudsman mag een keer herbenoemd worden. We vragen een Verklaring omtrent het gedrag om te controleren dat de (plaatsvervangend) ombudsman geen strafbare feiten heeft gepleegd die het functioneren in de weg staan. De Werkgeverscommissie voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de ombudsman.

Artikel 3 Nevenfuncties

Verordening gemeentelijke ombudsman 1

De ombudsman mag niet werkzaam zijn voor de gemeente of andere organisaties die nauw met de gemeente samenwerken. Zo waarborgen we onafhankelijkheid.

Artikel 4 Financiële middelen De (plaatsvervangend) ombudsman wordt betaald voor zijn werkzaamheden. Momenteel betalen we de Nationale ombudsman op basis van het aantal inwoners. In 2024 is dit €29.200. De gemeentelijke ombudsman ontvangt een te declareren uurtarief van 70 euro. We betalen de gemeentelijke ombudsman dus alleen voor het uitgevoerde werk. Dit uurtarief is gebaseerd op het verwachte kennis- en ervaringsniveau van een ombudsman en de bedragen bij andere gemeenten. Het maximaal in te dienen bedrag aan gewerkte uren is 30.000 euro. Van dit bedrag kan meer dan 400 uur gewerkt worden. Op basis van het gemiddeld aantal klachten van de afgelopen jaren is dit bedrag ruim voldoende. Met een maximale vergoeding hebben we een duidelijke afspraak over hoeveel de ombudsman kan verdienen in een jaar. De (plaatsvervangend) ombudsman ontvangt daarnaast een reiskostenvergoeding, zodat hij wanneer nodig op locaties aanwezig kan zijn. Daarnaast biedt de raad voldoende financiële middelen om het ombudswerk te kunnen uitvoeren. Denk aan kosten voor een telefoonnummer, website en een werkplek voor een fysiek spreekuur. Dit is verplicht vanuit de Gemeentewet, hoofdstuk IVc, artikel 81v.

Artikel 5 Bemiddeling In dit artikel wordt geregeld hoe de ombudsman bemiddelt bij een klacht. De ombudsman behandelt alleen tweedelijnsklachten. Elke klacht moet dus eerst ingediend zijn bij de klachtencoördinatoren. Zij zijn de eerstelijns klachtenbehandelaar. Als de afhandeling in de eerste lijn niet tot een oplossing leidt, kan iemand terecht bij de ombudsman. De ombudsman hoort zowel schriftelijk als mondeling klachten aan. De klachten worden uiteindelijk alleen op schrift in behandeling genomen. De ombudsman kan hier hulp bij aanbieden. Dit zorgt ervoor dat de klacht goed vastgelegd wordt. Als een klacht leidt tot een bemiddeling brengt de ombudsman de betrokken instanties op de hoogte. Zo kan het onderzoek goed uitgevoerd worden.

Artikel 6 Werkinstructie Met dit artikel krijgt de (plaatsvervangend) ombudsman de ruimte om zelf een werkinstructie op te stellen. Op basis van de Gemeentewet, hoofdstuk IVc, artikel 81t, lid 2 mag de gemeente de ombudsman geen instructies voor de werkzaamheden opleggen.

Artikel 7 Ontvangstbevestiging en toezending verzoekschrift Dit artikel regelt dat betrokkenen op de hoogte zijn wanneer er een onderzoek wordt ingesteld.

Artikel 8 Rapportage en terugkoppeling In de Gemeentewet, hoofdstuk IVc, artikel 81u, is vastgelegd dat de ombudsman een jaarverslag schrijft. In dit artikel leggen we vast wanneer dit jaarverslag opgeleverd dient te worden. De gemeenteraad spreekt jaarlijks over dit verslag. Zo houdt de raad goed zicht op de klachten die binnenkomen en de kosten van de gemeentelijke ombudsman. De ombudsman krijgt ook de mogelijkheid om rapporten toe te sturen aan de gemeenteraad. Dit geeft de ombudsman een signaalfunctie.

Artikel 9 Inwerkingtreding Dit artikel bepaalt dat de Verordening vanaf 1 januari 2025 geldt.

Verordening gemeentelijke ombudsman 2

Artikel 10 Citeertitel Dit artikel bepaalt de naam van de Verordening.

2. De raad moet vóór 1 juli 2024 expliciet besluiten om een gemeentelijke ombudsman in te stellen Pas daarna mag de raad haar eigen ombudsman aanstellen per 1 januari 2025. Het college stuurt dit besluit dus namens de raad naar de Nationale Ombudsman.

Kanttekeningen en alternatieven 1.1 De gemeentelijke ombudsman kost 75.000 euro extra in het eerste jaar In de kadernota 2025 komt het college met het verzoek om €75.000 vrij te maken voor onze gemeentelijke ombudsman. Dit zorgt ervoor dat we genoeg budget hebben om de ombudsman en ondersteunende middelen te kunnen betalen. Of we dit volledige bedrag nodig hebben, is afhankelijk van het aantal klachten en de middelen die de ombudsman nodig heeft. Na het eerste jaar evalueren we daarom welk bedrag exact nodig is.

1.2 Het alternatief is aangesloten blijven bij de Nationale Ombudsman Deze organisatie blijft dan de tweedelijns klachtenbehandelaar. Dit kost de gemeente €0,26 per inwoner. De dienstverlening blijft dan hetzelfde als nu.

Financiële aspecten In de verordening is een uurtarief opgenomen per klacht tot een maximum van €30.000 per jaar. Er wordt een bijdrage betaald voor de Nationale ombudsman. De gemeentelijke ombudsman wordt betaald uit deze bestaande middelen tot het maximum van €30.000. In de kadernota 2025 volgt het verzoek om €75.000 vrij te maken om de benodigde kosten van de gemeentelijke ombudsman te betalen. Na het eerste jaar evalueren we aan de hand van het aantal klachten en de gemaakte kosten welk bedrag exact nodig is.

Vervolg en communicatie De volgende acties worden ondernomen na besluitvorming: - Het college informeert de Nationale ombudsman over het besluit van de raad om een eigen ombudsman in te stellen. - De Verordening gemeentelijke ombudsman wordt gepubliceerd in het Gemeenteblad. - De raad begint het proces om een ombudsman en plaatsvervanger aan te stellen. - Voor 1 januari 2025 worden de gemeentelijke ombudsman en plaatsvervanger beëdigd. - Er volgt communicatie over de nieuwe gemeentelijke ombudsman.

Bijlagen Bijlage 1 Verordening gemeentelijke ombudsman Bijlage 2 Raadsinformatiebrief gemeentelijke ombudsman

Burgemeester en wethouders van Alkmaar,

mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

Verordening gemeentelijke ombudsman 3

dhr. R.M. Reus, gemeentesecretaris

Collegevergadering: 14 mei 2024

Verordening gemeentelijke ombudsman 4

VERORDENING

Nr. 14

De raad van de gemeente Alkmaar;

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 14 mei 2024

Gelet op Het advies van de commissie Bestuur en middelen 11 juni 2024 Het bepaalde in hoofdstuk IVc en artikel 149 van de Gemeentewet Het bepaalde in titel 9.2 van de Algemene wet bestuursrecht

Besluit 1. De Verordening gemeentelijke ombudsman vast te stellen. 2. Het college op basis van dit besluit, namens de raad, vóór 1 juli 2024 de aansluiting van de gemeente Alkmaar bij de Nationale ombudsman per 1 januari 2025 op te zeggen.

Verordening gemeentelijke ombudsman Artikel 1 Instelling ombudsman

Er is een gemeentelijke ombudsman en een plaatsvervangend gemeentelijke ombudsman.

Artikel 2 Benoeming

1. De ombudsman en plaatsvervanger worden aangesteld voor zes jaar. 2. De ombudsman en plaatsvervanger kunnen eenmaal worden herbenoemd. De raad besluit ten minste zes maanden voor afloop van de benoemingsperiode over het al dan niet herbenoemen van de ombudsman en plaatsvervanger. 3. Benoeming vindt alleen plaats nadat voor de kandidaat-ombudsman en kandidaat- plaatsvervangend ombudsman een Verklaring omtrent het gedrag is afgegeven als bedoeld in de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens. 4. Jaarlijks vindt er een voortgangsgesprek plaats tussen de werkgeverscommissie, namens het presidium, en de gemeentelijke ombudsman. 5. De plaatsvervanger vervangt de gemeentelijke ombudsman daadwerkelijk op een datum die de gemeenteraad vaststelt, als de ombudsman voor langere duur zijn functie niet kan vervullen.

Artikel 3 Nevenfuncties

1. De ombudsman is niet tevens bestuurder of persoon in dienst van de gemeente Alkmaar, enig andere organisatie die gebruikmaakt van de gemeentelijke ombudsman, of een publiekrechtelijk samenwerkingsverband waaraan de gemeente Alkmaar deelneemt. 2. De ombudsman vervult geen nevenfuncties waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op een goede vervulling van zijn functie.

Verordening gemeentelijke ombudsman 5

3. De gemeenteraad ontvangt bij voordracht een lijst met de nevenfuncties van de kandidaat- ombudsman en kandidaat-plaatsvervangend ombudsman.

Artikel 4 Financiële middelen

1. De ombudsman ontvangt een vergoeding van 70 euro exclusief btw per gewerkt uur. De vergoeding wordt vanaf 1 januari 2026 jaarlijks geïndexeerd op basis van de CAO lonen overheid inclusief bijzondere beloningen. 2. De ombudsman mag tot maximaal 30.000 euro per jaar exclusief btw en reiskosten declareren aan gewerkte uren. 3. De ombudsman ontvangt een reiskostenvergoeding ter hoogte van het door de Belastingdienst vrijgestelde bedrag. 4. De betaling van de vergoedingen vindt plaats op basis van declaratie achteraf. 5. De raad verschaft de ombudsman voldoende financiële middelen voor een goede uitoefening van zijn werkzaamheden. 6. De ombudsman doet jaarlijks een voorstel aan de raad voor de nodige financiële middelen voor de uitoefening van de taken.

Artikel 5 Bemiddeling

1. De gemeentelijke ombudsman behandelt de klachten van mensen die niet tevreden zijn over de uitkomst van de klachtenbehandeling door de gemeente. 2. De ombudsman ontvangt klachten schriftelijk en ondertekend, met naam en adres van de klager. 3. De ombudsman kan mondeling en schriftelijk klachten aanhoren. 4. De ombudsman helpt wanneer dat nodig is bij het op schrift stellen van een klacht. 5. De ombudsman kan gedurende een onderzoek de verzoeker en het bestuursorgaan voorstellen doen om onderling tot een oplossing van de klacht te komen.

Artikel 6 Werkinstructie

Voor zover de ombudsman dit nodig acht, maakt hij een werkinstructie voor zijn werkzaamheden.

Artikel 7 Ontvangstbevestiging en toezending verzoekschrift

1. De ombudsman bevestigt de ontvangst van het verzoekschrift schriftelijk aan de verzoeker. 2. Indien hij een onderzoek als bedoeld in artikel 9:18 van de Algemene wet bestuursrecht instelt, zendt hij tevens een afschrift van het verzoekschrift aan het bestuursorgaan en aan degene over wiens gedragingen wordt geklaagd.

Artikel 8 Rapportage en terugkoppeling

1. De ombudsman brengt na elke klachtafhandeling, ook na een geslaagde bemiddeling, een verslag uit. 2. De ombudsman stelt elk jaar vóór 1 april een verslag op van zijn werkzaamheden over het voorgaande jaar, inclusief de financiële verantwoording als bedoeld in artikel 4, zesde lid. 3. Het jaarverslag wordt door de raad in zijn vergadering behandeld. De raad kan bepalen dat het jaarverslag vóór de raadsbehandeling in een raadscommissie wordt behandeld. 4. De ombudsman kan direct na het afsluiten van een onderzoek de raad inlichten over zijn bevindingen en oordeel.

Verordening gemeentelijke ombudsman 6

5. De ombudsman kan door de commissie worden uitgenodigd de behandeling van het jaarverslag of een onderzoeksverslag in een raadscommissie bij te wonen, om daar het verslag toe te lichten en eventuele vragen te beantwoorden.

Artikel 9 Inwerkingtreding

1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2025.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening gemeentelijke ombudsman.

De raad van Alkmaar, 27 juni 2024

mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

mw. mr. V.H. Hornstra, griffier

Verordening gemeentelijke ombudsman 7