Bijlage 2 - Beleid persoonsgegevens Gemeenteraad 2026 - OUD
Tekst van het document
Omgang met Persoonsgegevens van Raads- en Commissieleden door de griffie
Inhoudsopgave 1. Inleiding .............................................................................................................. 3 2. Soorten gegevens ................................................................................................ 4 2.1 Bij aanvang raadslidmaatschap........................................................................ 4 2.2 Bij aanvang commissielidmaatschap ................................................................ 5 3. Bewaar- en vernietigingstermijnen........................................................................ 6 4. Archivering .......................................................................................................... 8 Bijlage 1: Toestemmingsformulier bewaren en verwerken foto’s, verjaardag (geboortedatum) en ICE-contact ............................................................................ 10 Bijlage 2: Bewaren van persoonsgegevens na beëindiging van het raadslidmaatschap/commissielidmaatschap ........................................................... 12
2
1. Inleiding De griffie speelt een centrale rol in de ondersteuning van de gemeenteraad en onderhoudt daartoe contacten met raadsleden. In het kader van deze werkzaamheden verwerkt de griffie diverse persoonsgegevens van raadsleden. De verwerking van deze gegevens vindt plaats binnen de kaders van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming
(AVG).
Deze
wet
schrijft
voor
dat
persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant worden verwerkt en dat er passende maatregelen worden genomen om de privacy van betrokkenen te waarborgen. Bij het beëindigen van het raadslidmaatschap is het van groot belang dat zorgvuldig wordt
omgegaan
met
de
aanwezige
persoonsgegevens.
Dit
beleid
bevat
uitgangspunten voor het hanteren van bewaartermijnen, het zorgvuldig vernietigen van persoonsgegevens en, waar nodig, het archiveren van gegevens op grond van de Archiefwet. Het doel van dit beleid is het bieden van duidelijke richtlijnen voor de omgang met persoonsgegevens van (voormalige) raadsleden, zodat wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen en de privacy van betrokkenen optimaal wordt beschermd.
3
2. Soorten gegevens 2.1 Bij aanvang raadslidmaatschap Persoonsgegevens •
Volledige voor-en achternaam
•
Adres
•
Postcode en woonplaats
•
Telefoonnummer
•
E-mailadres
•
Geboortedatum
•
Geboorteplaats
•
Nood contactpersonen
•
Politieke partij of fractie
Informatie voor officiële documenten •
Kopie van geldig identiteitsbewijs
•
Verklaring nevenfuncties en openbare betrekkingen
•
Inschrijving in GBA van de gemeente
Financiële administratie VERPLICHT •
Geboortenaam
•
Roepnaam
•
Achternaam en voorletter(s)
•
Burgerservicenummer
•
Straat en huisnummer
•
Postcode en woonplaats
•
Land en regio
•
Geboortedatum
•
E-mailadres 4
•
Telefoonnummer
•
Achternaam partner (indien van toepassing)
•
Datum beëdiging
•
Raadslid bij partij
•
IBAN-nummer
•
ID-kaart of paspoort
2.2 Bij aanvang commissielidmaatschap Persoonsgegevens •
Volledige voor-en achternaam
•
Adres
•
Postcode en woonplaats
•
Telefoonnummer
•
E-mailadres
•
Geboortedatum
•
Geboorteplaats
•
Contactpersonen
•
Politieke partij of fractie
Informatie voor officiële documenten •
Kopie van geldig identiteitsbewijs
•
Verklaring nevenfuncties en openbare betrekkingen
•
Inschrijving in GBA van de gemeente
Financiële administratie VERPLICHT •
Voorletter(s)
•
Voorvoegsel
•
Achternaam 5
•
Adresgegevens: woonplaats, straatnaam, huisnummer, land
•
Burgerservicenummer
•
Geboortedatum
•
Kopie van bankpas
•
IBAN-nummer
3. Bewaar- en vernietigingstermijnen
Gegevenstype
Bewaartermijn
Opmerkingen
Naam-, functie- en partijgegevens.
Blijvend bewaard.
Categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).
Kopie van geldig identiteitsbewijs.
Bij benoeming raadscommissielid bewaren.
Categorie 17.1.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).
Verklaring nevenfuncties en openbare betrekkingen.
Blijvend bewaard.
Categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).
Vergoedingen/declaraties 7 jaar. commissieleden en raadsleden.
Categorie 18.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).
Presentielijst raadsleden.
Bewaren.
Categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).
Presentielijst commissieleden.
7 jaar.
Houd verband met betaling presentiegelden, 6
dus ook 7 jaar categorie 18.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020). Jaarlijkse controle fractievergoeding.
Bewaren.
Stemgedrag.
Bewaren.
Zolang iemand raads- of commissielid is en daarna zolang er toestemming is. Opnemen, live uitzenden, Bewaren. achteraf beschikbaar stellen en archiveren van openbare vergaderingen. Beeldregistratie tijdens Zolang toestemming bijeenkomsten en aanwezig is. evenementen van de gemeenteraad. Registratie en verwerking 1 jaar. gegevens deelnemers bijeenkomsten.
Categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020). Categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).
Bijhouden NAW-lijst.
Registratie en publicatie van initiatiefvoorstellen, moties, amendementen en (schriftelijke) vragen.
Bewaren.
Beheer en gebruik foto's van raads- en commissieleden.
Zolang toestemming aanwezig is.
Geboortedatum (t.b.v. verjaardag).
Zolang toestemming aanwezig is.
Categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).
Categorie 20.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020). Categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).
7
Aanmelding en beheer accounts/toegang tot raadsinformatie-systeem.
Zolang iemand raads- of commissielid is.
Publicatie geschenkenregister raads- en commissieleden.
Blijvend bewaard.
Categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).
4. Archivering Sommige documenten die de griffie in het kader van het raadslidmaatschap verwerkt, kunnen als archiefwaardig worden aangemerkt. Dat betekent dat deze stukken op grond van de Archiefwet bewaard moeten blijven voor historische, culturele of administratief-juridische doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan documenten die inzicht geven in de samenstelling van de gemeenteraad, belangrijke raadsbesluiten of formele procedures zoals geloofsbrieven. Wat gebeurt er met archiefwaardige stukken? 1. Beoordeling De griffie beoordeelt — eventueel samen met een archivaris — of bepaalde stukken archiefwaardig zijn. 2. Overleg met het Regionaal Archief Wanneer stukken mogelijk blijvend bewaard moeten worden, treedt de griffie in overleg met het Regionaal Archief. Samen wordt bepaald of: o
fysieke overbrenging plaatsvindt (bij papieren archieven), of
o
digitale archivering volgens de daaraan gestelde eisen wordt toegepast.
3. Selectie en overbrenging Indien stukken overgebracht moeten worden, gebeurt dit conform de procedures van de Archiefwet en de selectielijst van de gemeente. Dit zorgt ervoor dat informatie duurzaam toegankelijk blijft. Waarom is dit belangrijk? De AVG schrijft voor dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Tegelijkertijd schrijft de Archiefwet juist voor dat bepaalde informatie permanent moet worden bewaard. 8
Deze twee wetten bestaan naast elkaar. De sleutel zit in het correct toepassen van het onderscheid tussen bewaarplicht (Archiefwet) en bewaarbeperking (AVG).
Bijlagen: 1. Toestemmingsformulier bewaren en verwerken foto’s, verjaardag (geboortedatum) en ICE-contact 2. Brief bewaren persoonsgegevens bij wisseling raad Alkmaar
9
Bijlage 1: Toestemmingsformulier bewaren en verwerken foto’s, verjaardag (geboortedatum) en ICE-contact Geachte raadslid of commissielid, In verband met de start van uw raadslidmaatschap of commissielidmaatschap bij de gemeente Alkmaar verwerkt de griffie een aantal persoonsgegevens. Voor sommige gegevens bestaat geen wettelijke verplichting om deze vast te leggen en te verwerken. Daarom vragen wij u hieronder om expliciet aan te geven of u hiervoor toestemming geeft. Het geven van toestemming is vrijwillig. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken door dit te melden bij de griffie via raadsgriffie@alkmaar.nl. Toestemming voor verwerking van persoonsgegevens Foto’s Tijdens uw raadsperiode kunnen door of namens de gemeente Alkmaar foto’s worden gemaakt, bijvoorbeeld tijdens vergaderingen, bijeenkomsten of officiële momenten. Wilt u toestemming geven voor: 1. Het maken en opslaan van foto’s Doel: vastlegging van activiteiten tijdens het raadslidmaatschap of commissielidmaatschap en interne archivering. ☐ Ja, ik geef toestemming ☐ Nee, ik geef geen toestemming 2. Het gebruiken van foto’s voor raadscommunicatie Doel: communicatie-uitingen van de gemeenteraad, zoals de website, sociale media, publicaties of terugblikberichten.
☐ Ja, ik geef toestemming ☐ Nee, ik geef geen toestemming ICE-persoon (In Case of Emergency) De griffie kan, uitsluitend voor noodgevallen, de contactgegevens van een door u aangewezen ICE-persoon vastleggen. Doel: contact opnemen met een door u aangewezen persoon in geval van een noodsituatie tijdens werkzaamheden voor de gemeenteraad. ☐ Ja, ik geef toestemming voor het vastleggen van een ICE-persoon ☐ Nee, ik geef geen toestemming Indien u toestemming geeft, kunt u hieronder de gegevens invullen: 10
Naam ICE-persoon: Relatie tot u: Telefoonnummer: E-mailadres (optioneel): Geboortedatum De griffie kan uw geboortedatum vastleggen ten behoeve van een verjaardagsvermelding in de interne infomail aan raads- en commissieleden. Doel: interne attentie en collegiale informatievoorziening binnen de gemeenteraad. ☐ Ja, ik geef toestemming voor het vastleggen en gebruiken van mijn geboortedatum ☐ Nee, ik geef geen toestemming Indien u toestemming geeft: Geboortedatum: Bewaartermijn De gegevens van de ICE-persoon, geboortedatum (t.b.v. verjaardag) en de foto’s worden bewaard gedurende uw raadslidmaatschap of commissielidmaatschap. Na beëindiging worden deze gegevens verwijderd, tenzij u hiervoor apart toestemming heeft gegeven in een ander formulier. Ondertekening Met uw ondertekening verklaart u dat u bovenstaande informatie heeft gelezen en uw keuze vrijwillig heeft gemaakt. Alkmaar, (…/…./…….)
Met vriendelijke groet, Namens de griffie van de gemeenteraad van Alkmaar Vera Hornstra Griffier
11
Bijlage 2: Bewaren van persoonsgegevens na beëindiging van het raadslidmaatschap/commissielidmaatschap Beste …, Allereerst wil de griffie u hartelijk danken voor uw inzet en betrokkenheid als raadslid of commissielid van de gemeente Alkmaar in de afgelopen periode. In verband met het einde van het raadslidmaatschap of commissielidmaatschap informeren wij u hierbij over welke persoonsgegevens wij op basis van wet en regelgeving moeten blijven bewaren en voor welke gegevens toestemming is vereist om deze te mogen bewaren of gebruiken. Gegevens die bewaard moeten blijven Voor een juiste en volledige vastlegging van de werkzaamheden van de raad en commissies zijn wij verplicht de volgende gegevens blijvend te bewaren: -
Naam, functie (raadslid of commissielid), politieke partij en periode waarin u actief bent geweest; Stemgedrag in raadsvergaderingen; Ingediende initiatiefvoorstellen, moties, amendementen en (schriftelijke) vragen; Beeldmateriaal van openbare vergaderingen (zoals livestreams en opnames); Aanwezigheidsregistratie bij raadsvergaderingen (presentielijst); Overzicht van nevenfuncties en geschenkenregister.
Daarnaast zijn er een aantal gegevens waarvoor een bewaartermijn van zeven jaar bestaat: -
Financiële gegevens ten behoeve van betaalde vergoedingen en declaraties; Aanwezigheidsregistratie commissieleden (in verband met de uitbetaling van presentiegelden).
Gegevens waarvoor we toestemming vragen Voor onderstaande gegevens bestaat geen wettelijke grondslag om deze te bewaren. De griffie zou deze gegevens echter graag bewaren en vraagt daarom expliciet toestemming voor het bewaren en gebruiken van deze gegevens. Deze toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken door dit aan de griffie te melden (raadsgriffie@alkmaar.nl).
12
Gegevenscategorie Contactgegevens (emailadres, telefoonnummer) Adresgegevens
Foto’s – bewaren
Foto’s gebruiken
Doel van bewaren/gebruiken Voor intern contact of uitnodigingen van de gemeente Alkmaar
Toestemming
☐ Ja, ik geef toestemming ☐ Nee, ik geef geen toestemming Voor intern contact of ☐ Ja, ik geef uitnodigingen van de toestemming gemeente Alkmaar ☐ Nee, ik geef geen toestemming Bewaren van foto’s die zijn ☐ Ja, ik geef gemaakt tijdens de toestemming raadsperiode, ten behoeve ☐ Nee, ik geef geen van archivering toestemming Gebruiken van foto’s voor ☐ Ja, ik geef toekomstige toestemming raadscommunicatie (bv. ☐ Nee, ik geef geen terugblikberichten of toestemming overzichtsfoto’s van de raadzaal)
Gegevens die worden verwijderd De volgende persoonsgegevens worden na beëindiging van de functie altijd verwijderd: -
Namen en contactgegevens van de opgegeven ICE-persoon (in case of emergency). Geboortedatum (voor bijhouden verjaardagen)
Ondertekening Met de ondertekening verklaart u kennis te hebben genomen van de hierboven genoemde informatie en geeft u, indien aangekruist, toestemming voor het bewaren en gebruiken van de gegevens zoals aangegeven. Alkmaar, DATUM _______________________________ Naam
_______________________________ Handtekening
13
Met vriendelijke groet, Namens de griffie van de gemeenteraad van Alkmaar
Vera Hornstra Griffier
14