Raadsvoorstel Bedrijfsvoeringsorganisatie Gemeenschappelijke inkoop Sociaal Domein Regio Alkmaar
Tekst van het document
RAADSVOORSTEL Raadsvergadering:
18 september 2025
Agendapunt: Commissie:
Sociaal
Portefeuillehouder:
Lars Ruiter
Relatie met andere portefeuillehouder(s):
Robert te Beest
Onderwerp: Bedrijfsvoeringsorganisatie Gemeenschappelijke Inkoop Sociaal Domein regio Alkmaar
Voorgesteld besluit 1.
Geen zienswijze af te geven over de concept gemeenschappelijke regeling: Gemeenschappelijke Inkoop Sociaal Domein (GISD) regio Alkmaar per 1 januari 2026.
Samenvatting In het kader van robuustere samenwerking verplicht het Rijk gemeenten hun Regionale Samenwerking voor Inkoop en Contractmanagement Jeugd, Wmo en Passend Onderwijs vorm te geven in een variant van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Voor de regio Alkmaar 1 wordt ingezet op een (beleidsarme) bedrijfsvoeringsorganisatie. Het doel van het voorliggend besluit is om te komen tot de Bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) Gemeenschappelijke Inkoop Sociaal Domein regio Alkmaar, kortweg: GISD Regio Alkmaar. De GISD voert voor de gemeenten Alkmaar, Dijk en Waard, Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo taken uit op het terrein van inkoop en contractmanagement van Jeugdhulp, Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Vervoer en Hulpmiddelen binnen het sociaal domein. Een van deze taken is het inventariseren van de inkoopbehoefte van de gemeenten en het zorg dragen van bestuurlijke afstemming ten aanzien van de door de BVO te verrichten taken in een regionaal inkoopkader. Inleiding De regio Alkmaar werkt op het gebied van inkoop van Jeugdhulp, Wmo, Vervoer en Hulpmiddelen samen via een lichte netwerksamenwerking in Netwerk Organisatie Regio Alkmaar (NORA). Binnen dit netwerk vindt samenwerking plaats op de inkoop, contractmanagement. Daarnaast wordt er ook beleidsmatig intensief samengewerkt. De bevoegdheden voor deze taken liggen bij de afzonderlijke colleges en gemeenteraden.
Uit ervaring blijkt dat de huidige manier van samenwerken – op basis van een overeenkomst zonder formele juridische basis- niet optimaal is. De huidige organisatievorm vereist veel bestuurlijke afstemming en overleg. Dit zorgt voor bestuurlijke drukte, waardoor er minder tijd is voor het echte bestuurlijke gesprek.
1 Gemeenten Alkmaar, Dijk en Waard, Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo
Bedrijfsvoeringsorganisatie Gemeenschappelijke Inkoop Sociaal Domein regio Alkmaar
1
Voor de inkoop van Jeugdhulp heeft het Ministerie van VWS in 2023 aan gemeenten gevraagd om hun samenwerkingsverbanden “robuust” te maken. Gemeenten moeten daarvoor één van de varianten binnen de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) gebruiken. De urgentie om tot een steviger samenwerkingsvorm te komen, is in een bestuurlijke conferentie in oktober 2023 door de betrokken bestuurders van de zes gemeenten onderschreven en daarom wordt nu gewerkt aan het formaliseren van de huidige situatie in de vorm van een Bedrijfsvoering organisatie (BVO). Hierbij wordt uitgegaan van een zo eenvoudig mogelijke inrichting passend bij het doel van de organisatie. Aan het principe “beleid blijft bij de gemeente” verandert er niets. Het streven is gericht op besluitvorming 2e helft 2025 door de gemeenteraden. Dit voorstel staat in relatie tot Klik hier om een status te selecteren Dit voorstel heeft geen invloed op de individuele beleidsruimte van de zes gemeenten. Het beleid blijft bij de gemeenten. Daarom wordt gekozen voor een BVO, en niet voor een zwaardere variant van een Gemeenschappelijke Regeling (GR) zoals een openbaar lichaam. Een BVO is een collegeregeling en de samenwerking ziet dan ook uitsluitend toe op de bevoegdheden en taken van het college.
De colleges nemen het besluit tot het oprichten van een BVO, waarbij de gemeenteraden in de gelegenheid worden gesteld een zienswijze te geven over de concept gemeenschappelijke regeling GISD Regio Alkmaar, conform artikel 1, lid 2 en 3 van de Wgr. De BVO gaat aansluiten op de P&C-cyclus van de gemeenten. Daarbij worden de principes van de FUGR gehanteerd.2 Voor de BVO wordt gebruik gemaakt van de CAO SGO (Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties). De CAO SGO is materieel gelijk aan de CAO Gemeenten. Voor de tertiaire arbeidsvoorwaarden, worden die van de gemeente Alkmaar gevolgd. Regionale samenwerking en couleur locale Dit voorstel heeft betrekking op alle zes de gemeenten in de regio Alkmaar en vraagt om zes gelijkluidende besluiten. Argumenten 1.
Dit voorstel heeft geen invloed op de individuele beleidsruimte van de zes gemeenten.
Het beleid blijft bij de gemeenten. Daarom wordt gekozen voor een BVO, en niet voor een openbaar lichaam. Gemeenten bepalen de inkoopbehoefte en het is de taak van de BVO dit te inventariseren en zorg te dragen voor bestuurlijke afstemming ten aanzien van de door het GISD Regio Alkmaar te verrichten taken in een regionaal inkoopkader. 3 2.
De gemeenteraden worden in de gelegenheid gesteld een zienswijze te geven over de concept gemeenschappelijke regeling GISD Regio Alkmaar, conform artikel 1, lid 2 en 3 van de WGR.
Voor de inkoop van Jeugdhulp heeft het Ministerie van VWS vorig jaar aan gemeenten gevraagd om hun samenwerkingsverbanden “robuust” te maken. Gemeenten zijn verplicht daarvoor één van de varianten binnen de Wgr gebruiken: een centrumregeling, bedrijfsvoeringsorganisatie of openbaar
2 3
Financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen (FUGR) Zie artikel 4, lid 1, sub a en c, onder I Gemeenschappelijke regeling GISD Regio Alkmaar
Bedrijfsvoeringsorganisatie Gemeenschappelijke Inkoop Sociaal Domein regio Alkmaar
2
lichaam.4 Met de keuze voor een BVO wordt gekozen voor de lichtste vorm én voldaan aan de eisen die voortvloeien uit de Hervormingsagenda Jeugd. En door de instelling van een GR is er minder afzonderlijke besluitvorming bij individuele gemeenten nodig. 3.
De BVO gaat aansluiten op de P&C-cyclus van de gemeenten. Daarbij worden de principes van de FUGR gehanteerd.
4.
Voor de BVO wordt gebruik gemaakt van de CAO SGO (Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties). De CAO SGO is materieel gelijk aan de CAO Gemeenten. Voor de tertiaire arbeidsvoorwaarden, worden die van de gemeente Alkmaar gevolgd.
Kanttekeningen en alternatieven 1.
Het college doet niets en laat de huidige overeenkomst in stand.
Niets doen is geen reel alternatief: de huidige overeenkomst voldoet niet en is ook door het Rijk ongewenst. De huidige samenwerking moet robuust worden gemaakt. Gemeenten moeten daarvoor één van de drie uit de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) geselecteerde varianten gebruiken: een centrumregeling, bedrijfsvoeringsorganisatie of openbaar lichaam. 5 2.
Het college stelt een uitgebreide en verstrekkendere vorm binnen de Wgr voor.
Het enige alternatief is een andere en dus meer uitgebreide en verstrekkendere vorm binnen de Wgr, zoals een openbaar lichaam. Dit is echter een “zware” vorm met meer bestuurlijke drukte en in een BVO blijft beleid het primaat van de individuele gemeenten. Financiële aspecten In principe verandert de formatie niet. De BVO krijg een passend functiegebouw. Ook wijzigt de functie van manager formeel in die van directeur. Een aantal zaken die nu bij de gemeenten georganiseerd zijn, zoals Interne Controle, de voorbereiding en verslaglegging van bestuursvergaderingen etc. zal door de GISD Alkmaar moeten worden ingericht en uitgevoerd. De totale begroting van de GR zal circa € 2,5 miljoen per jaar bedragen. De begroting 2026 van de GR moet nog formeel worden opgesteld en aangeboden aan de colleges en raden. Voor de beeldvorming is in onderstaande tabel een concept prognose begroting 2026 opgenomen. Onderdeel
Bedrag in Euro’s
Bijdragen deelnemende gemeenten
2.545.000
Totale baten
2.545.000
Personeelslasten
1.900.000
Inhuur
275.000
Inkoop bedrijfsvoeringsdiensten gemeente Alkmaar
295.000
Bovenregionale verrekening
75.000
Totale lasten
2.545.000
4 hervormingsagenda-jeugd-2023-2028.pdf, paragraaf 2.6.1 Versterken van de regio’s, pagina 40 5 hervormingsagenda-jeugd-2023-2028.pdf, paragraaf 2.6.1 Versterken van de regio’s, pagina 40
Bedrijfsvoeringsorganisatie Gemeenschappelijke Inkoop Sociaal Domein regio Alkmaar
3
De transitie naar een BVO wordt aangegrepen om de kosten van de door de gemeenten geleverde diensten zoals bedrijfsadministratie, HRM en ICT te herijken en te onderzoeken of centralisatie van deze taken gewenst en haalbaar is. Zowel de extra taken die bij een GR horen als de herijking van de huidige taken leiden tot hogere kosten. Voor alle bovenstaande punten geldt dat zij in feite (ook) een gevolg is van de door VWS geëiste versterking van het robuuste karakter van de samenwerking en zijn daarmee onvermijdelijk. De inschatting van de gemeente Alkmaar is dat deze kosten structureel € 295.220 per jaar zullen bedragen, jaarlijks te indexeren. De huidige kosten bedragen circa € 100.000. Hierbij dient te worden opgemerkt dat kosten voor HRM-ondersteuning nooit door Alkmaar in rekening zijn gebracht en dat de kosten van onder meer de bedrijfsadministratie nooit herijkt of geïndiceerd zijn. Het voldoen aan wet- en regelgeving die van toepassing is op een GR op het vlak van financiële verantwoording en rechtmatigheidsverantwoording brengt ook hogere kosten met zich mee. De structurele kosten bestaan voor circa 40% uit de kosten van personeel en 60% uit overige overheadkosten. De eenmalige implementatiekosten bedragen naar verwachting € 147.700. Onderdeel
Kosten
Kosten
structureel
incidenteel
ICT
€ 42.000
Huisvesting (huur)
€ 75.000
Fysieke werkplek
€ 63.000
Personeelsadministratie/HRM
€ 28.620
€ 40.000
Financiën
€ 73.600
€ 107.700
Verbijzonderde interne controle en
€ 13.000
rechtmatigheidsverantwoording Totaal
€ 295.220
€ 147.700
De structurele kosten van de bedrijfsvoeringdiensten van € 295.220 worden door de gemeente Alkmaar in rekening gebracht aan de GR GISD en vervolgens via de bijdrage aan de GR middels de verdeelsleutel in rekening gebracht aan alle deelnemers, dus ook Alkmaar. Dat betekent dat van de structurele kosten per saldo € 108.000 voor rekening van de gemeente Alkmaar komt, waarvan € 39.000 gedekt kan worden binnen het huidige budget voor bedrijfsvoeringkosten NORA. Van de eenmalige implementatiekosten van de bedrijfsvoeringdiensten van € 147.700 komt € 54.000 voor rekening van de gemeente Alkmaar. Voor de implementatiekosten is er geen dekking binnen de begroting. Bedragen x € 1.000 Programma 6 Financiën
Thema 6.1 Overhead
Product nr. 00
Omschrijving Kosten bedrijfsvoering GR GISD
L/B L
N/V N
2025 0
2026 295
2027 295
2028 295
B
V
0
295
295
295
L
N
148
0
0
0
B
V
94
0
0
0
L
N
0
108
108
108
Inkomsten uit verrekening bedrijfsvoeringkosten met GR 6 Financiën
6.1 Overhead
00
GISD Eenmalige implementatiekosten
6 Financiën
6.1 Overhead
00
GR GISD Verrekening implementatiekosten met GR
6 Financiën
6.1 Overhead
00
GISD Alkmaars aandeel
2 Vitaliteit
2.5 Jeugd
70
bedrijfsvoeringkosten GR GISD
Bedrijfsvoeringsorganisatie Gemeenschappelijke Inkoop Sociaal Domein regio Alkmaar
4
Dekking bestaande 2 Vitaliteit
2.5 Jeugd
70
bedrijfsvoeringkosten NORA
L
V
0
39
39
39
Resultaat voor bestemming
N
52
69
69
69
Resultaat na bestemming
N
52
69
69
69
Dit besluit leidt tot een begrotingswijziging. Dit voorstel is afgestemd met een financieel adviseur. Vervolg en communicatie • • •
De medewerkers van het huidige NORA worden regelmatig geïnformeerd door hun manager. De OR van Alkmaar is geïnformeerd. De raden zijn c.q. worden geïnformeerd middels een raadsinformatiebrief en een raadsinformatiebijeenkomst op 2 juli 2025.
Samenwerking en participatie De ondernemingsraad van Alkmaar is geïnformeerd omdat de medewerkers die het betreft nu in dienst zijn bij de gemeente Almaar. Omdat dit een organisatorische verandering betreft en geen beleidsinhoudelijke is nadere afstemming met bijvoorbeeld maatschappelijke organisaties niet van toepassing. Uitvoering, planning, organisatie, evaluatie, monitoring •
Na besluitvorming volgt de implementatie. Die zal naar verwachting ultimo 2025 afgerond zijn.
•
De BVO is per 1 januari 2026 een formele, juridische entiteit.
Bijlagen 1.
Gemeenschappelijke Regeling GISD Regio Alkmaar
Burgemeester en wethouders van Alkmaar, mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester
dhr. R.M. Reus MPM, gemeentesecretaris
Collegevergadering: 8 juli 2025
Bedrijfsvoeringsorganisatie Gemeenschappelijke Inkoop Sociaal Domein regio Alkmaar
5
RAADSBESLUIT Nr. De raad van de gemeente Alkmaar; Gelet op Het besluit van burgemeester en wethouders van 8 juli 2025 Het advies van de commissie Sociaal 4 september 2025 Het bepaalde in artikel 1, lid 2 en 3 van de Wgr Besluit 1.
Geen zienswijze af te geven over de concept gemeenschappelijke regeling: Gemeenschappelijke Inkoop Sociaal Domein (GISD) regio Alkmaar per 1 januari 2026.
De raad van Alkmaar, 18 september 2025 mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester
mw. mr. V.H. Hornstra, griffier
Bedrijfsvoeringsorganisatie Gemeenschappelijke Inkoop Sociaal Domein regio Alkmaar
6