Bijlage 1 - Verwerkingsregister gemeenteraad Alkmaar 2026 - NIEUW

ID Naam verwerking

VerwerkingsProceseigenaar/ Doeleinde verantwoordelijke verwerker

Grondslag

Uitleg

Categorieën Betrokkenen

Categorieën persoonsgegevens

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Categorieën Ontvangers

Doorgifte aan derden Bewaartermijn

Technische en organisatorische maatregelen

Raads- en commissieleden Benoeming raadsleden

Raad

Griffie

Registreren en verwerken benodigde persoonsgegevens ten behoeve van de benoeming tot raadslid

Wettelijke verplichting

Art. 10 Gemeentewet, hoofdstuk V Kieswet en art. 2 RvO

(kandidaat)-Raadsleden Persoonlijke gegevens, contactgegevens, identiteitsgegevens en bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Griffie, Burgerzaken, HR, Financiën

Nee

Bewaren - categorie 17.1.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid)

Benoeming commissieleden

Raad

Griffie

Registreren en verwerken benodigde persoonsgegevens ten behoeve van de benoeming tot commissielid

Wettelijke verplichting

Art. 5, deel 2 RvO Alkmaar

(kandidaat)Commissieleden

Politieke opvattingen

Griffie, Burgerzaken, HR, Financiën

Nee

Bewaren - categorie 17.1.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Benoeming wethouders

Raad

Griffie

Registreren en verwerken benodigde persoonsgegevens ten behoeve van de benoeming tot wethouder

Wettelijke verplichting

Politieke opvattingen

Griffie, Burgerzaken, HR, Burgemeester, Financiën

Nee

Bewaren - categorie 17.1.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Benoeming burgemeester

Raad

Griffie

Registreren en verwerken benodigde persoonsgegevens ten behoeve van de benoeming tot burgemeester

Wettelijke verplichting

Politieke opvattingen

Griffie, Burgerzaken, HR, Financiën

Nee

Bewaren - categorie 17.1.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Bijhouden NAW-lijst

Raad

Griffie

N.v.t.

Griffie

Raad

Griffie

Bij aanvang van het Raads- en lidmaatschap van de commissieleden raad/commissie wordt hiervoor toestemming gevraagd in het toestemmingsforumulier.

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Griffie, raads- en commissieleden.

Ja aan de VNG, Streekstad Centraal, Provincie NH, Regio Alkmaar, onze Gemeenschappelijke Nee, alleen op verzoek met toestemming.

Zolang iemand raads- of Conform BIO commissielid is en daarna zolang er toestemming is

Onderling gebruik e-mailadressen raads- en commissieleden

Zolang iemand raads- of commissielid is.

Conform BIO

Bijhouden (contact)gegevens ICE-personen (in case of emergency)

Raad

Griffie

Registreren en actueel houden van contact- en Wettelijke adresgegevens ten behoeve van interne verplichting communicatie, vergaderorganisatie en uitvoering van de wettelijke taken van de gemeenteraad Het verstrekken van e-mailadressen van raads- Toestemming en commissieleden ten behoeve van onderlinge communicatie voor het raads- en commissiewerk, waaronder het mede-indienen van moties en amendementen. De verstrekking vindt plaats tussen raads- en commissieleden onderling en door de griffie, uitsluitend aan raads- en commissieleden. Registreren en actueel houden van namen en Toestemming contactgegevens van de naasten van raads- en commissieleden die kunnen worden benaderd in geval van een calamiteit.

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, identiteitsgegevens en bijzondere persoonsgegevens Art. 36a Gemeentewet en Art. 5 (kandidaat)-Wethouders Persoonlijke gegevens, RvO Alkmaar contactgegevens, identiteitsgegevens en bijzondere persoonsgegevens Art. 61 t/m 61c Gemeentewet Burgemeester Persoonlijke gegevens, contactgegevens, identiteitsgegevens, arbeidsgegevens en bijzondere persoonsgegevens Art. 3a Gedragscode publicatie Raads- en Persoonlijke gegevens, Alkmaar commissieleden contactgegevens

Bij aanvang van het Familie/naasten van lidmaatschap van de raads- en raad/commissie wordt gevraagd commissieleden naar de ICE-contactpersoon in het toestemmingsforumulier.

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Griffie

Nee

Zolang iemand raads- of commissielid is

Conform BIO

Doorgeven adres en postcode bloemenzaak

Raad

Griffie

In sommige gevallen worden ter attentie bloemen verstuurd. Ten behoeve hiervan worden adresgegevens verstrekt aan de bloemenzaak.

Bij aanvang van het Raads- en lidmaatschap van de commissieleden raad/commissie wordt hiervoor toestemming gevraagd in het toestemmingsforumulier.

Persoonlijke gegevens

N.v.t.

Griffie

Ja, bloemenzaak

Zolang er toestemming is

Conform BIO

Publicatie naam-, functie- en partijgegevens

Raad

Griffie

Informeren van inwoners, organisaties en media Wettelijke over de samenstelling van de gemeenteraad in verplichting het kader van transparantie en openbare verantwoording

Art. 3a Gedragscode publicatie Alkmaar

Raads- en commissieleden

Persoonlijke gegevens

Politieke opvattingen

Openbaar voor iedereen te Openbaar raadplegen op het raadsinformatiesysteem (NotuBiz)

Blijvend bewaard - in lijn met categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).

Conform BIO

Publicatie contactgegevens raads- en commissieleden

Raad

Griffie

Informeren van inwoners, organisaties en media Wettelijke over de samenstelling van de gemeenteraad en verplichting de manieren om met raads- en commissieleden in contact te komen in het kader van transparantie en openbare verantwoording

Art. 3a Gedragscode publicatie Alkmaar

Raads- en commissieleden

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Openbaar voor iedereen te Openbaar raadplegen op het raadsinformatiesysteem (NotuBiz)

Zolang iemand raads- of commissielid is

Conform BIO

Publicatie nevenactiviteiten en openbare betrekkingen raads- en commissieleden

Raad

Griffie

Informeren van inwoners, organisaties en media Wettelijke over de nevenactiviteiten en openbare verplichting betrekkingen van raads- en commissieleden, in het kader van transparantie en integriteit van het openbaar bestuur

Art. 12 Gemeentewet en Art. 2 Verordening gedragscode bestuurlijke integriteit Alkmaar 2018

Raads- en commissieleden

Persoonlijke gegevens, arbeidsgegevens

N.v.t.

Openbaar voor iedereen te Openbaar raadplegen op het raadsinformatiesysteem (NotuBiz) en ter inzage op het stadhuis

Blijvend bewaard - in lijn met categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).

Conform BIO

Publicatie geschenkenregister raads- en commissieleden

Raad

Griffie

Openbaar maken van ontvangen geschenken en Wettelijke voordelen door raads- en commissieleden ter verplichting bevordering van transparantie en integriteit van het openbaar bestuur

Art. 14 Gemeentewet en art. 5 en 6 Verordening gedragscode bestuurlijke integriteit Alkmaar 2018

Raads- en commissieleden

Persoonlijke gegevens

N.v.t.

Openbaar voor iedereen te Openbaar raadplegen op het raadsinformatiesysteem (NotuBiz)

Blijvend bewaard - in lijn met categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).

Conform BIO

1

2

3

4

5

6 Toestemming

7

8

9

10

ID Naam verwerking

VerwerkingsProceseigenaar/ Doeleinde verantwoordelijke verwerker

Grondslag

Uitleg

Categorieën Betrokkenen

Categorieën persoonsgegevens

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Categorieën Ontvangers

Doorgifte aan derden Bewaartermijn

Technische en organisatorische maatregelen

Conform BIO

Raads- en commissieleden Aanmelding & beheer accounts/toegang tot raadsinformatie-systeem

Raad

Griffie

Beheren van gebruikersaccounts en toegangsrechten tot het raadsinformatiesysteem ten behoeve van het voorbereiden en raadplegen van vergaderstukken en besluiten

Wettelijke verplichting

Art. 3.3.2. Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers

Raads- en commissieleden

Persoonlijke gegevens, inloggegevens

N.v.t.

Griffie, raads- en commissieleden

Ja, NotuBiz

Zolang iemand raads- of commissielid is

Vergoedingen & declaraties

Raad

Griffie

Verwerken van vergoedingen en declaraties aan Wettelijke raads- en commissieleden op basis van geldende verplichting wet- en regelgeving

Afdelingen 3.1 en 3.4 Rechtspostiebesluit decentrale politieke ambtsdragers

Raads- en commissieleden

Persoonlijke gegevens, financiële gegevens

Financiële persoonsgegevens

Griffie, HR, Financiën

Nee

7 jaar - categorie 18.1 (selectielijst Conform BIO gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Presentielijst raadsleden

Raad

Griffie

Vastleggen van de aanwezigheid van raadsleden Wettelijke bij raadsvergaderingen, onder meer voor verplichting controle op quorumvereisten

Art. 20 Gemeentewet en art. 23 Raadsleden RvO Alkmaar

Persoonslijke gegevens

N.v.t.

Openbaar voor iedereen te Openbaar raadplegen op het raadsinformatiesysteem (zonder handtekeningen) (NotuBiz). Griffie

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Presentielijst commissieleden

Raad

Griffie

Vastleggen van de aanwezigheid van Wettelijke commissieleden bij commissievergaderingen, verplichting onder meer voor de administratieve afhandeling van presentiegelden

Art. 3.4.1. Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers

Persoonlijke gegevens

N.v.t.

Griffie, Financiën, HR, Nee openbaar voor iedereen te raadplegen op het raadsinformatiesysteem (zonder handtekeningen) (NotuBiz)

Houd verband met betaling presentiegelden, dus ook 7 jaar categorie 18.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Vastleggen stemgedrag raadsleden

Raad

Griffie

Registreren en openbaar maken van de stemmingsuitslagen incl. stemgedrag per raadslid, in het kader van transparantie en verantwoording van het democratische besluitvormingsproces

Wettelijke verplichting

Art. 3.3. Woo en art. 33 lid 2 en Raadsleden 27 lid 4c RVO

Persoonlijke gegevens, bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Openbaar voor iedereen te Openbaar raadplegen op het raadsinformatiesysteem (NotuBiz)

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Vastleggen geboortedatum

Raad

Griffie

Vastleggen van geboortedatum van raads- en commissieleden voor het bijhouden en verspreiden (infomail) van verjaardagen

Toestemming

Persoonlijke gegevens

N.v.t.

Griffie, Raads- en Nee commissieleden (infomail)

Zolang toestemming aanwezig is (voor bijhouden verjaardagen)

Conform BIO

Beheer en gebruik foto's van raads- en commissieleden

Raad

Griffie

Publiceren van foto's van raads- en commissieleden voor herkenbaarheid, transparantie en communicatie met inwoners

Toestemming

Bij aanvang van het Raads- en lidmaatschap van de commissieleden raad/commissie wordt gevraagd naar geboortedatum en toestemming verspreiding in infomail De griffie vraagt toestemming Raads- en hiervoor via het commissieleden toestemmingformulier

Persoonsgegevens, beeldmateriaal, bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Griffie

Zolang toestemming aanwezig is

Conform BIO

11

12

13 Commissieleden

14

15

16

Op verzoek

ID Naam verwerking

VerwerkingsProceseigenaar/ Doeleinde verantwoordelijke verwerker

Grondslag

Uitleg

Wettelijke verplichting

Categorieën Betrokkenen

Categorieën persoonsgegevens

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Categorieën Ontvangers

Doorgifte aan derden Bewaartermijn

Technische en organisatorische maatregelen

Artikel 23 Gemeentewet en art. Raads- en Persoonlijke gegevens, 19 RvO Alkmaar commissieleden, college beeldmateriaal, van burgemeester en bijzondere wethouders, inwoners, persoonsgegevens ambtenaren, griffie

Politieke opvattingen

Openbaar voor iedereen te Openbaar raadplegen op het raadsinformatiesysteem (NotuBiz), SchoonProducties aanwezig tijdens vergadering Openbaar voor iedereen te Openbaar raadplegen op het raadsinformatiesysteem (NotuBiz)

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Vergaderingen en besluitvorming

Opnemen, live uitzenden, achteraf beschikbaar stellen en archiveren van openbare vergaderingen

Raad

Griffie

Openbare vastlegging van openbare vergaderingen van de gemeenteraad

Publicatie agenda en besluitenlijsten

Raad

Griffie

Informeren van inwoners, organisaties en media Wettelijke over geplande vergaderingen en genomen verplichting besluiten van de gemeenteraad in het kader van openbaarheid van bestuur

Art. 3.3. Woo en art. 20 en 27 RvO Alkmaar

Raadsleden

Persoonlijke gegevens, bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Publiceren vergaderstukken

Raad

Griffie

Beschikbaar stellen van vergaderstukken aan raadsleden, commissieleden en het publiek ter ondersteuning van het democratisch besluitvormingsproces en in het kader van openbaarheid van bestuur

Art. 3.3. Woo, art. 20, lid 3 RvO Alkmaar en art. 3 Gedragscode Alkmaar

Raads- en commissieleden

Persoonlijke gegevens (naam opsteller)

N.v.t.

Openbaar voor iedereen te Openbaar raadplegen op het raadsinformatiesysteem (NotuBiz)

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Registratie en beheer van stemmingsuitslagen

Raad

Griffie

Vastleggen en beheren van de uitslagen van Wettelijke stemmingen in raadsvergaderingen in het kader verplichting van transparantie en verantwoording van het besluitvormingsproces

Art. 23 Gemeentewet en art. 3.3. Woo

Raadsleden

Persoonlijke gegevens, bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Openbaar voor iedereen te Openbaar raadplegen op het raadsinformatiesysteem (NotuBiz)

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Registratie en publicatie van Raad initiatiefvoorstellen, moties, amendementen en (schriftelijke) vragen

Griffie

Vastleggen, verwerken en openbaar maken van Wettelijke door raadsleden ingediende voorstellen, moties, verplichting amendementen en (schriftelijke) vragen ter ondersteuning van het democratisch proces en in het kader van openbaarheid van bestuur

Art. 42 t/m 47 RvO en art. 3 Raadsleden Gedragscode publicatie Alkmaar

Persoonlijke gegevens, bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Openbaar voor iedereen te Openbaar raadplegen op het raadsinformatiesysteem (NotuBiz)

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Registratie en verwerking gegevens van deelnemende raads- en commissieleden overige bijeenkomsten

Raad

Griffie

Registreren en verwerken van persoonsgegevens van deelnemers aan overige bijeenkomsten ten behoeve van de organisatie van de bijeenkomst en het informeren van de deelnemers

Toestemming

Deelnemers melden zich zelf aan. Afmelden kan op ieder moment

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Griffie

Deelname ambtenaar aan vergadering als expert of adviseur

Raad

Griffie

Registreren van aanwezigheid en bijdragen van ambtenaren tijdens vergaderingen van de raad ter ondersteuning van de inhoudelijke voorbereiding en besluitvorming

Uitvoering overeenkomst

Ambtenaren geven als Ambtenaren onderdeel van hun werkorganisatie werkzaamheden op verzoek van het college presentaties of (techische) toelichtingen aan de raad tijdens openbare vergaderingen

Persoonlijke gegevens, beeldmateriaal

N.v.t.

17

18 Wettelijke verplichting

19

20

21

22

Deelnemers (raads- en commissieleden) overige bijeenkomsten

Ja, uitsluitend indien 1 jaar - categorie 20.1 (selectielijst Conform BIO noodzakelijk worden gemeenten en intergemeentelijke persoonsgegevens van organen VNG 2020) bezoekers verstrekt aan derden (bijvoorbeeld de bezochte locatie). In beginsel wordt volstaan met aantallen deelnemers Openbaar voor iedereen te Openbaar Bewaren - categorie 19.1.6 Conform BIO raadplegen op het (selectielijst gemeenten en raadsinformatiesysteem intergemeentelijke organen VNG (NotuBiz) 2020)

ID Naam verwerking

VerwerkingsProceseigenaar/ Doeleinde verantwoordelijke verwerker

Grondslag

Uitleg

Wettelijke verplichting

Categorieën Betrokkenen

Categorieën persoonsgegevens

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Categorieën Ontvangers

Doorgifte aan derden Bewaartermijn

Technische en organisatorische maatregelen

Art. 3.3. Woo en art. 3 Inwoners, organisaties Gedragscode publicatie Alkmaar

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Griffie, raads- en Alleen met toestemming Bewaren - categorie 19.1.6 commissieleden, het van afzender en (selectielijst gemeenten en archief (post), het college geanonimiseerd intergemeentelijke organen VNG en ambtelijke organisatie. 2020) Geanonimiseerde brieven m.b.t. een onderwerp dat op de agenda van de raad staat zijn te raadplegen via het raadsinformatiesysteem

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, beeldmateriaal

N.v.t.

Griffie, raads- en commissieleden, het archief, naam indiener en het burgerinitiatief zijn openbaar beschikbaar op het raadsinformatiesysteem (NotuBiz)

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, beeldmateriaal

N.v.t.

Contactgegevens zijn Contactgegevens alleen bekend bij griffie. met toestemming Beeldmateriaal met naam inspreker, inspreker is openbaar en te beeldmateriaal is raadplegen via openbaar raadsinformatiesysteem

Contactgegevens - 1 jaar, categorie Conform BIO 20.1. Beeldmateriaal en stukken behorende bij inspreken bewaren, categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Deelnemers melden zich zelf Deelnemers Gast van de Persoonlijke gegevens, aan en geven contactgegevens Raad en Rondje Raad contactgegevens door om informatie te ontvangen over Gast van de Raad en Rondje Raad. Afmelden kan op ieder moment. Contactpersonen melden Contactpersoon school Persoonlijke gegevens, scholen aan en geven contactgegevens contactgegevens door om informatie te ontvangen over schoolbezoek. Afmelden kan op ieder moment.

N.v.t.

Griffie

Nee

1 jaar - categorie 20.1 (selectielijst Conform BIO gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

N.v.t.

Griffie

Nee

1 jaar - categorie 20.1 (selectielijst Conform BIO gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Tijdens het scholierendebat Deelnemende Persoonlijke gegevens, worden beeld- en scholieren (>16 jaar), Beeld- en geluidsopnamen gemaakt. Dit begeleiders, raads- en geluidsmateriaal (foto, beeldmateriaal wordt gebruikt commissieleden, overige video) voor verslaglegging en openbaar aanwezigen beschikbaar gesteld via gemeentelijke communicatiekanalen Deelnemers melden zich zelf Deelnemers overige Persoonlijke gegevens, aan en geven contactgegevens bijeenkomsten. contactgegevens door om informatie te ontvangen over de bijeenkomst(en). Afmelden kan op ieder moment.

(Eventueel) politieke opvattingen

Openbaar

Openbaar

Zolang er toestemming is.

N.v.t.

Griffie

Ja, uitsluitend indien 1 jaar - categorie 20.1 (selectielijst Conform BIO noodzakelijk worden gemeenten en intergemeentelijke persoonsgegevens van organen VNG 2020) bezoekers verstrekt aan derden (bijvoorbeeld de bezochte locatie). In beginsel wordt volstaan met aantallen deelnemers.

Inwoners en participatie

Registreren, anonimiseren, publiceren en archiveren van ingekomen stukken van derden, gericht aan de raad

Raad

Griffie

Het ontvangen, registreren, waar nodig anonimiseren, openbaar maken en archiveren van ingekomen stukken van inwoners, organisaties of andere partijen ter ondersteuning van de besluitvorming en in het kader van de openbaarheid van bestuur. Indien een reactie van het college nodig is voor beantwoording, worden de stukken doorgestuurd voor afhandeling binnen de organisatie.

Registratie en verwerking gegevens initiatiefnemers burgerinitiatief

Raad

Griffie

Registreren en verwerken van Wettelijke persoonsgegevens van initiatiefnemers verplichting burgerinitiatief ten behoeve van ondersteuning bij opstellen raadsvoorstel en informeren initiatiefnemer over proces en uitkomst bespreking gemeenteraad

Verordening burgerinitiatief Alkmaar 2023

Registratie en verwerking gegevens van insprekers bij raads- en commissievergaderingen

Raad

Griffie

Registreren en verwerken van persoonsgegevens van insprekers ten behoeve van de organisatie van raads- en commissievergaderingen en het faciliteren van participatie in het besluitvormingsproces

Art. 14 RvO en art. 3 Insprekers raads- en Gedragscode publicatie Alkmaar commissievergadering - insprekers melden zich zelf aan en worden geïnformeerd over de openbaarheid van de vergadering en de uitzending/opname

Registratie en verwerking gegevens van deelnemers Gast van de Raad, Rondje Raad.

Raad

Griffie

Registreren en verwerken van Toestemming persoonsgegevens van deelnemers van Gast van de Raad ten behoeve van het informeren over het programma en het faciliteren van contact tussen deelnemers en de raad

Registratie en verwerking gegevens van contactpersoon scholen i.h.k.v. Scholierenspreekuur, scholierendebat

Raad

Griffie

Registreren en verwerken van persoonsgegevens van de contactpersoon van een school ten behoeve van de organisatie van het schoolbezoek

Opname en openbaarmaking scholierendebat Raad gemeenteraad

Griffie

Het organiseren, vastleggen (beeld- en Toestemming geluidsopnamen) en openbaar beschikbaar stellen van het scholierendebat ter ondersteuning van democratische educatie, transparantie en publieke informatievoorziening

Registratie en verwerking gegevens van deelnemers overige bijeenkomsten

Griffie

Registreren en verwerken van persoonsgegevens van deelnemers aan overige bijeenkomsten ten behoeve van de organisatie van de bijeenkomst en het informeren van de deelnemers

23

Initiatiefnemer(s) burgerinitiatief

24 Toestemming

Openbaar, in afstemming met initiatiefnemer

Conform BIO

Contactgegevens - 1 jaar, categorie Conform BIO 20.1. Beeldmateriaal en stukken behorende bij burgerinitiatief bewaren, categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

25

26 Toestemming

27

28

Raad

Toestemming

Conform BIO

ID Naam verwerking

VerwerkingsProceseigenaar/ Doeleinde verantwoordelijke verwerker

Grondslag

Uitleg

Categorieën Betrokkenen

Categorieën persoonsgegevens

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Categorieën Ontvangers

Doorgifte aan derden Bewaartermijn

Technische en organisatorische maatregelen

Raads- en commissieleden

Persoonlijke gegevens, beeldmateriaal, bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Openbaar voor iedereen Openbaar zichtbaar op de social media kanalen van de raad, de website van de gemeente of andere lokale media

Bewaren - categorie 20.1.2 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Beeldmateriaal

N.v.t.

Griffie - en voor zover Alleen met toestemming Zolang toestemming aanwezig is beelden gebruikt worden van geportretteerde openbaar voor iedereen zichtbaar op de social media kanalen van de raad, de website van de gemeente of andere lokale media

Conform BIO

Communicatie en publiciteit 29 Publicatie van nieuwsberichten, persberichten en social media posts met namen of foto's raads- en commissieleden

Raad

Griffie

Informeren van inwoners, organisaties en media Toestemming over activiteiten, besluiten en gebeurtenissen van de gemeenteraad waarbij persoonsnamen of foto's worden gebruikt ter verduidelijking, herkenbaarheid of verslaglegging

De griffie vraagt toestemming hiervoor via het toestemmingformulier.

Beeldregistratie tijdens bijeenkomsten en evenementen van de gemeenteraad of georganiseerd door de griffie

Raad

Griffie

Maken van foto's en/of filmopnames van Toestemming deelnemers tijdens verschillende bijeenkomsten van de gemeenteraad ten behoeve van raadscommunicatie

Deelnemers wordt eerst om Deelnemers aan toestemming gevraagd alvorens verschillende zij gefotografeerd of gefilmd bijeenkomsten raad, worden. Hierbij wordt inwoners en aangegeven waar het organisaties beeldmateriaal voor gebruikt gaat worden

30

31

ID Naam verwerking

VerwerkingsProceseigenaar/ Doeleinde verantwoordelijke verwerker

Grondslag

Uitleg

Categorieën Betrokkenen

Categorieën persoonsgegevens

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Categorieën Ontvangers

Doorgifte aan derden Bewaartermijn

Technische en organisatorische maatregelen

Ondersteuning en organisatie

Jaarlijkse controle fractievergoeding

Raad

Griffie

Uitvoeren van de jaarlijkse controle op de Wettelijke besteding van fractievergoedingen conform wet- verplichting en regelgeving, inclusief het verwerken van noodzakelijke persoonsgegevens

Art. 33 Gemeentewet en art. 11 Verordening op de ambtelijke bijstand, financiële fractieondersteuning en fractieassistenten gemeente Alkmaar 2020

Fracties en bij fracties betrokken personen zoals raads- en commissieleden, penningmeesters en fractieondersteuners

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, financiële gegevens

Financiële persoonsgegevens

Griffie, financiën, raads- en Ja, accountant. commissieleden, verslagen openbaar te raadplegen via het raadsinformatiesysteem

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Afhandelen Woo-verzoek

Raad

Griffie

Beoordelen, behandelen en afhandelen van verzoeken op grond van de Wet open overheid inclusief het verwerken en eventueel anonimiseren van persoonsgegevens in documenten

Wettelijke verplichting

Art. 4.1. e.v. Woo

Indiener Woo-verzoek en eventueel andere betrokkenen

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Griffie, raads- en commissieleden

Nee

10 jaar

Conform BIO

Registreren en afhandelen klacht (of melding) gericht aan griffie, medewerker daarvan of een raadslid

Raad

Griffie

Vastleggen, behandelen en afhandelen van klachten gericht aan de griffie, medewerkers daarvan of raadsleden conform de geldende klachtenprocedure

Wettelijke verplichting

Hoofdstuk 9 Awb

Indiener klacht en eventueel andere betrokkenen

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Griffie, raads- en commissieleden

Nee

5 jaar - categorie 13.1 (selectielijst Conform BIO gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Personeels-administratie griffie

Raad

Griffie

Vastleggen, beheren en bijhouden van Wettelijke personeelsgegevens van griffiemedewerkers ten verplichting behoeve van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en wettelijke verplichtingen

Art. 107 t/m 107e Gemeentewet

Medewerkers griffie

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, identiteitsgegevens, arbeidsgegevens en bijzondere persoonsgegevens

BSN, financiële persoonsgegevens

Griffie, Ja, UWV, ABP werkgeverscommissie, HR, Financiën

10 jaar - categorie 17.1 (selectielijst Conform BIO gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Werving en selectie griffie

Raad

Griffie

Werven, selecteren en beoordelen van Wettelijke sollicitanten voor functies bij de griffie, inclusief verplichting het verwerken van de persoonsgegevens die hiervoor noodzakelijk zijn

Art. 107 t/m 107e Gemeentewet

Sollicitanten naar functie bij griffie

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, arbeidsgegevens

N.v.t.

Griffie, HR, werkgeverscommissie

Nee

Conform BIO

Burgemeesters-procedure (werving)

Raad

Griffier als secretaris vertrouwenscommissie

Registreren en verwerken benodigde Wettelijke persoonsgegevens ten behoeve van de werving, verplichting selectie en beoordeling van sollicitanten voor het ambt van burgemeester

Art. 61 t/m 61c Gemeentewet

Sollicitanten naar ambt burgemeester

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, identiteitsgegevens, arbeidsgegevens en bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Vertrouwenscommissie, griffier, raad, het archief

Nee

1 jaar in geval van afwijzing met toestemming om te bewaren, 4 weken in geval van afwijzing zonder toestemming om te bewaren - categorie 17.2.1 en 17.2.2 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020) 75 jaar voor wat betreft de documenten van de persoon die benoemd is tot burgemeester, in de overige gevallen bewaren voor de duur van de procedure en daarna vernietigen

Leden referendum-commissie

Raad

Griffie

Registreren en beheren van persoonsgegevens Wettelijke van leden van de referendumcommissie ten verplichting behoeve van benoeming, contact, vergoeding en uitvoering van wettelijke taken

Referendum-verordening Alkmaar 2025

Leden referendumcommissie

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, arbeidsgegevens, financiële gegevens, bijzondere persoonsgegevens

BSN, financiële persoonsgegevens

Griffie, HR, Financiën, raads- Namen zijn openbaar, en commissieleden. De verdere gegevens namen van de leden van de worden niet referendumcommissie doorgegeven aan staan op de agenda en in derden, alleen op het verslag van de verzoek vergaderingen, die openbaar worden gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem

Bewaren - categorie 17.1.2 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Onderzoekscommissie

Raad

Griffie

Vastleggen van gegevens en verklaringen van Wettelijke gehoorde personen tijdens een raadsonderzoek verplichting ten behoeve van het onderzoek en de rapportage aan de gemeenteraad

Art. 155a t/m 155h Gemeentewet

(oud-)Ambtenaren, experts, (oud)raadsleden, (oud)wethouders, (oud)burgemeesters

Persoonlijke gegevens, N.v.t. contactgegevens, identiteitsgegevens, beeldmateriaal, overige gegevens (functie)

Griffie, HR, Financiën, onderzoekscommissie, raads- en commissieleden

Gegevens zijn deels Bewaren - categorie 4.1.2 openbaar. Deel wat niet (selectielijst gemeenten en openbaar is, wordt niet intergemeentelijke organen VNG doorgegeven aan 2020) derden, alleen op verzoek

Conform BIO

Leden rekenkamer

Raad

Griffie

Registreren en beheren van persoonsgegevens van leden van de Rekenkamer ten behoeve van benoeming, contact, vergoeding en uitvoering van wettelijke taken

Art. 81a t/m 81k Gemeentewet Leden rekenkamer

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, arbeidsgegevens, financiële gegevens, bijzondere persoonsgegevens

Griffie, HR, Financïen, raads- Namen zijn openbaar, en commissieleden. Namen verdere gegevens leden rekenkamer staan op worden niet de website doorgegeven aan derden, alleen op verzoek

32

33

34

35

36

Conform BIO

37

38

39

Functionaris gegevensbescherming: Ilja Borgart fg@alkmaar.nl

Wettelijke verplichting

BSN, financiële persoonsgegevens

Bewaren - categorie 17.1.2 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO