Geamendeerd raadsvoorstel aanbevelingen vergaderwijze raad - aangenomen

RAADSVOORSTEL gemeente ALKMAAR

Raadsvergadering: 19 oktober 2023 met vervolg op 30 oktober 2023 Agendapunt: 16 Commissie: Bestuur en middelen Portefeuillehouder: mw. A.M.C.G. Schouten Relatie met andere portefeuillehouder(s): n.v.t.

Onderwerp: Aanbevelingen vergaderwijze gemeenteraad

Voorgesteld besluit 1. In te stemmen met de actiepunten om de Agendacommissie te versterken en het Reglement van orde hierop aan te passen; 2. In te stemmen met het afschaffen van spreektijden in de raadscommissies en het Reglement van orde hierop aan te passen; 3. In te stemmen met het vastleggen van verschillende data voor inhoudelijke en actieve raadsbijeenkomsten georganiseerd voor en door de raad; 4. In te stemmen met de actiepunten om de voorzitters in hun rol te versterken en te ondersteunen.; 5. In te stemmen met het inplannen van verdiepingstrainingen voor het gebruik van raadsinstrumenten en de spreekvaardigheid; 6. De raadwerkgroep ‘Evaluatie vergaderwijze gemeenteraad’ op te heffen.

Samenvatting Aan het eind van de vorige bestuursperiode (2021 -2022) is een 0-meting gehouden over de vergaderwijze van de gemeenteraad. Dit heeft plaatsgevonden aan de hand van een digitale enquête en resultaatbespreking met raads(commissie)leden. De resultaten hebben geleid tot verschillende aanpassingen in de werkwijze. In het voorjaar van 2023 is op dezelfde wijze een 1-meting georganiseerd. De resultaten van de 1-meting zijn opgenomen in het onderzoeksrapport ‘Geestgronden, evaluatie van de vergaderwijze van de gemeenteraad van Alkmaar 2022-2023’. De onderzoekers hebben op basis van de resultaten 12 aanbevelingen geformuleerd (zie bijlage). De raadswerkgroep ‘Evaluatie vergaderwijze gemeenteraad’ heeft de aanbevelingen waarin zij zich herkennen gekoppeld aan actiepunten die zij voor deze raadsperiode kansrijk achten om uit te voeren. Deze actiepunten worden met dit voorstel aan de raad ter besluitvorming voorgelegd.

Twee vergaderonderdelen die niet uit het onderzoek naar voor zijn gekomen maar wel hebben geleid tot discussie binnen de raadswerkgroep worden met dit voorstel om advies voorgelegd aan de raadscommissie (zie argumenten en kanttekeningen).

Dit voorstel staat in relatie tot het onderzoek naar de bestuurscultuur Gelijktijdig met het onderzoek naar de vergaderwijze van de gemeenteraad is een onderzoek naar de bestuurscultuur ingezet. Op het moment van het opstellen van dit raadsvoorstel zijn de resultaten van dat onderzoek nog niet bekend. In het onderzoeksrapport ‘Geestgronden, zijn verschillende aanbevelingen opgenomen over de bestuurscultuur. De raadswerkgroep adviseert de gemeenteraad om de cultuuraspecten uit het onderzoeksrapport ‘Geestgronden’ te betrekken bij de bespreking van de aanbevelingen over bestuurscultuur.

Argumenten De 12 aanbevelingen uit het onderzoeksrapport ‘Geestgronden’ zijn: 1. Organiseer een raadsbijeenkomst over wederzijdse verwachtingen 2. Organiseer periodiek besprekingen over politiek bedrijven 3. Breng de voorbereiding van de deliberatie naar besluit-voorbereidende vergaderingen 4. Maak samenwerkingsafspraken tussen raad en college uitgangspunt van de nieuwe collegeperiode 5. Blijf investeren in het informele contact 6. Hanteer een Langetermijnagenda als instrument voor de Agendacommissie 7. Scherp de doelstelling en verantwoordelijkheden van de Agendacommissie aan en vraag hen over zijn werkzaamheden en besluiten te rapporteren 8. Laat de Agendacommissie een integrale agenda bijhouden 9. Richt evaluatie van de kwaliteit van besturen in (met een werkgroep) 10. Geef de griffie een opdracht een handreiking voor raadsinstrumenten op te stellen 11. Evalueer de beleving van spreektijden en overweeg training 12. Vraag de voorzitters te handhaven op omgangsvormen. De raadswerkgroep heeft de aanbevelingen waarin zij zich herkennen gekoppeld aan actiepunten. Over de aanbevelingen 1 t/m 3 worden geen actiepunten voorgesteld. En aanbeveling 4 betreft de Informatienota (afspraken raad-college); hier wordt al aan gewerkt. Op de overige aanbevelingen zijn onderstaande actiepunten geformuleerd.

1. In te stemmen met de actiepunten om de Agendacommissie te versterken en het Reglement van Orde hierop aan te passen Dit betreft de uitwerking van de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport genoemd onder 6, 7 en 8. De raadswerkgroep adviseert om de volgende vier actiepunten uit te voeren. Actiepunt la. Schrap agendapunt ‘Planning vergaderingen en bijeenkomsten’ van de agenda ‘s van de raadscommissies. Sinds 2022 heeft de Agendacommissie een meer voorbereidende taak voor de raadscommissies. Uit het onderzoek en de ervaringen blijkt dat de voorstellen van de Agendacommissie doorgaans 1 op 1 worden overgenomen. Het schrappen van het agendapunt levert meer tijd op voor de inhoudelijke discussies in de raadscommissies. Daarnaast blijft de mogelijkheid bestaan voor de raadscommissies/raadscommissieleden om bespreekpunten, informatiebijeenkomsten etc. te agenderen door deze voor te leggen aan de Agendacom missie. Actiepunt 1 b. De Agendacommissie communiceert actief over haar werkzaamheden. Ondanks dat in het Reglement van orde de taken van de Agendacommissie staan beschreven, blijkt uit het onderzoek dat een groot deel van de raads(commissie)leden niet weet wat de Agendacommissie precies doet. De Agendacommissie wordt geadviseerd om dit als actiepunt op haar agenda te plaatsen en de raad actief te informeren over haar werkzaamheden en besluiten.

te steunen. Zij zijn tussentijds op de hoogte gehouden van de werkzaamheden van de raadswerkg roep.

De raadswerkgroep is unaniem over de beslispunten in het voorstel. Twee vergaderonderdelen die niet uit het onderzoek naar voor zijn gekomen maar wel binnen de raadswerkgroep hebben geleid tot discussie worden om advies voorgelegd aan de raadscommissie. Het gaat om: A. Tweeminutendebat (dit beoogt het snel kunnen inspelen op een actualiteit zonder een extra raadsvergadering aan te vragen of een motie vreemd in te dienen) Optie 1: het behouden als extra raadsinstrument voor situaties die daarom vragen. Optie 2: dit raadsinstrument schrappen. Toelichting: uit het onderzoek blijkt dat het gebruik van het instrument meer aandacht behoeft (trainen van vaardigheden). + Indiende voorkeur uitgaat naar optie 2 dan is een amendement noodzakelijk om een beslispunt toe te voegen B. Invulling V (politieke vragen) en 2 termijn (onderling debat) in de raadscommissie Optie 1: de huidige werkwijze handhaven (met respect voor degene die de termijnbehandeling lastig vinden). Optie 2: terug naar de situatie van betogen (mcl politieke vragen) in zowel 1e als 2e termijn. Toelichting: uit het onderzoek en bijbehorende aanbeveling onder 11 blijkt dat de sprekersbijdrage meer aandacht behoeft (trainen van vaardigheden) dan het aanpassen van de structuur (behandeling van agendapunten). + Als de voorkeur uitgaat naar optie 2 dan is een amendement noodzakelijk om een beslispunt toe te voegen.

Financiële aspecten Met de actiepunten behorende bij de beslispunten 3 en 5 zijn kosten gemoeid. Deze kosten vallen binnen de beschikbare budgetten van de raad.

Vervolg en communicatie Het is aan de griffie om nadat de raad een besluit heeft genomen de actiepunten in het werkproces op te nemen. Daar waar het een wijziging van het Reglement van orde betreft ontvangt de raad zo spoedig mogelijk een voorstel om het gewijzigde Reglement van orde vast te stellen.

Bij lage 1. Onderzoeksrapport Geestgronden; evaluatie van de vergaderwijze van de gemeenteraad van Alkmaar 2022— 2023, uitgevoerd door het Periklesinstituut.

De raadswerkgroep Evaluatie vergaderwijze gemeenteraad’, Namens de

J. e a, voorzitter

mw. dr-sG-flZKaer, secretaris

Alkmaar, S september 2023

RAADSBESLUIT gemeente ALKMA.AR

Nr. 16

De raad van de gemeente Alkmaar;

Gelet op Het besiuit van de raadswerkgroep van S september 2023 Het advies van de commissie Bestuur en middelen 10 oktober 2023 De aangenomen amendementen

Besluit 1. In te stemmen met de actiepunten om de Agendacommissie te versterken en het Reglement van orde hierop aan te passen; 2. In te stemmen met het afschaffen van spreektijden in de raadscommissies en het Reglement van orde hierop aan te passen,; 3. In te stemmen met het vastleggen van verschillende data voor inhoudelijke en actieve raadsbijeenkomsten georganiseerd voor en door de raad; 4. In te stemmen met de actiepunten om de voorzitters in hun rol te versterken en te ondersteunen.; 5. In te stemmen met het inplannen van verdiepingstrainingen voor het gebruik van raadsinstrumenten en de spreekvaardigheid; 6. De raadwerkgroep ‘Evaluatie vergaderwijze gemeenteraad’ op te heffen; 7. Bij de raadscommissievergaderingen uit te gaan van 2 debattermijnen bij de behandeling van bespreekpunten (tenzij de Agendacommissie anders voorstelt), en het Reglement van orde hierop aan te passen; S. In te stemmen om commissieleden die geen woordvoerder zijn in de commissievergaderingen, toe te staan een verduideljkende vraag te stellen en het Reglement van orde hierop aan te passen; 9. In te stemmen met het wijzigen van het Spreekrecht publiek bij raadsvergaderingen van 3 naar 5 minuten, en het Regelement van orde hierop aan te passen; 10.

In te stemmen met het wijzigen van het Spreekrecht publiek bij raadscommissievergaderingen van 3 naar 5 minuten en het Reglement van orde hierop aan te passen.

De raad van Alkmaar, 19 oktober 2023 met vervolg op 30 oktober 2023

mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

—75 k mw. mr. V.H. Hornstra, griffier

Actiepunt ic. De Agendacommissie adviseert het presidium over het vergaderschema zodat deze aansluit op de Bestuurlijke Planning. Dit houdt in dat de Agendacommissie gaat werken met een integrale Bestuurlijke Planning. Deze bevat collegeonderwerpen voor de raad én activiteiten van/voor de raad bij beleidsvoorbereidingen. De Bestuurlijke Planning dient actueel en de gehele bestuurlijke periode te overzien. Pas dan — is de gedachte- kan de Agendacommissie adviseren over het vergaderschema en kan bepaald worden of volstaan kan worden met één raadsvergadering per maand of een vaste tweede avond opnemen in het vergaderschema. Actiepunt id. De Agendacommissie en Presidium brengen een duidelijke scheiding aan ïn hun rollen. Uit het onderzoek komt naar voor dat er een overlap zit in de taken en rollen van de Agendacommissie en het Presidium. Geadviseerd wordt om deze overlap in kaart te brengen en afspraken te maken over het handelen in deze overlap zodat het voor een ieder duidelijk is.

2. In te stemmen met het afschaffen van spreekt ijden in de raadscommissies en het Reglement van orde hierop aan te passen Bij aanbeveling 11 zien de onderzoekers mogelijkheden om de beleving’ van het spreken te verbeteren. De raadswerkgroep neemt dit niet over maar ziet wel mogelijkheden voor de spreektijdregeling in de raadscommissies en een vervolg op de training Effectief spreken (voor trainingen: zie onder beslispunt 5). Actiepunt 2a. Handhaaf de werkwijze van de raadscommissies en schaf de spreektijden in de raadscommissies af. Afgelopen jaar heeft een pilot plaatsgevonden met het afschaffen van spreektijden in de raadscommissies. Naast het inplannen van gemiddeld twee te bespreken onderwerpen in de raadscommissies, het vooraf stellen van technische vragen en helderheid over termijnbehandeling van het agendapunt blijkt dat de vergaderingen binnen de gestelde tijden plaatsvinden. De raadswerkgroep adviseert wel een aanscherping om de tijdens de vergadering gestelde technische vragen alsnog via de griffie te laten stellen.. Hiermee wordt de toezegging behouden voor bestuurlijke acties. De raadswerkgroep adviseert om de spreektijden in de raadscommissies af te schaffen. Spreektijden voor de raadsvergaderingen blijven bestaan.

3. In te stemmen met het vastieggen van verschillende data voor inhoudelijke en actieve raadsbijeenkomsten georganiseerd voor en door de raad Aanbeveling 5 wordt door de onderzoekers geconcretiseerd door meer formele en informele momenten te organiseren. De raadswerkgroep is van mening dat de huidige informele activiteiten voldoende zijn geborgd, echter de inhoudelijke activiteiten ervaart men als onvoldoende. Actiepunt 3a. Organiseer op basis van de Bestuurlijke Planning meerdere werkbezoeken perjaar De raadswerkgroep vindt dat werkbezoeken binnen en buiten de gemeenten helpen om tot een goed besluit te komen. Het is aan de raad, de raadscommissies en het college om op basis van de Bestuurlijke Planning bij de Agendacommissie onderwerpen aan te dragen die hiervoor in aanmerking komen. De werkbezoeken worden door de raad dan wel door het college georganiseerd. Naast enkele vaste data in het vergaderschema opnemen, worden werkbezoeken tijdig aangekondigd.

4. In te stemmen met de actiepunten om de voorzitters in hun rol te versterken en te ondersteunen Uit het onderzoek komt naar voor dat politieke opmerkingen op de inhoud soms kunnen veranderen in op de persoon geplaatste opmerkingen. Daar wil de raad verandering in. Het gaat hier om de aanbeveling genoemd onder 12. Actiepunt 4a. Steun de voorzitters in het handhaven op persoonsgerichte opmerkingen. Naast de afspraak die de leden met zichzelf maken en deelnemers elkaar corrigeren, kan de voorzitter helpen de deelnemers aan de aanspraak te herinneren als hij of zij toch een persoonsgerichte opmerking maakt. Het is aan de raad om de voorzitter daarin te steunen zodat het inhoudelijke debat kan vervolgen. Actiepunt 4b. Bespreek direct na de vergadering de interventies. De raadswerkgroep is het met de onderzoekers eens dat de voorzitter meteen na afloop van de vergadering de interventies bespreekt met de direct betrokkenen, en zo nodig daar verdere afspraken over maakt.

5. In te stemmen met het inplannen van verdiepingstrainingen op raadsinstrumenten en spreekvaardigheid De onderzoekers zijn van mening dat een handreiking over raadsinstrumenten verduidelijking brengt over het gebruik van de raadsinstrumenten (aanbeveling 10). De leden van de raadswerkgroep zien meer in het trainen van vaardigheden dan een statisch document en stellen de volgende actiepunten voor. Actiepunt Sa. Organiseer verdiepingstrainingen over het gebruik van raadsinstrumenten. Op basis van de resultaten van het vorige onderzoek zijn vaardigheidstrainingen over het gebruik van raadsinstrumenten georganiseerd. Deze zijn positief ontvangen en de raadswerkgroep adviseert om hier een vervolg/verdieping op aan te brengen door wederom in kleine groepen trainingen te organiseren. Actiepunt Eb. Organiseer vervolgtrainingen om effectiever te spreken. In 2022 zijn trainingen georganiseerd om effectiever te spreken. Vervolgens heeft men de handvatten uit de trainingen in praktijk kunnen brengen en is per raads(commissie)Iid de spreektijd in de raadscommissies bijgehouden: hoeveel tijd heeft men nodig om het standpunt kenbaar te maken en/of de andere fractie(s) te overtuigen. Sprekers hebben op basis daarvan zelf kunnen oordelen of de bijdrage effect had en zo nodig hun aanpak kunnen aanpassen. Het effectief spreken vergt continue aandacht..

Daarom adviseert de raadswerkgroep om vervolgtrainingen op het effectief spreken te organiseren.

6. De raadwerkgroep ‘Evaluatie vergaderwijze gemeenteraad’ op te heffen In aanbeveling 9 stellen de onderzoekers voor om een werkgroep ‘Werkwijze raad’ in te stellen vergelijkend met de huidige raadswerkgroep. De huidige raadswerkgroep ziet hierin geen taak voor zichzelf. Actiepunt 6a. Het presidium bepaalt of en wanneer een raadswerkgroep moet worden ingesteld. In het Reglement van orde (artikel 13.3) heeft de raad vastgelegd dat het presidium de taak heeft om de algehele werkwijze van de raad en raadscommissies te bevorderen en daar zo nodig voorstellen aan de raad voor te doen. Dit onderwerp verdient blijvende aandacht. De raadswerkgroep is van mening dat als het presidium een raadswerkgroep werkwijze raad’ wil instellen, zij het gremium is om dit aan de raad voor te stellen. Dit betekent dat de raadswerkgroep na het nemen van dit voorgestelde besluit haar activiteïten beëindigd.

Kanttekeningen en alternatieven In de raadswerkgroep hebben alle fracties kunnen participeren. Vooraf hebben de fracties van CU, PvdD en FVD aangegeven niemand te kunnen afvaardïgen maar het voorstel van de raadswerkgroep